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Die App für Handelsvertreter, die in WhatsApp lebt

Dein Tag spielt sich zwischen Auto, Kunden und vertretenen Firmen ab. Ugo ist der KI-Assistent, dem du eine Sprachnachricht schickst, sobald du ausgestiegen bist: Er plant deine Besuchstour, schreibt die Mails, pflegt das CRM und erinnert dich an Follow-ups. Vor jeder Aktion fragt er dich um Bestätigung.

Ugo testenSo nutzen Handelsvertreter Ugo im Außendienst

Eine App für Handelsvertreter muss dort funktionieren, wo du wirklich arbeitest: im Auto, auf dem Parkplatz beim Kunden, am Messestand. Deshalb ist Ugo keine weitere App, die du öffnen musst, sondern ein Kontakt in WhatsApp. Du schreibst ihm oder schickst eine Sprachnachricht wie einem Kollegen im Büro, und er nutzt die Tools, die du verbunden hast: deinen Kalender, dein Postfach, das CRM deines Prinzipals, die Preislisten auf Drive oder OneDrive.

Ob du als Mehrfirmenvertreter fünf Hersteller im Portfolio hast oder als Einfirmenvertreter ein Gebiet betreust: Die Arbeit ist dieselbe. Besuche, Aufträge weitergeben, Angebote nachfassen, Provisionsabrechnungen prüfen, Berichte an den Gebietsleiter schicken. Den Verkauf machst du. Den Rest, der sonst abends am Küchentisch landet, übernimmt Ugo.

Immer wenn sich etwas ändern soll, etwa eine Mail verschicken, einen Termin anlegen oder einen Deal im CRM verschieben, zeigt dir Ugo, was er vorhat, und wartet auf dein „Bestätigen“. Er antwortet nur deiner verifizierten Nummer, und deine Daten liegen auf Servern in Frankfurt. Weiter unten findest du die Seiten für deine Branche: Software, Webagenturen, Lebensmittel, Eisenwaren, Stahl und Metall, Körperpflege, Pharma, Medizinbedarf, Automotive, Heimtierbedarf und Pflanzenschutz.

Was den Tag eines Handelsvertreters schwer macht

Es sind nicht die Besuche, die müde machen. Es ist alles drumherum.

Zu viele Tools, eins pro Prinzipal

Ein Hersteller arbeitet mit HubSpot, der zweite mit Zoho, der dritte schickt dir die Preisliste als Excel und will Aufträge per Mail. Du verbringst mehr Zeit damit, dir zu merken, wo was liegt, als mit Verkaufen.

Die Tour kippt beim ersten Zwischenfall

Ein Kunde sagt ab, ein neuer ruft an, auf der A8 geht nichts mehr. Die Tour mit Karte, Kalender und Kontakten neu zu planen, während du fährst, ist umständlich und gefährlich.

Follow-ups, die durchrutschen

Das Angebot von vor zwei Wochen, das Muster, nach dem du fragen wolltest, der Kunde, den du nach dem Urlaub anrufen sollst. Notierst du es nicht sofort, geht es verloren, und der Auftrag gleich mit.

Der Papierkram am Abend

Besuchsberichte, Zusammenfassungen an den Prinzipal, Notizen im CRM, die Provisionsabrechnung prüfen. Alles nötig, aber nichts davon bringt dir einen Euro mehr.

So nutzen Handelsvertreter Ugo im Außendienst

Echte Beispiele für kurze Anfragen, getippt oder gesprochen zwischen zwei Besuchen.

Die Tour von morgen, mit echten Fahrzeiten

Frag Ugo nach den Terminen von morgen und den Fahrzeiten mit Verkehr. Gibt es eine Lücke, schlägt er dir einen Kunden in der Nähe vor und legt den Termin nach deiner Bestätigung im Kalender an.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Wie sieht meine Tour morgen aus?

  2. Morgen hast du 4 Besuche: • 9:00 Eisenwaren Schmid, Esslingen • 10:30 Baustoffe Neckar, Ludwigsburg (22 Min.) • 14:30 Krämer Industriebedarf, Kornwestheim • 16:30 Café Central, Waiblingen Zwischen 11:30 und 14:30 bist du frei.

