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WhatsApp-Sprachnachrichten für Kalender, E-Mail und CRM nutzen

Mit Ugo, einem KI-Assistenten mit eigener WhatsApp-Nummer, schickst du eine Sprachnachricht wie an einen Kollegen: Ugo transkribiert sie und führt sie aus wie eine geschriebene Nachricht, mit den Apps, die du verbunden hast, etwa Kalender, E-Mail und CRM. Sprachnachrichten dürfen bis zu 90 Sekunden lang sein, und Aktionen werden erst nach deinem „Bestätigen“ ausgeführt.

Ugo testenAlles über Sprachnachrichten

Warum Sprachnachrichten mit WhatsApp verbinden

Du kommst aus einem Kundentermin und musst den nächsten Termin eintragen, eine Mail beantworten und das CRM aktualisieren. Im Auto oder mit vollen Händen ist alles am Handy zu tippen keine Option, und abends ist die Hälfte vergessen.

Mit Ugo hältst du das Mikrofon gedrückt und sprichst: „Trag mir Müller morgen um halb elf ein“, „Notiz zu Becker: Interesse an 20 Lizenzen“. Ugo transkribiert die Sprachnachricht, versteht, was du willst, und zeigt dir schriftlich, was er vorhat. Hat er etwas falsch verstanden, tippst du auf „Abbrechen“.

Sprachnachrichten mit WhatsApp verbinden, Schritt für Schritt

Das dauert nur ein paar Minuten. Die ersten beiden Schritte machst du nur einmal, danach verbindest du so viele Apps, wie du willst.

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    Ugo-Konto erstellen

    Registriere dich auf app.ciaougo.com mit E-Mail und Passwort und gib den Namen deines Unternehmens ein.

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    Dein WhatsApp verbinden

    Unter Einstellungen → WhatsApp erzeugst du einen Code und schickst ihn im Chat an die Nummer von Ugo: Ab dann erkennt Ugo deine Nummer.

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    Die Apps verbinden, die du brauchst

    Sprachnachrichten funktionieren sofort, ohne etwas zu aktivieren. Damit Ugo etwas erledigen kann, brauchst du aber Skills: Öffne im Portal die Seite Skills und verbinde Kalender, E-Mail oder CRM.

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    Die Sprache prüfen

    Unter Einstellungen → Profil wählst du die Sprache, in der du sprichst: Ugo transkribiert die Sprachnachrichten in dieser Sprache.

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    Das Mikrofon gedrückt halten

    Nimm deine Anfrage im Chat mit Ugo auf, wie bei einem Kollegen. Hast du viel zu sagen, schick mehrere Sprachnachrichten: Ugo arbeitet sie der Reihe nach ab.

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    Lesen und bestätigen

    Ugo antwortet schriftlich. Bei Aktionen, die etwas verändern, zeigt er dir, was er vorhat, und macht nach deinem „Bestätigen“ weiter.

Was du mit Sprachnachrichten auf WhatsApp machen kannst

Einen Termin im Auto eintragen

Du diktierst, mit wem, wann und wo: Ugo bereitet den Termin im Kalender vor und legt ihn nach deiner Bestätigung an.

Der Besuchsbericht im CRM

Gleich nach dem Kundenbesuch erzählst du, wie es gelaufen ist: Ugo bereitet die Notiz oder Aufgabe im verbundenen CRM vor.

Eine Mail im Gehen beantworten

Du sagst in zwei Worten, was du antworten willst, Ugo schreibt die komplette Mail und zeigt sie dir vor dem Versand.

Schnelle Fragen

Was du morgen hast, wie lange du zu einem Kunden brauchst, die Nummer eines Lieferanten: Frag per Sprachnachricht, Ugo antwortet schriftlich.

Die ersten Nachrichten zum Ausprobieren

  • Trag mir einen Termin mit Müller morgen um halb elf ein
  • Antworte Laura, dass das Angebot am Montag kommt
  • Notiz zu Becker: Interesse an 20 Lizenzen
Ugoonline

  1. 🎤 Sprachnachricht (0:18)

  2. Das werde ich tun: Ich füge bei Becker AG im CRM die Notiz „Besuch erledigt: Interesse an 20 Lizenzen, im November wieder melden“ hinzu. Bestätigst du?

Was Ugo (noch) nicht tut

  • Jede Sprachnachricht darf höchstens 90 Sekunden lang sein: Für längere Anfragen schick mehrere.
  • Ugo antwortet schriftlich, nicht per Sprachnachricht.
  • Per Sprachnachricht kann Ugo dasselbe wie per Textnachricht: nicht mehr, als die aktiven Skills erlauben.

Andere Wege, Sprachnachrichten mit WhatsApp zu verbinden

Ugo ist nicht der einzige Weg. Hier die gängigsten Alternativen, und wann sie sinnvoll sind.

Die Diktierfunktion der Tastatur

Sie macht in jeder App aus Sprache Text, aber den Termin, die Mail oder die Notiz im CRM musst du dann selbst erledigen.

Die Transkription von WhatsApp-Sprachnachrichten

Auf vielen Handys kann WhatsApp empfangene Sprachnachrichten transkribieren, aber der Text bleibt im Chat und bewirkt nichts.

Die Sprachassistenten des Handys

Siri und Google Assistant legen per Sprache Erinnerungen und Termine an, arbeiten aber mit den Apps des Handys und nicht mit deinem CRM, außerhalb von WhatsApp.

Fragen zu Sprachnachrichten und WhatsApp

Kosten Sprachnachrichten extra?

Nein. Sie sind im Ugo-Abo enthalten: 50 € pro Person und Monat (oder 550 € pro Jahr), zzgl. MwSt., mit allen Apps.

Wo wird das Audio transkribiert?

Auf den Servern von Ugo in Frankfurt am Main, mit einem Transkriptionsmodell, das auf unseren eigenen Servern läuft: Das Audio wird nicht an externe Transkriptionsdienste geschickt und nicht gespeichert.

Wie lang darf eine Sprachnachricht sein?

Bis zu 90 Sekunden. Ist sie länger, bittet Ugo dich, sie zu kürzen oder auf mehrere Nachrichten aufzuteilen.

Und wenn Ugo ein Wort falsch versteht?

Bei Aktionen, die etwas verändern, zeigt dir Ugo immer, was er vorhat: Hat er etwas falsch verstanden, tippst du auf „Abbrechen“ und wiederholst oder schreibst die Anfrage.

Weitere Anleitungen: Ugos Werkzeuge

Wer Sprachnachrichten nutzt

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Du erstellst ein Konto, verbindest deine Nummer und aktivierst Sprachnachrichten im Portal. Alle Apps sind im Abo enthalten.

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