Vertrieb und Anwendungstechnik
Kundenhistorie, Angebote, verschickte Muster und Praxistests, per WhatsApp zwischen zwei Besuchen. Die im Auto diktierte Musteranfrage wird zu einer E-Mail für das Labor und einer Aktivität im CRM.
Wie kann ich WhatsApp für meine Arbeit in der chemischen Industrie nutzen?
In der chemischen Industrie nutzen Kunden, Außendienst, Anwendungstechniker, Lieferanten und Spediteure längst WhatsApp. Mit Ugo wird es zum Arbeitswerkzeug: Sie schreiben ihm oder schicken eine Sprachnachricht, und er findet Sicherheitsdatenblätter, technische Datenblätter und Analysenzertifikate, bereitet E-Mails an Kunden vor, aktualisiert das CRM, führt den Kalender für Audits und Versand und meldet Störungen an die Instandhaltung. Vor jeder Aktion fragt er nach Ihrer Bestätigung.
In einem Chemieunternehmen kommen Fragen von allen Seiten, und oft über WhatsApp. Der Kunde will das aktuelle SDB des Harzes, der Lackierer fragt nach der Trocknungszeit der Grundierung, der Außendienstler schickt die Musteranfrage vom Parkplatz, der Spediteur fragt, wann er den Tankwagen beladen kann, der Schichtleiter fotografiert eine tropfende Pumpe. Die Antworten liegen woanders: in den Ordnern von Regulatory Affairs und Labor, im ERP, in den E-Mails, in den Tabellen der Produktion.
Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit den Tools, die das Unternehmen schon nutzt: Google Workspace oder Microsoft 365, E-Mail, Kontakte, Ordner in Drive oder OneDrive, ein CRM wie Odoo oder HubSpot, monday.com für Instandhaltung und Projekte, Zendesk für den technischen Kundendienst. Jeder nutzt ihn vom eigenen Handy, mit den eigenen Konten: der Vertrieb für Kunden und Muster, die Anwendungstechnik für Praxistests, das Labor für Zertifikate, die Instandhaltung für Einsätze. Mit den Automationen auf dem WhatsApp Business des Unternehmens antwortet Ugo auch Kunden, fragt nach, was fehlt, und benachrichtigt die richtige Person.
Ugo erstellt und prüft keine Sicherheitsdatenblätter, stuft keine Stoffe und Gemische ein und ersetzt weder die HSE-Verantwortlichen noch den Gefahrgutbeauftragten oder das ERP. Er findet, fasst zusammen, bereitet vor und erinnert. Jede E-Mail, Nachricht oder Datei geht erst nach Ihrem „Bestätigen“ raus.
Wer es im Unternehmen nutzt
Wer WhatsApp mit Ugo in einem Chemieunternehmen nutzt
Jede Abteilung hat ihre eigenen Fragen. Ugo antwortet jeder mit ihren eigenen Tools.
Regulatory Affairs
SDB in mehreren Sprachen, REACH- und RoHS-Erklärungen, CLP-Etiketten, Kundenfragebögen: Ugo findet die veröffentlichte Version und schickt sie nach Ihrem Okay. Sie zu erstellen und zu aktualisieren, bleibt Ihre Aufgabe.
Labor und Qualität
Analysenzertifikate pro Charge, technische Datenblätter, Prüfergebnisse und Kalibrierfristen: in einer Minute gefunden. Per Sprache diktierte Abweichungen landen nach Ihrer Bestätigung im Register.
Produktion und HSE
Der Schichtleiter schickt eine Sprachnachricht zur undichten Pumpe oder zum Stillstand des Reaktors, und Ugo legt das Element auf dem Instandhaltungs-Board an. Arbeitsanweisungen, Arbeitsfreigaben und Handbücher findet man auf dem Handy.
Logistik und ADR-Versand
Ladetermine im Kalender, Anfragen von Spediteuren und Kunden zu Lieferungen, Routen zu den Lagern mit aktuellem Verkehr. Die Beförderungspapiere bleiben bei den Personen, die sie ausstellen.
