Aller au contenu

Le logiciel de gestion pour école de musique que vous utilisez depuis WhatsApp

Piano à 15 h, guitare à 15 h 45, éveil musical en groupe à 17 h. Ugo tient le planning des cours, trouve la place pour les rattrapages, retrouve la bonne partition dans Drive et prépare les messages aux parents pour l’audition de fin d’année.

Essayer UgoOrganiser une école de musique avec Ugo

Un logiciel de gestion pour école de musique doit suivre un planning fait de créneaux de trente, quarante-cinq ou soixante minutes, différents pour chaque élève. Que vous donniez des cours de piano à domicile ou coordonniez une école avec dix professeurs, la semaine se joue sur les combinaisons : salles, instruments, frères et sœurs à placer l’un après l’autre, rattrapages des cours manqués pour cause de fièvre ou de sortie scolaire.

Ugo travaille dans WhatsApp avec votre Google Calendar ou Outlook et avec le dossier de partitions sur Google Drive. Vous lui demandez « quand puis-je rattraper le cours d’Emma ? » et il vous propose les créneaux libres ; vous lui demandez « quels morceaux faciles j’ai pour la guitare ? » et il les trouve dans le bon dossier. Quand l’audition approche, il prépare le programme et les messages aux parents, qu’il envoie depuis votre WhatsApp Business seulement après votre confirmation.

Les enfants changent d’instrument, grandissent, préparent un examen de fin de cycle ou l’entrée au conservatoire. Tenez une fiche par élève avec les morceaux, les objectifs et les notes de cours : Ugo la met à jour avec un vocal en fin de cours et vous la rappelle la semaine suivante, avant que l’élève n’entre en salle. Chaque cours reprend là où le précédent s’était arrêté, même si entre-temps vous avez vu vingt autres élèves.

Les casse-têtes de ceux qui enseignent la musique aux enfants

Le cours dure une demi-heure. L’organisation autour, bien plus.

Des rattrapages qui ne trouvent pas de place

Un élève manque son cours et le parent demande à le rattraper. Trouver un créneau compatible avec l’école, le sport et une salle libre demande des échanges de messages qui durent parfois plusieurs jours.

Des partitions éparpillées entre papier et dossiers

Photocopies, PDF téléchargés, arrangements écrits par vous. Quand il faut la version simplifiée d’un morceau pour un nouvel élève, la retrouver fait perdre de précieuses minutes entre deux cours.

L’audition de fin d’année

Programme, répétition générale, salle à réserver, horaires pour les parents, déclaration éventuelle pour la musique jouée en public. Tout se concentre sur quelques semaines, pendant que les cours continuent.

Les progrès de chaque élève à retenir

Avec trente élèves, il est facile d’oublier où en était chacun, ce qu’il devait travailler et quel passage lui posait problème. Et les parents, à juste titre, demandent comment ça se passe.

Organiser une école de musique avec Ugo

Quatre moments typiques de la semaine d’un professeur de musique.

Trouver la place pour un rattrapage

Demandez à Ugo les créneaux libres de la semaine selon la durée du cours. Il lit l’agenda et, une fois le créneau choisi avec le parent, crée le rendez-vous de rattrapage avec le nom de l’élève et l’instrument.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Emma a manqué son cours de piano mardi, quand puis-je le rattraper ? Cours de 45 minutes, après 15 h

  2. Cette semaine, après 15 h, vous êtes libre : • Mercredi 16:30–17:30 • Jeudi 15:00–15:45 • Vendredi 18:15–19:30 Lequel proposez-vous à la maman d’Emma ?

  3. Jeudi

  4. Je crée « Rattrapage piano – Emma Girard » jeudi 15:00–15:45. Vous confirmez ?

La bonne partition en un instant

Les partitions sont dans un dossier Google Drive classé par instrument et par niveau. Ugo cherche par titre, compositeur ou niveau, vous dit quels fichiers vous avez et lit aussi les documents avec les notes pédagogiques que vous avez écrites.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. J’ai un nouvel élève de 8 ans en guitare. Quels morceaux faciles j’ai dans Drive ?

  2. Dans le dossier « Partitions / Guitare / Débutants », j’ai trouvé : 1. Au clair de la lune – mélodie à une voix (PDF) 2. Ode à la joie – mélodie avec tablature (PDF) 3. Premiers cours – votre document d’exercices sur cordes à vide Dans « Premiers cours », vous avez noté de commencer par les exercices sur cordes à vide avant les morceaux.

Le programme de l’audition

Vous dictez la liste des élèves et des morceaux, et Ugo crée sur Drive le document avec le programme de l’audition, classé par âge ou par instrument. Puis il prépare le message pour les familles avec l’heure d’arrivée et l’envoie après votre confirmation.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. 🎤 Message vocal (0:32)

  2. Je crée le document « Audition de fin d’année 2027 » dans le dossier Auditions, avec ce programme : 1. Éveil musical 5-6 ans – « Frère Jacques », en groupe 2. Chloé R. – piano – Menuet en sol 3. Louis B. – guitare – Romance 4. Chorale d’enfants – 2 morceaux Arrivée pour tous à 16 h 30, début à 17 h. Je crée le document ?

