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Der KI-Assistent für Steuerkanzleien und dein Team

Unternehmensmandanten, Jahresabschlüsse, Erklärungen, Mitarbeitende, die koordiniert werden wollen: Die Kanzlei steht nie still. Ugo gibt dir über WhatsApp Zugriff auf Kalender, Postfach und Mandantenordner, bereitet Briefe und Erinnerungen vor und wartet vor jedem Versand auf dein „Bestätigen“.

Ugo testenSo nutzt eine Steuerkanzlei den KI-Assistenten

Ein KI-Assistent für Steuerkanzleien muss das Tempo einer echten Kanzlei mitgehen: Dutzende Mandanten zwischen GmbHs, Einzelunternehmen und Freiberuflern, Mitarbeitende in der Finanzbuchhaltung und Lohn, Auszubildende, ein Postfach, das nie leer wird. Ugo ist ein Kontakt auf WhatsApp, verbunden mit deinem Kalender, dem Kanzleipostfach und den Mandantenordnern in Google Drive oder OneDrive. Er sagt dir, was heute ansteht, wer auf eine Antwort wartet und wo ein Dokument liegt.

Eine Steuerkanzlei arbeitet an vielen Fronten: Jahresabschlüsse und Offenlegung, betriebliche Steuererklärungen, laufende Buchhaltung, Lohn, betriebswirtschaftliche Beratung. Die Spitzen sind bekannt: die Jahresabschlüsse im ersten Halbjahr, die Erklärungsfristen, der Zehnte jedes Monats mit den Umsatzsteuer-Voranmeldungen. In diesen Wochen ist jede Minute, die für die Suche nach einer Datei oder das Neuschreiben desselben Briefs draufgeht, eine Minute weniger für die Mandanten.

Ugo bucht nicht, erstellt keine Jahresabschlüsse, berät nicht und übermittelt nichts an Finanzamt oder Unternehmensregister. Auf DATEV oder andere Kanzleisoftware greift er nicht zu. Er organisiert die Arbeit drumherum: Kalender, E-Mails, Dokumente, Erinnerungen. Jede Person in der Kanzlei kann ihren eigenen Ugo mit eigenen Konten haben, und keine E-Mail geht ohne Bestätigung raus. Ugo antwortet nur verifizierten Nummern und speichert die Daten auf Servern in Frankfurt.

Was eine Steuerkanzlei ausbremst

An Fachwissen fehlt es nicht. Es fehlt an Zeit, in den falschen Monaten.

Unterlagen der Mandanten, immer zu spät

Kontoauszüge, fehlende Rechnungen, Inventurlisten, Gesellschafterbeschlüsse. Jeder Abschluss heißt, Mandanten mit E-Mails und Anrufen hinterherzulaufen, und keiner weiß sicher, wer was schon geschickt hat.

Das Kanzleipostfach, das nie schläft

Mandanten, Banken, Finanzämter, Kollegen, Mitarbeitende. Das zentrale Postfach sammelt alles, und die Nachrichten an die richtigen Leute zu verteilen ist eine Arbeit, die niemand machen will.

Immer gleiche Briefe, jedes Mal neu geschrieben

Anforderung der Abschlussunterlagen, Mandantenrundschreiben zu steuerlichen Neuerungen, Auftragsbestätigung, Erinnerung an Vorauszahlungen. Ähnliche Texte, die jedes Jahr von Hand kopiert und Mandant für Mandant angepasst werden.

Mitarbeitende, die in den Spitzen koordiniert werden wollen

Wer welchen Mandanten betreut, wer mit einer Buchhaltung im Rückstand ist, wer einen Vorgang gerade auf dem Tisch hat. In den heißen Monaten wird der Austausch innerhalb der Kanzlei selbst zur Arbeit.

So nutzt eine Steuerkanzlei den KI-Assistenten

Alltägliche Anfragen von Kanzleiinhaber und Team.

Die Anforderung der Abschlussunterlagen, an alle Gesellschaften

Zum Jahresende füllt Ugo das Anschreiben zur Anforderung der Abschlussunterlagen mit Firmenname und Ansprechpartner aus, legt ein Dokument im Ordner jedes Mandanten an und bereitet die E-Mails mit der Liste der Unterlagen vor, die nach deiner Bestätigung rausgehen.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Bereite die Anforderung der Unterlagen für den Jahresabschluss 2026 an die Gesellschaften von Laura vor

  2. In der Tabelle „Mandanten Kanzlei“ betreut Laura Graf 6 Gesellschaften. Das mache ich: • Ich lege 6 Schreiben „Unterlagen Jahresabschluss 2026“ aus der Vorlage an, eines im Ordner jeder Gesellschaft • Ich bereite 6 E-Mails an die Ansprechpartner vor, mit der Liste der Unterlagen und Abgabe bis 31. Januar Bestätigst du?

