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Come usare i messaggi vocali di WhatsApp per agenda, email e CRM

Con Ugo, un assistente AI con un suo numero WhatsApp, mandi un vocale come faresti con un collega: Ugo lo trascrive e lo esegue come un messaggio scritto, con le app che hai collegato, come calendario, email e CRM. I vocali possono durare fino a 90 secondi, e le azioni partono solo dopo il tuo “Conferma”.

Prova UgoTutto su Messaggi vocali

Perché collegare Messaggi vocali a WhatsApp

Esci da una visita e devi segnare il prossimo appuntamento, rispondere a una mail e aggiornare il CRM. In macchina o con le mani occupate, scrivere tutto dal telefono non è un’opzione, e alla sera metà delle cose sono dimenticate.

Con Ugo tieni premuto il microfono e parli: “fissami Rossi domani alle 10 e mezza”, “nota su Bianchi: interessati a 20 licenze”. Ugo trascrive il vocale, capisce cosa chiedi e ti mostra per iscritto cosa sta per fare. Se ha capito male, premi “Annulla”.

Come collegare Messaggi vocali a WhatsApp, passo per passo

Ci vogliono pochi minuti. I primi due passaggi li fai una volta sola, poi colleghi tutte le app che vuoi.

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    Crea l’account Ugo

    Registrati su app.ciaougo.com con email e password e inserisci il nome della tua azienda.

  2. 2

    Collega il tuo WhatsApp

    In Impostazioni → WhatsApp generi un codice e lo mandi in chat al numero di Ugo: da quel momento Ugo riconosce il tuo numero.

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    Collega le app che ti servono

    I vocali funzionano subito, senza attivare niente. Per fare qualcosa, però, servono le skill: sul portale apri Skill e collega calendario, email o CRM.

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    Controlla la lingua

    In Impostazioni → Profilo scegli la lingua in cui parli: Ugo trascrive i vocali in quella lingua.

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    Tieni premuto il microfono

    Nella chat con Ugo registra la richiesta, come faresti con un collega. Se hai tante cose da dire, manda più vocali: Ugo li prende in ordine.

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    Leggi e conferma

    Ugo risponde per iscritto. Per le azioni che cambiano qualcosa ti mostra cosa sta per fare e procede dopo il tuo “Conferma”.

Cosa puoi fare con Messaggi vocali su WhatsApp

Fissare un appuntamento in macchina

Detti chi, quando e dove: Ugo prepara l’evento nel calendario e lo crea dopo la tua conferma.

Il resoconto della visita nel CRM

Appena esci dal cliente racconti com’è andata: Ugo prepara la nota o l’attività nel CRM collegato.

Rispondere a una mail camminando

Dici cosa rispondere in due parole, Ugo scrive la mail completa e te la mostra prima di mandarla.

Domande veloci

Cosa hai domani, quanto ci metti ad arrivare da un cliente, il numero di un fornitore: chiedilo a voce, Ugo risponde per iscritto.

I primi messaggi da mandare

  • Fissami un appuntamento con Rossi domani alle 10 e mezza
  • Rispondi a Laura che il preventivo arriva lunedì
  • Aggiungi una nota su Bianchi: interessati a 20 licenze
Ugoonline

  1. 🎤 Vocale (0:18)

  2. Ecco cosa farò: Aggiungo a Bianchi Spa nel CRM la nota “Visita fatta: interessati a 20 licenze, risentirsi a novembre”. Confermi?

Cosa Ugo non fa (ancora)

  • Ogni vocale può durare al massimo 90 secondi: per richieste più lunghe mandane più di uno.
  • Ugo risponde per iscritto, non con un vocale.
  • Con un vocale Ugo fa le stesse cose che fa con un messaggio scritto: niente di più di quello che permettono le skill attive.

Altri modi per collegare Messaggi vocali a WhatsApp

Ugo non è l’unica strada. Ecco le alternative più comuni, e quando hanno senso.

La dettatura della tastiera

Trasforma la voce in testo in qualsiasi app, ma poi l’appuntamento, la mail o la nota nel CRM li devi fare tu.

La trascrizione dei vocali di WhatsApp

Su molti telefoni WhatsApp può trascrivere i vocali che ricevi, ma il testo resta nella chat e non fa nulla.

Gli assistenti vocali del telefono

Siri e l’Assistente Google creano promemoria ed eventi con la voce, ma lavorano con le app del telefono e non con il tuo CRM, fuori da WhatsApp.

Domande su Messaggi vocali e WhatsApp

I vocali costano di più?

No. Sono inclusi nell’abbonamento di Ugo: 50 € al mese per persona (o 550 € all’anno), IVA esclusa, con tutte le app.

Dove viene trascritto l’audio?

Sui server di Ugo a Francoforte, con un modello di trascrizione che gira sui nostri server: l’audio non viene mandato a servizi di trascrizione esterni e non viene conservato.

Quanto può durare un vocale?

Fino a 90 secondi. Se è più lungo, Ugo ti chiede di accorciarlo o di dividerlo in più messaggi.

E se Ugo capisce male una parola?

Per le azioni che cambiano qualcosa Ugo ti mostra sempre cosa sta per fare: se ha capito male premi “Annulla” e ripeti o scrivi la richiesta.

Altre guide: Strumenti di Ugo

Chi usa Messaggi vocali

Collega Messaggi vocali a WhatsApp

Crei l’account, colleghi il tuo numero e attivi Messaggi vocali dal portale. Tutte le app sono incluse nell’abbonamento.

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