Dein Kalender auf eine Frage hin
Frag nach den Meetings von heute, morgen oder einem beliebigen Tag, mit Uhrzeiten und Orten.
Outlook-Kalender mit WhatsApp verbinden
Der Outlook-Kalender lässt sich nicht direkt mit WhatsApp verbinden. Am einfachsten geht es mit Ugo, einem KI-Assistenten mit eigener WhatsApp-Nummer: Du meldest dich im Ugo-Portal mit deinem Microsoft-Konto an, wählst die Kalender aus und fragst ihn ab dann im Chat, welche Meetings du hast. Neue Termine legt er nach deiner Bestätigung an.
Warum Outlook Calendar mit WhatsApp verbinden
Wer mit Microsoft 365 arbeitet, hat einen Kalender voller Meetings, Calls und Kundenbesuche und prüft ihn unterwegs am Handy: um zu wissen, wo er sein muss, ob noch eine Stunde frei ist, um ein gerade vereinbartes Treffen einzutragen. Jedes Mal heißt das: Outlook-App öffnen und durch die Woche scrollen.
Verbindest du den Outlook-Kalender mit Ugo, reicht eine Nachricht: „Welche Meetings habe ich morgen?“, „Blocke Freitag von 9 bis 10“. Ugo antwortet in wenigen Zeilen und zeigt dir den Termin, bevor er etwas in den Kalender einträgt, und wartet auf dein „Bestätigen“.
Outlook Calendar mit WhatsApp verbinden, Schritt für Schritt
Das dauert nur ein paar Minuten. Die ersten beiden Schritte machst du nur einmal, danach verbindest du so viele Apps, wie du willst.
- 1
Ugo-Konto erstellen
Registriere dich auf app.ciaougo.com mit E-Mail und Passwort und gib den Namen deines Unternehmens ein.
- 2
Dein WhatsApp verbinden
Unter Einstellungen → WhatsApp erzeugst du einen Code und schickst ihn im Chat an die Nummer von Ugo: Ab dann erkennt Ugo deine Nummer.
- 3
Outlook Calendar aktivieren
Öffne im Ugo-Portal die Seite Skills und tippe auf der Karte von Outlook Calendar auf Verbinden.
- 4
Mit Microsoft anmelden
Wähle dein Microsoft-Konto und erlaube Ugo, deinen Kalender zu lesen und Termine anzulegen. Verlangt dein Unternehmen für neue Apps die Freigabe durch einen Administrator, sagt Microsoft dir das an dieser Stelle.
- 5
Kalender auswählen
Lege fest, welche Kalender Ugo lesen darf und in welchem er neue Termine einträgt. Mit Kalender auswählen kannst du das jederzeit ändern.
- 6
Ugo auf WhatsApp schreiben
Schick „Welche Meetings habe ich morgen?“ in den Chat mit Ugo: Antwortet er mit deinen Terminen, funktioniert die Verbindung.
Was du mit Outlook Calendar auf WhatsApp machen kannst
Die nächste freie Lücke finden
Frag, wann du eine Stunde Zeit hast, bevor du einem Kunden oder Kollegen ein Treffen vorschlägst.
Zeit blocken per Nachricht
Du sagst, was, wann und wo: Ugo bereitet den Termin vor und trägt ihn nach deiner Bestätigung ein, auch per Sprachnachricht.
Jeden Morgen deinen Tagesplan bekommen
Mit geplanten Aufgaben schickt dir Ugo die Termine des Tages zur gewünschten Uhrzeit, ohne dass du fragen musst.
Die ersten Nachrichten zum Ausprobieren
- Welche Meetings habe ich morgen?
- Wann habe ich die nächste freie Stunde?
- Blocke Freitag von 9 bis 10 für das Angebot Wagner
Welche Meetings habe ich morgen?
Morgen hast du: • 9:30 Vertriebsmeeting, auf Teams • 12:30 Mittagessen mit Wagner & Partner, München • 17:00 Call mit dem Lieferanten Von 14 bis 17 Uhr bist du frei.
Trag mir die Durchsicht des Angebots Neumann morgen um 15 Uhr ein
Ich lege „Durchsicht Angebot Neumann“ morgen von 15:00 bis 16:00 Uhr an. Bestätigst du?
Was Ugo (noch) nicht tut
- Bestehende Termine verschiebt und löscht er nicht: Er liest sie und legt neue an.
- Er lädt keine weiteren Teilnehmer ein und beantwortet keine Einladungen, die du bekommst.
- Kalender, die du im Portal nicht ausgewählt hast, liest er nicht.
Andere Wege, Outlook Calendar mit WhatsApp zu verbinden
Ugo ist nicht der einzige Weg. Hier die gängigsten Alternativen, und wann sie sinnvoll sind.
Automatisierungen mit Power Automate, Zapier oder Make
Sie können eine WhatsApp-Nachricht schicken, kurz bevor ein Termin beginnt, aber dafür brauchst du die WhatsApp Business API und etwas Einrichtung, und Fragen an den Kalender kannst du nicht stellen.
Erinnerungen und Benachrichtigungen von Outlook
Outlook erinnert dich vor jedem Meeting, aber nur an Termine, die schon eingetragen sind, und außerhalb von WhatsApp.
Buchungsseiten wie Microsoft Bookings
Damit wählen Kunden einen freien Termin und bekommen eine Bestätigung, aber sie helfen dem, der bucht, nicht dir beim Abfragen und Verwalten deines Kalenders.
Fragen zu Outlook Calendar und WhatsApp
Kann ich den Outlook-Kalender kostenlos mit WhatsApp verbinden?
Microsoft und WhatsApp bieten keine direkte Verbindung an. Ugo kostet 50 € pro Person und Monat (oder 550 € pro Jahr), zzgl. MwSt., mit Outlook Calendar und allen anderen Apps inklusive.
Brauche ich einen Administrator, um Microsoft 365 zu verbinden?
Das hängt von den Regeln deines Unternehmens ab: Manche Organisationen verlangen, dass ein Administrator neue Apps freigibt. In dem Fall zeigt Microsoft dir das bei der Anmeldung an.
Legt Ugo Termine an, ohne mich zu fragen?
Nein. Er zeigt dir Titel, Tag, Uhrzeit und Ort des Termins und legt ihn erst an, wenn du auf „Bestätigen“ tippst.
Kann ich Outlook und Google Kalender gleichzeitig verbinden?
Ja. Die beiden Skills sind unabhängig voneinander: Du kannst beide im Portal aktivieren und Ugo nach den Terminen aus beiden Kalendern fragen.
Weitere Anleitungen: Kalender
Verbinde Outlook Calendar mit WhatsApp
Du erstellst ein Konto, verbindest deine Nummer und aktivierst Outlook Calendar im Portal. Alle Apps sind im Abo enthalten.
