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Die Software für Musikschulen, die du per WhatsApp nutzt

Klavier um 15 Uhr, Gitarre um 15:45, musikalische Früherziehung in der Gruppe um 17 Uhr. Ugo führt den Stundenplan, findet Platz für Nachholstunden, sucht die richtigen Noten in Drive heraus und bereitet die Nachrichten an die Eltern für das Vorspiel zum Schuljahresende vor.

Ugo testenSo organisierst du eine Musikschule mit Ugo

Eine Software für Musikschulen muss mit einem Stundenplan aus 30-, 45- oder 60-Minuten-Einheiten Schritt halten, für jede Schülerin und jeden Schüler anders. Ob du Klavierunterricht zu Hause gibst oder eine Musikschule mit zehn Lehrkräften leitest: Die Woche ist ein Puzzle aus Räumen, Instrumenten, Geschwistern, die direkt nacheinander kommen sollen, und Nachholstunden für ausgefallenen Unterricht wegen Fieber oder Klassenfahrt.

Ugo arbeitet in WhatsApp mit deinem Google Calendar oder Outlook und mit deinem Notenordner auf Google Drive. Du fragst „Wann kann ich Emmas Stunde nachholen?“ und er schlägt dir freie Lücken vor; du fragst „Welche leichten Gitarrenstücke habe ich?“ und er findet sie im richtigen Ordner. Steht das Vorspiel an, erstellt er den Ablauf und die Infos für die Eltern, die er erst nach deiner Bestätigung von deinem WhatsApp Business verschickt.

Kinder wechseln das Instrument, werden größer, bereiten sich auf Jugend musiziert oder eine Aufnahmeprüfung vor. Führe für jeden Schüler einen Steckbrief mit Stücken, Zielen und Unterrichtsnotizen: Ugo ergänzt ihn nach der Stunde per Sprachnachricht und legt ihn dir in der Woche darauf wieder vor, bevor der Schüler den Raum betritt. So knüpft jede Stunde an die letzte an, auch wenn du zwischendurch zwanzig andere Schüler hattest.

Was Musiklehrkräften für Kinder Kopfzerbrechen macht

Die Stunde dauert eine halbe Stunde. Die Organisation drumherum viel länger.

Nachholstunden ohne freien Platz

Ein Schüler verpasst die Stunde und die Eltern möchten sie nachholen. Eine Lücke zu finden, die zu Schule, Sport und einem freien Raum passt, braucht manchmal tagelanges Hin und Her.

Noten verstreut zwischen Papier und Ordnern

Kopien, heruntergeladene PDFs, eigene Arrangements. Brauchst du die vereinfachte Fassung eines Stücks für einen neuen Schüler, kostet die Suche wertvolle Minuten zwischen zwei Stunden.

Das Vorspiel zum Schuljahresende

Ablauf, Generalprobe, Saal oder Aula buchen, Zeiten für die Eltern, gegebenenfalls die GEMA-Anmeldung für die öffentliche Aufführung. Alles in wenigen Wochen, während der Unterricht weiterläuft.

Fortschritte, die man sich bei jedem Schüler merken muss

Bei dreißig Schülern vergisst man leicht, wo jeder stand, was er üben sollte und welche Stelle ihm schwerfiel. Und die Eltern fragen zu Recht, wie es läuft.

So organisierst du eine Musikschule mit Ugo

Vier typische Momente in der Woche einer Musiklehrkraft.

Platz für eine Nachholstunde finden

Frag Ugo nach den freien Lücken der Woche, passend zur Länge der Stunde. Er liest deinen Kalender und legt, sobald du dich mit den Eltern geeinigt hast, die Nachholstunde mit Namen des Schülers und Instrument an.

Genutzte Skills

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  1. Emma hat am Dienstag Klavier verpasst, wann kann ich nachholen? Stunde von 45 Minuten, nach 15 Uhr

  2. Diese Woche bist du nach 15 Uhr frei: • Mittwoch 16:30–17:30 • Donnerstag 15:00–15:45 • Freitag 18:15–19:30 Welchen Termin schlägst du Emmas Mama vor?

