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Un logiciel pour ateliers et cours enfants qui tient dans WhatsApp

Ateliers, aide aux devoirs, cours de langues, de musique et de sport. Ugo récupère les inscriptions dans vos e-mails, tient le planning des séances, met à jour la feuille de présence et prépare les messages aux parents, qui ne partent qu’après votre confirmation.

Essayer UgoComment Ugo aide à gérer ateliers et cours pour enfants et ados

Si vous cherchez un logiciel pour ateliers et cours enfants, vous travaillez sans doute aujourd’hui avec un fichier Excel, un agenda et une conversation avec des dizaines de parents. Ça marche tant que les groupes sont petits. Puis arrivent septembre, le forum des associations, les inscriptions, les listes d’attente, les absences, les rattrapages et les mamans qui demandent à quelle heure finit l’atelier du mercredi. Enseignants, animateurs et intervenants finissent par passer plus de temps à répondre qu’à préparer leurs séances.

Ugo est un assistant dans WhatsApp qui utilise les outils que vous avez déjà : Google Calendar ou Outlook, votre boîte mail, Google Drive ou OneDrive. Vous lui écrivez « qui s’est inscrit à l’atelier du samedi ? » et il lit les e-mails et le fichier des inscriptions ; vous lui dites « note Marc et Sarah absents » et il met à jour la feuille de présence. Avant de modifier quoi que ce soit ou d’écrire à un parent, il vous montre ce qu’il va faire et attend votre confirmation.

Cette page concerne toutes les activités pour enfants et ados. Si vous enseignez la musique ou entraînez une équipe de jeunes, vous trouverez des pages dédiées, avec des exemples tirés de votre univers. Un principe vaut pour tous : des mineurs, on ne conserve que ce qui est utile, et on ne le partage qu’avec leurs parents. Ugo ne travaille que dans le dossier que vous choisissez et ne répond qu’aux numéros vérifiés.

Ce qui pèse sur ceux qui organisent des activités pour enfants

Enseigner, c’est le cœur du métier. Mais autour, il y a un petit secrétariat à faire tourner.

Des inscriptions éparpillées partout

Formulaires par e-mail, messages, fiches papier déposées à l’accueil. Savoir qui est vraiment inscrit, qui a payé la cotisation et qui est sur liste d’attente demande chaque fois une vérification à la main.

Des plannings qui changent

Jours fériés, vacances scolaires, salles indisponibles, séances à rattraper. Chaque changement doit être annoncé à tous les parents concernés, sans en oublier un et sans mélanger les groupes.

Des présences à tenir à jour

La feuille de présence sert pour les rattrapages, les cotisations et parfois pour la mairie ou l’école qui accueille l’activité. La remplir en fin de journée, de mémoire, mène presque toujours à quelques erreurs.

Les échanges avec les parents

Chaque famille a ses questions : horaires, matériel, sorties, tarifs. Bien répondre à tous, avec le bon ton et sans partager les données des autres enfants, demande de l’attention et du temps.

Comment Ugo aide à gérer ateliers et cours pour enfants et ados

Des exemples valables pour les ateliers, l’aide aux devoirs, les cours de langues, d’arts plastiques, de musique et de sport.

Les inscriptions, des e-mails au fichier

Les demandes d’inscription arrivent par e-mail. Ugo les retrouve, vous fait le récapitulatif et, si vous confirmez, ajoute chaque enfant au fichier Excel de l’atelier avec nom, âge et contact du parent. Plus de copier-coller.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Il y a de nouvelles inscriptions à l’atelier d’anglais du samedi ?

  2. Depuis lundi, 3 e-mails sont arrivés : 1. Élodie Roux pour Tom, 7 ans 2. Paul Garnier pour Alice, 8 ans 3. Marion Vidal pour Pierre, 6 ans (elle demande s’il peut faire un essai) J’ajoute Tom et Alice au fichier « Anglais samedi 2026-27 » et Pierre dans l’onglet « Essais » ?

  3. Confirmer

  4. C’est fait. Le groupe du samedi compte maintenant 11 inscrits sur 12 places.

La feuille de présence en fin de séance

En fin de séance, un vocal suffit : qui était absent, qui est parti plus tôt. Ugo met à jour la feuille de présence dans Excel et vous signale qui a déjà plusieurs absences, pour savoir à qui proposer un rattrapage.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. 🎤 Message vocal (0:09)

  2. Je note sur la feuille du jour, groupe Arts plastiques 6-8 ans : • Absents : Jade M., Louis B. • Présents : les 9 autres C’est la troisième absence de Jade en octobre. Je mets à jour le fichier ?

Un message à tous les parents d’un groupe

La salle n’est pas disponible ? Ugo crée la séance de rattrapage dans l’agenda et envoie le message aux parents depuis votre WhatsApp Business, après votre confirmation. Chacun reçoit un message individuel, sans groupe où circulent les numéros de tout le monde.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Jeudi la salle polyvalente est prise par la mairie, on rattrape samedi 10 h–11 h. Préviens les parents du groupe du jeudi

  2. Je crée dans l’agenda « Rattrapage atelier – groupe du jeudi » samedi 10:00–11:00 et j’envoie aux 10 parents du groupe, depuis votre WhatsApp Business : « Bonjour, jeudi la salle polyvalente n’est pas disponible. La séance est rattrapée samedi de 10 h à 11 h, dans la même salle. Merci ! » Je continue ?