La note de cours en un vocal

À la fin du cours, vous envoyez un vocal avec ce que vous avez fait et ce que l’élève doit travailler. Ugo l’ajoute à sa fiche sur Drive et, la semaine suivante, avant le cours, vous le rappelle.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. 🎤 Message vocal (0:17)

  2. J’ajoute à la fiche de Théo Renaud, à la date d’aujourd’hui : « Gamme de ré majeur mains ensemble, main gauche encore hésitante. À travailler : mesures 9 à 16 de la Sonatine, lentement, métronome à 60. » Je continue ?

La journée d’un professeur de musique avec Ugo

Un après-midi de cours, de la préparation à la dernière note.

  1. 9:00

    Tâche programmée : Ugo vous envoie les cours du jour avec élève, instrument et salle, plus les rattrapages prévus.

  2. 11:00

    Vous préparez l’après-midi : vous demandez les notes de la semaine dernière pour les élèves du jour.

  3. 14:30

    Un parent écrit pour un rattrapage : Ugo vous propose trois créneaux libres et vous créez le rendez-vous.

  4. 16:15

    Entre deux cours, vous demandez où vous avez rangé l’arrangement facile de l’Ode à la joie.

  5. 19:30

    Dernier cours terminé : un vocal par élève, et les fiches sur Drive sont à jour.

  6. 21:00

    Vous faites préparer le message pour la répétition générale de l’audition et l’envoyez aux familles après l’avoir relu.

Les outils d’une école de musique

Partitions, planning et élèves : tout connecté à Ugo, sans changer de méthode.

La bibliothèque de partitions sur Google Drive

Un dossier par instrument, des sous-dossiers par niveau, des noms de fichiers clairs. Ugo y cherche par titre ou compositeur et lit les documents avec vos notes pédagogiques, uniquement dans le dossier que vous choisissez.

Le planning des cours dans l’agenda

Un rendez-vous récurrent par élève, avec l’instrument et la salle dans le titre. Ugo lit le planning, trouve les créneaux pour les rattrapages et crée les nouveaux cours ; ceux déjà fixés, s’ils changent, vous les déplacez vous-même.

Le registre des cours dans Excel

Sur OneDrive, un fichier avec date, élève, cours fait ou à rattraper. Ugo ajoute les lignes et, en fin de mois, vous dit combien de cours chacun a suivis, utile pour le calcul des cotisations.

Les fiches élèves à partir d’un modèle

Un modèle Google Docs avec {{élève}}, {{instrument}} et {{niveau}} : Ugo crée la fiche de chaque nouvel inscrit, puis y ajoute les notes de cours que vous lui dictez.

Les skills à activer

Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.

Questions fréquentes sur le logiciel de gestion pour école de musique

Quel est le meilleur logiciel de gestion pour une petite école de musique ?

Pour un professeur particulier ou une école avec peu d’enseignants, le meilleur logiciel est souvent celui qu’on n’a pas besoin d’apprendre : un agenda bien tenu, un dossier de partitions rangé et un fichier pour les cours et les cotisations. Ugo les utilise tous depuis WhatsApp : vous gérez horaires, rattrapages et messages avec un simple texto, même entre deux cours.

Comment organiser les rattrapages des cours de musique ?

Fixez une règle claire en début d’année, par exemple combien de cours peuvent être rattrapés et avec quel délai l’absence doit être signalée, et écrivez-la dans le règlement. Ensuite, notez les cours manqués. Ugo vous aide à trouver les créneaux libres de la bonne durée et à créer le rattrapage dans l’agenda après votre confirmation.

Faut-il déclarer l’audition de fin d’année à la Sacem ?

Si des œuvres protégées sont jouées lors d’un événement ouvert au public, c’est en général le cas : mieux vaut vérifier à l’avance auprès de la Sacem l’autorisation et le tarif selon le lieu et le type d’événement. Ugo ne fait pas de démarches, mais il peut vous rappeler l’échéance avec une tâche programmée et tenir dans un document la liste des morceaux avec leurs compositeurs, utile pour la déclaration.

Puis-je envoyer aux parents des nouvelles sur les progrès de leur enfant ?

Oui, et les familles apprécient, surtout en fin de trimestre. Avec Ugo, vous dictez deux lignes sur l’élève, il les rédige clairement et les envoie au parent depuis votre WhatsApp Business ou par e-mail, seulement après votre confirmation. Les notes restent dans la fiche de l’élève sur Drive.

Ugo peut-il aider à préparer un élève à l’entrée au conservatoire ?

Ugo n’enseigne pas et n’évalue pas un élève : ça, c’est votre métier. Il peut en revanche organiser le parcours : lire les informations publiées sur le site du conservatoire ou de la classe à horaires aménagés, garder dans la fiche le programme à préparer et les notes de chaque cours, et vous envoyer chaque semaine, avec une tâche programmée, un point sur ce qui reste à faire.

Les données des élèves mineurs sont-elles protégées ?

Ugo ne répond qu’aux numéros vérifiés, conserve les données sur des serveurs à Francfort et n’accède qu’au dossier Drive que vous choisissez. Chaque message aux parents ou modification de document demande votre confirmation. Dans les fiches, la bonne règle est de ne garder que les informations pédagogiques et les contacts des parents.

Références utiles

Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.

Plus de musique, moins de casse-tête

Connectez agenda et dossier de partitions et essayez Ugo avec le planning de cette semaine.

Essayer UgoParlons-en

Intégré avec