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Der KI-Assistent für Steuerberater, auf WhatsApp

Du betreust Arbeitnehmer, Rentner, Vermieter und Selbstständige, und jeder schickt seine Belege auf seine Art. Ugo hält Fristen, Anfragen und Mandantenordner auf WhatsApp in Ordnung. Vor jeder E-Mail und jeder Erinnerung fragt er nach deiner Bestätigung.

Ugo testenSo nutzt ein Steuerberater seinen KI-Assistenten

Ein KI-Assistent für Steuerberater soll den unübersichtlichsten Teil des Berufs einfacher machen: Belege einsammeln, an Fristen denken, dieselben Fragen der Mandanten beantworten. Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit deinem Kalender, deinem Postfach und den Mandantenordnern in Google Drive oder OneDrive. Du fragst ihn, wer die Kita-Rechnungen noch nicht geschickt hat, und er antwortet mit Blick in Postfach und Ordner.

Viele Steuerberater arbeiten allein oder mit ein, zwei Mitarbeitenden. Die Mandanten sind vor allem Privatpersonen und kleine Selbstständige: die Angestellte mit Werbungskosten, das Rentnerpaar mit einer vermieteten Wohnung, der Handwerker als Kleinunternehmer, die junge Freiberuflerin, die gerade gegründet hat. Die Arbeit folgt dem Steuerkalender: die Einkommensteuererklärungen über das Jahr verteilt, die Vorauszahlungen im März, Juni, September und Dezember, Rückfragen des Finanzamts, die immer im ungünstigsten Moment kommen.

Ugo berät nicht steuerlich, berechnet keine Steuern, erstellt und übermittelt keine Erklärungen und hat keinen Zugriff auf ELSTER oder deine Kanzleisoftware: Das bleibt deine Arbeit, mit deinen Programmen. Ugo organisiert Kalender, E-Mails, Dokumente und Erinnerungen. Er antwortet nur deiner verifizierten Nummer, speichert die Daten auf Servern in Frankfurt und verschickt nichts ohne dein „Bestätigen“.

Was die Arbeit eines Steuerberaters erschwert

Das Fachliche beherrschst du. Das Einsammeln zermürbt dich.

Belege, die in Einzelteilen kommen

Ein schiefes Foto der Apothekenquittung, die Lohnsteuerbescheinigung per E-Mail, die Kita-Rechnung in einem zwölfseitigen PDF. Die Unterlagen jedes Mandanten zusammenzusetzen dauert länger als die Erklärung selbst.

Endlose Erinnerungen bei den Steuererklärungen

Im Frühjahr schreibst du allen, im Sommer fängst du bei denen wieder an, die nicht geantwortet haben, im Herbst läufst du den letzten hinterher. Den Überblick zu behalten, wer was geschickt hat, Mandant für Mandant, ist eine eigene Aufgabe.

Jedes Jahr dieselben Fragen

„Kann ich die Brille absetzen?“, „Wann kommt die Erstattung?“, „Brauchen Sie die Handwerkerrechnung?“. Allen einzeln zu antworten, zwischen E-Mails und Nachrichten, frisst die besten Stunden des Tages.

Post vom Finanzamt, die nicht untergehen darf

Bescheide, Rückfragen, Mandanten, die dir Schreiben weiterleiten, die sie nicht verstehen. Bleibt eines davon im Postfach liegen, merkt man es erst, wenn die Frist für die Antwort fast abgelaufen ist.

So nutzt ein Steuerberater seinen KI-Assistenten

Konkrete Beispiele, vom Belege-Einsammeln bis zum Wochenplan.

Wer die Unterlagen noch nicht geschickt hat

Du fragst Ugo, welche Mandanten noch einen leeren Ordner haben. Er prüft die Ordner in Drive, gibt dir die Liste und bereitet für jeden eine freundliche Erinnerung mit der Liste der Unterlagen vor, die nach deinem „Bestätigen“ rausgeht.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Welche Mandanten für die Einkommensteuer haben noch einen leeren Ordner?

  2. Im Ordner „Mandanten ESt 2025“ sind noch leer: 1. Jürgen Lang 2. Anna Möller 3. Ludwig Seidel

  3. Schick allen dreien die Erinnerung mit der Belegliste

  4. Ich habe drei E-Mails mit dem Namen des jeweiligen Mandanten vorbereitet, die an die fehlenden Unterlagen erinnern: Lohnsteuerbescheinigung, Krankheitskosten, Handwerkerrechnungen, Kinderbetreuungskosten. Soll ich sie aus deinem Postfach schicken?

