In der Pharmaindustrie nutzen Pharmareferenten, Regionalleiter, Key Account Manager, Logistik und Lieferanten schon WhatsApp. Mit Ugo wird es zum organisatorischen Arbeitswerkzeug: Sie schreiben ihm oder schicken eine Sprachnachricht, und er plant Besuche, findet freigegebene Unterlagen, fasst E-Mails zusammen, behält Fristen im Blick und verfolgt Lieferungen und Veranstaltungen. Er verarbeitet keine Patientendaten und gibt keine medizinischen Auskünfte. Vor jeder Aktion fragt er Sie um Bestätigung.
In einem Pharmaunternehmen läuft die Arbeit auf vielen Gleisen. Der Pharmareferent schiebt Praxen zwischen zwei Besuchszyklen ein, der Key Account Manager betreut Krankenhausapotheken, Einkaufsgemeinschaften und Ausschreibungen, Regulatory Affairs jagt den Fristen für Änderungen hinterher, die Logistik koordiniert Logistikdienstleister und temperaturgeführte Transporte, Medical Affairs organisiert Kongresse und Fortbildungen. Vieles davon läuft über WhatsApp, aber die nützlichen Informationen stecken in Postfächern, gemeinsamen Ordnern und den Tabellen jedes Einzelnen.
Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit den Tools, die das Unternehmen schon nutzt: Microsoft 365 oder Google Workspace, E-Mail, Kalender, Ordner in OneDrive oder Drive, monday.com für Projekte und Veranstaltungen, und das CRM des Unternehmens, wenn es einen MCP-Server anbietet. Jede Person nutzt ihn vom eigenen Handy, mit den eigenen Konten und Berechtigungen: der Pharmareferent für Kalender und Berichte, die Logistik für Lieferungen, Regulatory Affairs für Fristen und Korrespondenz.
Die Branche ist reguliert, und Ugo bleibt an seinem Platz. Er verarbeitet keine Patientendaten und nimmt keine Meldungen über Nebenwirkungen entgegen, die immer über die offiziellen Pharmakovigilanz-Kanäle des Unternehmens laufen. Er gibt keine medizinischen oder therapeutischen Auskünfte, schreibt keine Werbematerialien und ersetzt weder validierte GMP-Systeme noch Batch Records oder die Chargenfreigabe durch die Sachkundige Person. Er organisiert, findet, fasst zusammen und erinnert. Jede E-Mail, Nachricht oder Aktualisierung geht erst nach Ihrem „Bestätigen“ raus.
Wer es im Unternehmen nutzt
Unterschiedliche Rollen, dieselben Regeln: Ugo hilft jedem beim organisatorischen Teil der Arbeit.
Besuche zwischen den Sprechzeiten der Praxen, Routen mit aktuellem Verkehr, freigegebene Materialien im richtigen Ordner, Besuchsberichte per Sprachnachricht diktiert. Der Regionalleiter bekommt jeden Montag die Zusammenfassung seiner Woche.
Krankenhausapotheken, Klinikverbünde und Ausschreibungen: Ugo fasst E-Mails mit ihren Terminen zusammen, legt Erinnerungen im Kalender an und hält den Account-Plan nach jedem Termin aktuell.
Anfragen der Behörde und Fristen für Änderungen und Verlängerungen, gefunden im Postfach und in den Kalender eingetragen. Ugo findet die richtige Korrespondenz und sagt Ihnen, was bis wann verlangt wird, ohne die Dossiers anzufassen.
Lesekopien von SOPs und Arbeitsanweisungen, Lieferantenaudits im Kalender, Einsätze an Versorgungsanlagen auf monday.com erfasst. Die offiziellen Dokumente bleiben im validierten System.
Lieferungen an Logistikdienstleister und Großhandel, Verspätungen der Spediteure, Lieferzeitfenster: Ugo aktualisiert das Versand-Board und bereitet die E-Mails an Kunden nach Ihrem Okay vor.
Kongresse, CME-Fortbildungen und Treffen mit Referenten: Veranstaltungsorte, organisatorische Fristen, Anmeldungen und Logistik der Events auf einem Board verfolgt, ohne in die wissenschaftlichen Inhalte einzugreifen.
Organisatorische Situationen aus dem Alltag. Keine klinischen Informationen im Chat.
Der Pharmareferent fragt Ugo nach freien Lücken zwischen den Praxen und der Fahrzeit mit Verkehr. Ugo schlägt die beste Reihenfolge vor und legt die Termine an, die Sie bestätigen.
Genutzte Skills
Schaffe ich am Mittwoch nach dem Klinikum Ludwigsburg noch Dr. Fischer in Bietigheim?
