Pruebas que caducan en silencio
Activas treinta días de prueba y el cliente desaparece. Si no lo llamas en el momento justo, con respuestas a las dudas que han salido, la prueba se cierra y la venta con ella.
Vendes software de gestión, licencias o suscripciones SaaS a pymes. Ugo mantiene en orden demos, pruebas y renovaciones, responde sobre las funciones del producto leyendo la documentación del fabricante y escribe los seguimientos por ti.
Los agentes comerciales de software venden algo que el cliente no puede tocar. La venta pasa por una demo, un periodo de prueba, una lista de preguntas técnicas, una oferta con cuota anual y luego, doce meses después, la renovación. Cada paso tiene una fecha, y cada fecha olvidada es un cliente que se va a la competencia. El buen comercial no es solo el que hace la mejor demo, sino el que no se salta ningún paso.
Tanto si eres distribuidor autorizado de un ERP como agente de una empresa de software local o partner de una plataforma SaaS, tu cartera crece año tras año, y con ella las cuotas que seguir. Ugo trabaja en WhatsApp: le preguntas quién tiene una prueba a punto de caducar, cuánto cuesta el módulo de almacén, qué clientes renuevan en noviembre.
Ugo lee el CRM, la agenda y el correo, aprende la web y la documentación pública del fabricante y te responde indicando la página. Así, en plena negociación, contestas a las preguntas sobre el producto sin esperar a preventa y llegas a la renovación sabiendo qué ha pasado durante el último año. Los emails a clientes, las citas para las demos y los cambios en las oportunidades salen solo después de tu «Confirmar».
El ciclo de venta del software es largo y está lleno de pequeños pasos.
Activas treinta días de prueba y el cliente desaparece. Si no lo llamas en el momento justo, con respuestas a las dudas que han salido, la prueba se cierra y la venta con ella.
La facturación recurrente vive de las renovaciones. Pero los vencimientos están repartidos entre contratos, hojas de Excel y el portal del fabricante, y del cliente descontento te enteras cuando ya se ha dado de baja.
«¿Cumple con Verifactu?» «¿Gestiona tallas y colores?» Si tienes que esperar a la preventa del fabricante, el cliente mientras tanto mira otro programa.
Módulos adicionales, usuarios extra, descuentos el primer año, incentivos trimestrales para partners. Las condiciones cambian a menudo y preparar una oferta correcta, sin olvidar ninguna línea, lleva tiempo.
De la demo a la renovación, así lo usan distribuidores y agentes de software de gestión.
Un cliente potencial pide una demo online. Ugo mira tu agenda, encuentra los huecos libres de la semana y crea la cita. Después prepara el email de confirmación para el cliente.
Skills que usa
Óptica Moreno quiere una demo de una hora esta semana. ¿Cuándo puedo?
Estás libre: • miércoles 10:00-12:00 • jueves 15:00-18:00 • viernes 9:00-11:00
El jueves a las 15, online. Mándale también la confirmación a Paula Moreno
Esto es lo que voy a hacer: • Creo «Demo software – Óptica Moreno» el jueves 15:00-16:00, online • Escribo a Paula Moreno con fecha, hora y lo que veremos en la demo ¿Confirmas?
Con Webs de empresa, Ugo lee la web y las guías públicas del software que vendes, y también las de la competencia. Te responde sobre funciones, módulos y diferencias indicando la página, para que contestes al cliente sin esperar a preventa.
Skills que usa
¿Nuestro programa hace inventario con lector portátil? ¿Y el que usa ahora el cliente?
Sí: el módulo Almacén Plus admite lectores de códigos de barras e inventario desde dispositivo móvil (página «Módulo de almacén»). El producto de la competencia solo lo ofrece en la versión Enterprise (página «Precios y planes»).
Una tarea programada le pide a Ugo cada lunes las oportunidades en la etapa «Prueba» del CRM con fecha de cierre próxima. Te escribe primero y te ayuda a preparar el seguimiento adecuado para cada una.
Skills que usa
Buenos días. Pruebas que caducan esta semana: 1. Asesoría Gallego, caduca el miércoles 2. Pastelería Ríos, caduca el viernes 3. Transportes Ruiz, caduca el sábado
A la 1 proponle una llamada para aclarar dudas, la 3 pásala a «Oferta»
Esto es lo que voy a hacer: • Email a Asesoría Gallego proponiendo una llamada de 20 minutos • Paso «Transportes Ruiz – Software de gestión» a la etapa «Oferta» en HubSpot ¿Confirmas?
