Entraînements au gymnase ou au stade, matchs le week-end, parents à prévenir et attestations à recueillir en début de saison. Ugo lit l’agenda du club, suit les documents dans le fichier des licenciés, calcule les temps de déplacement et prépare les messages, qui ne partent qu’après votre confirmation.
Une application pour éducateur sportif doit comprendre comment se déroule une saison : on commence en septembre avec le forum des associations, les licences et les attestations, on s’entraîne deux ou trois fois par semaine, on joue ou on concourt le week-end, et on termine par les tournois, les fêtes de club et les galas. Que vous soyez bénévole dans une association ou éducateur salarié pour plusieurs clubs, la partie organisation vous suit partout, souvent jusque dans la conversation des parents.
Ugo est un assistant dans WhatsApp qui travaille avec l’agenda, la boîte mail et les fichiers que vous utilisez déjà. Il vous dit qui n’a pas encore rendu son attestation de santé en lisant le fichier du club, calcule l’heure de départ pour le déplacement, prépare les convocations et les envoie aux parents depuis votre WhatsApp Business, une par une, après votre confirmation. Un vocal au bord du terrain suffit pour noter les présences à l’entraînement.
Côté santé, restez prudent : en France, pour un mineur, le certificat médical n’est en principe plus exigé pour la licence. L’enfant remplit avec ses parents un questionnaire de santé, qui reste dans la famille, et le club reçoit seulement une attestation ; un certificat reste nécessaire en cas de réponse positive ou pour certaines disciplines. Vérifiez les règles auprès de votre fédération. Dans le fichier, la date de remise suffit, sans aucune donnée de santé. Plus bas, vous trouverez les pages dédiées au foot, au basket, au volley, à l’athlétisme et à la danse.
Entraîner, c’est ce que vous avez choisi. Le reste vient avec.
Sans licence validée, pas de match ni de compétition. Avec des dizaines de licenciés et des documents qui arrivent au compte-gouttes, s’en rendre compte le jour du match pose problème à tout le monde, famille comprise.
Qui est là samedi ? Qui conduit ? Recueillir les réponses dans la conversation, entre émojis et messages perdus, prend du temps sur l’entraînement et crée des malentendus juste quand il faudrait des certitudes.
Chaque dimanche une nouvelle adresse, une heure de rendez-vous à calculer, des parents qui demandent combien de temps il faut. Un retard au rendez-vous, et c’est l’échauffement de toute l’équipe qui en pâtit.
Créneaux attribués par la mairie ou le collège, installations partagées avec d’autres clubs, changements de dernière minute pour une manifestation ou une réunion. Chaque modification doit être annoncée vite à toutes les familles du groupe.
Des exemples valables pour beaucoup de sports, de l’école de foot à la danse.
Dans le fichier du club, vous ne notez que le nom, le type de document et la date de remise. Ugo le lit et vous dit qui manque encore, pour relancer les parents à temps. Avec une tâche programmée, il vous le rappelle chaque lundi.
Skills utilisées
Qui n’a pas encore rendu l’attestation de santé pour la saison ?
D’après le fichier « Licenciés 2026-27 », onglet Documents : • Lucas Girard – attestation non reçue • Nathan Fabre – attestation non reçue • Sarah Morel – certificat médical demandé, pas encore reçu Voulez-vous que je prépare un rappel pour leurs parents ?
Ugo trouve l’adresse de l’installation, calcule les temps avec le trafic et vous aide à fixer l’heure de rendez-vous. Si vous confirmez, il crée l’événement dans l’agenda avec l’adresse, le rendez-vous et le début du match.
Skills utilisées
Dimanche on joue au complexe sportif de Meyzieu à 10 h 30, départ du boulevard des États-Unis à Lyon 8e. On se donne rendez-vous à quelle heure ?
C’est environ 18 km : 30 minutes avec le trafic actuel, un peu moins le dimanche matin en général. Si vous voulez être au terrain 45 minutes avant pour les vestiaires et l’échauffement, le bon rendez-vous est à 9:00. Je crée l’événement « Déplacement Meyzieu » dimanche, rendez-vous 9:00 boulevard des États-Unis, match à 10:30 ?
Entraînement terminé, un vocal avec les absents. Ugo met à jour la feuille de présence et, en fin de mois, vous dit qui vient régulièrement et qui manque souvent, une information utile aussi pour en parler avec les familles.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:08)
Je note sur la feuille de présence, entraînement du jour : • Absents : Mathis R., Noé L. • Présents : 14 Mathis manque depuis trois entraînements de suite. Je mets à jour ?
Le gymnase du collège est pris pour une manifestation ? Ugo écrit le message et l’envoie à chaque parent du groupe depuis votre WhatsApp Business, individuellement et seulement après votre confirmation.
Skills utilisées
Mercredi pas de gymnase Jean-Moulin, on s’entraîne au gymnase Pasteur même horaire. Préviens les parents du groupe 2016
J’envoie aux 15 parents du groupe 2016, depuis votre WhatsApp Business : « Bonjour, mercredi l’entraînement a lieu au gymnase Pasteur, même horaire 17 h–18 h 30. Le gymnase Jean-Moulin n’est pas disponible. Merci et à mercredi ! » Je continue ?
