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Zendesk mit WhatsApp verbinden

Am einfachsten bearbeitest du Zendesk-Tickets über WhatsApp mit Ugo, einem KI-Assistenten mit eigener WhatsApp-Nummer: Im Ugo-Portal gibst du die Adresse von Zendesk, deine E-Mail und einen API-Token ein, und ab dann fragst du ihn, welche Tickets auf dich warten, und lässt ihn Antworten vorbereiten. Jede Antwort, Notiz oder Statusänderung wird erst nach deiner Bestätigung ausgeführt.

Ugo testenAlles über Zendesk

Warum Zendesk mit WhatsApp verbinden

Ein Kunde wartet auf eine Antwort, und du bist nicht im Büro. Zendesk am Handy öffnen, das Ticket wiederfinden, zwanzig Nachrichten lesen, um den Stand zu verstehen, und eine ordentliche Antwort schreiben, dauert, und oft wartet das Ticket dann bis morgen.

Mit Ugo fragst du im Chat „Welche Tickets warten auf mich?“, lässt dir ein Gespräch in drei Zeilen zusammenfassen und diktierst ihm die Antwort. Ugo schreibt sie im richtigen Ton, zeigt sie dir samt Statusänderung und schickt sie erst nach deinem „Bestätigen“.

Zendesk mit WhatsApp verbinden, Schritt für Schritt

Das dauert nur ein paar Minuten. Die ersten beiden Schritte machst du nur einmal, danach verbindest du so viele Apps, wie du willst.

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    Ugo-Konto erstellen

    Registriere dich auf app.ciaougo.com mit E-Mail und Passwort und gib den Namen deines Unternehmens ein.

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    Dein WhatsApp verbinden

    Unter Einstellungen → WhatsApp erzeugst du einen Code und schickst ihn im Chat an die Nummer von Ugo: Ab dann erkennt Ugo deine Nummer.

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    Zendesk aktivieren

    Öffne im Ugo-Portal die Seite Skills und tippe auf „Zendesk verbinden“.

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    Den API-Token erstellen

    Ein Zendesk-Administrator erstellt ihn im Admin Center → Apps und Integrationen → APIs → Zendesk-API, mit aktiviertem Tokenzugriff.

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    Adresse, E-Mail und Token eingeben

    Die Adresse eures Zendesk (zum Beispiel deinefirma.zendesk.com), deine Zendesk-E-Mail und den Token. Tippe auf „Prüfen und speichern“: Ugo prüft den Zugang und ob du Agent bist, und speichert den Token verschlüsselt.

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    Ugo auf WhatsApp schreiben

    Schick „Welche Tickets warten auf mich?“ in den Chat mit Ugo: Antwortet er mit deinen offenen Tickets, funktioniert die Verbindung.

Was du mit Zendesk auf WhatsApp machen kannst

Wissen, was auf dich wartet

Ugo listet deine offenen Tickets auf, das dringendste zuerst, und sucht nach Stichwort, Kunde oder Status.

Ein Ticket in drei Zeilen verstehen

Aus einem langen Gespräch wird eine Zusammenfassung: was der Kunde will und was bisher getan wurde.

Vom Handy aus antworten

Diktier die Antwort oder eine interne Notiz für die Kollegen und ändere den Ticketstatus, nach deiner Bestätigung.

Ein Ticket für einen Kunden eröffnen

Er hat dich angerufen oder woanders geschrieben? Ugo eröffnet das Ticket in Zendesk, damit die Anfrage nicht verloren geht.

Die ersten Nachrichten zum Ausprobieren

  • Welche Tickets warten auf mich?
  • Fass mir Ticket 1839 zusammen
  • Welche Anfragen hatte Becker dieses Jahr?
Ugoonline

  1. Fass mir Ticket 1839 zusammen

  2. #1839 Becker AG, Zugang zum Portal: Seit Montag bekommt die Kundin keine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts. Der Kollege hat die Adresse geprüft, aber das Problem besteht weiter. Letzte Nachricht der Kundin: gestern um 17 Uhr.

  3. Interne Notiz: Ich habe die IT gebeten, den Spamfilter zu prüfen

  4. Ich füge Ticket #1839 eine interne Notiz hinzu, die der Kunde nicht sieht: „Ich habe die IT gebeten, den Spamfilter zu prüfen.“ Bestätigst du?

Was Ugo (noch) nicht tut

  • Er antwortet Kunden nicht von selbst: Jede Antwort geht erst nach deinem „Bestätigen“ raus.
  • Er löscht keine Tickets.
  • Du brauchst einen Agenten- oder Administratorbenutzer: Endbenutzer von Zendesk können ihn nicht verbinden.

Andere Wege, Zendesk mit WhatsApp zu verbinden

Ugo ist nicht der einzige Weg. Hier die gängigsten Alternativen, und wann sie sinnvoll sind.

WhatsApp als Kanal in Zendesk

In Zendesk kannst du eine WhatsApp-Business-Nummer verbinden, um Kundenanfragen als Tickets zu empfangen. Das dient den Kunden, um dir zu schreiben, nicht dir, um Tickets vom Handy aus zu bearbeiten.

Automatisierungen mit Zapier oder Make

Sie können dir eine WhatsApp-Nachricht schicken, wenn ein Ticket reinkommt, aber dafür brauchst du die WhatsApp Business API und etwas Einrichtung, und aus dem Chat antworten oder Fragen stellen kannst du nicht.

Die mobile App von Zendesk

Damit sehen und aktualisieren Agenten Tickets am Handy, aber sie muss geöffnet und bedient werden, und die Antworten schreibst du komplett selbst.

Fragen zu Zendesk und WhatsApp

Kann ich Zendesk kostenlos mit WhatsApp verbinden?

Um deine Tickets über WhatsApp zu bearbeiten, gibt es keine kostenlose direkte Verbindung. Ugo kostet 50 € pro Person und Monat (oder 550 € pro Jahr), zzgl. MwSt., mit Zendesk und allen anderen Apps inklusive.

Antwortet Ugo Kunden von selbst?

Nein. Jede Antwort, Notiz oder Statusänderung wird dir vorher gezeigt und erst nach deinem „Bestätigen“ ausgeführt.

Wer kann Zendesk mit Ugo verbinden?

Agenten und Administratoren von Zendesk: Ugo prüft deine Rolle, wenn du den Skill verbindest, und arbeitet mit deinen Berechtigungen.

Sieht der Kunde, dass die Antwort von Ugo kommt?

Nein. Die Antwort wird dem Ticket mit deinem Zendesk-Benutzer hinzugefügt, als hättest du sie selbst geschrieben, und der Kunde bekommt sie wie die anderen Antworten im Ticket.

Weitere Anleitungen: Projekte und Support

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