Im Klinikum Ludwigsburg sind Sie bis 12:30 Uhr. Bis Bietigheim brauchen Sie beim aktuellen Verkehr 22 Minuten, und ab 13 Uhr ist Ihr Kalender frei. Soll ich „Besuch Dr. Fischer – Bietigheim“ am Mittwoch, 22., um 14:30 Uhr anlegen?
Der Key Account Manager kommt aus dem Termin und schickt eine Sprachnachricht. Ugo ergänzt die organisatorischen Notizen in der Datei des Account-Plans und legt die Erinnerung für die nächste Frist an.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:38)
Das mache ich: • Zeile in der Datei „Account-Plan Kliniken Neckar-Alb.xlsx“: 14.10., Termin mit Dr. Braun, Krankenhausapotheke Reutlingen; Unterlagen für die Arzneimittelkommission am 12. November angefragt • Erinnerung „Unterlagen Arzneimittelkommission Reutlingen senden“ am Mittwoch, 5. November, um 9:00 Uhr Bestätigen Sie?
Regulatory Affairs fragt Ugo, was die Behörde zu einer Änderung geschrieben hat. Ugo findet die E-Mail, fasst Termine und Anforderungen zusammen und trägt die Frist in den Kalender ein. Der Inhalt der Antwort bleibt Sache des Regulatory-Teams.
Genutzte Skills
Was verlangt die letzte Mitteilung zur Änderung des Verpackungsstandorts?
E-Mail vom 9. Oktober, „Nachforderung – Typ-II-Änderung“: • Verlangt zusätzliche Validierungsdaten zum Verpackungsprozess • Frist für die Antwort: 8. Dezember Möchten Sie eine Erinnerung im Kalender für den 24. November, mit der Zusammenfassung?
Der Spediteur meldet, dass sich eine temperaturgeführte Lieferung verschiebt. Ugo aktualisiert Datum und Status des Eintrags in monday.com und schreibt das Update für die Kollegen im Kundenservice.
Genutzte Skills
Der Transport zum Lager Hannover verschiebt sich auf Donnerstag, aktualisier das Board
In monday.com, Board „Lieferungen Q4“: • „Lieferung 2–8 °C – Lager Hannover“: Datum von Dienstag, 21., auf Donnerstag, 23., Status „Verspätet“ • Update: „Der Spediteur hat die Zustellung am Donnerstagvormittag bestätigt, Kühlkette gewährleistet“ Bestätigen Sie?
Automatisierungen auf Ihrer Nummer
Apotheken schreiben an das WhatsApp Business des Kundenservice. Eine Automation antwortet mit drei Buttons: Bestellungen und Lieferungen, Displaymaterial, Sonstiges. Bei einer Bestellung sammelt sie die Daten und benachrichtigt den Kundenservice. Bei jeder Frage zu einem Arzneimittel oder einer möglichen Nebenwirkung verweist die Antwort, die Sie selbst geschrieben haben, auf die Medizinische Information und die offiziellen Pharmakovigilanz-Kanäle des Unternehmens.
Die blauen Blasen sind der Kunde, die weißen die Antworten von der WhatsApp-Business-Nummer des Unternehmens.
WhatsApp-Automatisierungen entdeckenGuten Tag, unsere Bestellung aus der Herbstaktion ist nicht angekommen
Guten Tag! Ich bin der Assistent des Kundenservice von Pharma Lindner. Worum geht es?
Bestellungen und Lieferungen
Können Sie mir bitte den Namen der Apotheke, den Ort und, falls vorhanden, die Bestellnummer oder den Großhändler nennen, über den Sie bestellen?
Rosen-Apotheke, Tübingen. Bestellung 58421 über unseren Großhändler
Danke, ich habe die Anfrage an Julia Lang aus dem Kundenservice weitergegeben. Sie meldet sich heute noch hier mit dem Lieferstatus.
Jeder Skill ist ein verbundenes Tool. So bringt er in dieser Branche am meisten, immer auf der organisatorischen Seite.
Outlook CalendarUgo findet Lücken zwischen den Sprechzeiten der Praxen, legt Besuche an und trägt Kommissionen, Ausschreibungen und regulatorische Fristen in den Kalender ein, mit einer Übersicht jeden Morgen zur Uhrzeit Ihrer Wahl.
Outlook Calendar entdecken
OneDrive, Word und ExcelUgo sagt Ihnen, welche die aktuelle Version im Ordner der freigegebenen Materialien ist, und ergänzt Zeilen in der Berichtsdatei oder im Account-Plan. Wissenschaftliche oder werbliche Inhalte schreibt oder ändert er nicht.
