Sapere cosa ti aspetta
Ugo elenca i tuoi ticket aperti, dal più urgente, e cerca per parole, cliente o stato.
Come collegare Zendesk a WhatsApp
Il modo più semplice per gestire i ticket di Zendesk da WhatsApp è Ugo, un assistente AI con un suo numero WhatsApp: sul portale di Ugo inserisci l’indirizzo di Zendesk, la tua email e un token API, e da quel momento gli chiedi quali ticket ti aspettano e gli fai preparare le risposte. Ogni risposta, nota o cambio di stato parte solo dopo la tua conferma.
Perché collegare Zendesk a WhatsApp
Un cliente aspetta una risposta e tu sei fuori ufficio. Aprire Zendesk dal telefono, ritrovare il ticket, leggere venti messaggi per capire a che punto è e scrivere una risposta decente è lento, e spesso finisce che il ticket aspetta fino a domani.
Con Ugo chiedi in chat “quali ticket mi aspettano?”, ti fai riassumere una conversazione in tre righe e gli detti la risposta. Ugo la scrive nel tono giusto, te la mostra con il cambio di stato e la manda solo dopo il tuo “Conferma”.
Come collegare Zendesk a WhatsApp, passo per passo
Ci vogliono pochi minuti. I primi due passaggi li fai una volta sola, poi colleghi tutte le app che vuoi.
- 1
Crea l’account Ugo
Registrati su app.ciaougo.com con email e password e inserisci il nome della tua azienda.
- 2
Collega il tuo WhatsApp
In Impostazioni → WhatsApp generi un codice e lo mandi in chat al numero di Ugo: da quel momento Ugo riconosce il tuo numero.
- 3
Attiva Zendesk
Sul portale di Ugo apri Skill e premi “Collega Zendesk”.
- 4
Crea il token API
Un amministratore Zendesk lo crea in Admin Center → App e integrazioni → API → API Zendesk, con l’accesso tramite token attivato.
- 5
Inserisci indirizzo, email e token
L’indirizzo del vostro Zendesk (per esempio tuaazienda.zendesk.com), la tua email di Zendesk e il token. Premi “Verifica e salva”: Ugo controlla l’accesso e che tu sia un agente, e conserva il token cifrato.
- 6
Scrivi a Ugo su WhatsApp
Manda “Quali ticket mi aspettano?” nella chat con Ugo: se ti risponde con i tuoi ticket aperti, il collegamento funziona.
Cosa puoi fare con Zendesk su WhatsApp
Capire un ticket in tre righe
Una conversazione lunga diventa un riassunto: cosa chiede il cliente e cosa è stato fatto finora.
Rispondere dal telefono
Detti la risposta o una nota interna per i colleghi, e cambi lo stato del ticket, dopo la tua conferma.
Aprire un ticket per un cliente
Ti ha chiamato o scritto altrove? Ugo apre il ticket in Zendesk, così la richiesta non si perde.
I primi messaggi da mandare
- Quali ticket mi aspettano?
- Riassumimi il ticket 1839
- Che richieste ha fatto Bianchi quest’anno?
Riassumimi il ticket 1839
#1839 Bianchi Spa, accesso al portale: da lunedì la cliente non riceve l’email per reimpostare la password. Il collega ha verificato l’indirizzo, ma il problema resta. Ultimo messaggio della cliente: ieri alle 17.
Nota interna: ho chiesto all’IT di controllare il filtro antispam
Aggiungo al ticket #1839 una nota interna, che il cliente non vede: “Ho chiesto all’IT di controllare il filtro antispam.” Confermi?
Cosa Ugo non fa (ancora)
- Non risponde ai clienti da solo: ogni risposta parte dopo il tuo “Conferma”.
- Non elimina ticket.
- Serve un utente agente o amministratore: gli utenti finali di Zendesk non possono collegarlo.
Altri modi per collegare Zendesk a WhatsApp
Ugo non è l’unica strada. Ecco le alternative più comuni, e quando hanno senso.
WhatsApp come canale di Zendesk
Zendesk permette di collegare un numero WhatsApp Business per ricevere le richieste dei clienti come ticket. Serve ai clienti per scriverti, non a te per gestire i ticket dal telefono.
Automazioni con Zapier o Make
Possono mandarti un messaggio WhatsApp quando arriva un ticket, ma servono l’API di WhatsApp Business e un po’ di configurazione, e non puoi rispondere o fare domande dalla chat.
L’app mobile di Zendesk
Permette agli agenti di vedere e aggiornare i ticket dal telefono, ma va aperta e navigata, e le risposte le scrivi tu per intero.
Domande su Zendesk e WhatsApp
Si può collegare Zendesk a WhatsApp gratis?
Per gestire i tuoi ticket da WhatsApp non c’è un collegamento diretto gratuito. Ugo costa 50 € al mese per persona (o 550 € all’anno), IVA esclusa, con Zendesk e tutte le altre app incluse.
Ugo risponde ai clienti da solo?
No. Ogni risposta, nota o cambio di stato ti viene mostrato prima e parte solo dopo il tuo “Conferma”.
Chi può collegare Zendesk a Ugo?
Gli agenti e gli amministratori di Zendesk: Ugo verifica il tuo ruolo quando colleghi la skill, e lavora con i tuoi permessi.
Il cliente vede che la risposta arriva da Ugo?
No. La risposta viene aggiunta al ticket con il tuo utente Zendesk, come se l’avessi scritta tu, e il cliente la riceve come le altre risposte del ticket.
Collega Zendesk a WhatsApp
Crei l’account, colleghi il tuo numero e attivi Zendesk dal portale. Tutte le app sono incluse nell’abbonamento.