Einkauf
Angebote der Rohstofflieferanten zusammengefasst, E-Mails zu Lieferungen wiedergefunden, eingehende SDB und Zertifikate in den richtigen Ordnern gesucht. So wissen Sie sofort, was der Lösemittellieferant geschrieben hat.
Beispiele für WhatsApp in der chemischen Industrie
Echte Gespräche, schnell getippt, wie man eben auf WhatsApp schreibt.
Das aktuelle Sicherheitsdatenblatt, an den Kunden geschickt
Der Kunde möchte das SDB eines Produkts. Ugo sucht es im Ordner von Regulatory Affairs, nennt Ihnen Version, Datum und Sprache und schickt es nach Ihrer Bestätigung per E-Mail an den Kunden.
Genutzte Skills
Die Autolackiererei Brandt will das SDB der Nitroverdünnung NV-40, neueste Version
Im Ordner „Regulatory/SDB/DE“ liegt „SDB NV-40 Nitroverdünnung v7.2.pdf“, Überarbeitung vom 3. Juni 2026, auf Deutsch. Soll ich es an Sven Brandt (info@lackiererei-brandt.de) schicken, zusammen mit dem technischen Datenblatt?
Die Musteranfrage, im Auto diktiert
Nach dem Kundenbesuch schickt der Anwendungstechniker eine Sprachnachricht. Ugo bereitet die E-Mail für das Labor mit Produkt, Menge und Spezifikation vor, legt die Verkaufschance im CRM an und plant den Rückruf nach dem Test.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:41)
Das mache ich: • E-Mail an labor@neckar-chemie.de: „Möbelwerk Krüger: Muster 5 kg PVAc-Klebstoff AV-210, schnell abbindende Variante, mit Analysenzertifikat, Versand bis Freitag“ • Verkaufschance „Möbelwerk Krüger – Klebstoff Kantenanleimer“ in Odoo • Aktivität „Krüger wegen Testergebnis anrufen“ in zwei Wochen Bestätigen Sie?
Die technische Reklamation des Kunden, übernommen
Ein Kunde meldet ein Anwendungsproblem. Ugo findet das Ticket in Zendesk, fasst Ihnen das Gespräch zusammen und antwortet dem Kunden nach Ihrer Bestätigung, mit einer internen Notiz für das Labor.
Genutzte Skills
Was schreibt Lackierbetrieb Schulte zur Epoxid-Grundierung?
Ticket #4821, gestern eröffnet: Die Grundierung EG-12, Charge 26-0915, klebt nach 24 Stunden bei 12 °C in der Halle noch. Ich bereite vor: • Antwort an Schulte: „Bitte schicken Sie uns Temperatur und Luftfeuchte bei der Verarbeitung und das verwendete Mischungsverhältnis, morgen ruft Sie Elena Kraus aus dem Labor an“ • Interne Notiz: „Analysenzertifikat Charge 26-0915 prüfen“ Bestätigen Sie?
Die Leckage im Betrieb, per Sprachnachricht gemeldet
Der Schichtleiter beschreibt das Problem mündlich. Ugo legt das Element auf dem Instandhaltungs-Board in monday.com mit Anlage, Bauteil und Priorität an und weist es dem Techniker der Schicht zu.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:25)
Ich lege in monday.com an, Board „Instandhaltung Mischbetrieb“: • Element: „Mischer M4 – Förderpumpe, Gleitringdichtung tropft“ • Priorität: hoch, Status „Offen“ • Zugewiesen an Robert Sauer Bestätigen Sie?
Automatisierungen auf Ihrer Nummer
Kunden schreiben an die Firmennummer, Ugo verteilt die Anfragen
Lackierereien, Gebäudereiniger und Händler schreiben an das WhatsApp Business des Unternehmens. Eine Automation antwortet mit drei Buttons: Bestellung, SDB und technische Datenblätter, Technischer Support. Für ein Datenblatt sucht Ugo es im Ordner von Regulatory Affairs und schickt es nach Ihrem Okay; für den Support sammelt er Produkt und Charge und benachrichtigt den Techniker.