OneDrive, Word und Excel entdecken
KartenDie schnellste Reihenfolge für die Praxen im Zyklus, die Fahrzeiten zwischen Kliniken mit aktuellem Verkehr und die Apotheken einer Region für den OTC-Kanal, mit Adresse und Telefonnummer.
Karten entdecken
Notion, Linear und Apps mit MCP-ServerStellt das CRM oder ERP des Unternehmens einen MCP-Server bereit, nutzt Ugo es über WhatsApp mit Ihren Berechtigungen. Sonst arbeitet er mit E-Mail, Kalender und Dateien, ohne auf interne Systeme zuzugreifen.
Notion, Linear und Apps mit MCP-Server entdecken
monday.comLieferungen an Logistikdienstleister, Kongresse und CME-Fortbildungen als Einträge auf einem Board: Ugo sagt Ihnen, was in Verzug ist, aktualisiert Status und Termine und schreibt die Updates für das Team.
monday.com entdecken
Dein WhatsApp BusinessBestellungen, Lieferungen und Displaymaterial: Die Automationen antworten von der Nummer des Kundenservice, sammeln die Daten und benachrichtigen die richtige Kollegin. Fragen zu Arzneimitteln gehen an die offiziellen Kanäle.
Dein WhatsApp Business entdeckenUgo organisiert Nachrichten, Kalender, E-Mails und Dokumente. Alles andere bleibt bei Ihren Systemen und Ihren Leuten.
Die nützlichsten Funktionen von Ugo in dieser Branche, beginnend mit der ersten. Jede Person aktiviert sie in wenigen Minuten im Portal.
Die Seiten für die Berufe dieser Branche, mit genaueren Beispielen.
Für Pharmareferenten, OTC-Außendienst und Key Account Manager: Besuchszyklen in Arztpraxen und Apotheken, Materialien und Berichte auf WhatsApp organisiert, im Rahmen der Regeln.
Ugo für pharmareferenten und pharma-außendienst entdeckenFür alle, die Medizinprodukte und Sanitätsbedarf an Kliniken, Pflegeheime, Arztpraxen, Sanitätshäuser und Orthopädietechnik verkaufen: Ausschreibungen, Datenblätter, Zertifikate und Lieferungen im Griff.
Ugo für außendienst für medizinprodukte entdeckenFür alle, die Dermokosmetik in die Apotheke bringen: Besuche bei Inhabern, Schulungen am HV-Tisch, Proben und saisonale Aktionen, organisiert über WhatsApp.
Ugo für apothekenaußendienst für dermokosmetik entdeckenUm Besuche und Regionaltreffen zu koordinieren, Lieferungen, Logistikdienstleister und Veranstaltungen zu verfolgen und mit Kollegen und Lieferanten in Kontakt zu bleiben. Mit Ugo kann außerdem jeder Termine, freigegebene Unterlagen, E-Mails und Fristen im Chat abfragen. Die Regeln des Unternehmens und der Branche bleiben dieselben: Über WhatsApp laufen organisatorische Informationen, keine Patientendaten.
Nein. Ugo gibt keine medizinischen oder therapeutischen Auskünfte und nimmt keine Meldungen zur Pharmakovigilanz entgegen. In den Automationen auf dem WhatsApp Business können Sie eine Antwort hinterlegen, die auf die Medizinische Information und die offiziellen Meldewege des Unternehmens verweist.
Er verbindet sich mit jeder App, die einen MCP-Server anbietet, dazu mit Odoo, HubSpot, Zoho CRM, Agile CRM, monday.com und Zendesk. Mit den validierten Systemen von Produktion und Qualität verbindet er sich nicht und ersetzt sie nicht: Er arbeitet mit den Postfächern, Kalendern, Ordnern und Boards, die Sie festlegen.
Server und Datenbank stehen in Frankfurt. Ugo arbeitet mit den Berechtigungen jedes Nutzers, greift nur auf den Ordner zu, den Sie in Drive oder OneDrive wählen, und antwortet nur verifizierten WhatsApp-Nummern. Sprachnachrichten bis 90 Sekunden werden auf den Servern von Ugo in Europa transkribiert, das Audio wird nicht gespeichert. Beachten Sie immer auch die internen Vorgaben Ihres Unternehmens.
Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr pro Person, zzgl. MwSt., mit allen Skills inklusive. Er wird nur für die Personen aktiviert, die ihn nutzen: zum Beispiel den Außendienst und die Logistik, nicht unbedingt das ganze Unternehmen.
Verbände, Behörden und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, unabhängig von Ugo.
Verbinden Sie Kalender, Postfach, Ordner und Boards in wenigen Minuten. Außendienst, Key Accounts und Logistik organisieren die Arbeit im Chat, und der wissenschaftliche Teil bleibt, wo er hingehört.
