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El software para escuelas de música que usas desde WhatsApp

Piano a las 16:00, guitarra a las 16:45, iniciación musical en grupo a las 18:00. Ugo lleva el horario de las clases, encuentra hueco para las recuperaciones, localiza la partitura correcta en Drive y prepara los avisos a los padres para la audición de fin de curso.

Prueba UgoCómo organizar una escuela de música con Ugo

Un software para escuelas de música tiene que seguir un horario hecho de piezas de treinta, cuarenta y cinco o sesenta minutos, distintas para cada alumno. Tanto si das clases de piano a domicilio como si coordinas una escuela con diez profesores, la semana se juega en los encajes: aulas, instrumentos, hermanos que poner uno detrás de otro, recuperaciones de las clases perdidas por fiebre o por una excursión del cole.

Ugo trabaja en WhatsApp con tu Google Calendar u Outlook y con la carpeta de partituras en Google Drive. Le preguntas «¿cuándo puedo recuperar la clase de Emma?» y te propone los huecos libres; le preguntas «¿qué piezas fáciles tengo para guitarra?» y te las encuentra en la carpeta correcta. Cuando llega la audición, prepara el orden del programa y los avisos a los padres, que envía desde tu WhatsApp Business solo tras tu confirmación.

Los niños cambian de instrumento, crecen, preparan un examen o la prueba de acceso al conservatorio. Lleva una ficha por alumno con obras, objetivos y notas de clase: Ugo la actualiza con un audio al final de la clase y te la vuelve a enseñar la semana siguiente, antes de que el alumno entre en el aula. Así cada clase empieza donde se quedó la anterior, aunque entretanto hayas visto a otros veinte alumnos.

Los quebraderos de cabeza de quien enseña música a niños

La clase dura media hora. La organización que la rodea, mucho más.

Recuperaciones que no encuentran hueco

Un alumno falta a clase y los padres piden recuperarla. Encontrar un hueco compatible con el cole, el deporte y un aula libre exige intercambios de mensajes que a veces duran días.

Partituras repartidas entre papel y carpetas

Fotocopias, PDF descargados, arreglos escritos por ti. Cuando necesitas la versión simplificada de una pieza para un alumno nuevo, encontrarla se lleva minutos valiosos entre una clase y otra.

La audición de fin de curso

Orden del programa, ensayo general, sala o teatro que reservar, horarios para los padres, posibles licencias por la música interpretada en público. Todo concentrado en pocas semanas, mientras las clases siguen.

Progresos que recordar de cada alumno

Con treinta alumnos es fácil no acordarse de por dónde iba cada uno, qué tenía que estudiar y qué pasaje le costaba. Y los padres, con razón, preguntan qué tal va.

Cómo organizar una escuela de música con Ugo

Cuatro momentos típicos de la semana de un profesor de música.

Encontrar hueco para una recuperación

Pides a Ugo los huecos libres de la semana según la duración de la clase. Él lee el calendario y, cuando lo has decidido con los padres, crea la cita de recuperación con el nombre del alumno y el instrumento.

Skills que usa

Ugoen línea

  1. Emma faltó a piano el martes, ¿cuándo puedo recuperar? Clase de 45 minutos, a partir de las 16:00

  2. Esta semana, a partir de las 16:00, tienes libre: • Miércoles 17:30–18:30 • Jueves 16:00–16:45 • Viernes 19:15–20:30 ¿Cuál le propones a la madre de Emma?

  3. Jueves

  4. Creo «Recuperación piano – Emma García» el jueves 16:00–16:45. ¿Confirmas?

La partitura correcta en un momento

Las partituras están en una carpeta de Google Drive dividida por instrumento y nivel. Ugo busca por título, autor o nivel, te dice qué archivos tienes y lee también los documentos con las notas didácticas que has escrito tú.

Skills que usa

Ugoen línea

  1. Tengo un alumno nuevo de 8 años, guitarra. ¿Qué piezas fáciles tengo en Drive?

  2. En la carpeta «Partituras / Guitarra / Principiantes» he encontrado: 1. Jingle Bells – arreglo a una voz (PDF) 2. Himno de la alegría – melodía con tablatura (PDF) 3. Primeras clases – tu documento con ejercicios con cuerdas al aire En el documento «Primeras clases» tienes apuntado empezar por los ejercicios con cuerdas al aire antes de las piezas.

El programa de la audición

Dictas la lista de alumnos y obras y Ugo crea en Drive el documento con el programa de la audición, ordenado por edad o instrumento. Luego prepara el aviso para las familias con la hora de llegada y lo envía tras tu confirmación.

Skills que usa

Ugoen línea

  1. 🎤 Mensaje de voz (0:32)

  2. Creo el documento «Audición de fin de curso 2027» en la carpeta Audiciones, con este programa: 1. Iniciación musical 5-6 años – «Martinillo», en grupo 2. Sofía R. – piano – Minueto en sol 3. Lucas B. – guitarra – Romance anónimo 4. Coro infantil – 2 canciones Llegada para todos a las 16:30, comienzo a las 17:00. ¿Creo el documento?

