Consultas con horarios estrictos
Muchos médicos reciben a los visitadores en días y franjas concretas. Encajar las visitas con los desplazamientos, sin huecos inútiles, es cada semana un pequeño rompecabezas.
La app para visitadores médicos y delegados farmacéuticos, en WhatsApp
Horarios de consulta, ciclos de visita, informes, materiales aprobados que encontrar, farmacias y distribuidoras que seguir. Ugo organiza agenda, correo y documentos desde el chat que ya usas. La información científica sigue siendo cosa tuya.
Una app para visitadores médicos tiene que respetar dos cosas: los tiempos de los médicos y las normas del sector. Tanto si eres visitador médico como delegado de OTC y autocuidado que trabaja con farmacias o key account que lleva hospitales y distribuidoras, tu semana se compone de ciclos de visita, consultas con horarios estrictos, reuniones de zona e informes que entregar.
El sector está regulado. Los materiales que usas son los aprobados por la compañía, las normas sobre visitas y muestras son precisas y cada comunicación cuenta. Por eso hace falta orden: saber dónde está la última versión del material, cuándo viste a un médico por última vez, qué farmacias se han adherido a la promoción de productos de venta libre.
Ugo no hace información científica en tu lugar ni da consejos médicos. Se ocupa de la parte organizativa: encuentra huecos en la agenda entre una consulta y otra, calcula las rutas, busca los archivos en la carpeta que elijas, resume los emails del jefe de zona, actualiza tu informe. Y antes de cualquier acción te pide confirmación.
Lo que complica el trabajo de visitadores y delegados farmacéuticos
Mucho tiempo se va en esperas, desplazamientos e informes. Y ahí es donde un asistente ayuda.
Materiales y versiones que encontrar
Fichas, folletos y presentaciones cambian de versión. Delante del médico tienes que usar la correcta, y buscarla entre emails y carpetas te hace perder minutos valiosos.
Informes de visita que rellenar
Al final del día hay que escribir el resumen de cada visita. Si lo dejas para luego, los detalles se pierden y el viernes por la tarde se convierte en un maratón de informes.
Farmacias y distribuidoras
En el canal OTC y de autocuidado cuentan las promociones, los pedidos a través de la distribuidora y la disponibilidad. Los emails de confirmación llegan de varios sitios y hay que seguirlos uno a uno.
Ugo para visitadores médicos y delegados de OTC
Cuatro ejemplos de organización diaria. Ninguno sustituye tu papel.
Encajar las visitas de la semana
Pregunta a Ugo los huecos libres del jueves y el tiempo de trayecto entre dos consultas: mira agenda y tráfico y te propone el mejor orden, luego crea las citas que confirmas.
Skills que usa
¿El jueves me da tiempo a pasar por la consulta del Dr. Ferrer en Dos Hermanas después de la reunión de las 11?
La reunión acaba a las 12:00 en Sevilla, avenida de la Buhaira. Hasta Dos Hermanas se tardan 25 minutos con el tráfico de ahora. El Dr. Ferrer recibe desde las 15:00, así que tienes tiempo también para comer. ¿Quieres que cree la visita a las 15:00?
Sí
Esto es lo que voy a hacer: Creo «Visita Dr. Ferrer – Dos Hermanas» el jueves 23 a las 15:00. ¿Confirmas?
La versión correcta del material
Ugo busca en la carpeta que has elegido en Google Drive y te dice cuál es el documento más reciente, con nombre y fecha. No escribe ni modifica contenidos científicos: solo te ayuda a encontrarlos.
Skills que usa
¿Cuál es la última versión de la presentación del producto cardio?
En la carpeta «Materiales aprobados» está: • «Presentación Cardio v4.pdf», subida el 30 de septiembre Las versiones v2 y v3 están en la subcarpeta «Archivo».
El informe del día de viva voz
En el coche, antes de arrancar, dictas un audio con las visitas hechas. Ugo añade las filas a tu archivo de informes en OneDrive, con fecha, médico y notas organizativas, tras tu «Confirmar».
Skills que usa
🎤 Mensaje de voz (0:26)
Esto es lo que añado al archivo «Informe octubre»: 1. 21/10 – Dra. Gallego, Mairena del Aljarafe – visita hecha, volver en noviembre 2. 21/10 – Dr. Navarro, Alcalá de Guadaíra – no estaba, volver a intentarlo el martes ¿Confirmas?
Los emails del jefe de zona, en breve
El lunes llegan objetivos, convocatorias y comunicados de la compañía. Ugo los resume y crea en la agenda la reunión de zona, para que no se te escape nada.
Skills que usa
¿Qué me ha escrito el jefe de zona esta semana?
Dos emails de Pablo Ruiz: • Reunión de zona el miércoles 29 a las 9:30, en la sede de Madrid • Ciclo de visita de noviembre: prioridad a los médicos de atención primaria de la zona sur ¿Quieres que ponga la reunión en la agenda?
