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Der KI-Assistent für Ingenieurbüros, direkt in WhatsApp

Zwischen Ortsterminen, Baubesprechungen und offenen Unterlagen bleibt fürs Planen immer weniger Zeit. Ugo hält Kalender, E-Mails und Projektunterlagen in Ordnung: Du schreibst ihm oder schickst eine Sprachnachricht, und vor jeder Aktion fragt er nach deiner Bestätigung.

Ugo testenSo nutzt ein Ingenieurbüro seinen KI-Assistenten

Ein KI-Assistent für Ingenieurbüros soll nicht für dich planen. Er soll dir alles abnehmen, was dich vom Planen abhält. Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp. Du schreibst ihm oder schickst ihm eine Sprachnachricht von der Baustelle, und er nutzt die Tools, die du verbunden hast: Kalender, Postfach und die Projektordner in Google Drive oder OneDrive. Er sagt dir, was morgen ansteht, findet den letzten Planstand und bereitet die E-Mail an den Bauherrn vor.

Selbstständige Ingenieure, kleine Planungsbüros mit ein paar Leuten, Fachplaner in größeren Ingenieurgesellschaften: Der Titel ändert sich, der Tag ähnelt sich. Ortstermine abstimmen, Protokolle schreiben, Leistungsverzeichnisse anpassen, Angebote von Firmen und Lieferanten sichten, Bauherren beantworten, die wissen wollen, wie weit es ist. Dazu die Fristen: Abgaben in den Leistungsphasen nach HOAI, Bauanträge, Unterlagen, die das Bauamt nachfordert. All das kommt, während du unterwegs bist, und landet meistens auf dem Abend.

Eines vorweg: Ugo rechnet nichts, bemisst weder Anlagen noch Tragwerke und unterschreibt nichts. Das bleibt deine Arbeit und deine Verantwortung. Ugo organisiert: Kalender, E-Mails, Dokumente, Erinnerungen. Jede E-Mail, jeder Termin und jede neue Datei geht erst nach deinem „Bestätigen“ raus. Weiter unten findest du eigene Seiten für TGA-Planer, Elektroplaner und Konstrukteure, mit Beispielen für jedes Fachgebiet.

Was einem Ingenieurbüro die Zeit zum Planen raubt

Das Planen ist der Teil, den du magst. Das Problem ist alles andere.

Planstände, die sich vermehren

Index B, Index C, „final“, „final_neu“. Zwischen dem gemeinsamen Ordner, E-Mail-Anhängen und den Versionen, die der Bauherr zurückschickt, dauert die Suche nach dem richtigen Plan länger als nötig.

Ortstermine, die schlecht zusammenpassen

Ein Ortstermin in Augsburg, eine Baubesprechung in Freising, der Bauherr möchte noch ein Treffen. Den Kalender mit dem Handy in der Hand im Auto umzuplanen ist unpraktisch und gefährlich.

E-Mails von allen Seiten

Bauherren, Architekten, Baufirmen, Lieferanten, Behörden, Fachplaner der anderen Gewerke. Nachforderungen kommen vom Bauamt, Fragen von der Baustelle per E-Mail. Ein Tag außer Haus reicht, um den Faden zu verlieren.

Protokolle und LVs am Abend

Das Protokoll vom Ortstermin, der Entwurf fürs Leistungsverzeichnis, das Anschreiben zur Planlieferung. Wiederkehrende Dokumente, die immer nach dem Abendessen fertig werden, wenn das Büro zu ist und der Kopf müde.

So nutzt ein Ingenieurbüro seinen KI-Assistenten

Kurze Anfragen, geschrieben oder diktiert zwischen zwei Ortsterminen.

Das Protokoll, diktiert vor der Weiterfahrt

Du kommst von der Baustelle und schickst, bevor du losfährst, eine Sprachnachricht mit dem, was du gesehen hast. Ugo füllt deine Protokollvorlage in Google Drive mit den Projektdaten aus und speichert sie im richtigen Ordner, bereit zum Gegenlesen und Unterschreiben im Büro.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. 🎤 Sprachnachricht (0:52)

  2. Das mache ich in Google Drive: Ich lege „Protokoll Ortstermin – Wohnanlage Lindenstraße“ aus deiner Vorlage im Ordner „2026-031 Wohnanlage Linden“ an, mit: • Anwesend: du, Herr Fischer (Baufirma), Frau Brandl (Hausverwaltung) • Stand: Abbrucharbeiten im Erdgeschoss abgeschlossen • Offen: Höhen der Bodenplatte bis Freitag prüfen Bestätigst du?

