Savoir ce qui est arrivé
Demandez si quelqu’un vous a écrit, ce que dit un long e-mail ou quand un client vous a écrit pour la dernière fois.
Comment connecter vos e-mails à WhatsApp (Gmail, Orange, IMAP)
Les boîtes mail n’ont pas de connexion directe avec WhatsApp. Avec Ugo, un assistant IA qui a son propre numéro WhatsApp, vous saisissez sur le portail l’adresse et le mot de passe de votre boîte (pour Gmail, iCloud, Yahoo et Outlook, les serveurs sont déjà prêts ; pour Orange, Free ou OVH, vous les recopiez) : dès lors, vous lui demandez dans la conversation ce qui est arrivé et lui faites rédiger les réponses, qui ne partent qu’après votre confirmation.
Pourquoi connecter E-mail (IMAP et SMTP) à WhatsApp
Les e-mails arrivent pendant que vous êtes chez un client ou en voiture, et sur le téléphone il est pénible de les lire comme d’y répondre : la réponse attend jusqu’au soir. Pendant ce temps, la boîte se remplit de newsletters et de notifications qui cachent ce qui compte.
En connectant vos e-mails à WhatsApp avec Ugo, vous demandez « Mon expert-comptable m’a écrit ? » et recevez un résumé en deux lignes ; vous dites quoi répondre et Ugo rédige l’e-mail complet. Avant de l’envoyer, de le déplacer ou de le supprimer, il vous montre ce qu’il s’apprête à faire et attend votre « Confirmer ».
Comment connecter E-mail (IMAP et SMTP) à WhatsApp, étape par étape
Il ne faut que quelques minutes. Les deux premières étapes, vous ne les faites qu’une fois, puis vous connectez toutes les applis que vous voulez.
- 1
Créez votre compte Ugo
Inscrivez-vous sur app.ciaougo.com avec votre e-mail et un mot de passe, et saisissez le nom de votre entreprise.
- 2
Associez votre WhatsApp
Dans Paramètres → WhatsApp, vous générez un code et l’envoyez dans la conversation au numéro d’Ugo : dès lors, Ugo reconnaît votre numéro.
- 3
Activez la skill E-mail
Sur le portail d’Ugo, ouvrez Compétences et cliquez sur Connecter la boîte mail sur la fiche Email.
- 4
Choisissez votre fournisseur
Dans Fournisseur de messagerie, choisissez le vôtre (Gmail, Outlook / Microsoft 365, iCloud, Yahoo) : les serveurs IMAP et SMTP se remplissent tout seuls. Pour Orange, Free, OVH ou un autre fournisseur, choisissez « Autre (saisir les serveurs) » et recopiez les paramètres indiqués dans l’aide de votre fournisseur.
- 5
Saisissez l’adresse et le mot de passe
Indiquez l’adresse, le nom d’utilisateur et le mot de passe. Pour Gmail, il faut un mot de passe d’application : vous le créez dans Compte Google → Sécurité → Validation en deux étapes → Mots de passe des applications.
- 6
Cliquez sur Vérifier et enregistrer
Ugo essaie de lire la boîte et de se connecter au serveur d’envoi : si quelque chose ne va pas, il vous le dit tout de suite, avec la raison.
- 7
Écrivez à Ugo sur WhatsApp
Envoyez « J’ai des e-mails non lus ? » dans la conversation avec Ugo : s’il vous répond avec vos e-mails, la connexion fonctionne.
Ce que vous pouvez faire avec E-mail (IMAP et SMTP) sur WhatsApp
Répondre en deux mots
Dites quoi répondre, Ugo rédige l’e-mail complet et vous le montre : il ne part de votre boîte qu’après votre accord.
Garder une boîte bien rangée
Déplacez les newsletters dans un dossier, marquez les notifications comme lues ou supprimez ce qui ne sert pas, toujours après votre confirmation.
Le récapitulatif à l’heure de votre choix
Avec les tâches programmées, Ugo vous dit, par exemple chaque lundi matin, à quels e-mails vous n’avez pas encore répondu.
Les premiers messages à envoyer
- J’ai des e-mails non lus ?
- Quand Dubois m’a-t-il écrit pour la dernière fois ?
- Déplace les newsletters dans Archives
Il y a des e-mails importants depuis ce matin ?
Depuis ce matin, vous avez 3 e-mails : • Laure Fontaine : elle demande si la livraison jeudi vous convient • OVHcloud : votre nom de domaine expire le 30 • 1 newsletter Laure attend une réponse.
Dis-lui que jeudi, c’est parfait
Je réponds à Laure Fontaine, « Livraison commande » : « Bonjour Laure, jeudi, c’est parfait. À bientôt. » Je l’envoie ?
Ce qu’Ugo ne fait pas (encore)
- Il n’ouvre pas les pièces jointes : il vous donne leur nom, mais ne lit pas leur contenu.
- Il ne joint pas de fichiers aux e-mails qu’il rédige, et quand il transfère un e-mail, les pièces jointes ne suivent pas.
- Si votre entreprise a désactivé l’accès IMAP par mot de passe, comme c’est souvent le cas avec Microsoft 365, la boîte ne se connecte pas : utilisez alors la skill Outlook Mail.
D’autres façons de connecter E-mail (IMAP et SMTP) à WhatsApp
Ugo n’est pas la seule solution. Voici les alternatives les plus courantes, et quand elles ont du sens.
Les notifications de l’appli de messagerie
Elles vous préviennent quand un e-mail arrive, mais pour le lire, répondre ou faire du tri, il faut ouvrir l’appli et tout faire à la main.
Automatisations avec Zapier ou Make
Elles peuvent transférer sur WhatsApp une alerte pour les e-mails de certains expéditeurs, mais il faut l’API WhatsApp Business et un peu de configuration, et pour répondre vous retournez dans la boîte.
Les assistants IA intégrés à la messagerie
Gmail et Outlook proposent des assistants qui résument et rédigent les e-mails, mais ils fonctionnent dans leur propre appli, pas sur WhatsApp ni avec les autres boîtes.
Questions sur E-mail (IMAP et SMTP) et WhatsApp
Peut-on connecter ses e-mails à WhatsApp gratuitement ?
Ni les fournisseurs de messagerie ni WhatsApp ne proposent de connexion directe. Ugo coûte 50 € HT par mois et par personne, ou 550 € HT par an, avec la skill E-mail et toutes les autres applications incluses.
Où est conservé le mot de passe de ma boîte ?
Dans la base de données d’Ugo à Francfort, chiffré. Si vous utilisez un mot de passe d’application, vous pouvez le révoquer chez votre fournisseur, et vous pouvez déconnecter la boîte depuis le portail à tout moment.
Pourquoi Gmail demande-t-il un mot de passe d’application ?
Google n’accepte pas le mot de passe habituel pour l’accès IMAP. Activez la validation en deux étapes, générez un mot de passe d’application depuis les paramètres de sécurité de votre compte Google et collez-le sur le portail d’Ugo.
J’utilise Microsoft 365 : plutôt E-mail ou Outlook Mail ?
Outlook Mail : vous vous connectez avec l’accès Microsoft, sans donner votre mot de passe à Ugo, et cela fonctionne même quand l’entreprise a désactivé l’IMAP. Les deux skills font la même chose.
Autres guides : E-mail
Connectez E-mail (IMAP et SMTP) à WhatsApp
Vous créez votre compte, associez votre numéro et activez E-mail (IMAP et SMTP) depuis le portail. Toutes les applis sont incluses dans l’abonnement.