  3. Trag mir Werkzeug Weber in Ludwigsburg um 12 ein

  4. Das mache ich: Ich lege den Termin „Besuch Werkzeug Weber“ morgen von 12:00 bis 13:00 in Ludwigsburg an. Bestätigst du?

Die Notiz im CRM des Prinzipals, im Auto diktiert

Du kommst vom Kunden, schickst eine Sprachnachricht, und Ugo findet den richtigen Deal im CRM des Herstellers, ergänzt die Notiz und legt die Aufgabe für den Rückruf an. Keine Notizen mehr auf der Rückseite von Visitenkarten.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. 🎤 Sprachnachricht (0:21)

  2. Das mache ich in HubSpot: • Notiz zum Deal „Baustoffe Neckar – Rahmenvertrag 2027“: Interesse an der neuen Linie, möchten ein Angebot über 200 Stück • Aufgabe „Angebot an Baustoffe Neckar schicken“ für Donnerstag Bestätigst du?

Unbeantwortete Angebote, jeden Freitag

Mit einer geplanten Aufgabe schreibt dir Ugo jeden Freitagmorgen von sich aus, welche Angebote noch ohne Antwort sind. Du wählst, wen du anschreiben willst, und er bereitet die Erinnerung aus deinem Postfach vor.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Guten Morgen. Auf diese Angebote gibt es noch keine Antwort: 1. Krämer Industriebedarf, verschickt am 28.09. 2. Café Central, verschickt am 2.10. 3. Baustoffe Neckar, verschickt am 5.10.

  2. Fass bei 1 und 3 nach, freundlich

  3. Ich habe zwei kurze Mails vorbereitet, die fragen, ob das Angebot klar ist, und ein Telefonat nächste Woche vorschlagen. Soll ich sie aus deinem Postfach verschicken?

Der Wochenbericht für den Gebietsleiter

Ugo fasst Termine im Kalender, Notizen im CRM und die Mails der Woche zusammen und bereitet dir den Entwurf des Berichts an den Hersteller vor. Du liest ihn, korrigierst ihn, und er geht erst raus, wenn du es sagst.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Bereite den Wochenbericht für Julia von Tecnoplast vor

  2. Diese Woche: 11 Besuche, 3 neue Angebote, 1 gewonnener Deal (Schmid, 4.800 €). Ich habe den Entwurf mit Details pro Kunde geschrieben. Soll ich ihn an Julia Hartmann schicken?

Ein typischer Tag als Handelsvertreter mit Ugo

Vom Kalender am Morgen bis zum Bericht am Abend, ohne den Laptop aufzuklappen.

  1. 7:45

    Ugo schreibt dir von sich aus: die Besuche des Tages, die Adresse jedes Kunden und den Verkehr zum ersten Termin.

  2. 9:40

    Du kommst aus dem ersten Besuch und diktierst eine Sprachnachricht: Ugo ergänzt die Notiz im CRM des Herstellers und setzt den Rückruf.

  3. 11:15

    Ein Kunde sagt ab. Du fragst, wer noch in der Nähe ist: Ugo sucht Betriebe in der Umgebung und gibt dir Adresse und Telefonnummer.

  4. 13:00

    In der Mittagspause lässt du dir die Mails vom Vormittag zusammenfassen und antwortest dem Prinzipal wegen des verspäteten Auftrags.

  5. 16:30

    Vor dem letzten Besuch fragst du, was dieser Kunde letztes Jahr gekauft hat: Ugo liest es aus der Datei auf OneDrive.

  6. 18:30

    Geparkt fragst du nach der Zusammenfassung des Tages und dem Berichtsentwurf. Der Abend gehört dir.

Was du mit deiner App für Handelsvertreter verbindest

Du musst nichts umstellen: Ugo verbindet sich mit dem, was du und deine Prinzipale schon nutzen.

Das CRM jedes Prinzipals

HubSpot, Zoho CRM, Odoo oder Agile CRM: Du verbindest die Zugänge, die dir die Hersteller geben, und Ugo liest Deals, Kontakte und Aufgaben, ergänzt Notizen und verschiebt Phasen nach deiner Bestätigung.