Das Schreiben vom Finanzamt, zusammengefasst und im Kalender

Eine Mandantin leitet dir ein Schreiben vom Finanzamt weiter. Ugo liest es, sagt dir in wenigen Zeilen, worum es geht und welche Daten genannt werden, und legt im Kalender einen Termin an, um es zu bearbeiten. Die inhaltliche Bewertung machst du.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Was steht in dem Schreiben, das mir Frau Möller weitergeleitet hat?

  2. Es ist ein Schreiben des Finanzamts zur Einkommensteuererklärung von Anna Möller. Es bittet um Nachweise zu den Krankheitskosten und nennt auf Seite 2 die Frist für die Antwort. Die E-Mail kam am 7. Oktober.

  3. Blockier mir Donnerstag um 15 Uhr eine Stunde dafür

  4. Das mache ich: Ich lege den Termin „Schreiben Finanzamt – Anna Möller“ am Donnerstag, 15. Oktober, von 15:00 bis 16:00 Uhr an, mit der Zusammenfassung in der Beschreibung. Bestätigst du?

Deine Antwort, verschickt über das WhatsApp der Kanzlei

Ein Mandant fragt, ob er die Kita-Rechnungen mitbringen soll. Du diktierst Ugo deine Antwort per Sprachnachricht, er formuliert sie klar und schickt sie nach deiner Bestätigung über die WhatsApp-Business-Nummer der Kanzlei.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. 🎤 Sprachnachricht (0:19)

  2. Diese Nachricht schicke ich an Ludwig Seidel über die WhatsApp-Business-Nummer der Kanzlei: „Guten Tag Herr Seidel, ja: Bitte bringen Sie die Kita-Rechnungen zusammen mit dem Zahlungsnachweis per Überweisung mit. Sie können sie auch in Ihren Ordner hochladen.“ Bestätigst du?

Die Fristen der Woche, jeden Montag

Mit einer geplanten Aufgabe schreibt dir Ugo jeden Montag um 8 Uhr von sich aus, was in deinem Kalender steht: Zahlungen, an die du Mandanten erinnern willst, Termine, Abgaben von Unterlagen. Die Daten legst du fest, Ugo erinnert dich daran.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Guten Morgen. Diese Woche im Kalender: • Di 13.: Marco Richter, Gründung als Freiberufler • Do 15.: Schreiben Finanzamt Möller bearbeiten • Fr 16.: Erinnerung an Mandanten mit Ratenzahlung

  2. Trag Freitag um 11 das Telefonat mit Seidel ein

  3. Das mache ich: Ich lege den Termin „Telefonat Ludwig Seidel“ am Freitag, 16. Oktober, von 11:00 bis 11:30 Uhr an. Bestätigst du?

Ein Tag als Steuerberater mit Ugo

Mandanten, Belege und Fristen, ohne den Faden zu verlieren.

  1. 8:00

    Ugo schickt dir die Termine des Tages und die Fristen der Woche, die du im Kalender eingetragen hast.

  2. 9:30

    Du lässt dir die E-Mails der Nacht zusammenfassen: Zwei Mandanten haben Belege geschickt, einer hat Post vom Finanzamt bekommen.

  3. 11:00

    Zwischen zwei Terminen fragst du, wer noch einen leeren Ordner hat: Ugo bereitet die Erinnerungen vor.

  4. 13:30

    Ein Mandant fragt, was er für die Gründung braucht: Ugo füllt deinen Musterbrief mit seinem Namen aus.

  5. 16:00

    Du diktierst die Notizen zum Gespräch mit einer neuen Selbstständigen: Ugo ergänzt sie im Mandantendokument.

  6. 18:30

    Du fragst Ugo nach den unbeantworteten E-Mails des Tages und erledigst, was offen geblieben ist.

Was du mit dem KI-Assistenten für Steuerberater verbindest

Kanzleisoftware und ELSTER bleiben deine. Ugo arbeitet mit Postfach, Kalender und Ordnern.

Ein Ordner pro Mandant in Drive oder OneDrive

Ordne die Unterlagen nach Jahr und Mandant. Ugo sucht und liest PDFs, Word-Dateien und Tabellen, sagt dir, was da ist und was fehlt, und arbeitet nur in dem Ordner, den du wählst.

