Des appels d’offres aux délais stricts
Date limite des questions, remise des offres, échantillons : chaque consultation a son calendrier. Un avis lu trop tard dans votre messagerie peut vous faire perdre tout un marché.
L’application pour commercial en dispositifs médicaux qui suit le rythme des appels d’offres
Services achats, pharmacies à usage intérieur, EHPAD, magasins de matériel médical et orthopédistes : chacun demande des documents différents et des délais tenus. Ugo vous aide sur WhatsApp avec les échéances, les fiches techniques, les e-mails et les livraisons, et vous demande confirmation avant d’agir.
Une application pour commercial en dispositifs médicaux doit gérer deux mondes. D’un côté le public : hôpitaux, GHT et centrales d’achat qui achètent par appels d’offres, avec cahiers des charges, plateformes de dématérialisation et échéances qui ne pardonnent pas. De l’autre le privé : EHPAD, cliniques, cabinets médicaux, magasins de matériel médical et orthopédistes, qui commandent plus souvent, veulent des réponses rapides et des livraisons ponctuelles.
Entre les deux, il y a les documents. Pour chaque produit, il faut la fiche technique, la déclaration de conformité, le marquage CE selon le règlement européen sur les dispositifs médicaux, l’identifiant IUD, parfois la fiche de données de sécurité. Le cadre de santé veut une démonstration, le service biomédical demande la notice, le service achats le certificat à jour. Et chaque demande arrive par e-mail.
Ugo vous aide à tout garder en ordre. Il cherche dans votre messagerie l’e-mail du fabricant avec la bonne fiche et le transfère, vous rappelle l’échéance de l’appel d’offres en la mettant à l’agenda, lit la feuille des livraisons ou le tableau monday. Il n’évalue pas les produits sur le plan clinique et ne prépare pas le dossier de candidature à votre place : il organise.
Les défis des commerciaux en dispositifs médicaux et matériel médical
Dans la santé, un document manquant ou une échéance ratée vaut autant qu’une affaire perdue.
Fiches techniques et certificats éparpillés
Déclarations de conformité, certificats CE, fiches techniques : ils arrivent des fabricants dans des e-mails différents, avec des versions qui expirent. Les retrouver au bon moment, c’est une chasse au trésor.
Beaucoup d’interlocuteurs dans le même établissement
Chef de service, cadre de santé, pharmacie à usage intérieur, service biomédical, service achats. Se rappeler qui vous avez eu, à quel sujet et quand rappeler n’a rien d’évident.
Livraisons, dépôts et démos
Matériel en prêt pour essai, produits en dépôt, livraisons urgentes à l’EHPAD. Si une livraison glisse, c’est vous que le client appelle, pas l’entrepôt.
Ugo pour les commerciaux en matériel médical et dispositifs médicaux
Quatre situations concrètes, de l’appel d’offres au magasin de matériel médical du quartier.
Ne pas rater l’échéance de l’appel d’offres
Ugo cherche dans votre messagerie les échanges sur une consultation et vous résume dates et demandes. Puis il crée dans votre agenda le rappel pour la remise des offres.
Skills utilisées
Que dit l’e-mail du GHT sur l’appel d’offres pansements ?
E-mail du 14 octobre : • Questions avant le 28 octobre • Offres avant le 10 novembre à 12:00, sur le profil d’acheteur • Échantillons demandés pour les lots 2 et 4 Vous voulez un rappel dans l’agenda le 7 novembre ?
Oui, à 9 h
Voici ce que je vais faire : Créer « AO pansements GHT : offres avant le 10/11 à 12 h » vendredi 7 novembre à 9:00. Vous confirmez ?
La fiche technique pour le service achats
Le service achats demande la fiche technique et le certificat CE d’un produit. Ugo retrouve l’e-mail du fabricant qui les contient et le transfère à l’interlocuteur, avec deux lignes que vous validez.
Skills utilisées
Transfère à Bruno Leroy du service achats l’e-mail de Medisan avec la fiche du matelas anti-escarres
J’ai trouvé l’e-mail de Medisan du 2 octobre, avec fiche technique et certificat CE en pièces jointes. Transfert à b.leroy@hopital-exemple.fr avec le texte : « Bonjour, je vous transmets la documentation demandée. Je reste à votre disposition. » Vous confirmez ?
Les livraisons en retard
Si vous suivez commandes et livraisons sur un tableau monday, Ugo vous dit ce qui est en retard et pour quel établissement, et met à jour le statut quand l’entrepôt vous donne des nouvelles.
Skills utilisées
Quelles livraisons sont en retard ?
Sur le tableau « Livraisons T4 », j’en vois 2 : 1. EHPAD Les Tilleuls – protections pour incontinence, prévue le 15/10 2. Orthopédie Moreau – attelles de poignet, prévue le 16/10 Vous voulez que j’écrive une mise à jour sur l’une des deux ?
Matériel médical et orthopédie dans un nouveau secteur
Pour le circuit privé, demandez à Ugo les magasins de matériel médical ou les orthopédistes d’une ville. Vous avez adresses, téléphones, sites et notes pour décider de la tournée.
