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Der KI-Assistent für Software-Handelsvertreter

Du verkaufst Warenwirtschaft, Lizenzen oder SaaS-Abos an kleine und mittlere Unternehmen. Ugo behält Demos, Testphasen und Verlängerungen im Blick, beantwortet Fragen zu Produktfunktionen aus der Dokumentation des Herstellers und schreibt die Follow-ups für dich.

Ugo testenUgo für Software-Handelsvertreter, ganz konkret

Software-Handelsvertreter verkaufen etwas, das der Kunde nicht anfassen kann. Der Deal läuft über eine Demo, eine Testphase, eine Liste technischer Fragen, ein Angebot mit Jahresgebühr und zwölf Monate später die Verlängerung. Jeder Schritt hat ein Datum, und jedes vergessene Datum ist ein Kunde, der zum Wettbewerber geht. Gut ist nicht nur, wer die beste Demo zeigt, sondern wer keinen Schritt auslässt.

Ob du autorisierter Vertriebspartner eines ERP-Systems bist, Handelsvertreter für ein regionales Softwarehaus oder Partner einer SaaS-Plattform: Dein Bestand wächst Jahr für Jahr und mit ihm die Verträge, die du betreuen musst. Ugo arbeitet auf WhatsApp: Du fragst ihn, wessen Testphase bald endet, was das Lagermodul kostet, welche Kunden im November verlängern.

Ugo liest CRM, Kalender und Postfach, lernt die Website und die öffentliche Dokumentation des Herstellers und antwortet mit Angabe der Seite. So beantwortest du im Gespräch Produktfragen, ohne auf den Presales zu warten, und gehst in die Verlängerung mit dem Wissen, was im letzten Jahr passiert ist. Mails an Kunden, Demotermine und Änderungen an Deals gehen erst nach deinem „Bestätigen“ raus.

Typische Probleme im Software-Vertrieb

Der Verkaufszyklus bei Software ist lang und voller kleiner Schritte.

Testphasen, die still auslaufen

Du schaltest dreißig Tage Test frei, und dann taucht der Kunde ab. Rufst du nicht im richtigen Moment an, mit Antworten auf die offenen Fragen, endet die Testphase und der Deal mit ihr.

Verlängerungen und laufende Gebühren

Wiederkehrender Umsatz lebt von Verlängerungen. Doch die Fristen sind über Verträge, Excel-Tabellen und das Partnerportal verstreut, und vom unzufriedenen Kunden erfährst du, wenn er schon gekündigt hat.

Technische Fragen, die sofort eine Antwort brauchen

„Kann es E-Rechnungen?“ „Verwaltet es Varianten nach Größe und Farbe?“ Musst du auf den Presales des Herstellers warten, schaut sich der Kunde inzwischen eine andere Software an.

Preislisten, Module und Aktionen des Partnerprogramms

Zusatzmodule, weitere Nutzer, Rabatte im ersten Jahr, Quartalsprämien des Partnerprogramms. Die Konditionen ändern sich oft, und ein korrektes Angebot ohne vergessene Position kostet Zeit.

Ugo für Software-Handelsvertreter, ganz konkret

Von der Demo bis zur Verlängerung: So nutzen Vertriebspartner und Handelsvertreter für Software Ugo.

Die Demo in die erste freie Lücke legen

Ein Interessent möchte eine Online-Demo. Ugo schaut in deinen Kalender, findet die freien Lücken der Woche und legt den Termin an. Dann bereitet er die Bestätigungsmail für den Kunden vor.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Optik Möller will diese Woche eine einstündige Demo. Wann kann ich?

  2. Du bist frei: • Mittwoch 10:00–12:00 • Donnerstag 15:00–18:00 • Freitag 9:00–11:00

  3. Donnerstag um 15, online. Schick Petra Möller auch die Bestätigung

  4. Das mache ich: • Ich lege „Demo Warenwirtschaft – Optik Möller“ am Donnerstag 15:00–16:00 an, online • Ich schreibe Petra Möller mit Datum, Uhrzeit und Inhalt der Demo Bestätigst du?