Der letzte Planstand, in einer Minute gefunden

Der Bauherr fragt, was sich im letzten Index geändert hat, und du bist nicht im Büro. Ugo liest die Planliste im Projektordner, sagt dir, welcher Index aktuell ist und was sich ändert, und bereitet die Antwort vor.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Was ist der aktuelle Planstand beim Projekt Gruber Logistik?

  2. Im Ordner „2026-018 Gruber Logistik“ ist die neueste Datei „Planliste Index C.xlsx“, aktualisiert am 9.10. Gegenüber Index B ändert sich: • Plan EL-03: neue Trassenführung der Hauptkabeltrasse • Erläuterungsbericht: Abschnitt 4 überarbeitet

  3. Schreib Gruber, dass Index C im gemeinsamen Ordner liegt und was sich ändert

  4. Diese Antwort schicke ich an Markus Gruber aus deinem Outlook-Postfach: „Hallo Herr Gruber, Index C liegt im gemeinsamen Ordner. Gegenüber dem letzten Stand ändern sich die Trassenführung der Hauptkabeltrasse (Plan EL-03) und Abschnitt 4 des Erläuterungsberichts.“ Bestätigst du?

Der Ortstermin in der freien Lücke

Du sollst diese Woche auf einer Baustelle vorbeischauen. Ugo schaut in den Kalender, nennt dir die freien Zeitfenster und die Fahrzeit bei aktuellem Verkehr und legt den Termin nach deiner Bestätigung an.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Schaffe ich es am Donnerstag zur Baustelle in Garching?

  2. Am Donnerstag hast du: • 9:00 Uhr Besprechung im Büro • 14:30 Uhr Bauherr in der Münchner Innenstadt Zwischen 11:00 und 13:30 Uhr bist du frei. Vom Büro nach Garching brauchst du gerade etwa 25 Minuten mit Verkehr.

  3. Trag ihn um 11:30 ein

  4. Das mache ich: Ich lege den Termin „Ortstermin Baustelle Garching“ am Donnerstag von 11:30 bis 12:30 Uhr an. Bestätigst du?

Die wichtige Post der Woche, jeden Montag

Mit einer geplanten Aufgabe schreibt dir Ugo jeden Montag um 8 Uhr von sich aus eine Zusammenfassung der wichtigen E-Mails der Vorwoche: Behörden, Baufirmen, Kammer. Für Anfragen mit Datum legt er eine Erinnerung im Kalender an.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Guten Morgen. In den E-Mails der letzten Woche: 1. Bauamt Freising: Nachforderung von Unterlagen zum Bauantrag 2026-022 2. Baufirma Huber: 3. Abschlagsrechnung zur Prüfung 3. Ingenieurkammer: Hinweis zu Fortbildungsveranstaltungen

  2. Mach mir für Punkt 1 eine Erinnerung in zwei Wochen

  3. Das mache ich: Ich lege den Termin „Nachforderung Bauantrag 2026-022 Freising“ am Montag, 26. Oktober, um 9:00 Uhr an, mit dem Text der Anfrage in der Beschreibung. Bestätigst du?

Ein Tag im Ingenieurbüro mit Ugo

Von der ersten Baustelle bis Büroschluss, ohne im Auto den Laptop aufzuklappen.

  1. 7:50

    Geplante Aufgabe: Ugo schickt dir die Ortstermine und Besprechungen des Tages, mit der Fahrzeit zur ersten Baustelle.

  2. 9:30

    Auf der Baustelle diktierst du deine Beobachtungen: Ugo legt den Protokollentwurf im Projektordner an.

  3. 11:45

    Eine Baufirma hat eine Frage zum Leistungsverzeichnis. Ugo findet die Position im Dokument in Drive und bereitet dir die Antwort vor.

  4. 13:15

    In der Pause lässt du dir die E-Mails des Vormittags zusammenfassen und entscheidest, was sofort eine Antwort braucht.

  5. 16:00

    Ein Bauherr möchte nächste Woche ein Treffen: Ugo schlägt dir freie Zeiten vor und legt den Termin nach deiner Bestätigung an.

  6. 18:30

    Vor Feierabend fragst du, was für morgen offen ist: Abgaben, ausstehende Antworten, Ortstermine, die noch abzustimmen sind.

Was du mit dem KI-Assistenten deines Ingenieurbüros verbindest

CAD und Berechnungssoftware bleiben, wo sie sind. Ugo kümmert sich um alles drumherum.

Die Projektordner in Drive oder OneDrive

Wähle den Ordner mit deinen Projekten, und Ugo sucht und liest Erläuterungsberichte, Leistungsverzeichnisse und Planlisten in Excel und PDF. Er arbeitet nur dort: Den Rest deines Speichers sieht er nicht.

