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Comment utiliser les messages vocaux WhatsApp pour l’agenda, les e-mails et le CRM

Avec Ugo, un assistant IA qui a son propre numéro WhatsApp, vous envoyez un vocal comme vous le feriez à un collègue : Ugo le transcrit et l’exécute comme un message écrit, avec les applications que vous avez connectées, comme l’agenda, les e-mails et le CRM. Les vocaux peuvent durer jusqu’à 90 secondes, et les actions ne partent qu’après votre « Confirmer ».

Essayer UgoTout sur Messages vocaux

Pourquoi connecter Messages vocaux à WhatsApp

Vous sortez d’une visite et devez noter le prochain rendez-vous, répondre à un e-mail et mettre à jour le CRM. En voiture ou les mains prises, tout taper sur le téléphone n’est pas une option, et le soir venu, la moitié des choses est oubliée.

Avec Ugo, vous maintenez le micro et vous parlez : « Cale-moi Martin demain à 10 h 30 », « Note sur Durand : intéressés par 20 licences ». Ugo transcrit le vocal, comprend ce que vous demandez et vous montre par écrit ce qu’il s’apprête à faire. S’il a mal compris, appuyez sur « Annuler ».

Comment connecter Messages vocaux à WhatsApp, étape par étape

Il ne faut que quelques minutes. Les deux premières étapes, vous ne les faites qu’une fois, puis vous connectez toutes les applis que vous voulez.

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    Créez votre compte Ugo

    Inscrivez-vous sur app.ciaougo.com avec votre e-mail et un mot de passe, et saisissez le nom de votre entreprise.

  2. 2

    Associez votre WhatsApp

    Dans Paramètres → WhatsApp, vous générez un code et l’envoyez dans la conversation au numéro d’Ugo : dès lors, Ugo reconnaît votre numéro.

  3. 3

    Connectez les applications utiles

    Les vocaux fonctionnent tout de suite, sans rien activer. Mais pour agir, il faut les skills : sur le portail, ouvrez Compétences et connectez agenda, e-mails ou CRM.

  4. 4

    Vérifiez la langue

    Dans Paramètres → Profil, choisissez la langue dans laquelle vous parlez : Ugo transcrit les vocaux dans cette langue.

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    Maintenez le micro

    Dans la conversation avec Ugo, enregistrez votre demande comme vous le feriez avec un collègue. Si vous avez beaucoup à dire, envoyez plusieurs vocaux : Ugo les prend dans l’ordre.

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    Lisez et confirmez

    Ugo répond par écrit. Pour les actions qui modifient quelque chose, il vous montre ce qu’il s’apprête à faire et n’agit qu’après votre « Confirmer ».

Ce que vous pouvez faire avec Messages vocaux sur WhatsApp

Fixer un rendez-vous en voiture

Dictez qui, quand et où : Ugo prépare l’événement dans l’agenda et le crée après votre confirmation.

Le compte rendu de visite dans le CRM

En sortant de chez le client, racontez comment ça s’est passé : Ugo prépare la note ou l’activité dans le CRM connecté.

Répondre à un e-mail en marchant

Dites quoi répondre en deux mots, Ugo rédige l’e-mail complet et vous le montre avant de l’envoyer.

Des questions rapides

Ce que vous avez demain, le temps pour arriver chez un client, le numéro d’un fournisseur : demandez-le à voix haute, Ugo répond par écrit.

Les premiers messages à envoyer

  • Cale-moi un rendez-vous avec Martin demain à 10 h 30
  • Réponds à Laure que le devis arrive lundi
  • Ajoute une note sur Durand : intéressés par 20 licences
Ugoen ligne

  1. 🎤 Vocal (0:18)

  2. Voici ce que je vais faire : J’ajoute à Durand SARL dans le CRM la note « Visite faite : intéressés par 20 licences, à relancer en novembre ». Vous confirmez ?

Ce qu’Ugo ne fait pas (encore)

  • Chaque vocal peut durer 90 secondes au maximum : pour les demandes plus longues, envoyez-en plusieurs.
  • Ugo répond par écrit, pas par un vocal.
  • Avec un vocal, Ugo fait la même chose qu’avec un message écrit : rien de plus que ce que permettent les skills actives.

D’autres façons de connecter Messages vocaux à WhatsApp

Ugo n’est pas la seule solution. Voici les alternatives les plus courantes, et quand elles ont du sens.

La dictée du clavier

Elle transforme la voix en texte dans n’importe quelle appli, mais ensuite le rendez-vous, l’e-mail ou la note dans le CRM, c’est à vous de les faire.

La transcription des vocaux de WhatsApp

Sur de nombreux téléphones, WhatsApp peut transcrire les vocaux que vous recevez, mais le texte reste dans la conversation et ne déclenche rien.

Les assistants vocaux du téléphone

Siri et l’Assistant Google créent des rappels et des événements à la voix, mais ils travaillent avec les applis du téléphone, pas avec votre CRM, et en dehors de WhatsApp.

Questions sur Messages vocaux et WhatsApp

Les vocaux coûtent-ils plus cher ?

Non. Ils sont inclus dans l’abonnement à Ugo : 50 € HT par mois et par personne, ou 550 € HT par an, avec toutes les applications.

Où l’audio est-il transcrit ?

Sur les serveurs d’Ugo à Francfort, avec un modèle de transcription qui tourne sur nos propres serveurs : l’audio n’est pas envoyé à des services de transcription externes et n’est pas conservé.

Combien de temps peut durer un vocal ?

Jusqu’à 90 secondes. S’il est plus long, Ugo vous demande de le raccourcir ou de le découper en plusieurs messages.

Et si Ugo comprend mal un mot ?

Pour les actions qui modifient quelque chose, Ugo vous montre toujours ce qu’il s’apprête à faire : s’il a mal compris, appuyez sur « Annuler » et répétez ou écrivez la demande.

Autres guides : Outils d’Ugo

Qui utilise Messages vocaux

Connectez Messages vocaux à WhatsApp

Vous créez votre compte, associez votre numéro et activez Messages vocaux depuis le portail. Toutes les applis sont incluses dans l’abonnement.

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