Produktfragen mitten im Verkaufsgespräch beantworten

Mit Firmenwebsites liest Ugo die Website und die öffentlichen Anleitungen der Software, die du verkaufst, und auch die der Wettbewerber. Er antwortet zu Funktionen, Modulen und Unterschieden mit Angabe der Seite, damit du dem Kunden antworten kannst, ohne auf den Presales zu warten.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Kann unsere Warenwirtschaft Inventur per Handscanner? Und die Software, die der Kunde jetzt nutzt?

  2. Ja: Das Modul Lager Plus unterstützt Barcodescanner und Inventur über mobile Geräte (Seite „Lagermodul“). Das Konkurrenzprodukt bietet das nur in der Enterprise-Version (Seite „Preise und Pakete“).

Auslaufende Testphasen, jeden Montag

Eine geplante Aufgabe fragt Ugo jeden Montag nach den Deals in der Phase „Test“ im CRM mit nahem Abschlussdatum. Er schreibt dir von sich aus und hilft dir, für jeden das passende Follow-up vorzubereiten.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Guten Morgen. Diese Woche enden folgende Testphasen: 1. Kanzlei Wolf, endet Mittwoch 2. Bäckerei Neumann, endet Freitag 3. Spedition Richter, endet Samstag

  2. Bei 1 einen Klärungstermin vorschlagen, 3 in „Angebot“ verschieben

  3. Das mache ich: • Mail an Kanzlei Wolf mit dem Vorschlag eines 20-minütigen Calls • Ich verschiebe „Spedition Richter – Warenwirtschaft“ in HubSpot in die Phase „Angebot“ Bestätigst du?

Die Verlängerungen des Quartals aus der Vertragsliste

Du führst die Verträge in einer Excel-Datei auf OneDrive? Ugo liest sie und sagt dir, wer in den nächsten Monaten verlängert, mit Gebühr und aktiven Modulen. Bestätigt der Kunde, kann er die Statuszelle aktualisieren.

Genutzte Skills

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  1. Wer verlängert im November?

  2. Aus der Datei „Kundenverträge 2026“: • Eisenwaren Koch, 1.200 €/Jahr, 3 Nutzer • Praxis Dr. Lehmann, 890 €/Jahr, Modul Abrechnung • Allgäuer Käserei Brugger, 2.400 €/Jahr, Lager und Produktion

  3. Markier Koch als „verlängert“

  4. Ich setze die Spalte „Status“ bei Eisenwaren Koch in der Datei „Kundenverträge 2026“ auf „Verlängert“. Bestätigst du?

Der Tag eines Software-Vertriebspartners mit Ugo

Demos, Besuche und Verlängerungen: ein Beispiel, wie Ugo sich in den Tag einfügt.

  1. 8:00

    Ugo schickt dir die Demos des Tages und erinnert dich an die Testphase der Kanzlei Wolf, die morgen endet.

  2. 9:30

    Vor der Demo lässt du dir die letzten Mails mit dem Kunden und die Notizen im CRM zusammenfassen.

  3. 11:00

    Der Kunde fragt, ob die Software Projekte abbildet. Ugo antwortet aus der Dokumentation des Herstellers.

  4. 14:00

    Nach dem Besuch diktierst du eine Sprachnachricht: Notiz im CRM, Deal in „Angebot“ verschoben, Aufgabe für das Angebot.

  5. 16:30

    Ugo füllt die Angebotsvorlage auf Drive mit Kundenname, Modulen und Gebühr. Du liest sie und schickst sie raus.

  6. 18:00

    Du lässt dir sagen, welche Verlängerungen des Monats noch unbestätigt sind, und bereitest die Erinnerungen für morgen früh vor.

Ugo mit den Tools des Software-Vertriebs verbinden

Deine Tools und die des Herstellers, in einem einzigen Chat.