Les réponses aux questions qui reviennent toujours

Horaires, tarifs, matériel, règlement : s’ils sont sur le site de votre association ou de votre école, Ugo les apprend avec Sites d’entreprise et prépare des réponses précises aux e-mails des parents, en citant la page. Vous relisez et vous envoyez.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. La maman de Pierre demande combien coûte l’atelier et ce qu’il doit apporter

  2. D’après la page « Ateliers 2026-27 » de votre site : • Tarif : 180 € par trimestre, plus 20 € d’adhésion à l’association • Matériel : une blouse, une trousse avec des crayons de couleur, une gourde Je prépare la réponse à son e-mail avec ces informations ?

La journée d’un animateur avec Ugo

Le matin la préparation, l’après-midi les ateliers, le soir les messages.

  1. 8:00

    Tâche programmée : Ugo vous envoie les séances du jour, avec groupes, salles et nombre d’inscrits.

  2. 9:30

    Vous demandez les e-mails d’inscription arrivés pendant le week-end et les faites ajouter au fichier de l’atelier.

  3. 13:00

    Un parent demande une séance d’essai : Ugo trouve un créneau libre dans l’agenda et crée le rendez-vous.

  4. 17:45

    Fin de séance : un vocal avec les absences, et la feuille de présence est à jour.

  5. 19:00

    Vous faites préparer le message pour la sortie de samedi et l’envoyez aux parents après l’avoir relu.

  6. 21:00

    Le vendredi, tâche programmée : Ugo vous liste les e-mails des parents encore sans réponse.

Les outils de votre école ou association

Ugo s’appuie sur ce que vous utilisez déjà, sans rien migrer.

Inscriptions et présences dans Excel

Un fichier sur OneDrive par activité, avec les onglets Inscrits, Présences et Liste d’attente. Ugo ajoute des lignes, met à jour des cellules et vous envoie le récapitulatif en image, lisible même sur téléphone.

Fiches et autorisations sur Google Drive

Des modèles de fiche d’inscription ou d’autorisation de sortie avec des champs comme {{enfant}} et {{parent}} : Ugo crée le document rempli pour chaque famille, prêt à imprimer ou à envoyer.

Le site avec horaires et tarifs

Avec Sites d’entreprise, Ugo lit les pages du site de votre école ou association et répond sur les activités, les horaires et les prix en citant la source : vos réponses aux parents restent toujours cohérentes.

Le logiciel de gestion avec serveur MCP

Si le logiciel que vous utilisez pour les inscriptions propose un serveur MCP, Ugo peut aussi s’y connecter avec la skill applis MCP. Notion, que beaucoup d’associations utilisent pour les programmes et les comptes rendus, fait partie des applis prises en charge.

Les skills à activer

Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.

Ugo pour chaque spécialité

Chaque secteur a ses clients, ses produits et ses rythmes : choisissez le vôtre.

Questions fréquentes sur le logiciel pour ateliers et cours enfants

Quel est le meilleur logiciel de gestion pour des activités enfants ?

Pour une grande structure avec un secrétariat, un logiciel dédié peut être utile. Pour un intervenant, une association ou un petit centre, un agenda, un fichier Excel et des échanges bien organisés suffisent souvent. Ugo réunit ces outils dans WhatsApp : il lit et écrit dans l’agenda, les e-mails et les fichiers, et vous enlève le travail répétitif sans changer vos habitudes.

Comment gérer les inscriptions à un atelier pour enfants ?

Tenez une seule liste officielle, avec la date de la demande, le parent référent, la cotisation payée et les autorisations recueillies, plus une liste d’attente à part. Les demandes arrivées par d’autres canaux doivent y être reportées tout de suite. Avec Ugo, les inscriptions reçues par e-mail rejoignent cette liste avec un message : il les lit, vous les résume et ajoute les lignes après votre confirmation.

Comment communiquer avec les parents sans groupes WhatsApp ?

Les groupes sont pratiques mais exposent les numéros de tous et mélangent les conversations. Une alternative : envoyer des messages individuels depuis un numéro WhatsApp Business dédié à l’activité. Ugo prépare le message une fois et l’envoie à chaque parent séparément, après votre confirmation, ainsi personne ne voit les contacts des autres.

Comment traiter les données personnelles des enfants inscrits ?

Ne collectez que les données nécessaires, avec l’accord des parents, et conservez-les dans un endroit protégé à l’accès limité. Les recommandations de la CNIL sont la référence. Ugo ne travaille que dans le dossier que vous choisissez, ne répond qu’aux numéros vérifiés, garde les données sur des serveurs à Francfort et n’agit jamais sans votre confirmation.

Ugo convient-il aussi aux cours de musique et de sport ?

Oui. Les bases sont les mêmes : agenda, inscriptions, présences et parents. Il y a en plus des aspects propres à chaque activité, comme les auditions, les rattrapages et les partitions pour la musique, ou les convocations, les déplacements et les attestations de santé pour le sport. Vous les trouverez sur les pages dédiées aux professeurs de musique et aux éducateurs sportifs.

Combien ça coûte pour une association avec plusieurs intervenants ?

Ugo coûte 50 € par mois ou 550 € par an et par personne, HT, avec toutes les skills incluses. Une association crée une seule équipe : chaque intervenant connecte son agenda et sa boîte mail, tandis que les skills de l’équipe, comme Sites d’entreprise et Cartes, sont partagées entre tous.

Références utiles

Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.

Moins de secrétariat, plus de temps pour enseigner

Connectez agenda, boîte mail et fichier des inscriptions : Ugo est prêt pour les séances de cette semaine.

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