Antworten aus deinen Dateien
Eine Klausel, eine Zahl, ein Datum: Ugo findet das richtige Dokument und sagt dir, was drinsteht, aus Google Docs und Tabellen, PDFs und Word-Dateien.
Google Drive mit WhatsApp verbinden
Google Drive lässt sich nicht direkt mit WhatsApp verbinden. Am einfachsten geht es mit Ugo, einem KI-Assistenten mit eigener WhatsApp-Nummer: Du meldest dich im Portal mit deinem Google-Konto an, wählst den Ordner, in dem er arbeiten darf, und fragst ihn ab dann im Chat, was in deinen Dateien steht. Dokumente erstellt er nach deiner Bestätigung.
Warum Google Drive mit WhatsApp verbinden
Der Vertrag eines Kunden, das letzte Angebot, die Preisliste: Alles liegt in Drive, aber wenn du unterwegs eine Klausel oder eine Zahl brauchst, ist es mühsam, die Datei am Handy zu suchen und bis zur richtigen Stelle zu scrollen.
Verbindest du Google Drive mit Ugo, fragst du „Was steht im Vertrag mit Wagner zur Kündigung?“ und bekommst die Antwort samt Dateiname. Und brauchst du ein neues Angebot, bereitet Ugo es aus deiner Vorlage vor und legt es nach deinem „Bestätigen“ an.
Google Drive mit WhatsApp verbinden, Schritt für Schritt
Das dauert nur ein paar Minuten. Die ersten beiden Schritte machst du nur einmal, danach verbindest du so viele Apps, wie du willst.
- 1
Ugo-Konto erstellen
Registriere dich auf app.ciaougo.com mit E-Mail und Passwort und gib den Namen deines Unternehmens ein.
- 2
Dein WhatsApp verbinden
Unter Einstellungen → WhatsApp erzeugst du einen Code und schickst ihn im Chat an die Nummer von Ugo: Ab dann erkennt Ugo deine Nummer.
- 3
Google Drive aktivieren
Öffne im Ugo-Portal die Seite Skills und tippe auf der Karte von Google Drive auf Verbinden.
- 4
Mit Google anmelden
Wähle dein Google-Konto und erlaube Ugo, deine Dateien zu lesen und Dokumente anzulegen.
- 5
Den Ordner wählen
Gib den Ordner an, in dem Ugo arbeiten darf, zum Beispiel „Kunden“: Er liest und erstellt Dateien nur darin und in den Unterordnern. Wenn du willst, wählst du „Mein ganzes Drive nutzen“.
- 6
Ugo auf WhatsApp schreiben
Frag nach einer Datei oder danach, was in einem Dokument steht: Antwortet Ugo und nennt die Datei, funktioniert die Verbindung.
Was du mit Google Drive auf WhatsApp machen kannst
Angebote und Verträge aus deinen Vorlagen
Du bereitest eine Vorlage mit Platzhaltern wie {{kunde}} vor: Ugo erstellt eine ausgefüllte Kopie mit den Daten, die du ihm gibst, in deinem Layout.
Ordner und Notizen in Dokumenten
Er legt den Ordner für einen neuen Kunden an oder ergänzt einen Absatz in einem bestehenden Dokument, nach deiner Bestätigung.
Tabellen, die man am Handy lesen kann
Fragst du nach einer Tabelle, schickt Ugo sie dir als Bild, übersichtlich und gut lesbar.
Die ersten Nachrichten zum Ausprobieren
- Was steht im Vertrag mit Wagner zur Kündigung?
- Bereite das Angebot für Neumann aus der Vorlage vor
- Leg einen Ordner für den Kunden Neumann an
Was steht im Angebot an Neumann zu den Lieferzeiten?
Im „Angebot Neumann GmbH – September“ (Punkt 4): Lieferung innerhalb von 30 Werktagen nach Bestellung, inklusive Montage.
Bereite das Angebot für Becker aus der Vorlage Standardangebot vor, 8 Arbeitsplätze
Ich lege „Angebot Becker AG“ im Ordner Angebote an, aus der Vorlage „Standardangebot“, mit Kunde Becker AG und 8 Arbeitsplätzen. Soll ich?
Was Ugo (noch) nicht tut
- Er löscht keine Dateien und Ordner.
- Google Tabellen bearbeitet er nicht: Er liest sie und schickt sie dir auf Wunsch als Bild.
- Er schickt dir die Dateien nicht als Anhang auf WhatsApp: Er sagt dir, was drinsteht.
- Dateien außerhalb des gewählten Ordners sieht er nicht.
Andere Wege, Google Drive mit WhatsApp zu verbinden
Ugo ist nicht der einzige Weg. Hier die gängigsten Alternativen, und wann sie sinnvoll sind.
Die Google-Drive-App und geteilte Links
Am Handy kannst du eine Datei öffnen und ihren Link in einen WhatsApp-Chat einfügen, aber Suchen und Lesen bleibt deine Arbeit.
KI-Assistenten in Google Workspace
In manchen Tarifen bietet Google einen Assistenten, der Dokumente in Drive und Docs zusammenfasst, aber er arbeitet nicht über WhatsApp.
Automatisierungen mit Zapier oder Make
Sie können dich auf WhatsApp benachrichtigen, wenn eine neue Datei in einem Ordner auftaucht, aber dafür brauchst du die WhatsApp Business API und etwas Einrichtung, und Fragen zum Inhalt beantworten sie nicht.
Fragen zu Google Drive und WhatsApp
Kann ich Google Drive kostenlos mit WhatsApp verbinden?
Google und WhatsApp bieten keine direkte Verbindung an. Ugo kostet 50 € pro Person und Monat (oder 550 € pro Jahr), zzgl. MwSt., mit Google Drive und allen anderen Apps inklusive.
Sieht Ugo mein ganzes Google Drive?
Nur wenn du das willst. Beim Verbinden von Google Drive gibst du einen Ordner an: Ugo arbeitet nur darin und in seinen Unterordnern.
Wie funktionieren die Vorlagen?
Du bereitest ein Google-Dokument mit Platzhaltern in doppelten geschweiften Klammern vor, zum Beispiel {{kunde}} oder {{betrag}}. Du bittest Ugo, es zu nutzen, und er erstellt eine ausgefüllte Kopie mit den Daten, die du ihm gibst.
Kann Ugo meine Dateien löschen?
Nein. Ugo liest, erstellt und bearbeitet Dokumente, immer nach deiner Bestätigung, aber er löscht keine Dateien.
Weitere Anleitungen: Dokumente
Verbinde Google Drive mit WhatsApp
Du erstellst ein Konto, verbindest deine Nummer und aktivierst Google Drive im Portal. Alle Apps sind im Abo enthalten.