La nota de clase con un audio

Al acabar la clase mandas un audio con lo que habéis hecho y lo que tiene que estudiar el alumno. Ugo lo añade a su ficha en Drive y la semana siguiente, antes de la clase, te lo recuerda.

Skills que usa

Ugoen línea

  1. 🎤 Mensaje de voz (0:17)

  2. Añado a la ficha de Tomás Ramírez, con la fecha de hoy: «Escala de re mayor con las dos manos juntas, la mano izquierda todavía insegura. Para estudiar: compases 9-16 de la Sonatina, lento, metrónomo a 60.» ¿Sigo?

El día de un profesor de música con Ugo

Una tarde de clases, de la preparación a la última nota.

  1. 9:00

    Tarea programada: Ugo te manda las clases del día con alumno, instrumento y aula, más las recuperaciones fijadas.

  2. 11:00

    Preparas la tarde: pides las notas de la semana pasada de los alumnos de hoy.

  3. 14:30

    Un padre escribe por una recuperación: Ugo te propone tres huecos libres y creas la cita.

  4. 17:15

    Entre dos clases preguntas dónde dejaste el arreglo fácil del Himno de la alegría.

  5. 20:30

    Terminada la última clase: un audio por alumno y las fichas en Drive quedan actualizadas.

  6. 21:30

    Haces preparar el aviso del ensayo general de la audición y lo mandas a las familias después de repasarlo.

Las herramientas de una escuela de música

Partituras, horarios y alumnos: todo conectado a Ugo sin cambiar de método.

La biblioteca de partituras en Google Drive

Una carpeta por instrumento, subcarpetas por nivel, nombres de archivo claros. Ugo busca dentro por título o autor y lee los documentos con tus notas didácticas, trabajando solo en la carpeta que eliges.

El horario de clases en el calendario

Una cita periódica para cada alumno, con instrumento y aula en el título. Ugo lee el horario, encuentra huecos para las recuperaciones y crea las clases nuevas; las que ya están fijadas, si cambian, las mueves tú.

El registro de clases en Excel

En OneDrive una hoja con fecha, alumno y clase hecha o por recuperar. Ugo añade las filas y a final de mes te dice cuántas clases ha hecho cada uno, útil para calcular las cuotas.

Las fichas de alumno a partir de una plantilla

Una plantilla de Google Docs con {{alumno}}, {{instrumento}} y {{nivel}}: Ugo crea la ficha para cada alumno nuevo y luego le añade las notas de clase que le dictas.

Las skills que conviene activar

Las funciones de Ugo más útiles para este trabajo, empezando por la primera que conviene encender. Las activas desde el portal en pocos minutos.

Preguntas frecuentes sobre el software para escuelas de música

¿Cuál es el mejor software para una escuela de música pequeña?

Para un profesor particular o una escuela con pocos profesores, el mejor programa suele ser el que no tienes que aprender: un calendario bien llevado, una carpeta de partituras ordenada y una hoja para clases y cuotas. Ugo los usa todos desde WhatsApp, así gestionas horarios, recuperaciones y avisos con un mensaje, incluso entre una clase y otra.

¿Cómo organizar las recuperaciones de las clases de música?

Fija una norma clara a principio de curso, por ejemplo cuántas clases se pueden recuperar y con cuánta antelación hay que avisar de la falta, y escríbela en las normas de la escuela. Luego lleva el control de las clases perdidas. Ugo te ayuda a encontrar los huecos libres de la duración adecuada y a crear la recuperación en el calendario tras tu confirmación.

¿Hace falta licencia de la SGAE para la audición de fin de curso?

Si en la audición se interpretan obras protegidas en un acto abierto al público, normalmente sí: conviene consultar con la SGAE, con antelación, la licencia y el coste según el lugar y el tipo de acto. Ugo no hace trámites, pero puede recordarte el plazo con una tarea programada y llevar en un documento la lista de obras con sus autores, útil para la solicitud.

¿Puedo mandar a los padres notas sobre los progresos de su hijo?

Sí, y es un detalle que las familias agradecen, sobre todo al final de cada trimestre. Con Ugo dictas dos líneas sobre el alumno, él las escribe de forma clara y se las envía a los padres desde tu WhatsApp Business o por email, solo tras tu confirmación. Las notas se quedan en la ficha del alumno en Drive.

¿Puede Ugo ayudar a preparar a un alumno para la prueba de acceso al conservatorio?

Ugo no enseña ni evalúa a un alumno: ese es tu trabajo. Pero sí puede organizar el camino: leer la información publicada en la web del conservatorio, llevar en la ficha el programa que hay que preparar y las notas de cada clase, y mandarte cada semana, con una tarea programada, un resumen de lo que queda por hacer.

¿Están protegidos los datos de los alumnos menores de edad?

Ugo solo responde a los números verificados, guarda los datos en servidores de Fráncfort y solo accede a la carpeta de Drive que eliges. Cada mensaje a los padres o cambio en los documentos requiere tu confirmación. En las fichas, lo prudente es guardar solo información didáctica y los contactos de los padres.

Referencias útiles

Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, que no dependen de Ugo.

Más música, menos encajes

Conecta el calendario y la carpeta de partituras y prueba Ugo con el horario de esta semana.

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