Die blauen Blasen sind der Kunde, die weißen die Antworten von der WhatsApp-Business-Nummer des Unternehmens.
WhatsApp-Automatisierungen entdeckenGuten Tag, ich brauche das Sicherheitsdatenblatt für einen Ihrer Reiniger
Guten Tag! Ich bin der Assistent von Allgäu Reinigungschemie. Worum geht es?
SDB und technische Datenblätter
Gern, welches Produkt? Wenn Sie mir auch das Gebinde nennen, schicke ich Ihnen das richtige Datenblatt.
Alkalischer Entfetter AE-50, 25-kg-Kanister
📎 SDB AE-50 Alkalischer Entfetter v4.1.pdf Hier ist das aktuelle Sicherheitsdatenblatt. Bei Fragen zur Anwendung wählen Sie „Technischer Support“, dann meldet sich einer unserer Techniker bei Ihnen.
Ideen für die Skills von Ugo in der chemischen Industrie
Jeder Skill ist ein verbundenes Tool. So bringt er in dieser Branche am meisten.
Dein WhatsApp BusinessDatenblätter und Bestellungen über die Firmennummer
Anfragen nach SDB, Bestellungen der Händler, technische Meldungen: Die Automationen antworten vom WhatsApp Business, das Ihre Kunden schon kennen, und melden sich nur bei Ihnen, wenn es nötig ist.
Dein WhatsApp Business entdecken
Google DriveSDB, technische Datenblätter und Zertifikate, immer in der Tasche
Sicherheitsdatenblätter in mehreren Sprachen, technische Datenblätter, Analysenzertifikate und Erklärungen: Ugo sucht nach Name oder Inhalt, liest PDFs und füllt Ihre Vorlagen aus, etwa die Antwort auf den Lieferantenfragebogen.
Google Drive entdecken
ZendeskTechnischer Kundendienst
Ugo listet die offenen Tickets auf, fasst die Gespräche zusammen, antwortet Kunden und fügt nach Ihrer Bestätigung interne Notizen für das Labor hinzu, auch direkt beim Kunden vor Ort.
Zendesk entdecken
OdooKunden, Muster und Verkaufschancen im CRM
Der Vertrieb lässt sich von Ugo vor dem Besuch die Kundenhistorie geben, liest Angebote und Aufträge und hinterlegt nach dem Praxistest Notizen, Verkaufschancen und Aktivitäten in Odoo.
Odoo entdecken
OneDrive, Word und ExcelAbweichungen und Muster in Excel
Ugo liest das Abweichungsregister oder die Liste der verschickten Muster und fügt nach Ihrer Bestätigung Zeilen hinzu, zum Beispiel eine per Sprache diktierte Reklamation mit Charge, Kunde und Fehler.
OneDrive, Word und Excel entdeckenFirmenwebsites (Wissen)
Der Katalog auf der Firmenwebsite
Fügen Sie die Website mit dem Katalog hinzu: Ugo sucht dort Produktlinien, Gebinde und Anwendungsbereiche und antwortet Vertrieb und Automationen mit den veröffentlichten Informationen.
Firmenwebsites (Wissen) entdeckenWas Ugo nicht macht
Ugo organisiert Nachrichten, Kalender, E-Mails und Dokumente. Alles andere bleibt bei Ihren Systemen und Ihren Leuten.
- Er erstellt, aktualisiert und prüft keine Sicherheitsdatenblätter und stuft keine Stoffe oder Gemische nach REACH und CLP ein: Er findet und verschickt die von Regulatory Affairs freigegebene Version.
- Er gibt keine Hinweise zu Sicherheit, Handhabung oder Erster Hilfe anstelle des SDB und ersetzt weder die HSE-Verantwortlichen noch den Gefahrgutbeauftragten.
- Er stellt keine ADR-Beförderungspapiere aus und erfasst keine Aufträge in der Warenwirtschaft: Er bereitet die E-Mail oder Notiz für die zuständige Person vor und legt in Odoo Verkaufschancen, Notizen und Aktivitäten an.