  3. Donnerstag

  4. Ich lege „Nachholstunde Klavier – Emma Keller“ am Donnerstag 15:00–15:45 an. Bestätigst du?

Die richtigen Noten in einem Augenblick

Deine Noten liegen in einem Google-Drive-Ordner, sortiert nach Instrument und Niveau. Ugo sucht nach Titel, Komponist oder Niveau, sagt dir, welche Dateien du hast, und liest auch die Dokumente mit deinen eigenen didaktischen Notizen.

Genutzte Skills

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  1. Ich habe einen neuen Gitarrenschüler, 8 Jahre. Welche leichten Stücke habe ich in Drive?

  2. Im Ordner „Noten / Gitarre / Anfänger“ habe ich gefunden: 1. Alle meine Entchen – einstimmiges Arrangement (PDF) 2. Ode an die Freude – Melodie mit Tabulatur (PDF) 3. Erste Stunden – dein Dokument mit Übungen auf leeren Saiten In „Erste Stunden“ hast du notiert, vor den Stücken mit den Übungen auf leeren Saiten zu beginnen.

Der Ablauf des Vorspiels

Diktiere die Liste der Schüler und Stücke, und Ugo erstellt auf Drive das Dokument mit dem Ablauf des Vorspiels, sortiert nach Alter oder Instrument. Dann formuliert er die Info für die Familien mit der Ankunftszeit und schickt sie nach deiner Bestätigung.

Genutzte Skills

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  1. 🎤 Sprachnachricht (0:32)

  2. Ich erstelle das Dokument „Sommervorspiel 2027“ im Ordner Vorspiele, mit diesem Ablauf: 1. Musikalische Früherziehung 5–6 Jahre – „Bruder Jakob“, Gruppe 2. Sophie R. – Klavier – Menuett in G-Dur 3. Lukas B. – Gitarre – Romanze 4. Kinderchor – 2 Lieder Ankunft für alle um 16:30, Beginn um 17 Uhr. Soll ich das Dokument erstellen?

Die Unterrichtsnotiz per Sprachnachricht

Am Ende der Stunde schickst du eine Sprachnachricht dazu, was ihr gemacht habt und was der Schüler üben soll. Ugo fügt sie seinem Steckbrief auf Drive hinzu und erinnert dich in der Woche darauf vor der Stunde daran.

Genutzte Skills

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  1. 🎤 Sprachnachricht (0:17)

  2. Ich ergänze den Steckbrief von Tim Richter mit dem heutigen Datum: „D-Dur-Tonleiter beidhändig, linke Hand noch unsicher. Zu üben: Takte 9–16 der Sonatine, langsam, Metronom auf 60.“ Soll ich?

Der Tag einer Musiklehrerin mit Ugo

Ein Nachmittag voller Unterricht, von der Vorbereitung bis zum letzten Ton.

  1. 9:00

    Geplante Aufgabe: Ugo schickt dir die Stunden des Tages mit Schüler, Instrument und Raum, dazu die vereinbarten Nachholstunden.

  2. 11:00

    Du bereitest den Nachmittag vor und fragst nach den Notizen der letzten Woche für die heutigen Schüler.

  3. 14:30

    Eine Mutter schreibt wegen einer Nachholstunde: Ugo schlägt dir drei freie Lücken vor und du legst den Termin an.

  4. 16:15

    Zwischen zwei Stunden fragst du, wo das leichte Arrangement der Ode an die Freude liegt.

  5. 19:30

    Letzte Stunde vorbei: eine Sprachnachricht pro Schüler und die Steckbriefe auf Drive sind aktuell.

  6. 21:00

    Du lässt die Info zur Generalprobe für das Vorspiel vorbereiten und schickst sie nach dem Gegenlesen an die Familien.

Die Tools einer Musikschule

Noten, Stundenplan und Schüler: alles mit Ugo verbunden, ohne deine Methode zu ändern.

Die Notenbibliothek auf Google Drive

Ein Ordner pro Instrument, Unterordner nach Niveau, klare Dateinamen. Ugo sucht darin nach Titel oder Komponist und liest die Dokumente mit deinen didaktischen Notizen, nur in dem Ordner, den du auswählst.

