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Die App für den Außendienst Medizinprodukte, die mit Ausschreibungen Schritt hält

Klinikeinkauf, Krankenhausapotheken, Pflegeheime, Sanitätshäuser und Orthopädietechnik: Jeder verlangt andere Unterlagen und feste Fristen. Ugo hilft dir auf WhatsApp mit Fristen, Datenblättern, E-Mails und Lieferungen und fragt, bevor er handelt.

Ugo testenUgo für den Außendienst Medizinprodukte und Sanitätsbedarf

Eine App für den Außendienst Medizinprodukte muss zwei Welten bewältigen. Auf der einen Seite die öffentliche Hand: Kliniken und kommunale Krankenhäuser, die über Ausschreibungen, Leistungsverzeichnisse, Vergabeplattformen und Einkaufsgemeinschaften kaufen, mit Fristen, die nicht verzeihen. Auf der anderen Seite der private Markt: Pflegeheime, MVZ, Arztpraxen, Sanitätshäuser und Orthopädietechnik, die häufiger bestellen, schnelle Antworten und pünktliche Lieferungen wollen.

Dazwischen liegen die Unterlagen. Für jedes Produkt braucht es Datenblatt, Konformitätserklärung, CE-Kennzeichnung nach der europäischen Medizinprodukte-Verordnung (MDR), UDI, manchmal ein Sicherheitsdatenblatt. Die Stationsleitung will eine Vorführung, die Medizintechnik fragt nach der Gebrauchsanweisung, der Einkauf nach dem aktuellen Zertifikat. Und jede Anfrage kommt per E-Mail.

Ugo hilft dir, alles in Ordnung zu halten. Er sucht im Postfach die Mail des Herstellers mit dem richtigen Datenblatt und leitet sie weiter, erinnert dich an die Angebotsfrist, indem er sie in den Kalender einträgt, und liest die Liefertabelle oder das Board auf monday.com. Er bewertet Produkte nicht klinisch und erstellt keine Ausschreibungsunterlagen für dich: Er organisiert.

Was den Außendienst für Medizinprodukte und Sanitätsbedarf fordert

Im Gesundheitswesen wiegt ein fehlendes Dokument oder eine verpasste Frist so schwer wie ein verlorener Auftrag.

Ausschreibungen mit starren Fristen

Fristen für Bieterfragen, Angebotsabgabe, Musterstellung: Jede Ausschreibung hat ihren eigenen Zeitplan. Eine zu spät gelesene Nachricht kann dich einen ganzen Liefervertrag kosten.

Datenblätter und Zertifikate überall verstreut

Konformitätserklärungen, CE-Zertifikate, Datenblätter: Sie kommen von den Herstellern in verschiedenen Mails und in Versionen, die ablaufen. Sie im richtigen Moment zu finden, ist eine Schatzsuche.

Viele Ansprechpartner im selben Haus

Chefarzt, Stationsleitung, Krankenhausapotheke, Medizintechnik, Einkauf. Sich zu merken, mit wem du worüber gesprochen hast und wann du nachfassen musst, ist keine Kleinigkeit.

Lieferungen, Konsignationslager und Vorführungen

Vorführgeräte als Leihstellung, Ware im Konsignationslager, Eillieferungen ans Pflegeheim. Verspätet sich eine Lieferung, ruft der Kunde dich an, nicht das Lager.

Ugo für den Außendienst Medizinprodukte und Sanitätsbedarf

Vier konkrete Situationen, von der Ausschreibung bis zum Sanitätshaus um die Ecke.

Keine Angebotsfrist verpassen

Ugo sucht in deinem Postfach die Nachrichten zu einer Ausschreibung und fasst Termine und Anforderungen zusammen. Dann legt er im Kalender die Erinnerung an die Angebotsfrist an.

Genutzte Skills

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  1. Was steht in der Mail des Klinikums zur Ausschreibung moderne Wundversorgung?