- Er macht keine Massenkampagnen auf WhatsApp: Die Automationen antworten denen, die schreiben, im 24-Stunden-Fenster, das WhatsApp vorsieht.
Die Skills zum Aktivieren
Die nützlichsten Funktionen von Ugo in dieser Branche, beginnend mit der ersten. Jede Person aktiviert sie in wenigen Minuten im Portal.
Ugo für Berufe der Branche
Die Seiten für die Berufe dieser Branche, mit genaueren Beispielen.
Fragen zu WhatsApp und Ugo in der chemischen Industrie
Wie nutzt man WhatsApp beruflich in einem Chemieunternehmen?
Um Kunden zu antworten, Musteranfragen vom Außendienst zu erhalten, Lieferanten und Spediteure zu betreuen und Probleme im Betrieb zu melden. Mit Ugo kann außerdem jeder im Chat nach Datenblättern, Terminen und Kundendaten fragen, und das WhatsApp Business des Unternehmens beantwortet die häufigsten Anfragen von selbst, etwa nach Sicherheitsdatenblättern.
Kann Ugo Sicherheitsdatenblätter an Kunden schicken?
Ja. Er sucht sie in dem Ordner, den Sie in Google Drive oder OneDrive angeben, und schickt sie per E-Mail oder vom WhatsApp Business des Unternehmens. Wenn Sie in der Automation „Frag mich vorher nach Bestätigung“ aktivieren, geht kein Datenblatt ohne Ihr Okay raus. Ugo schickt die Datei, die er findet: SDB zu erstellen und zu aktualisieren, bleibt Aufgabe von Regulatory Affairs.
Kann Ugo Fragen zur Sicherheit der Produkte beantworten?
Nein, nicht anstelle des SDB oder Ihrer Fachleute. Er kann das richtige Datenblatt finden und daraus zitieren, aber Hinweise zu Handhabung, Schutzausrüstung und Erster Hilfe sind immer im SDB nachzulesen und, wenn Fragen bleiben, von den HSE-Verantwortlichen oder von Regulatory Affairs zu geben.
Verbindet sich Ugo mit unserem ERP?
Er verbindet sich mit Odoo (Version 14 bis 19) als CRM, mit HubSpot, Zoho CRM und Agile CRM, mit monday.com und Zendesk und mit jeder App, die einen MCP-Server hat. Mit anderen Systemen arbeitet er über E-Mails und Dokumente: Er bereitet zum Beispiel die Bestell-E-Mail für die Person vor, die sie im ERP erfasst.
Was kostet Ugo in einem Chemieunternehmen?
Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr pro Person, zzgl. MwSt., mit allen Skills inklusive. Er wird nur für die Personen aktiviert, die ihn nutzen: zum Beispiel Vertrieb, Regulatory Affairs und technischer Kundendienst, nicht unbedingt das ganze Werk.
Nützliche Quellen
Verbände, Behörden und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, unabhängig von Ugo.
- VCI – Verband der Chemischen IndustrieDer Verband der chemisch-pharmazeutischen Industrie in Deutschland, mit Branchenzahlen, Rechtsthemen und der Initiative Responsible Care.vci.de
- BAuA – Bundesanstalt für Arbeitsschutz und ArbeitsmedizinSitz des nationalen REACH-CLP-Biozid-Helpdesks, mit Informationen zu Einstufung, Kennzeichnung und Sicherheitsdatenblättern.baua.de
- ECHA – Europäische ChemikalienagenturREACH-Registrierungen, CLP-Einstufungen und Leitlinien zur Erstellung von Sicherheitsdatenblättern.echa.europa.eu
- Cefic – European Chemical Industry CouncilDer europäische Chemieverband, mit Marktdaten und Positionen zur europäischen Politik für die Branche.cefic.org
Die Datenblätter im Archiv, die Antworten auf WhatsApp
Verbinden Sie die Ordner von Regulatory Affairs und Labor, das Postfach und das WhatsApp Business des Unternehmens in wenigen Minuten. Kunden, Außendienst und Abteilungen finden die Antworten im Chat.