Souvent, le sport jeunes s’encadre après un autre travail. Voici comment tout s’imbrique.
Le lundi, tâche programmée : Ugo vous liste les attestations et licences encore incomplètes.
À la pause déjeuner, vous lui demandez de résumer les e-mails du district ou du comité : calendriers, communiqués, échéances.
Avant de partir, vous demandez combien de temps il faut pour aller au gymnase avec le trafic du moment.
Fin de l’entraînement : un vocal avec les absents, et la feuille de présence est à jour.
Vous préparez les convocations pour samedi et les envoyez aux parents après les avoir relues.
Vous demandez à Ugo où se trouve l’installation du déplacement et créez l’événement dans l’agenda avec l’heure de rendez-vous.
Ugo se connecte à ce que le club utilise déjà, sans rien demander aux parents.
Un Excel sur OneDrive avec licenciés, catégorie, cotisation et date de remise de l’attestation de santé. Ugo le lit, met à jour les cellules et vous signale ce qui manque. La date suffit : aucune information médicale dans le fichier.
Entraînements, matchs, compétitions et tournois dans un agenda Google ou Outlook, éventuellement un par groupe. Ugo lit tout et crée les nouveaux événements, comme les matchs amicaux, les rattrapages et les déplacements.
Communiqués, calendriers des rencontres et demandes des parents arrivent par e-mail. Ugo les retrouve, les résume et prépare les réponses, que vous envoyez après les avoir relues.
Avec Sites d’entreprise, Ugo lit les pages publiques du site de votre club, comme le règlement, les tarifs et les horaires, et vous aide à répondre aux parents en citant la page.
Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.
Chaque secteur a ses clients, ses produits et ses rythmes : choisissez le vôtre.
Pour les éducateurs et responsables d’école de foot : convocations, terrains, tournois, déplacements et temps de jeu, des U7 aux U13 et au-delà.
Découvrir Ugo pour éducateurs de footPour les éducateurs de mini-basket et les coachs des catégories jeunes : gymnases, championnats, convocations, fêtes du mini-basket et déplacements, organisés depuis WhatsApp.
Découvrir Ugo pour coachs de basket jeunesPour les entraîneurs de mini-volley et des équipes jeunes : gymnases, championnats, plateaux, tournois et messages aux parents, depuis WhatsApp.
Découvrir Ugo pour entraîneurs de volley jeunesPour les entraîneurs d’athlétisme jeunes : compétitions et engagements, pistes et cross, chronos et performances par épreuve, messages aux familles.
Découvrir Ugo pour entraîneurs d’athlétismePour les écoles de danse et les professeurs de classique, jazz, contemporain, hip-hop et danses latines : planning des cours, répétitions, gala de fin d’année, costumes et concours.
Découvrir Ugo pour professeurs de danseIl existe des applis dédiées, avec convocations et statistiques, mais elles ne fonctionnent que si éducateurs et parents installent tous la même. Ugo fonctionne dans l’autre sens : c’est vous qui l’utilisez dans WhatsApp, avec l’agenda et les fichiers que vous avez déjà, et les parents reçoivent des messages normaux sur leur WhatsApp. Personne n’a rien à télécharger.
Demandez-les avant le début de l’activité, au moment de la licence, et notez leur remise. Le questionnaire lui-même reste dans la famille : le club n’a besoin que de l’attestation, ou du certificat quand il est exigé. Pour l’organisation, une liste avec le nom et la date de remise suffit, sans diagnostic ni autre donnée de santé. Ugo lit cette liste et vous signale ce qui manque avec une tâche programmée.
En règle générale, non : depuis 2021, pour un mineur, le certificat médical a été remplacé par un questionnaire de santé, rempli avec les parents, et une attestation remise au club. Un certificat reste demandé si une réponse au questionnaire est positive, ainsi que pour certaines disciplines à contraintes particulières. Les règles peuvent évoluer : vérifiez sur le site du ministère des Sports et auprès de votre fédération. Ugo ne suit que les dates de remise.
Oui. Avec la skill WhatsApp Business, Ugo envoie à chaque parent un message individuel depuis votre numéro professionnel, après votre confirmation. Personne ne voit les numéros des autres, ceux qui ont des questions vous répondent en privé et le message ne se perd pas sous des dizaines de réponses.
Oui. Vous pouvez connecter votre agenda avec les entraînements de tous les clubs et tenir un fichier par groupe. Ugo distingue les groupes d’après les noms que vous utilisez et, chaque matin, si vous le programmez, vous envoie la liste des endroits où vous devez être et à quelle heure.
Ugo coûte 50 € par mois ou 550 € par an et par personne, HT. Un club crée une seule équipe : chaque éducateur qui l’utilise a son propre abonnement et connecte ses propres outils, tandis que Cartes et Sites d’entreprise sont partagées dans l’équipe.
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.
Connectez agenda et fichier des licenciés et essayez Ugo avec les entraînements de cette semaine.