La jornada de un visitador médico con Ugo
Un martes de ciclo, entre consultas, farmacias e informes.
- 7:30
Ugo te manda las visitas del día con los horarios de consulta que tienes apuntados en la agenda.
- 9:00
Primera consulta: antes de entrar pides a Ugo la última versión del material en la carpeta aprobada.
- 11:20
Un médico te pide que vuelvas: encuentras con Ugo un hueco la semana que viene y creas la visita.
- 13:30
Pasas por dos farmacias para la promoción de productos de venta libre; Ugo te resume el email de la distribuidora sobre la disponibilidad.
- 16:45
Dictas el informe del día en un audio; Ugo lo escribe en el archivo tras tu «Confirmar».
- 18:00
El viernes, como lo programaste, Ugo te lista los emails de la compañía que siguen sin respuesta.
Conectar Ugo a las herramientas del visitador médico
Solo lo que tú decidas, con la cuenta que ya usas.
Microsoft 365 o Google Workspace
Correo, calendario y contactos de la compañía o tuyos: Ugo lee los emails, encuentra huecos libres, crea las visitas y consulta los contactos. No mueve ni borra citas.
La carpeta de materiales
En Google Drive o OneDrive eliges una sola carpeta: Ugo trabaja solo ahí, busca los documentos y te dice cuál es el más reciente. Los demás archivos quedan fuera de su alcance.
El archivo de informes de visita
Un Excel en OneDrive con las columnas que necesitas: Ugo añade filas y actualiza celdas cuando se lo pides. Cómodo si luego pasas los datos al sistema de la compañía.
El software de la compañía con servidor MCP
Si el CRM o el software de gestión de tu compañía ofrece un servidor MCP, puedes conectarlo con la skill de apps MCP. Si no, Ugo trabaja con correo, agenda y archivos, sin acceder a los sistemas internos.
Las skills que conviene activar
Las funciones de Ugo más útiles para este trabajo, empezando por la primera que conviene encender. Las activas desde el portal en pocos minutos.
Preguntas frecuentes de visitadores médicos y delegados farmacéuticos
¿Puede Ugo hacer la información científica por mí?
No. La información sobre medicamentos a los profesionales sanitarios es una actividad regulada y corresponde al visitador, con los materiales aprobados por la compañía. Ugo no escribe contenidos científicos, no responde a preguntas clínicas y no da consejos médicos. Te ayuda con todo lo que hay alrededor: agenda, rutas, búsqueda de archivos, emails e informes.
¿Cómo organizar el ciclo de visitas a médicos?
Parte de la lista de médicos del ciclo, apunta en la agenda sus días y horarios de visita y agrupa las visitas por zona. Deja hueco para los médicos que tengas que volver a intentar. Ugo te encuentra los huecos libres, calcula los tiempos con tráfico y crea las citas que confirmas.
¿Ugo sirve también a los delegados de OTC y autocuidado en farmacia?
Sí. Para quien vende medicamentos sin receta y productos de autocuidado cuentan las promociones, las adhesiones de las farmacias y los pedidos a través de las distribuidoras. Ugo resume los emails de confirmación, te ayuda a seguir las adhesiones en un archivo o en el CRM y a encontrar las farmacias de una zona con Mapas.
¿Cómo se tratan los datos de médicos y farmacias?
Se quedan en tus herramientas; Ugo solo los lee cuando se lo pides. Los servidores y la base de datos están en Fráncfort, Ugo solo responde a los números de WhatsApp verificados y solo accede a la carpeta de archivos que elijas. Cualquier cambio, de un email a una fila del informe, se hace solo tras tu confirmación. Sigue siempre también las normas de tu compañía.
¿Puedo usar Ugo con el calendario de Outlook de la empresa?
Sí. Con las skills de Microsoft 365, Ugo lee el calendario de Outlook, encuentra huecos libres y crea citas nuevas, y trabaja con el correo de la empresa. La conexión se hace desde el portal con tu cuenta, si la compañía lo permite.
Referencias útiles
Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, que no dependen de Ugo.
- AEMPS – Agencia Española de Medicamentos y Productos SanitariosLa autoridad que regula los medicamentos en España.aemps.gob.es
- FarmaindustriaLa asociación de la industria farmacéutica en España, con su código de buenas prácticas.farmaindustria.es
- anefpLa Asociación para el Autocuidado de la Salud, el mundo de los medicamentos sin receta y los productos de autocuidado.anefp.org
- Consejo General de Colegios FarmacéuticosLa organización colegial de los farmacéuticos, referencia para el canal farmacia.farmaceuticos.com
- FedifarLa Federación de Distribuidores Farmacéuticos, el canal por el que pasan muchos pedidos de las farmacias.fedifar.net
Más tiempo para los médicos, menos para la agenda
Prueba Ugo en tu próximo ciclo de visitas: él organiza, la información sigue siendo tuya.