Das Kanzleipostfach, sortiert

Das zentrale Postfach sammelt Nachrichten für alle. Du lässt dir von Ugo eine Zusammenfassung geben: Er sagt dir, wer schreibt und zu welchem Mandanten, und leitet die Nachrichten an die zuständige Person weiter oder verschiebt sie in den richtigen Ordner.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Was ist heute im Kanzleipostfach angekommen?

  2. Heute im Postfach: 1. Hausbank: Unterlagen für Fischer Bau GmbH 2. Mandant Lab Design GbR: weitergeleitetes Schreiben vom Finanzamt 3. Unternehmensregister: Eingangsbestätigung für die Weberei Bauer KG

  3. Leite Nummer 2 an Marco weiter und verschieb 3 in den Ordner Weberei Bauer

  4. Das mache ich: • Ich leite das Finanzamt-Schreiben für Lab Design GbR an Marco Weiß weiter • Ich verschiebe die Eingangsbestätigung des Unternehmensregisters in den Ordner „Weberei Bauer“ Bestätigst du?

Der nächste Mandant, mit den offenen Vorgängen

Vor einem Gespräch fragst du Ugo, wen du triffst und was offen ist. Er liest den Termin im Kalender und die Arbeitsliste des Mandanten in OneDrive und fasst dir laufende Vorgänge und Notizen vom letzten Treffen zusammen.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Wen treffe ich um 15 Uhr und was ist offen?

  2. Um 15 Uhr hast du Georg Fischer, Fischer Bau GmbH. Aus der Tabelle „Fischer Bau – offene Vorgänge.xlsx“: • Jahresabschluss 2025 festgestellt und offengelegt • Ratenzahlung beim Finanzamt läuft: Rate im November erinnern • Notiz vom 12.09.: Aufnahme eines neuen Gesellschafters prüfen

Die Kanzleivorgänge in monday.com

Wenn die Kanzlei ihre Vorgänge in monday.com organisiert, sagt dir Ugo, was im Verzug ist, legt neue Elemente auf dem Board an, ändert Status und Fristen und schreibt Updates, die das Team sieht. Auch per Sprachnachricht, zwischen zwei Mandanten.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. 🎤 Sprachnachricht (0:15)

  2. Das mache ich auf dem Board „Kanzleivorgänge“: • Ich lege das Element „Fischer Bau – neuer Gesellschafter“ in der Gruppe „Gesellschaftsrechtliche Beratung“ an, mit Frist 30. Oktober • Ich schreibe das Update: „Handelsregisterauszug und Entwurf der Gesellschaftervereinbarung anfordern“ Bestätigst du?

Ein Kanzleitag mit dem KI-Assistenten für Steuerkanzleien

Mandanten, Team und Post, mit weniger Zeit fürs Suchen.

  1. 8:00

    Ugo schickt dir die Termine des Tages und die Vorgänge im Verzug auf dem Kanzlei-Board.

  2. 9:15

    Du lässt dir die E-Mails im zentralen Postfach zusammenfassen und verteilst die Nachrichten an das Team.

  3. 11:00

    Vor dem Termin mit einem Mandanten fasst Ugo dir zusammen, was offen ist, aus seiner Arbeitsliste.

  4. 13:30

    In der Pause fragst du, welche Gesellschaften die Abschlussunterlagen noch nicht geschickt haben: Ugo bereitet die Erinnerungen vor.

  5. 16:00

    Nach einer Besprechung diktierst du die Notizen: Ugo ergänzt sie im Mandantendokument in seinem Ordner.

  6. 18:30

    Freitags listet dir eine geplante Aufgabe die Mandanten-E-Mails auf, die in der Woche unbeantwortet geblieben sind.

Was du mit dem KI-Assistenten der Kanzlei verbindest

Buchhaltungs- und Kanzleisoftware bleiben, wo sie sind. Ugo kümmert sich um alles, was über Postfach, Kalender und Ordner läuft.

Die Mandantenordner in Drive oder OneDrive

Ein Ordner pro Mandant, mit Unterordnern pro Jahr. Ugo sucht und liest Dokumente, Beschlüsse und Arbeitslisten; in OneDrive fügt er Zeilen in Excel-Dateien hinzu und erstellt Word-Dokumente aus den Kanzleivorlagen.

