La agenda en una pregunta
Pregunta por las reuniones de hoy, de mañana o de cualquier día, con horas y lugares.
Cómo conectar Outlook Calendar a WhatsApp
El calendario de Outlook no tiene una conexión directa con WhatsApp. La forma más sencilla es Ugo, un asistente IA con su propio número de WhatsApp: inicias sesión con tu cuenta de Microsoft desde el portal de Ugo, eliges los calendarios y, a partir de ese momento, le preguntas por chat qué reuniones tienes y le pides que cree eventos nuevos, después de tu confirmación.
Por qué conectar Outlook Calendar a WhatsApp
Quien trabaja con Microsoft 365 tiene la agenda llena de reuniones, llamadas y visitas, y cuando está fuera de la oficina la consulta desde el móvil: para saber dónde tiene que estar, para ver si tiene una hora libre, para apuntar una reunión que acaba de cerrar. Cada vez toca abrir la app de Outlook y repasar la semana.
Conectando Outlook Calendar a WhatsApp con Ugo, basta con un mensaje: «¿qué reuniones tengo mañana?», «bloquea el viernes de 9 a 10». Ugo te responde en pocas líneas y, antes de añadir algo al calendario, te enseña el evento y espera tu «Confirmar».
Cómo conectar Outlook Calendar a WhatsApp, paso a paso
Son pocos minutos. Los dos primeros pasos los haces una sola vez; después conectas todas las apps que quieras.
- 1
Crea la cuenta de Ugo
Regístrate en app.ciaougo.com con email y contraseña e introduce el nombre de tu empresa.
- 2
Conecta tu WhatsApp
En Ajustes → WhatsApp generas un código y se lo mandas por chat al número de Ugo: desde ese momento Ugo reconoce tu número.
- 3
Activa Outlook Calendar
En el portal de Ugo abre Habilidades y pulsa Conectar en la tarjeta de Outlook Calendar.
- 4
Inicia sesión con Microsoft
Elige tu cuenta de Microsoft y autoriza a Ugo a leer el calendario y a crear eventos. Si tu empresa exige la aprobación de un administrador para las apps nuevas, Microsoft te lo indica en este momento.
- 5
Elige los calendarios
Indica qué calendarios puede leer Ugo y en cuál debe añadir las citas nuevas. Puedes cambiarlos cuando quieras con Elegir calendarios.
- 6
Escríbele a Ugo por WhatsApp
Manda «¿Qué reuniones tengo mañana?» en el chat con Ugo: si te responde con tus citas, la conexión funciona.
Qué puedes hacer con Outlook Calendar en WhatsApp
Encontrar el próximo hueco libre
Pregunta cuándo tienes una hora libre antes de proponer una reunión a un cliente o a un compañero.
Bloquear tiempo con un mensaje
Dices qué, cuándo y dónde: Ugo prepara el evento y lo añade después de tu confirmación, también desde un audio.
Recibir la agenda cada mañana
Con las tareas programadas, Ugo te manda las citas del día a la hora que elijas, sin que se lo pidas.
Los primeros mensajes que enviar
- ¿Qué reuniones tengo mañana?
- ¿Cuándo tengo el próximo hueco de una hora?
- Bloquea el viernes de 9 a 10 para la oferta de Ortega
¿Qué reuniones tengo mañana?
Mañana tienes: • 9:30 Reunión comercial, en Teams • 12:30 Comida con Estudio Ortega, Madrid • 17:00 Llamada con el proveedor De 14 a 17 estás libre.
Apúntame la revisión del presupuesto Navarro mañana a las 15
Creo «Revisión presupuesto Navarro» mañana de 15:00 a 16:00. ¿Confirmas?
Lo que Ugo no hace (todavía)
- No mueve ni borra las citas que ya existen: las lee y crea otras nuevas.
- No invita a otros participantes ni responde a las invitaciones que recibes.
- No lee los calendarios que no has elegido en el portal.
Otras formas de conectar Outlook Calendar a WhatsApp
Ugo no es el único camino. Estas son las alternativas más habituales, y cuándo tienen sentido.
Automatizaciones con Power Automate, Zapier o Make
Pueden enviar un mensaje de WhatsApp cuando un evento está a punto de empezar, pero necesitan la API de WhatsApp Business y algo de configuración, y no puedes hacerle preguntas al calendario.
Recordatorios y notificaciones de Outlook
Outlook te avisa antes de cada reunión, pero solo de los eventos que ya están en la agenda, y fuera de WhatsApp.
Páginas de reserva, como Microsoft Bookings
Permiten a los clientes elegir una hora libre y recibir la confirmación, pero sirven a quien reserva, no a ti para consultar y gestionar tu agenda.
Preguntas sobre Outlook Calendar y WhatsApp
¿Se puede conectar Outlook Calendar a WhatsApp gratis?
Microsoft y WhatsApp no ofrecen una conexión directa. Ugo cuesta 50 € por persona al mes (o 550 € al año), IVA no incluido, con Outlook Calendar y todas las demás apps incluidas.
¿Hace falta un administrador para conectar Microsoft 365?
Depende de las normas de tu empresa: algunas organizaciones exigen que un administrador apruebe las apps nuevas. En ese caso, Microsoft te lo indica al iniciar sesión.
¿Ugo crea las citas sin preguntarme?
No. Te enseña el título, el día, la hora y el lugar del evento y solo lo crea después de que pulses «Confirmar».
¿Puedo conectar Outlook y Google Calendar a la vez?
Sí. Las dos skills son independientes: puedes activar ambas desde el portal y preguntarle a Ugo por las citas de los dos calendarios.
Más guías: Calendario
Conecta Outlook Calendar a WhatsApp
Creas la cuenta, conectas tu número y activas Outlook Calendar desde el portal. Todas las apps están incluidas en la suscripción.