Der Stundenplan im Kalender

Ein Serientermin pro Schüler, mit Instrument und Raum im Titel. Ugo liest den Stundenplan, findet Lücken für Nachholstunden und legt neue Stunden an; ändern sich bestehende, verschiebst du sie selbst.

Das Unterrichtsprotokoll in Excel

Auf OneDrive eine Tabelle mit Datum, Schüler, Stunde gehalten oder nachzuholen. Ugo fügt die Zeilen hinzu und sagt dir am Monatsende, wie viele Stunden jeder hatte, praktisch für die Abrechnung der Beiträge.

Schülersteckbriefe aus einer Vorlage

Eine Google-Docs-Vorlage mit {{Schüler}}, {{Instrument}} und {{Niveau}}: Ugo erstellt den Steckbrief für jeden neuen Schüler und ergänzt danach die Unterrichtsnotizen, die du diktierst.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Häufige Fragen zur Software für Musikschulen

Welche Software ist die beste für eine kleine Musikschule?

Für private Musiklehrkräfte oder eine Musikschule mit wenigen Lehrkräften ist die beste Software oft die, die man nicht lernen muss: ein gut geführter Kalender, ein ordentlicher Notenordner und eine Tabelle für Stunden und Beiträge. Ugo nutzt sie alle aus WhatsApp heraus, so regelst du Stundenplan, Nachholstunden und Nachrichten mit einer Nachricht, auch zwischen zwei Stunden.

Wie organisiere ich Nachholstunden im Musikunterricht?

Lege zu Beginn des Schuljahres eine klare Regel fest, zum Beispiel wie viele Stunden nachgeholt werden können und wie früh eine Absage kommen muss, und schreib sie in deine Unterrichtsbedingungen. Dann halte die ausgefallenen Stunden fest. Ugo hilft dir, freie Lücken in der richtigen Länge zu finden, und legt die Nachholstunde nach deiner Bestätigung im Kalender an.

Muss ich das Vorspiel bei der GEMA anmelden?

Werden bei einer öffentlichen Veranstaltung geschützte Werke aufgeführt, ist in der Regel eine Anmeldung bei der GEMA nötig. Am besten klärst du rechtzeitig mit der GEMA und dem Veranstaltungsort, was in deinem Fall gilt; viele Musikschulen im VdM profitieren zudem von Rahmenverträgen. Ugo erledigt keine Anmeldungen, kann dich aber mit einer geplanten Aufgabe an die Frist erinnern und die Liste der Stücke mit Komponisten in einem Dokument führen, praktisch für die Meldung.

Kann ich den Eltern Notizen zu den Fortschritten ihres Kindes schicken?

Ja, und Familien schätzen das sehr, besonders zum Halbjahresende. Mit Ugo diktierst du ein paar Zeilen zum Schüler, er formuliert sie klar und schickt sie nach deiner Bestätigung von deinem WhatsApp Business oder per Mail an die Eltern. Die Notizen bleiben im Steckbrief des Schülers auf Drive.

Kann Ugo helfen, einen Schüler auf Jugend musiziert oder eine Aufnahmeprüfung vorzubereiten?

Ugo unterrichtet nicht und bewertet keinen Schüler: Das ist deine Aufgabe. Er kann aber den Weg dorthin organisieren: die Anforderungen lesen, die auf der Website des Wettbewerbs oder der Schule veröffentlicht sind, das Programm und die Notizen jeder Stunde im Steckbrief führen und dir mit einer geplanten Aufgabe jede Woche eine Übersicht schicken, was noch zu tun ist.

Sind die Daten minderjähriger Schüler geschützt?

Ugo antwortet nur verifizierten Nummern, speichert die Daten auf Servern in Frankfurt und greift nur auf den Drive-Ordner zu, den du auswählst. Jede Nachricht an Eltern und jede Änderung an Dokumenten braucht deine Bestätigung. In den Steckbriefen gilt als gute Regel: nur pädagogische Infos und die Kontakte der Eltern.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Mehr Musik, weniger Puzzle

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