Briefe und Rundschreiben mit {{Mandant}}

Unterlagenanforderungen, Auftragsbestätigungen, Mandantenrundschreiben: Du legst die Vorlage einmal mit Platzhaltern an, und Ugo erstellt die ausgefüllten Fassungen für jede Gesellschaft.

Zentrales Postfach und persönliche Postfächer

Jede Person in der Kanzlei verbindet ihre eigenen Postfächer, per IMAP oder Outlook mit Microsoft 365. Ugo fasst zusammen, sortiert, leitet weiter und antwortet nach der Bestätigung der Person, die ihn gerade nutzt.

monday.com oder Notion für die Vorgänge

Wenn die Kanzlei ihre Vorgänge in monday.com führt, liest Ugo die Boards und aktualisiert die Elemente. Mit den MCP-Apps kann er auch in Notion arbeiten.

Die Kanzleisoftware mit MCP-Server

Ob DATEV oder eine andere Lösung: Bietet eure Kanzleisoftware einen MCP-Server an, kann Ugo sich verbinden und die Daten lesen, die sie bereitstellt. Wenn nicht, arbeitet Ugo daneben, ohne sie anzufassen.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Häufige Fragen von Steuerkanzleien

Welche Software braucht eine Steuerkanzlei?

Eine Kanzlei braucht Software für Finanzbuchhaltung, Lohn, Abschlüsse und Erklärungen, eine revisionssichere Ablage, ein Postfach und einen Weg, das Team zu koordinieren. Was oft offen bleibt, ist die tägliche Kommunikation mit Mandanten und Mitarbeitenden. Darum kümmert sich Ugo, über WhatsApp, verbunden mit Postfach, Kalender und Ordnern, die die Kanzlei schon nutzt.

Wie organisiere ich die Unterlagen der Mandanten für die Jahresabschlüsse?

Schick jedem Mandanten frühzeitig eine individuelle Liste der Unterlagen mit Abgabetermin, nenne einen Ort zum Hochladen und ordne jeden Mandanten einer verantwortlichen Person im Team zu. Dann erinnerst du in regelmäßigen Abständen. Mit Ugo erstellst du die Anforderungen aus den Kanzleivorlagen für jede Gesellschaft, prüfst leere Ordner und bereitest die Erinnerungen in wenigen Nachrichten vor.

Bucht Ugo oder erstellt er Jahresabschlüsse?

Nein. Buchhaltung, Jahresabschlüsse, Erklärungen und elektronische Übermittlungen bleiben in der Kanzleisoftware und in der Verantwortung der Berufsträger. Ugo berät nicht und übermittelt nichts an Behörden oder das Unternehmensregister. Er kümmert sich um die Organisation: Er findet Dokumente, fasst E-Mails zusammen, bereitet Briefe und Erinnerungen vor und denkt an Termine und Fristen, die du eingetragen hast.

Können auch die Mitarbeitenden der Kanzlei Ugo nutzen?

Ja. Jede Person hat ihr eigenes Abo, ihre eigene verifizierte WhatsApp-Nummer und ihre eigenen verbundenen Konten, sieht also nur ihr Postfach und ihren Kalender. Die Kanzlei ist ein gemeinsames Team, und Team-Skills wie Firmenwebsites werden geteilt. Der Preis liegt bei 50 € im Monat oder 550 € im Jahr pro Person, zzgl. MwSt.

Sind die Daten der Kanzleimandanten sicher?

Ugo antwortet nur verifizierten WhatsApp-Nummern, Server und Datenbank stehen in Frankfurt, und an Dateien arbeitet er nur in dem Ordner, den jede Person wählt. Jeder Versand und jede Änderung braucht das „Bestätigen“ der Person, die ihn nutzt, und Sprachnachrichten werden transkribiert, ohne die Aufnahme zu speichern. Verschwiegenheitspflicht und Pflichten nach dem Geldwäschegesetz bleiben bei der Kanzlei.

Wie bewältigt eine Steuerkanzlei ihre Arbeitsspitzen?

Plane die Fristen des Jahres, verteile die Mandanten im Team, fordere Unterlagen lange vor dem Bedarf an und reduziere Routinearbeit mit Standardvorlagen. In den heißen Monaten hilft dir Ugo, keine Zeit zu verlieren: Jeden Morgen schickt er dir Termine und Vorgänge im Verzug und bereitet die immer gleichen Briefe für dich vor.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Eine aufgeräumtere Kanzlei, auch in den Spitzen

Verbinde Postfach, Kalender und Mandantenordner in wenigen Minuten. Die nächste Runde Unterlagenanforderungen erledigst du über WhatsApp.

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