Bürovorlagen mit {{Bauherr}}

Protokolle, Anschreiben zur Planlieferung, Honorarangebote: Du legst die Vorlage einmal mit Platzhaltern an, und Ugo füllt sie mit den Projektdaten aus und erstellt ein neues Dokument zum Gegenlesen.

Das Postfach des Büros

Jedes IMAP-Postfach, von Gmail über GMX und WEB.DE bis IONOS, oder Outlook mit Microsoft 365. Ugo sucht, fasst zusammen und antwortet, und was er verschickt, geht erst nach deiner Bestätigung raus.

Die Websites der Hersteller

Mit Firmenwebsites liest Ugo die Websites der Hersteller, deren Produkte du ausschreibst, und antwortet dir zu Sortiment und angegebenen Eigenschaften, mit Angabe der Seite. Gut für eine erste Auswahl: Maßgeblich bleiben die technischen Datenblätter.

Notion oder deine Bürosoftware mit MCP-Server

Wenn du deine Projekte in Notion führst oder deine Bürosoftware einen MCP-Server anbietet, kann Ugo sich verbinden und den Projektstand lesen, ohne dass du sie öffnen musst.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Ugo für jede Spezialisierung

Jede Branche hat andere Kunden, Produkte und Abläufe: Wähle deine.

Häufige Fragen zum KI-Assistenten für Ingenieurbüros

Welche Software braucht ein Ingenieurbüro für die Organisation?

Die eine Software gibt es nicht. Meist braucht es CAD, Berechnungsprogramme, eine Bürosoftware für Projekte und Honorare und einen Ort für Kalender, E-Mails und Dokumente. Die Schwachstelle ist gerade dieser letzte Teil, verstreut zwischen Handy, Rechner und Baustelle. Ugo deckt ihn über WhatsApp ab und verbindet sich mit Drive, OneDrive, Kalender und Postfach, die du schon nutzt, ohne deine Fachsoftware zu ersetzen.

Kann Ugo Berechnungen oder Planprüfungen machen?

Nein. Ugo bemisst keine Anlagen, weist keine Tragwerke nach und legt keine Normen für dich aus: Unterschrift und Haftung bleiben beim Planer. Er kann aber in Sekunden ein Dokument finden, dir einen Abschnitt aus deinem Erläuterungsbericht oder Leistungsverzeichnis vorlesen und die Schreiben vorbereiten, die das Projekt begleiten. Die fachlichen Entscheidungen triffst du.

Wie verwaltet man Planstände, ohne Versionen zu verlieren?

Eine einfache Regel hilft: ein Ordner pro Projekt, eine Planliste mit Index und Datum und einheitliche Dateinamen mit Plannummer, Index und Datum. So findet jeder den aktuellen Stand. Ugo liest diese Liste in Drive oder OneDrive und sagt dir in einer Nachricht, welcher Index gilt und was sich geändert hat, auch auf der Baustelle.

Lohnt sich das auch für einen selbstständigen Ingenieur?

Ja, das ist sogar der häufigste Fall: Als Einzelkämpfer bist du Planer, Sekretariat und Verwaltung in einer Person. Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr, zzgl. MwSt., mit allen Skills. In einem Büro mit mehreren Leuten hat jeder sein eigenes Abo und verbindet seine eigenen Konten, während Skills wie Karten im Team geteilt werden.

Sind die Unterlagen meiner Auftraggeber sicher?

Ugo antwortet nur verifizierten WhatsApp-Nummern, Server und Datenbank stehen in Frankfurt, und in Drive oder OneDrive arbeitet er nur in dem Ordner, den du wählst. Er verschickt nichts und legt keine Datei an, ohne dir vorher zu zeigen, was er vorhat. Bei vertraulichen Projekten verbindest du nur den gewünschten Projektordner und lässt alles andere außen vor.

Kann ich Protokolle direkt auf der Baustelle diktieren?

Ja. Du schickst eine Sprachnachricht bis 90 Sekunden, Ugo transkribiert sie auf seinen Servern, ohne die Aufnahme zu speichern, und nutzt sie, als hättest du sie geschrieben. Hast du eine Protokollvorlage in Google Drive oder Word mit Platzhaltern, füllt er sie aus und speichert das Dokument im Projektordner. Gegenlesen vor der Unterschrift bleibt deine Aufgabe.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Du planst, um den Rest kümmert sich Ugo

Verbinde Kalender, Postfach und Projektordner in wenigen Minuten. Ab morgen diktierst du deine Protokolle direkt von der Baustelle.

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