Wissen, was angekommen ist
Frag, ob dir jemand geschrieben hat, was in einer langen Mail steht oder wann dir ein Kunde zuletzt geschrieben hat.
E-Mail mit WhatsApp verbinden (Gmail, GMX, IMAP)
E-Mail-Postfächer lassen sich nicht direkt mit WhatsApp verbinden. Mit Ugo, einem KI-Assistenten mit eigener WhatsApp-Nummer, gibst du im Portal Adresse und Passwort deines Postfachs ein (für Gmail, Outlook, iCloud und Yahoo sind die Server schon hinterlegt, GMX, Web.de oder T-Online verbindest du mit den IMAP- und SMTP-Daten des Anbieters): Ab dann fragst du ihn im Chat, was angekommen ist, und lässt ihn Antworten schreiben, die erst nach deiner Bestätigung rausgehen.
Warum E-Mail (IMAP und SMTP) mit WhatsApp verbinden
Mails kommen, während du beim Kunden oder im Auto bist, und am Handy ist das Lesen genauso mühsam wie das Antworten: Die Antwort bleibt bis zum Abend liegen. Derweil füllt sich das Postfach mit Newslettern und Benachrichtigungen, die das Wichtige verdecken.
Verbindest du dein Postfach mit Ugo, fragst du „Hat mir der Steuerberater geschrieben?“ und bekommst eine Zusammenfassung in zwei Zeilen; du sagst, was du antworten willst, und Ugo schreibt die komplette Mail. Bevor er sie verschickt, verschiebt oder löscht, zeigt er dir, was er vorhat, und wartet auf dein „Bestätigen“.
E-Mail (IMAP und SMTP) mit WhatsApp verbinden, Schritt für Schritt
Das dauert nur ein paar Minuten. Die ersten beiden Schritte machst du nur einmal, danach verbindest du so viele Apps, wie du willst.
- 1
Ugo-Konto erstellen
Registriere dich auf app.ciaougo.com mit E-Mail und Passwort und gib den Namen deines Unternehmens ein.
- 2
Dein WhatsApp verbinden
Unter Einstellungen → WhatsApp erzeugst du einen Code und schickst ihn im Chat an die Nummer von Ugo: Ab dann erkennt Ugo deine Nummer.
- 3
Den Skill E-Mail aktivieren
Öffne im Ugo-Portal die Seite Skills und tippe auf der Karte E-Mail auf Postfach verbinden.
- 4
Deinen Anbieter wählen
Unter E-Mail-Anbieter wählst du deinen (Gmail, Outlook / Microsoft 365, iCloud, Yahoo): IMAP- und SMTP-Server werden automatisch ausgefüllt. Für GMX, Web.de, T-Online und andere wählst du „Andere (Server eingeben)“ und überträgst die Daten aus der Anleitung deines Anbieters, etwa imap.gmx.net und mail.gmx.net bei GMX. Bei GMX und Web.de musst du den IMAP-Zugriff vorher in den Einstellungen des Postfachs erlauben.
- 5
Adresse und Passwort eingeben
Trag Adresse, Benutzername und Passwort ein. Für Gmail brauchst du ein App-Passwort: Du erstellst es unter Google-Konto → Sicherheit → Bestätigung in zwei Schritten → App-Passwörter.
- 6
Auf Prüfen und speichern tippen
Ugo versucht, das Postfach zu lesen und sich mit dem Postausgangsserver zu verbinden: Klappt etwas nicht, sagt er es dir sofort, mit dem Grund.
- 7
Ugo auf WhatsApp schreiben
Schick „Habe ich ungelesene Mails?“ in den Chat mit Ugo: Antwortet er mit deinen Mails, funktioniert die Verbindung.
Was du mit E-Mail (IMAP und SMTP) auf WhatsApp machen kannst
Mit zwei Worten antworten
Du sagst, was du antworten willst, Ugo schreibt die komplette Mail und zeigt sie dir: Sie geht erst nach deinem OK aus deinem Postfach raus.