Das Postfach der Kanzlei

Jedes IMAP-Postfach, ob GMX, WEB.DE, IONOS oder T-Online, oder Outlook mit Microsoft 365. Ugo sucht, fasst zusammen, antwortet und verschiebt E-Mails in die Mandantenordner, immer nach deiner Bestätigung für alles, was er verschickt oder ändert.

Musterbriefe mit {{Mandant}}

Belegliste für die Einkommensteuer, Willkommensbrief für neue Mandanten, Erinnerung an die Vorauszahlungen: Du legst die Vorlage mit Platzhaltern an, und Ugo erstellt für jeden das ausgefüllte Dokument.

WhatsApp Business der Kanzlei

Wenn dir Mandanten auf der WhatsApp-Business-Nummer schreiben, kann Ugo die Antworten und Erinnerungen schicken, die du diktierst. Hat der Mandant seit mehr als 24 Stunden nicht geschrieben, nutzt er eine feste Vorlage mit deinem Namen und der Kanzlei.

Die Kanzleisoftware mit MCP-Server

Wenn deine Kanzleisoftware einen MCP-Server anbietet, kann Ugo sich verbinden und die Daten lesen, die sie bereitstellt. Sonst bleibt sie getrennt, und du arbeitest wie gewohnt.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Häufige Fragen von Steuerberatern

Was unterscheidet einen Steuerberater von einem Lohnsteuerhilfeverein?

Steuerberater sind nach Steuerberaterexamen bestellt, Mitglied der Steuerberaterkammer und dürfen umfassend in Steuersachen beraten, auch Selbstständige und Unternehmen. Lohnsteuerhilfevereine helfen nur ihren Mitgliedern und nur in einem begrenzten Rahmen, vor allem Arbeitnehmern und Rentnern ohne Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit. Ugo passt zu beiden, weil er nur die Organisation übernimmt.

Kann Ugo Steuererklärungen erstellen oder über ELSTER übermitteln?

Nein. Ugo füllt keine Formulare aus, berechnet keine Steuern, übermittelt keine Erklärungen und hat keinen Zugriff auf ELSTER: Dafür nutzt du deine Software, unter deiner Verantwortung. Ugo hilft davor und danach: Er sammelt und findet Unterlagen, erinnert Mandanten, denkt an deine Termine und bereitet die Nachrichten vor, die du entscheidest.

Wie organisiere ich das Einsammeln der Belege für die Einkommensteuer?

Schick jedem Mandanten eine klare Belegliste mit einem Datum, bis wann die Unterlagen da sein sollen, nenne einen Ordner zum Hochladen und vereinbare den Termin erst, wenn alles vollständig ist. Dann erinnerst du in regelmäßigen Abständen. Mit Ugo prüfst du, welche Ordner leer sind, bereitest die Erinnerungen mit dem Namen jedes Mandanten vor und schickst sie nach einer einzigen Bestätigung.

Wie führe ich einen Fristenkalender für meine Mandanten?

Am einfachsten mit einem Kalender, in dem die allgemeinen Steuertermine stehen und für jeden Mandanten seine eigenen: Vorauszahlungen, Raten, Fristen aus einem Schreiben des Finanzamts. Die offiziellen Termine prüfst du beim Bundesfinanzministerium und bei den Finanzämtern. Ugo legt die Termine in Google Calendar oder Outlook an, wenn du sie ihm diktierst, und erinnert dich jeden Morgen oder zu Wochenbeginn daran.

Wie werden die Daten meiner Mandanten behandelt?

Ugo antwortet nur verifizierten WhatsApp-Nummern und nutzt Server und Datenbank in Frankfurt. In Drive und OneDrive sieht er nur den Ordner, den du wählst, und er verschickt keine E-Mails, Nachrichten oder Dokumente, ohne dir vorher zu zeigen, was er tut. Sprachnachrichten werden auf Ugos Servern transkribiert, die Aufnahme wird nicht gespeichert. Verschwiegenheitspflicht und Datenschutz gegenüber deinen Mandanten bleiben deine Aufgabe.

Was kostet Ugo für einen Steuerberater?

Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr, zzgl. MwSt., mit allen Skills. Es gibt keine Kosten pro Mandant oder pro Vorgang, der Preis ändert sich also auch in den vollen Monaten nicht. Hast du eine Mitarbeiterin, bekommt sie ihr eigenes Abo und verbindet ihre eigenen Konten.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Weniger Erinnerungen, mehr Beratung

Verbinde Postfach, Kalender und Mandantenordner in wenigen Minuten. Die nächste Steuersaison organisierst du über WhatsApp.

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