Documentos que llegan a trozos
Una foto torcida del recibo del alquiler, el certificado de retenciones por email, el recibo de la guardería en un PDF de doce páginas. Juntar los documentos de cada cliente lleva más tiempo que la propia declaración.
El asistente IA para asesores fiscales que vive en WhatsApp
Llevas particulares, pensionistas, autónomos y pequeños negocios, y cada uno te manda los papeles a su manera. Ugo ordena plazos, peticiones y carpetas de los clientes desde WhatsApp. Antes de cada email o recordatorio te pide confirmación.
Un asistente IA para asesores fiscales tiene que simplificar la parte más dispersa del oficio: reunir documentos, recordar plazos, responder a las mismas preguntas de los clientes. Ugo es un contacto de WhatsApp conectado a tu agenda, a tu correo y a las carpetas de los clientes en Google Drive u OneDrive. Le preguntas quién no ha mandado todavía el certificado de retenciones, y te responde mirando el correo y las carpetas.
El asesor fiscal suele trabajar solo o con una pequeña oficina, y en España no necesita estar colegiado, aunque muchos forman parte de asociaciones profesionales como AEDAF. Sus clientes son sobre todo personas físicas y pequeños negocios: el asalariado con su declaración de la renta, el pensionista con un piso alquilado, el autónomo en estimación directa, el profesional joven que acaba de darse de alta. El trabajo sigue el calendario fiscal: la campaña de la renta de abril a junio y las declaraciones trimestrales de enero, abril, julio y octubre.
Ugo no hace asesoramiento fiscal, no calcula impuestos, no prepara ni presenta declaraciones como el modelo 100 y no paga nada en nombre de nadie: eso sigue siendo tu trabajo, con tus programas y la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Ugo organiza agenda, correo, documentos y recordatorios. Solo responde a tu número verificado, guarda los datos en servidores de Fráncfort y no envía nada sin tu «Confirmar».
Lo que complica el trabajo de un asesor fiscal
La parte técnica la dominas. Es la recogida de papeles la que te agota.
Recordatorios sin fin en la campaña de la renta
En abril escribes a todos, en mayo vuelves a empezar con los que no han contestado, en junio persigues a los últimos. Llevar la cuenta de quién ha mandado qué, cliente por cliente, es un trabajo aparte.
Las mismas preguntas, cada año
«¿Me puedo desgravar las gafas?», «¿Cuándo me devuelven?», «¿Te mando el recibo del gimnasio?». Contestar a todos, uno a uno, entre emails y mensajes, se come las mejores horas del día.
Notificaciones que no se pueden perder
Avisos de notificaciones de Hacienda, requerimientos, clientes que te reenvían cartas que no entienden. Si un aviso se queda enterrado en el buzón, el problema aparece cuando el plazo para contestar está a punto de vencer.
Cómo usa un asesor fiscal su asistente IA
Ejemplos concretos, de la recogida de documentos a los plazos de la semana.
Quién no ha mandado todavía los documentos
Preguntas a Ugo qué clientes tienen todavía la carpeta vacía. Revisa las carpetas en Drive, te hace la lista y prepara un recordatorio amable para cada uno, con la lista de documentos, que sale después de tu «Confirmar».
Skills que usa
¿Qué clientes de la renta tienen todavía la carpeta vacía?
En la carpeta «Clientes renta» siguen vacías: 1. José Herrera 2. Ana Molina 3. Luis Santos
Manda a los tres el recordatorio con la lista de documentos
He preparado tres emails con el nombre de cada uno, que recuerdan los documentos que hay que mandar: certificado de retenciones, datos del alquiler, donativos, gastos de guardería. ¿Los mando desde tu buzón?
La carta de Hacienda, resumida y en la agenda
Una clienta te reenvía una notificación de la Agencia Tributaria. Ugo la lee, te dice en pocas líneas de qué trata y qué fechas cita, y crea en la agenda la cita para trabajarla. El fondo lo valoras tú.