¿Tienes los contratos en un Excel en OneDrive? Ugo lo lee y te dice quién renueva en los próximos meses, con cuota y módulos activos. Puede actualizar la celda del estado cuando el cliente confirma.
Skills que usa
¿Quién renueva en noviembre?
Según el archivo «Cuotas clientes 2026»: • Ferretería Conde, 1.200 €/año, 3 usuarios • Clínica Dental Dr. León, 890 €/año, módulo de facturación • Quesería del Valle, 2.400 €/año, almacén y producción
Marca Conde como «renovado»
Actualizo la columna «Estado» de Ferretería Conde a «Renovado» en el archivo «Cuotas clientes 2026». ¿Confirmas?
Demos, visitas y renovaciones: un ejemplo de cómo encaja Ugo en la jornada.
Ugo te manda las demos del día y te recuerda que la prueba de Asesoría Gallego caduca mañana.
Antes de la demo pides un resumen de los últimos emails con el cliente y de las notas del CRM.
El cliente pregunta si el programa gestiona proyectos. Ugo responde leyendo la documentación del fabricante.
Dictas un audio después de la visita: nota en el CRM, oportunidad pasada a «Oferta», tarea para enviar el presupuesto.
Ugo rellena la plantilla de oferta en Drive con nombre del cliente, módulos y cuota. La revisas y la envías.
Preguntas qué renovaciones del mes siguen sin confirmar y dejas preparados los recordatorios para mañana.
Tus herramientas y las del fabricante, en un solo chat.
Muchos fabricantes piden a sus partners que registren las oportunidades en HubSpot, Zoho CRM u Odoo. Ugo lee el embudo, añade notas y cambia las etapas, así el registro está siempre al día.
Con Webs de empresa, Ugo aprende las páginas públicas del producto, las preguntas frecuentes y el centro de ayuda del fabricante. Te responde indicando la página, algo útil cuando tienes que tranquilizar al cliente.
Vencimientos, cuotas, usuarios y módulos activos en un Excel. Ugo lo lee, añade filas para los contratos nuevos y actualiza el estado de las renovaciones cuando confirmas.
Si también llevas la posventa, Ugo te dice qué tickets de tus clientes están abiertos antes de ir a verlos. Llegas a la renovación sabiendo qué no ha funcionado.
¿Las fichas de los módulos y las respuestas a las objeciones están en Notion? Ugo las lee. Y si el programa que vendes ofrece un servidor MCP, también puedes conectarlo.
Las funciones de Ugo más útiles para este trabajo, empezando por la primera que conviene encender. Las activas desde el portal en pocos minutos.
Normalmente se empieza con un contrato de agencia con una empresa de software o un acuerdo de partner con un fabricante, que incluye formación sobre el producto y una zona o un tipo de cliente. Como agente autónomo te das de alta en Hacienda y en el régimen de autónomos de la Seguridad Social. Conocer los procesos de tus clientes cuenta tanto como conocer el programa. Después, Ugo te ayuda a seguir demos, pruebas y renovaciones sin perder ninguna.
Fija ya en la demo una fecha de revisión a mitad de la prueba, apunta las dudas que salgan y vuelve a contactar con el cliente antes de que caduque con respuestas concretas, no con un genérico «¿qué tal va?». Con Ugo creas la etapa «Prueba» en el CRM y una tarea programada que cada lunes te lista las pruebas que caducan.
Sí, dentro de lo que está publicado. Con Webs de empresa, Ugo lee la web del producto, las guías y las preguntas frecuentes públicas del fabricante y responde indicando la página. Si una información no está, te lo dice en vez de inventársela: en ese caso, mejor preguntar a preventa.
Ten una lista única con vencimiento, cuota, módulos y persona de contacto, y llama al cliente al menos 60 días antes, mejor con una visita. Ugo lee la lista desde Excel en OneDrive o desde el CRM, te avisa con una tarea programada y prepara los emails de renovación, que salen solo después de tu confirmación.
Ugo solo responde a los números de WhatsApp verificados en el portal, guarda los datos en servidores de Fráncfort y entra en Drive u OneDrive solo en la carpeta que tú eliges. Cada acción que cambia algo, como un email o una actualización del CRM, necesita tu «Confirmar». Puedes desconectar una skill en cualquier momento.
Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, que no dependen de Ugo.
Conecta CRM, agenda y la web del software que vendes. Ugo te escribe cuando hace falta y tú te centras en las demos.