Una risposta dai tuoi file
Una clausola, una cifra, una data: Ugo trova il documento giusto e ti dice cosa contiene, da documenti e fogli Google, PDF e file Word.
Come collegare Google Drive a WhatsApp
Google Drive non ha un collegamento diretto con WhatsApp. Il modo più semplice è Ugo, un assistente AI con un suo numero WhatsApp: accedi con il tuo account Google dal portale, scegli la cartella in cui può lavorare, e da quel momento gli chiedi in chat cosa dicono i tuoi file e gli fai creare documenti, dopo la tua conferma.
Perché collegare Google Drive a WhatsApp
Il contratto di un cliente, l’ultima offerta, il listino: sono tutti su Drive, ma quando sei fuori e ti serve una clausola o una cifra, cercare il file dal telefono e scorrerlo fino al punto giusto è lento.
Collegando Google Drive a WhatsApp con Ugo, chiedi “cosa dice il contratto di Verdi sulla disdetta?” e ricevi la risposta con il nome del file da cui viene. E se ti serve un’offerta nuova, Ugo la prepara dal tuo modello e la crea dopo il tuo “Conferma”.
Come collegare Google Drive a WhatsApp, passo per passo
Ci vogliono pochi minuti. I primi due passaggi li fai una volta sola, poi colleghi tutte le app che vuoi.
- 1
Crea l’account Ugo
Registrati su app.ciaougo.com con email e password e inserisci il nome della tua azienda.
- 2
Collega il tuo WhatsApp
In Impostazioni → WhatsApp generi un codice e lo mandi in chat al numero di Ugo: da quel momento Ugo riconosce il tuo numero.
- 3
Attiva Google Drive
Sul portale di Ugo apri Skill e premi Collega sulla scheda di Google Drive.
- 4
Accedi con Google
Scegli il tuo account Google e autorizza Ugo a leggere i file e a creare documenti.
- 5
Scegli la cartella
Indica la cartella in cui Ugo può lavorare, per esempio “Clienti”: legge e crea file solo lì dentro e nelle sottocartelle. Se preferisci, scegli “Usa tutto il mio Drive”.
- 6
Scrivi a Ugo su WhatsApp
Chiedi un file o cosa c’è scritto in un documento: se Ugo ti risponde citando il file, il collegamento funziona.
Cosa puoi fare con Google Drive su WhatsApp
Offerte e contratti dai tuoi modelli
Prepari un modello con segnaposto come {{cliente}}: Ugo ne crea una copia compilata con i dati che gli dai, con la tua grafica.
Cartelle e note sui documenti
Crea la cartella di un nuovo cliente o aggiunge un paragrafo a un documento esistente, dopo la tua conferma.
Tabelle leggibili dal telefono
Se chiedi un foglio di calcolo, Ugo ti manda la tabella come immagine, ordinata e facile da leggere.
I primi messaggi da mandare
- Cosa dice il contratto di Verdi sulla disdetta?
- Prepara l’offerta per Neri dal modello
- Crea una cartella per il cliente Neri
Cosa dice l’offerta a Neri sui tempi di consegna?
Nell’“Offerta Neri Srl – settembre” (punto 4): consegna entro 30 giorni lavorativi dall’ordine, installazione compresa.
Prepara l’offerta per Bianchi dal modello Offerta base, 8 postazioni
Creo “Offerta Bianchi Spa” nella cartella Offerte, dal modello “Offerta base”, con cliente Bianchi Spa e 8 postazioni. Procedo?
Cosa Ugo non fa (ancora)
- Non cancella file e cartelle.
- Non modifica i fogli Google: li legge e, se vuoi, te li manda come immagine.
- Non ti manda i file come allegato su WhatsApp: ti dice cosa contengono.
- Non vede i file fuori dalla cartella che hai scelto.
Altri modi per collegare Google Drive a WhatsApp
Ugo non è l’unica strada. Ecco le alternative più comuni, e quando hanno senso.
L’app Google Drive e i link condivisi
Dal telefono puoi aprire un file e incollarne il link in una chat WhatsApp, ma cercarlo e leggerlo resta un lavoro tuo.
Gli assistenti AI dentro Google Workspace
Con alcuni piani Google offre un assistente che riassume i documenti dentro Drive e Documenti, ma non lavora da WhatsApp.
Automazioni con Zapier o Make
Possono avvisarti su WhatsApp quando compare un nuovo file in una cartella, ma servono l’API di WhatsApp Business e un po’ di configurazione, e non rispondono a domande sui contenuti.
Domande su Google Drive e WhatsApp
Si può collegare Google Drive a WhatsApp gratis?
Google e WhatsApp non offrono un collegamento diretto. Ugo costa 50 € al mese per persona (o 550 € all’anno), IVA esclusa, con Google Drive e tutte le altre app incluse.
Ugo vede tutto il mio Google Drive?
Solo se lo scegli tu. Quando colleghi Google Drive indichi una cartella: Ugo lavora solo lì dentro e nelle sue sottocartelle.
Come funzionano i modelli?
Prepari un documento Google con dei segnaposto tra doppie parentesi graffe, per esempio {{cliente}} o {{importo}}. Chiedi a Ugo di usarlo e lui crea una copia compilata con i dati che gli dai.
Ugo può cancellare i miei file?
No. Ugo legge, crea e modifica documenti, sempre dopo la tua conferma, ma non cancella file.
Altre guide: Documenti
Collega Google Drive a WhatsApp
Crei l’account, colleghi il tuo numero e attivi Google Drive dal portale. Tutte le app sono incluse nell’abbonamento.