Skills que usa
¿Qué dice la notificación que me ha reenviado la señora Molina?
Es un requerimiento de la Agencia Tributaria sobre la declaración de la renta de Ana Molina. Señala una diferencia en la deducción por alquiler de vivienda e indica en la página 2 el plazo para presentar alegaciones o documentos. El email te llegó el 7 de octubre.
Ponme una hora el jueves a las 15 para mirarla
Esto es lo que haré: Creo la cita «Requerimiento AEAT – Ana Molina» el jueves 15 de octubre de 15:00 a 16:00, con el resumen de la notificación en la descripción. ¿Confirmas?
Tu respuesta, enviada desde el WhatsApp de la asesoría
Un cliente pregunta si tiene que llevarte los recibos de la guardería. Le dictas a Ugo tu respuesta en un audio y él la redacta clara y se la manda al cliente desde el número de WhatsApp Business de la asesoría, cuando la confirmas.
Skills que usa
🎤 Mensaje de voz (0:19)
Este es el mensaje que mando a Luis Santos desde el número de WhatsApp Business de la asesoría: «Buenos días, Luis: sí, tráeme los recibos de la guardería junto con el justificante de pago por transferencia o tarjeta. También puedes subirlos a tu carpeta». ¿Confirmas?
Los plazos de la semana, cada lunes
Con una tarea programada, cada lunes a las 8 Ugo te escribe primero con lo que tienes apuntado en la agenda: pagos que recordar a los clientes, citas, entregas de documentos. Las fechas las decides tú, Ugo te las recuerda.
Skills que usa
Buenos días. Esta semana en la agenda: • Mar 13: Marcos Ramos, alta como autónomo • Jue 15: requerimiento AEAT de Molina por trabajar • Vie 16: recordatorio de pagos a los clientes con aplazamiento
Añade el viernes a las 11 la llamada con Santos
Esto es lo que haré: Creo la cita «Llamada Luis Santos» el viernes 16 de octubre de 11:00 a 11:30. ¿Confirmas?
Un día del asesor fiscal con Ugo
Clientes, documentos y plazos, sin perder el hilo.
- 8:00
Ugo te manda las citas del día y los plazos de la semana que tienes apuntados en la agenda.
- 9:30
Le pides el resumen del correo de la noche: dos clientes han mandado documentos y otro ha recibido una notificación.
- 11:00
Entre una cita y otra preguntas quién tiene todavía la carpeta vacía: Ugo prepara los recordatorios.
- 13:30
Un cliente pregunta qué necesita para darse de alta como autónomo: Ugo rellena tu carta modelo con su nombre.
- 16:00
Dictas un audio con las notas de la reunión con un autónomo nuevo: Ugo las añade al documento del cliente.
- 18:30
Le pides a Ugo los emails del día sin respuesta y cierras los que quedaban abiertos.
Qué conectar al asistente IA del asesor fiscal
El programa de declaraciones y la sede electrónica siguen siendo tuyos. Ugo trabaja con el correo, la agenda y las carpetas.
Una carpeta por cliente en Drive u OneDrive
Organiza los documentos por año y por cliente. Ugo busca y lee PDF, Word y hojas de cálculo, te dice qué hay y qué falta y trabaja solo en la carpeta que eliges.
El correo de la asesoría
Cualquier buzón IMAP, de Gmail a IONOS o Movistar, o bien Outlook de Microsoft 365. Ugo busca, resume, responde y mueve los emails a las carpetas de los clientes, siempre con tu confirmación para lo que envía o modifica.
Las cartas modelo con {{cliente}}
Lista de documentos para la renta, carta de bienvenida a los clientes nuevos, recordatorio de los trimestres: preparas la plantilla con los marcadores y Ugo crea el documento rellenado para cada uno.
El WhatsApp Business de la asesoría
Si los clientes te escriben al número de WhatsApp Business, Ugo puede mandar las respuestas y los recordatorios que le dictas. Si el cliente no escribe desde hace más de 24 horas, usa una plantilla fija con tu nombre y el de la asesoría.
