Sapere cosa è arrivato
Chiedi se ti ha scritto qualcuno, cosa dice una mail lunga o quando ti ha scritto l’ultima volta un cliente.
Come collegare la tua email a WhatsApp (Gmail, Aruba, IMAP)
Le caselle email non hanno un collegamento diretto con WhatsApp. Con Ugo, un assistente AI con un suo numero WhatsApp, inserisci sul portale l’indirizzo e la password della tua casella (per Gmail, Aruba, Libero e altri provider i server sono già pronti): da quel momento gli chiedi in chat cosa è arrivato e gli fai scrivere le risposte, che partono solo dopo la tua conferma.
Perché collegare Email (IMAP e SMTP) a WhatsApp
Le mail arrivano mentre sei da un cliente o in macchina, e dal telefono è scomodo sia leggerle sia rispondere: la risposta resta in sospeso fino a sera. Intanto la casella si riempie di newsletter e notifiche che nascondono quello che conta.
Collegando la tua email a WhatsApp con Ugo, chiedi “mi ha scritto il commercialista?” e ricevi un riassunto in due righe; dici cosa rispondere e Ugo scrive la mail completa. Prima di mandarla, spostarla o cancellarla ti mostra cosa sta per fare e aspetta il tuo “Conferma”.
Come collegare Email (IMAP e SMTP) a WhatsApp, passo per passo
Ci vogliono pochi minuti. I primi due passaggi li fai una volta sola, poi colleghi tutte le app che vuoi.
- 1
Crea l’account Ugo
Registrati su app.ciaougo.com con email e password e inserisci il nome della tua azienda.
- 2
Collega il tuo WhatsApp
In Impostazioni → WhatsApp generi un codice e lo mandi in chat al numero di Ugo: da quel momento Ugo riconosce il tuo numero.
- 3
Attiva la skill Email
Sul portale di Ugo apri Skill e premi Collega casella di posta sulla scheda Email.
- 4
Scegli il tuo provider
In Provider di posta scegli il tuo (Gmail, Outlook / Microsoft 365, iCloud, Yahoo, Aruba, Libero): i server IMAP e SMTP si compilano da soli. Se non c’è, scegli “Altro (inserisci i server)” e copia i dati dalle istruzioni del tuo provider.
- 5
Inserisci indirizzo e password
Scrivi indirizzo, nome utente e password. Per Gmail serve una password per le app: la crei in Account Google → Sicurezza → Verifica in due passaggi → Password per le app.
- 6
Premi Verifica e salva
Ugo prova a leggere la casella e a collegarsi al server di invio: se qualcosa non va, te lo dice subito, con il motivo.
- 7
Scrivi a Ugo su WhatsApp
Manda “Ho mail non lette?” nella chat con Ugo: se ti risponde con le tue mail, il collegamento funziona.
Cosa puoi fare con Email (IMAP e SMTP) su WhatsApp
Rispondere con due parole
Dici cosa rispondere, Ugo scrive la mail completa e te la mostra: parte dalla tua casella solo dopo il tuo ok.
Tenere in ordine la casella
Sposta le newsletter in una cartella, segna come lette le notifiche o cancella quello che non serve, sempre dopo la tua conferma.
Il riepilogo all’ora che scegli
Con le attività programmate Ugo ti dice, per esempio ogni lunedì mattina, a quali mail non hai ancora risposto.
I primi messaggi da mandare
- Ho mail non lette?
- Quando mi ha scritto l’ultima volta Bianchi?
- Sposta le newsletter in Archivio
Ci sono mail importanti da stamattina?
Da stamattina hai 3 mail: • Laura Conti: chiede se va bene la consegna giovedì • Aruba: il dominio scade il 30 • 1 newsletter Laura aspetta una risposta.
Dille che giovedì va benissimo
Rispondo a Laura Conti, “Consegna ordine”: “Ciao Laura, giovedì va benissimo. A presto.” La mando?
Cosa Ugo non fa (ancora)
- Non apre gli allegati: ti dice come si chiamano, ma non legge cosa contengono.
- Non allega file alle mail che scrive, e quando inoltra una mail gli allegati non partono.
- Se la tua azienda ha disattivato l’accesso IMAP con password, come succede spesso con Microsoft 365, la casella non si collega: in quel caso usa la skill Outlook Mail.
Altri modi per collegare Email (IMAP e SMTP) a WhatsApp
Ugo non è l’unica strada. Ecco le alternative più comuni, e quando hanno senso.
Notifiche dell’app di posta
Ti avvisano quando arriva una mail, ma per leggerla, rispondere o fare ordine devi aprire l’app e farlo a mano.
Automazioni con Zapier o Make
Possono inoltrare su WhatsApp un avviso per le mail di certi mittenti, ma servono l’API di WhatsApp Business e un po’ di configurazione, e per rispondere torni nella casella.
Gli assistenti AI dentro la posta
Gmail e Outlook offrono assistenti che riassumono e scrivono le mail, ma funzionano dentro la loro app, non su WhatsApp e non con le altre caselle.
Domande su Email (IMAP e SMTP) e WhatsApp
Si può collegare l’email a WhatsApp gratis?
Né i provider di posta né WhatsApp offrono un collegamento diretto. Ugo costa 50 € al mese per persona (o 550 € all’anno), IVA esclusa, con la skill Email e tutte le altre app incluse.
Dove finisce la password della mia casella?
Nel database di Ugo a Francoforte, cifrata. Se usi una password per le app puoi revocarla dal tuo provider, e puoi scollegare la casella dal portale in qualsiasi momento.
Perché Gmail vuole una password per le app?
Google non accetta la password normale per l’accesso IMAP. Attivi la verifica in due passaggi, generi una password per le app dalle impostazioni di sicurezza dell’account Google e la incolli sul portale di Ugo.
Uso Microsoft 365: meglio Email o Outlook Mail?
Outlook Mail: ti colleghi con l’accesso di Microsoft, senza dare la password a Ugo, e funziona anche quando l’azienda ha disattivato l’IMAP. Le due skill fanno le stesse cose.
Altre guide: Email
Collega Email (IMAP e SMTP) a WhatsApp
Crei l’account, colleghi il tuo numero e attivi Email (IMAP e SMTP) dal portale. Tutte le app sono incluse nell’abbonamento.