Skills utilisées
Magasins de matériel médical et orthopédistes à Angers
J’en ai trouvé 7, les premiers : • Médical Centre – boulevard Foch, 4,6 ★ • Orthopédie Angevine – rue Plantagenêt, 4,4 ★ • Santé Plus Matériel – avenue Pasteur, 4,3 ★ Vous voulez l’itinéraire pour les visiter dans l’ordre ?
Une journée de commercial en dispositifs médicaux
Entre un service hospitalier, un EHPAD et un appel d’offres qui expire.
- 7:40
Ugo vous envoie l’agenda et, comme programmé, les échéances d’appels d’offres de la semaine que vous avez mises au calendrier.
- 9:30
Dans le service pour une démonstration au cadre de santé ; ensuite, un vocal avec les questions reçues.
- 11:15
Le service biomédical demande la notice d’utilisation : Ugo retrouve l’e-mail du fabricant et le transfère après votre « Confirmer ».
- 14:00
À l’EHPAD, vous vérifiez les livraisons en retard sur le tableau et mettez à jour le statut d’un message.
- 16:30
Ugo vous résume un e-mail avec les réponses aux questions d’un appel d’offres et crée le rappel pour la remise.
- 18:20
Vous préparez avec Ugo l’e-mail au fabricant avec les demandes d’échantillons, prêt à confirmer.
Les outils du secteur de la santé, connectés à Ugo
Des idées concrètes pour ceux qui suivent hôpitaux, EHPAD et circuit privé.
La messagerie professionnelle
Ugo fonctionne avec n’importe quelle boîte IMAP, chez Orange, Free ou OVH par exemple, ou avec Microsoft 365. Il cherche les échanges sur les appels d’offres, les résume, transfère la documentation et range les e-mails dans des dossiers.
L’archive des fiches et certificats
Un dossier par produit sur Google Drive ou OneDrive, avec fiches techniques, déclarations et certificats. Ugo cherche le bon document et vous donne son nom et sa date de dépôt.
Le tableau des livraisons sur monday
Commandes, livraisons, dépôts et démos comme éléments d’un tableau : Ugo vous dit ce qui est en retard, change statuts et dates et écrit des mises à jour pour vos collègues.
Le CRM pour les établissements et les interlocuteurs
HubSpot, Zoho, Odoo ou Agile CRM : chaque hôpital ou EHPAD comme entreprise, avec ses interlocuteurs. Ugo lit l’historique, écrit des notes et crée des tâches pour les rappels.
Les skills à activer
Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.
Questions fréquentes des commerciaux en dispositifs médicaux
Comment suivre les échéances des appels d’offres hospitaliers ?
Dès la publication d’un avis, notez toutes les dates dans l’agenda : questions, visites, échantillons et remise des offres, avec quelques jours d’avance. Consultez souvent votre messagerie et la plateforme de dématérialisation. Ugo lit les e-mails, vous résume les dates et crée les rappels dans l’agenda après votre confirmation.
Ugo prépare-t-il les dossiers d’appel d’offres ?
Non. Le dossier de candidature, les déclarations et les offres restent sous votre responsabilité et celle de l’entreprise. Ugo vous aide à retrouver fiches techniques et certificats dans vos dossiers et votre messagerie, à les transférer à qui les demande et à vous rappeler les échéances. Il ne se connecte pas aux profils d’acheteur ni aux plateformes des acheteurs publics.
Quelle est la meilleure application pour un commercial en matériel médical ?
Cela dépend d’où vous perdez du temps. Si ce sont les documents, les e-mails et les échéances, il vous faut un outil qui les retrouve vite quand vous êtes dans un service. Ugo travaille sur WhatsApp et se connecte à votre messagerie, à l’agenda, aux fichiers et au CRM : tout est à un message près.
Ugo peut-il m’aider avec les EHPAD, magasins de matériel médical et orthopédistes ?
Oui. Le circuit privé demande des réponses rapides et des livraisons ponctuelles : Ugo vous trouve de nouveaux magasins de matériel médical et orthopédistes dans le secteur avec Cartes, vous rappelle les relances, suit les livraisons sur monday et écrit aux clients depuis votre WhatsApp Business, toujours après votre confirmation.
Combien ça coûte et qu’est-ce qui est inclus ?
Ugo coûte 50 € HT par mois ou 550 € HT par an et par personne. Toutes les skills sont incluses : e-mail, agenda, Drive et OneDrive, CRM, monday, Cartes, vocaux et WhatsApp Business. Dans l’équipe, chaque collègue utilise ses propres comptes.
Références utiles
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.
- SnitemLe Syndicat national de l’industrie des technologies médicales : réglementation, marché et formation.snitem.fr
- ANSML’autorité française compétente pour les dispositifs médicaux et leur surveillance.ansm.sante.fr
- BOAMPLe Bulletin officiel des annonces des marchés publics, où paraissent les avis d’appels d’offres.boamp.fr
- UniHALe réseau coopératif d’achats des hôpitaux publics français.uniha.org
- SantExpoLe salon parisien des professionnels de la santé et du médico-social.santexpo.com
Aucun appel d’offres perdu pour un e-mail
Connectez messagerie et agenda et essayez Ugo avec les échéances de ce mois-ci.