  2. Mail vom 14. Oktober: • Bieterfragen bis 28. Oktober • Angebote bis 10. November, 12:00 Uhr, über die Vergabeplattform des Klinikums • Muster für die Lose 2 und 4 erforderlich Soll ich eine Erinnerung für den 6. November eintragen?

  3. Ja, um 9

  4. Das mache ich: Ich lege „Ausschreibung Wundversorgung: Angebote bis 10.11., 12 Uhr“ am Freitag, 6. November, um 9:00 Uhr an. Bestätigst du?

Das Datenblatt für den Einkauf

Der Einkauf fordert Datenblatt und CE-Zertifikat eines Produkts an. Ugo findet die Mail des Herstellers mit den Unterlagen und leitet sie mit zwei Zeilen, die du freigibst, an den Ansprechpartner weiter.

Genutzte Skills

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  1. Leite Bernd Hoffmann aus dem Einkauf die Mail von Medisan mit dem Datenblatt der Antidekubitusmatratze weiter

  2. Ich habe die Mail von Medisan vom 2. Oktober gefunden, mit Datenblatt und CE-Zertifikat im Anhang. Ich leite sie an b.hoffmann@klinikum-beispiel.de weiter, mit dem Text: „Guten Tag Herr Hoffmann, anbei die angeforderten Unterlagen. Für Rückfragen stehe ich gern zur Verfügung.“ Bestätigst du?

Verspätete Lieferungen

Wenn du Bestellungen und Lieferungen auf einem Board in monday.com verfolgst, sagt dir Ugo, was für welchen Kunden in Verzug ist, und aktualisiert den Status, sobald du vom Lager hörst.

Genutzte Skills

Ugoonline

  1. Welche Lieferungen sind verspätet?

  2. Auf dem Board „Lieferungen Q4“ sehe ich 2: 1. Seniorenheim Lindenhof – Inkontinenzprodukte, geplant am 15.10. 2. Orthopädietechnik Moritz – Handgelenkbandagen, geplant am 16.10. Soll ich bei einer davon ein Update schreiben?

Sanitätshäuser und Orthopädietechnik in einem neuen Gebiet

Für den privaten Markt fragst du Ugo nach den Sanitätshäusern oder Orthopädietechnikern in einer Gegend. Du bekommst Adressen, Telefonnummern, Websites und Bewertungen, um deine Tour zu planen.

Genutzte Skills

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  1. Sanitätshäuser und Orthopädietechnik in Münster

  2. Ich habe 7 gefunden, die ersten: • Sanitätshaus Zentral – Ludgeristraße, 4,6 ★ • Orthopädietechnik Westfalen – Hammer Straße, 4,4 ★ • Sanitätshaus Am Ring – Warendorfer Straße, 4,3 ★ Möchtest du die Route, um sie der Reihe nach zu besuchen?

Ein Tag im Außendienst für Medizinprodukte

Zwischen einer Klinikstation, einem Pflegeheim und einer Ausschreibung kurz vor Fristende.

  1. 7:40

    Ugo schickt dir den Kalender und, wie geplant, die Ausschreibungsfristen der Woche, die du eingetragen hast.

  2. 9:30

    Auf Station für eine Vorführung bei der Stationsleitung; danach eine Sprachnachricht mit den Fragen, die gestellt wurden.

  3. 11:15

    Die Medizintechnik fragt nach der Gebrauchsanweisung: Ugo findet die Mail des Herstellers und leitet sie nach deinem „Bestätigen“ weiter.

  4. 14:00

    Im Pflegeheim prüfst du die verspäteten Lieferungen auf dem Board und aktualisierst den Status mit einer Nachricht.

  5. 16:30

    Ugo fasst eine Mail mit den Antworten auf Bieterfragen zusammen und legt eine Erinnerung für deine Rückmeldung an.

