Ungelesene Mails, zusammengefasst
Ugo sagt dir in wenigen Zeilen, was angekommen ist, wer auf eine Antwort wartet und was in einer langen Mail steht.
Outlook mit WhatsApp verbinden
Outlook lässt sich nicht direkt mit WhatsApp verbinden. Am einfachsten geht es mit Ugo, einem KI-Assistenten mit eigener WhatsApp-Nummer: Du meldest dich im Ugo-Portal mit deinem Microsoft-Konto an und fragst ihn ab dann im Chat nach ungelesenen Mails, lässt dir Nachrichten zusammenfassen und Antworten schreiben, die erst nach deiner Bestätigung rausgehen.
Warum Outlook Mail mit WhatsApp verbinden
Mit Microsoft 365 dreht sich der Arbeitstag um die Mails: Angebote, Auftragsbestätigungen, Kundenanfragen. Bist du unterwegs, kostet es mehr Zeit als gedacht, Outlook am Handy zu öffnen, das Dringende herauszufiltern und eine ordentliche Antwort zu schreiben.
Verbindest du Outlook mit Ugo, fragst du „Fass mir die ungelesenen Mails zusammen“ und weißt sofort, was zählt; du sagst, was du antworten willst, und Ugo schreibt die Mail. Du verbindest dich über die offizielle Microsoft-Anmeldung, ohne Ugo dein Passwort zu geben, und nichts geht vor deinem „Bestätigen“ raus.
Outlook Mail mit WhatsApp verbinden, Schritt für Schritt
Das dauert nur ein paar Minuten. Die ersten beiden Schritte machst du nur einmal, danach verbindest du so viele Apps, wie du willst.
- 1
Ugo-Konto erstellen
Registriere dich auf app.ciaougo.com mit E-Mail und Passwort und gib den Namen deines Unternehmens ein.
- 2
Dein WhatsApp verbinden
Unter Einstellungen → WhatsApp erzeugst du einen Code und schickst ihn im Chat an die Nummer von Ugo: Ab dann erkennt Ugo deine Nummer.
- 3
Outlook Mail aktivieren
Öffne im Ugo-Portal die Seite Skills und tippe auf der Karte von Outlook Mail auf Verbinden.
- 4
Mit Microsoft anmelden
Wähle dein Konto und erlaube Ugo, deine Mails zu lesen und zu verwalten. Ugo sieht dein Passwort nicht; verlangt dein Unternehmen die Freigabe durch einen Administrator, sagt Microsoft dir das an dieser Stelle.
- 5
Kalender und Adressbuch dazunehmen, wenn du willst
Outlook Calendar, Outlook Contacts und OneDrive nutzen dieselbe Verbindung zu deinem Microsoft-Konto: Du kannst sie auf derselben Seite aktivieren.
- 6
Ugo auf WhatsApp schreiben
Schick „Fass mir die ungelesenen Mails zusammen“ in den Chat mit Ugo: Antwortet er mit deinen Mails, funktioniert die Verbindung.
Was du mit Outlook Mail auf WhatsApp machen kannst
Antworten zum Freigeben
Du lieferst die Idee in einem Satz oder einer Sprachnachricht, Ugo schreibt die Antwort: Du liest sie und schickst sie mit einem Tippen ab.
An Kollegen weiterleiten
Bitte ihn, eine Mail an jemanden weiterzuleiten: Ist Outlook Contacts aktiv, findet Ugo die Adresse in deinem Adressbuch.
Archivieren und aufräumen
Archiviere, verschiebe, markiere als gelesen oder lösche Mails, die du nicht brauchst, nach deiner Bestätigung.
Die ersten Nachrichten zum Ausprobieren
- Fass mir die ungelesenen Mails zusammen
- Hat Wagner & Partner auf das Angebot geantwortet?
- Leite Markus die Mail der Bank weiter
Hat Wagner & Partner auf das Angebot geantwortet?
Ja, heute Morgen um 9:12, Julia Hoffmann: Das Angebot passt, sie bittet aber, die Lieferung auf die Woche danach zu verschieben und in zwei Raten zu zahlen.
Antworte, dass beides passt, und archiviere die Mail
1. Ich antworte Julia Hoffmann: „Guten Tag Frau Hoffmann, die Lieferung in der Woche danach und die Zahlung in zwei Raten passen uns gut. Mit freundlichen Grüßen“ 2. Ich verschiebe die Mail ins Archiv. Bestätigst du?
Was Ugo (noch) nicht tut
- Er öffnet keine Anhänge: Er sagt dir, wie sie heißen, liest aber nicht, was drinsteht.
- Er hängt keine Dateien an die Mails an, die er schreibt, und beim Weiterleiten gehen die Anhänge nicht mit.
- Er arbeitet nur mit deinem Postfach, nicht mit freigegebenen Postfächern oder denen deiner Kollegen.
Andere Wege, Outlook Mail mit WhatsApp zu verbinden
Ugo ist nicht der einzige Weg. Hier die gängigsten Alternativen, und wann sie sinnvoll sind.
Automatisierungen mit Power Automate, Zapier oder Make
Sie können für Mails bestimmter Absender einen Hinweis an WhatsApp schicken, aber dafür brauchst du die WhatsApp Business API und etwas Einrichtung, und zum Antworten gehst du zurück in Outlook.
Die Outlook-App und ihre Benachrichtigungen
Sie meldet neue Mails und lässt dich am Handy antworten, aber öffnen, suchen und schreiben musst du selbst.
Copilot in Outlook
Der Assistent von Microsoft fasst Mails zusammen und schreibt sie in Outlook, wenn deine Lizenz ihn enthält, arbeitet aber nicht über WhatsApp.
Fragen zu Outlook Mail und WhatsApp
Kann ich Outlook kostenlos mit WhatsApp verbinden?
Microsoft und WhatsApp bieten keine direkte Verbindung an. Ugo kostet 50 € pro Person und Monat (oder 550 € pro Jahr), zzgl. MwSt., mit Outlook Mail und allen anderen Apps inklusive.
Kennt Ugo mein Microsoft-Passwort?
Nein. Du verbindest dich über die offizielle Microsoft-Anmeldung: Ugo bekommt eine Berechtigung, die du jederzeit widerrufen kannst, im Portal oder in den Einstellungen deines Microsoft-Kontos.
Verschickt Ugo Mails, ohne mich zu fragen?
Nein. Jedes Senden, Weiterleiten oder Verschieben in Ordner wird dir vorher gezeigt und erst nach deinem „Bestätigen“ ausgeführt.
Was ist der Unterschied zwischen Outlook Mail und dem Skill E-Mail?
Sie können dasselbe. Outlook Mail verbindet sich über die Microsoft-Anmeldung, ohne Passwort; der Skill E-Mail funktioniert mit jedem IMAP- und SMTP-Postfach, etwa Gmail oder GMX.
Weitere Anleitungen: E-Mail
Verbinde Outlook Mail mit WhatsApp
Du erstellst ein Konto, verbindest deine Nummer und aktivierst Outlook Mail im Portal. Alle Apps sind im Abo enthalten.