Das Postfach aufräumen
Verschiebe Newsletter in einen Ordner, markiere Benachrichtigungen als gelesen oder lösche, was du nicht brauchst, immer nach deiner Bestätigung.
Die Übersicht zur gewünschten Uhrzeit
Mit geplanten Aufgaben sagt dir Ugo zum Beispiel jeden Montagmorgen, auf welche Mails du noch nicht geantwortet hast.
Die ersten Nachrichten zum Ausprobieren
- Habe ich ungelesene Mails?
- Wann hat mir Becker zuletzt geschrieben?
- Verschieb die Newsletter ins Archiv
Sind seit heute Morgen wichtige Mails gekommen?
Seit heute Morgen hast du 3 Mails: • Laura Schulz: fragt, ob die Lieferung am Donnerstag passt • IONOS: deine Domain läuft am 30. ab • 1 Newsletter Laura wartet auf eine Antwort.
Sag ihr, dass Donnerstag super passt
Ich antworte Laura Schulz auf „Lieferung Bestellung“: „Hallo Laura, Donnerstag passt super. Bis bald!“ Abschicken?
Was Ugo (noch) nicht tut
- Er öffnet keine Anhänge: Er sagt dir, wie sie heißen, liest aber nicht, was drinsteht.
- Er hängt keine Dateien an die Mails an, die er schreibt, und beim Weiterleiten gehen die Anhänge nicht mit.
- Hat dein Unternehmen den IMAP-Zugriff mit Passwort abgeschaltet, wie oft bei Microsoft 365, lässt sich das Postfach nicht verbinden: Nutze dann den Skill Outlook Mail.
Andere Wege, E-Mail (IMAP und SMTP) mit WhatsApp zu verbinden
Ugo ist nicht der einzige Weg. Hier die gängigsten Alternativen, und wann sie sinnvoll sind.
Benachrichtigungen der Mail-App
Sie melden dir neue Mails, aber zum Lesen, Antworten und Aufräumen musst du die App öffnen und alles selbst machen.
Automatisierungen mit Zapier oder Make
Sie können für Mails bestimmter Absender einen Hinweis an WhatsApp schicken, aber dafür brauchst du die WhatsApp Business API und etwas Einrichtung, und zum Antworten gehst du zurück ins Postfach.
KI-Assistenten im Mailprogramm
Gmail und Outlook bieten Assistenten, die Mails zusammenfassen und schreiben, aber nur in ihrer eigenen App, nicht auf WhatsApp und nicht mit anderen Postfächern.
Fragen zu E-Mail (IMAP und SMTP) und WhatsApp
Kann ich meine E-Mails kostenlos mit WhatsApp verbinden?
Weder die Mail-Anbieter noch WhatsApp bieten eine direkte Verbindung an. Ugo kostet 50 € pro Person und Monat (oder 550 € pro Jahr), zzgl. MwSt., mit dem Skill E-Mail und allen anderen Apps inklusive.
Wo landet das Passwort meines Postfachs?
Verschlüsselt in der Datenbank von Ugo in Frankfurt am Main. Nutzt du ein App-Passwort, kannst du es bei deinem Anbieter widerrufen, und im Portal kannst du das Postfach jederzeit trennen.
Warum will Gmail ein App-Passwort?
Google akzeptiert für den IMAP-Zugang nicht das normale Passwort. Du aktivierst die Bestätigung in zwei Schritten, erstellst in den Sicherheitseinstellungen deines Google-Kontos ein App-Passwort und fügst es im Ugo-Portal ein.
Ich nutze Microsoft 365: lieber E-Mail oder Outlook Mail?
Outlook Mail: Du verbindest dich über die Microsoft-Anmeldung, ohne Ugo dein Passwort zu geben, und es funktioniert auch, wenn dein Unternehmen IMAP abgeschaltet hat. Beide Skills können dasselbe.
Weitere Anleitungen: E-Mail
Verbinde E-Mail (IMAP und SMTP) mit WhatsApp
Du erstellst ein Konto, verbindest deine Nummer und aktivierst E-Mail (IMAP und SMTP) im Portal. Alle Apps sind im Abo enthalten.