  6. 18:20

    Mit Ugo bereitest du die Mail an den Hersteller mit den Musteranforderungen vor, fertig zum Bestätigen.

Die Tools im Medizinprodukte-Vertrieb, verbunden mit Ugo

Konkrete Ideen für alle, die Kliniken, Pflegeheime und den privaten Markt betreuen.

Dein Firmenpostfach

Ugo funktioniert mit jedem IMAP-Postfach oder mit Microsoft 365. Er sucht Nachrichten zu Ausschreibungen, fasst sie zusammen, leitet Unterlagen weiter und sortiert Mails in Ordner.

Das Archiv mit Datenblättern und Zertifikaten

Ein Ordner pro Produkt auf Google Drive oder OneDrive, mit Datenblättern, Erklärungen und Zertifikaten. Ugo sucht das richtige Dokument und nennt dir Namen und Upload-Datum.

Das Liefer-Board auf monday.com

Bestellungen, Lieferungen, Konsignationsware und Vorführungen als Einträge auf einem Board: Ugo sagt dir, was in Verzug ist, ändert Status und Termine und schreibt Updates für die Kollegen.

Das CRM für Einrichtungen und Ansprechpartner

HubSpot, Zoho, Odoo oder Agile CRM: jede Klinik und jedes Pflegeheim als Unternehmen, mit seinen Ansprechpartnern. Ugo liest die Historie, schreibt Notizen und legt Aufgaben zum Nachfassen an.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Häufige Fragen aus dem Außendienst für Medizinprodukte

Wie behalte ich die Fristen von Ausschreibungen im Gesundheitswesen im Blick?

Sobald eine Ausschreibung veröffentlicht ist, trag sofort alle Termine in den Kalender ein: Bieterfragen, Ortstermine, Muster und Angebotsabgabe, jeweils mit ein paar Tagen Puffer. Schau regelmäßig ins Postfach und auf die Vergabeplattform. Ugo liest deine Mails, fasst die Termine zusammen und legt nach deiner Bestätigung Erinnerungen im Kalender an.

Erstellt Ugo die Ausschreibungsunterlagen?

Nein. Ausschreibungsunterlagen, Erklärungen und Angebote bleiben in deiner Verantwortung und der deines Unternehmens. Ugo hilft dir, Datenblätter und Zertifikate in deinen Ordnern und im Postfach zu finden, sie an die anfragende Stelle weiterzuleiten und an Fristen zu denken. Mit den Vergabeplattformen der Auftraggeber verbindet er sich nicht.

Welche ist die beste App für den Außendienst im Sanitätsbedarf?

Das hängt davon ab, wo du Zeit verlierst. Sind es Dokumente, Mails und Fristen, brauchst du etwas, das sie schnell findet, während du auf Station bist. Ugo arbeitet auf WhatsApp und verbindet sich mit deinem Postfach, deinem Kalender, deinen Dateien und deinem CRM, so hast du alles mit einer Nachricht.

Kann Ugo mir mit Pflegeheimen, Sanitätshäusern und Orthopädietechnik helfen?

Ja. Im privaten Markt braucht es schnelle Antworten und pünktliche Lieferungen: Ugo findet mit Karten neue Sanitätshäuser und Orthopädietechniker in der Nähe, erinnert dich ans Nachfassen, verfolgt Lieferungen auf monday.com und schreibt Kunden von deinem WhatsApp Business, immer nach deiner Bestätigung.

Was kostet Ugo und was ist inklusive?

Ugo kostet 50 € pro Monat oder 550 € pro Jahr und Person, zzgl. MwSt. Alle Skills sind inklusive: E-Mail, Kalender, Drive und OneDrive, CRM, monday.com, Karten, Sprachnachrichten und WhatsApp Business. Im Team nutzt jeder Kollege seine eigenen Konten.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Keine Ausschreibung wegen einer Mail verloren

Verbinde E-Mail und Kalender und teste Ugo mit den Fristen dieses Monats.

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