El programa de gestión con servidor MCP
Si tu programa de gestión ofrece un servidor MCP, Ugo puede conectarse y leer los datos que expone. Si no, sigue aparte y trabajas como siempre.
Las skills que conviene activar
Las funciones de Ugo más útiles para este trabajo, empezando por la primera que conviene encender. Las activas desde el portal en pocos minutos.
Preguntas frecuentes de los asesores fiscales
¿Qué diferencia hay entre un asesor fiscal, un economista y un gestor administrativo?
En España la asesoría fiscal no es una profesión colegiada: la ejercen economistas, abogados, gestores y otros profesionales, y muchos se asocian a entidades como AEDAF. Los economistas están colegiados en los colegios del Consejo General de Economistas, y los gestores administrativos en los suyos. El asesor fiscal suele centrarse en declaraciones, obligaciones y contabilidad de particulares, autónomos y pequeños negocios. Ugo se adapta a todos ellos.
¿Ugo puede preparar o presentar declaraciones de la renta?
No. Ugo no rellena modelos, no calcula impuestos, no presenta declaraciones ni hace pagos: para eso usas tu programa y la sede electrónica de la Agencia Tributaria, bajo tu responsabilidad. Ugo te ayuda antes y después: reúne y encuentra los documentos, recuerda a los clientes lo que falta, te avisa de las citas y prepara las comunicaciones que tú decides.
¿Cómo organizar la recogida de documentos para la campaña de la renta?
Manda a cada cliente una lista clara de documentos con una fecha límite, indícale una carpeta donde subirlos y fija la cita solo cuando la documentación esté completa. Luego recuérdaselo a intervalos regulares. Con Ugo revisas qué carpetas están vacías, preparas los recordatorios con el nombre de cada uno y los mandas todos con una sola confirmación.
¿Cómo llevar un calendario fiscal para los clientes?
Lo más sencillo es un calendario con los plazos generales y, para cada cliente, sus obligaciones concretas: trimestres, aplazamientos, plazos de un requerimiento recibido. Las fechas oficiales se consultan en el calendario del contribuyente de la Agencia Tributaria. Ugo crea las citas en Google Calendar u Outlook cuando se las dictas y te las recuerda cada mañana o al empezar la semana.
¿Cómo se tratan los datos de mis clientes?
Ugo solo responde a los números de WhatsApp verificados y usa servidores y base de datos en Fráncfort. En Drive y OneDrive ve solo la carpeta que eliges y no manda emails, mensajes ni documentos sin enseñarte antes lo que va a hacer. Los audios se transcriben en los servidores de Ugo y el audio no se guarda. Las obligaciones de confidencialidad y protección de datos con tus clientes siguen siendo tuyas.
¿Cuánto cuesta Ugo para un asesor fiscal?
Ugo cuesta 50 € al mes o 550 € al año, IVA no incluido, con todas las skills incluidas. No hay coste por cliente ni por expediente, así que el precio no cambia en los meses de la campaña de la renta. Si tienes un colaborador, también tiene su suscripción y conecta sus propias cuentas.
Referencias útiles
Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, que no dependen de Ugo.
- Agencia TributariaCalendario del contribuyente, modelos, instrucciones y trámites: la referencia oficial para cada obligación.sede.agenciatributaria.gob.es
- AEDAFLa Asociación Española de Asesores Fiscales, con formación, publicaciones y actualidad tributaria.aedaf.es
- Seguridad SocialCotizaciones, altas de autónomos y prestaciones, temas habituales para tus clientes.seg-social.es
- AEPDLa Agencia Española de Protección de Datos, con guías útiles para quien guarda documentos fiscales de sus clientes.aepd.es
Menos recordatorios, más asesoramiento
Conecta el correo, la agenda y las carpetas de los clientes en pocos minutos. La próxima campaña de la renta la organizas desde WhatsApp.