Preislisten und Auftragshistorie auf OneDrive oder Drive

Die Preisliste als Excel, die Konditionen als PDF, die Historie des Kunden. Ugo liest sie aus dem Ordner, den du wählst, und antwortet dir, während du beim Kunden sitzt.

Angebotsvorlagen mit {{Kunde}}

Du legst eine Vorlage für Angebote oder Auftragsvorschläge auf Google Drive oder in Word mit Platzhaltern an. Ugo füllt sie mit den Kundendaten aus und speichert sie im richtigen Ordner.

Die Website des Herstellers und der Wettbewerber

Mit Firmenwebsites lernt Ugo den online veröffentlichten Katalog und beantwortet Fragen zu Produkten und Unterschieden zum Wettbewerb, mit Angabe der Seite, von der die Information stammt.

WhatsApp Business für deine Kunden

Arbeitest du mit einer WhatsApp-Business-Nummer, kann Ugo deinen Kunden die Besuchsbestätigung oder die Erinnerung an den Auftrag schicken, immer erst nach deinem „Bestätigen“.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Ugo für jede Spezialisierung

Jede Branche hat andere Kunden, Produkte und Abläufe: Wähle deine.

Häufige Fragen von Handelsvertretern

Welche ist die beste App für Handelsvertreter?

Das hängt davon ab, wie du arbeitest. Eine Software zur Auftragserfassung brauchst du, wenn der Hersteller sie vorgibt; für alles andere zählt, einen einzigen Ort für Kalender, Mails, CRM und Tourenplanung zu haben. Dafür ist Ugo gemacht: Er läuft auf WhatsApp, versteht Sprachnachrichten und verbindet sich mit den Tools, die du schon nutzt, auch wenn sie von Prinzipal zu Prinzipal verschieden sind.

Wie plane ich als Handelsvertreter meine Besuchstouren?

Gruppiere die Kunden nach Gebiet, setze zuerst die festen Termine und lass Lücken für spontane Besuche und neue Kontakte. Prüfe die Fahrzeiten mit dem echten Verkehr, nicht mit der Luftlinie. Ugo liest deinen Kalender, berechnet die Strecken mit Verkehr in Echtzeit und sucht Betriebe in der Nähe, die in die freien Lücken passen.

Wie behalte ich als Mehrfirmenvertreter mehrere CRMs im Griff?

Mehrfirmenvertreter haben oft ein CRM pro Hersteller. Praktisch ist ein einziger Zugang, der mit allen spricht. Im Ugo-Portal verbindest du die Zugänge, die dir deine Prinzipale geben, etwa HubSpot und Zoho CRM, und schreibst dann auf WhatsApp „Notiz zu Krämer in Zoho“: Ugo weiß, wohin.

Berechnet Ugo Provisionen oder den Ausgleichsanspruch?

Nein. Provisionsansprüche und der Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB folgen genauen Regeln: Dafür sind dein Steuerberater, ein Anwalt oder dein Berufsverband wie die CDH da. Ugo hilft dir, die Unterlagen in Ordnung zu halten: Er liest die Provisionsabrechnung, die dir der Hersteller als Excel oder PDF schickt, und findet die passenden Aufträge, damit du schneller prüfst.

Muss ich eine App auf dem Handy installieren?

Nein. Ugo ist ein Kontakt in WhatsApp, der App, die du schon hast. Du verbindest deine Tools einmal im Portal app.ciaougo.com, danach schreibst du oder schickst Sprachnachrichten bis 90 Sekunden. Es funktioniert auf jedem Handy mit WhatsApp, und unterwegs reichen dir Sprachnachrichten.

Was kostet Ugo für einen Handelsvertreter?

Ugo kostet 50 € im Monat oder 550 € im Jahr, zzgl. MwSt., mit allen Skills: Kalender, Mail, CRM, Karten, Dokumente. Keine Zusatzkosten pro Prinzipal oder verbundenem CRM. Arbeitest du in einer Agentur mit mehreren Vertretern, hat jeder sein eigenes Abo, und Team-Skills wie Karten teilt ihr euch.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Mehr Zeit zum Verkaufen, weniger zum Schreiben

Verbinde Kalender, Mail und die CRMs deiner Prinzipale in wenigen Minuten. Ab dem nächsten Tag planst du deine Tour per Sprachnachricht.

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