Une réponse tirée de vos fichiers
Une clause, un chiffre, une date : Ugo trouve le bon document et vous dit ce qu’il contient, depuis Google Docs, Google Sheets, PDF et fichiers Word.
Comment connecter Google Drive à WhatsApp
Google Drive n’a pas de connexion directe avec WhatsApp. Le plus simple est Ugo, un assistant IA qui a son propre numéro WhatsApp : connectez-vous avec votre compte Google depuis le portail, choisissez le dossier dans lequel il peut travailler, et dès lors demandez-lui dans la conversation ce que disent vos fichiers et faites-lui créer des documents, après votre confirmation.
Pourquoi connecter Google Drive à WhatsApp
Le contrat d’un client, la dernière offre, la grille tarifaire : tout est sur Drive, mais quand vous êtes dehors et qu’il vous faut une clause ou un chiffre, chercher le fichier sur le téléphone et le faire défiler jusqu’au bon endroit prend du temps.
En connectant Google Drive à WhatsApp avec Ugo, vous demandez « Que dit le contrat Lefèvre sur la résiliation ? » et recevez la réponse avec le nom du fichier d’où elle vient. Et s’il vous faut une nouvelle offre, Ugo la prépare à partir de votre modèle et la crée après votre « Confirmer ».
Comment connecter Google Drive à WhatsApp, étape par étape
Il ne faut que quelques minutes. Les deux premières étapes, vous ne les faites qu’une fois, puis vous connectez toutes les applis que vous voulez.
- 1
Créez votre compte Ugo
Inscrivez-vous sur app.ciaougo.com avec votre e-mail et un mot de passe, et saisissez le nom de votre entreprise.
- 2
Associez votre WhatsApp
Dans Paramètres → WhatsApp, vous générez un code et l’envoyez dans la conversation au numéro d’Ugo : dès lors, Ugo reconnaît votre numéro.
- 3
Activez Google Drive
Sur le portail d’Ugo, ouvrez Compétences et cliquez sur Connecter sur la fiche Google Drive.
- 4
Connectez-vous avec Google
Choisissez votre compte Google et autorisez Ugo à lire les fichiers et à créer des documents.
- 5
Choisissez le dossier
Indiquez le dossier dans lequel Ugo peut travailler, par exemple « Clients » : il lit et crée des fichiers uniquement à l’intérieur et dans ses sous-dossiers. Si vous préférez, choisissez « Utiliser tout mon Drive ».
- 6
Écrivez à Ugo sur WhatsApp
Demandez un fichier ou ce que dit un document : si Ugo vous répond en citant le fichier, la connexion fonctionne.
Ce que vous pouvez faire avec Google Drive sur WhatsApp
Offres et contrats à partir de vos modèles
Préparez un modèle avec des champs comme {{client}} : Ugo en crée une copie remplie avec les données que vous lui donnez, avec votre mise en page.
Dossiers et notes dans les documents
Il crée le dossier d’un nouveau client ou ajoute un paragraphe à un document existant, après votre confirmation.
Des tableaux lisibles sur le téléphone
Si vous demandez une feuille de calcul, Ugo vous envoie le tableau sous forme d’image, propre et facile à lire.
Les premiers messages à envoyer
- Que dit le contrat Lefèvre sur la résiliation ?
- Prépare l’offre pour Dubois à partir du modèle
- Crée un dossier pour le client Dubois
Que dit l’offre Dubois sur les délais de livraison ?
Dans « Offre Dubois SAS – septembre » (point 4) : livraison sous 30 jours ouvrés à compter de la commande, installation comprise.
Prépare l’offre pour Durand à partir du modèle Offre de base, 8 postes
Je crée « Offre Durand SARL » dans le dossier Offres, à partir du modèle « Offre de base », avec le client Durand SARL et 8 postes. Je continue ?
Ce qu’Ugo ne fait pas (encore)
- Il ne supprime ni fichiers ni dossiers.
- Il ne modifie pas les Google Sheets : il les lit et, si vous voulez, vous les envoie sous forme d’image.
- Il ne vous envoie pas les fichiers en pièce jointe sur WhatsApp : il vous dit ce qu’ils contiennent.
- Il ne voit pas les fichiers en dehors du dossier que vous avez choisi.
D’autres façons de connecter Google Drive à WhatsApp
Ugo n’est pas la seule solution. Voici les alternatives les plus courantes, et quand elles ont du sens.
L’appli Google Drive et les liens partagés
Depuis le téléphone, vous pouvez ouvrir un fichier et coller son lien dans une conversation WhatsApp, mais le chercher et le lire reste à votre charge.
Les assistants IA intégrés à Google Workspace
Avec certaines formules, Google propose un assistant qui résume les documents dans Drive et Docs, mais il ne fonctionne pas depuis WhatsApp.
Automatisations avec Zapier ou Make
Elles peuvent vous prévenir sur WhatsApp quand un nouveau fichier apparaît dans un dossier, mais il faut l’API WhatsApp Business et un peu de configuration, et elles ne répondent pas aux questions sur le contenu.
Questions sur Google Drive et WhatsApp
Peut-on connecter Google Drive à WhatsApp gratuitement ?
Google et WhatsApp ne proposent pas de connexion directe. Ugo coûte 50 € HT par mois et par personne, ou 550 € HT par an, avec Google Drive et toutes les autres applications incluses.
Ugo voit-il tout mon Google Drive ?
Seulement si vous le choisissez. Quand vous connectez Google Drive, vous indiquez un dossier : Ugo travaille uniquement à l’intérieur et dans ses sous-dossiers.
Comment fonctionnent les modèles ?
Préparez un document Google avec des champs entre doubles accolades, par exemple {{client}} ou {{montant}}. Demandez à Ugo de l’utiliser et il crée une copie remplie avec les données que vous lui donnez.
Ugo peut-il supprimer mes fichiers ?
Non. Ugo lit, crée et modifie des documents, toujours après votre confirmation, mais il ne supprime pas de fichiers.
Autres guides : Documents
Connectez Google Drive à WhatsApp
Vous créez votre compte, associez votre numéro et activez Google Drive depuis le portail. Toutes les applis sont incluses dans l’abonnement.