Das CRM des Partnerprogramms

Viele Hersteller verlangen, dass Partner ihre Opportunities in HubSpot, Zoho CRM oder Odoo erfassen. Ugo liest die Pipeline, ergänzt Notizen und verschiebt Phasen, damit die Erfassung immer aktuell ist.

Website und Anleitungen der Software

Mit Firmenwebsites lernt Ugo die öffentlichen Produktseiten, die FAQ und das Hilfecenter des Herstellers. Er antwortet mit Angabe der Seite, praktisch, wenn du den Kunden überzeugen musst.

Die Vertragsliste auf OneDrive

Laufzeiten, Gebühren, Nutzer und aktive Module in einer Excel-Datei. Ugo liest sie, ergänzt Zeilen für neue Verträge und aktualisiert den Verlängerungsstatus nach deiner Bestätigung.

Support-Tickets in Zendesk

Betreust du auch den After-Sales, sagt dir Ugo vor dem Besuch, welche Tickets deiner Kunden offen sind. So gehst du in die Verlängerung und weißt, was nicht funktioniert hat.

Notion oder ein MCP-Server

Die Modulbeschreibungen und Antworten auf Einwände liegen in Notion? Ugo liest sie. Und bietet die Software, die du verkaufst, einen MCP-Server, kannst du auch den verbinden.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Häufige Fragen zum Vertrieb von Software und ERP-Systemen

Wie werde ich Handelsvertreter für Unternehmenssoftware?

Meist beginnt es mit einem Vertretervertrag mit einem Softwarehaus oder einem Partnervertrag mit einem Hersteller, mit Produktschulung und einem Gebiet oder Kundensegment. Als selbstständiger Handelsvertreter meldest du ein Gewerbe an. Wichtig ist, die Abläufe der Kunden zu kennen, nicht nur die Software. Ugo hilft dir dann, Demos, Testphasen und Verlängerungen zu verfolgen, ohne eine zu verpassen.

Wie begleite ich Kunden in der kostenlosen Testphase, ohne sie zu verlieren?

Vereinbare schon in der Demo einen Zwischentermin zur Hälfte der Testphase, notiere die offenen Fragen und melde dich vor Ablauf mit konkreten Antworten, nicht mit einem allgemeinen „Wie läuft’s?“. Mit Ugo legst du die Phase „Test“ im CRM an und eine geplante Aufgabe, die dir jeden Montag die auslaufenden Testphasen auflistet.

Kann Ugo technische Fragen zur Software beantworten?

Ja, im Rahmen dessen, was veröffentlicht ist. Mit Firmenwebsites liest Ugo die Produktwebsite, die Anleitungen und die öffentlichen FAQ des Herstellers und antwortet mit Angabe der Seite. Steht eine Information nicht dort, sagt er es dir, statt etwas zu erfinden: Dann fragst du besser den Presales.

Wie verwalte ich Vertragsverlängerungen bei Software?

Führe eine einzige Liste mit Laufzeit, Gebühr, Modulen und Ansprechpartner und melde dich mindestens 60 Tage vorher beim Kunden, gern mit einem Besuch. Ugo liest die Liste aus Excel auf OneDrive oder aus dem CRM, erinnert dich mit einer geplanten Aufgabe und bereitet die Verlängerungsmails vor, die erst nach deiner Bestätigung rausgehen.

Sind die Daten meiner Kunden sicher?

Ugo antwortet nur WhatsApp-Nummern, die im Portal verifiziert sind, speichert die Daten auf Servern in Frankfurt und greift auf Drive oder OneDrive nur in dem Ordner zu, den du wählst. Jede Aktion, die etwas verändert, etwa eine Mail oder eine Änderung im CRM, braucht dein „Bestätigen“. Du kannst jeden Skill jederzeit trennen.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Keine vergessene Testphase, keine verlorene Verlängerung

Verbinde CRM, Kalender und die Website der Software, die du verkaufst. Ugo meldet sich, wenn es nötig ist, und du konzentrierst dich auf die Demos.

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