Una respuesta a partir de tus archivos
Una cláusula, una cifra, una fecha: Ugo encuentra el documento correcto y te dice qué contiene, de documentos y hojas de cálculo de Google, PDF y archivos de Word.
Cómo conectar Google Drive a WhatsApp
Google Drive no tiene una conexión directa con WhatsApp. La forma más sencilla es Ugo, un asistente IA con su propio número de WhatsApp: inicias sesión con tu cuenta de Google desde el portal, eliges la carpeta en la que puede trabajar y, a partir de ese momento, le preguntas por chat qué dicen tus archivos y le pides que cree documentos, después de tu confirmación.
Por qué conectar Google Drive a WhatsApp
El contrato de un cliente, la última oferta, la tarifa de precios: todo está en Drive, pero cuando estás fuera y necesitas una cláusula o una cifra, buscar el archivo desde el móvil y recorrerlo hasta el punto exacto es lento.
Conectando Google Drive a WhatsApp con Ugo, preguntas «¿qué dice el contrato de Ortega sobre la rescisión?» y recibes la respuesta con el nombre del archivo del que sale. Y si necesitas una oferta nueva, Ugo la prepara a partir de tu plantilla y la crea después de tu «Confirmar».
Cómo conectar Google Drive a WhatsApp, paso a paso
Son pocos minutos. Los dos primeros pasos los haces una sola vez; después conectas todas las apps que quieras.
- 1
Crea la cuenta de Ugo
Regístrate en app.ciaougo.com con email y contraseña e introduce el nombre de tu empresa.
- 2
Conecta tu WhatsApp
En Ajustes → WhatsApp generas un código y se lo mandas por chat al número de Ugo: desde ese momento Ugo reconoce tu número.
- 3
Activa Google Drive
En el portal de Ugo abre Habilidades y pulsa Conectar en la tarjeta de Google Drive.
- 4
Inicia sesión con Google
Elige tu cuenta de Google y autoriza a Ugo a leer los archivos y a crear documentos.
- 5
Elige la carpeta
Indica la carpeta en la que Ugo puede trabajar, por ejemplo «Clientes»: lee y crea archivos solo dentro de ella y de sus subcarpetas. Si lo prefieres, elige «Usar todo mi Drive».
- 6
Escríbele a Ugo por WhatsApp
Pide un archivo o pregunta qué pone en un documento: si Ugo te responde citando el archivo, la conexión funciona.
Qué puedes hacer con Google Drive en WhatsApp
Ofertas y contratos a partir de tus plantillas
Preparas una plantilla con marcadores como {{cliente}}: Ugo crea una copia rellenada con los datos que le das, con tu diseño.
Carpetas y notas en los documentos
Crea la carpeta de un cliente nuevo o añade un párrafo a un documento existente, después de tu confirmación.
Tablas legibles desde el móvil
Si pides una hoja de cálculo, Ugo te manda la tabla como imagen, ordenada y fácil de leer.
Los primeros mensajes que enviar
- ¿Qué dice el contrato de Ortega sobre la rescisión?
- Prepara la oferta para Navarro a partir de la plantilla
- Crea una carpeta para el cliente Navarro
¿Qué dice la oferta a Navarro sobre los plazos de entrega?
En la «Oferta Navarro S.L. – septiembre» (punto 4): entrega en un plazo de 30 días hábiles desde el pedido, instalación incluida.
Prepara la oferta para López a partir de la plantilla Oferta básica, 8 puestos
Creo «Oferta López S.A.» en la carpeta Ofertas, a partir de la plantilla «Oferta básica», con cliente López S.A. y 8 puestos. ¿Sigo adelante?
Lo que Ugo no hace (todavía)
- No borra archivos ni carpetas.
- No modifica las hojas de cálculo de Google: las lee y, si quieres, te las manda como imagen.
- No te manda los archivos como adjunto en WhatsApp: te dice qué contienen.
- No ve los archivos que están fuera de la carpeta que has elegido.
Otras formas de conectar Google Drive a WhatsApp
Ugo no es el único camino. Estas son las alternativas más habituales, y cuándo tienen sentido.
La app de Google Drive y los enlaces compartidos
Desde el móvil puedes abrir un archivo y pegar su enlace en un chat de WhatsApp, pero buscarlo y leerlo sigue siendo trabajo tuyo.
Los asistentes IA dentro de Google Workspace
Con algunos planes, Google ofrece un asistente que resume los documentos dentro de Drive y Documentos, pero no trabaja desde WhatsApp.
Automatizaciones con Zapier o Make
Pueden avisarte por WhatsApp cuando aparece un archivo nuevo en una carpeta, pero necesitan la API de WhatsApp Business y algo de configuración, y no responden a preguntas sobre el contenido.
Preguntas sobre Google Drive y WhatsApp
¿Se puede conectar Google Drive a WhatsApp gratis?
Google y WhatsApp no ofrecen una conexión directa. Ugo cuesta 50 € por persona al mes (o 550 € al año), IVA no incluido, con Google Drive y todas las demás apps incluidas.
¿Ugo ve todo mi Google Drive?
Solo si tú lo eliges. Cuando conectas Google Drive indicas una carpeta: Ugo trabaja solo dentro de ella y de sus subcarpetas.
¿Cómo funcionan las plantillas?
Preparas un documento de Google con marcadores entre dobles llaves, por ejemplo {{cliente}} o {{importe}}. Le pides a Ugo que lo use y él crea una copia rellenada con los datos que le das.
¿Ugo puede borrar mis archivos?
No. Ugo lee, crea y modifica documentos, siempre después de tu confirmación, pero no borra archivos.
Más guías: Documentos
Conecta Google Drive a WhatsApp
Creas la cuenta, conectas tu número y activas Google Drive desde el portal. Todas las apps están incluidas en la suscripción.
