Inscripciones por todas partes
Formularios por email, mensajes, hojas en papel que dejan en secretaría. Saber quién está inscrito de verdad, quién ha pagado la cuota y quién está en lista de espera exige cada vez una comprobación a mano.
Un software para extraescolares y cursos infantiles que vive en WhatsApp
Talleres, refuerzo escolar, idiomas, música y deporte. Ugo recoge las inscripciones que llegan por email, lleva el calendario de las clases, actualiza la hoja de asistencia y prepara los avisos a los padres, que solo salen después de tu confirmación.
Si buscas un software para extraescolares y cursos infantiles, seguramente hoy trabajas con una hoja de Excel, un calendario y un chat con decenas de padres. Funciona mientras los grupos son pequeños. Luego llegan septiembre, las inscripciones, las listas de espera, las faltas, las recuperaciones y las madres que preguntan a qué hora termina la clase del jueves. Profesores, educadores, monitores de tiempo libre e instructores acaban pasando más tiempo contestando que preparando las actividades.
Ugo es un asistente en WhatsApp que usa las herramientas que ya tienes: Google Calendar u Outlook, el buzón de correo, Google Drive o OneDrive. Le escribes «¿quién se ha apuntado al taller del sábado?» y él lee los emails y la hoja de inscripciones; le dices «marca como ausentes a Marcos y Sara» y actualiza la hoja de asistencia. Antes de cambiar algo o de escribir a un padre te enseña lo que va a hacer y espera tu confirmación.
Esta página trata de toda la formación para niños y jóvenes. Si das clases de música o entrenas a un equipo de base, tienes páginas propias, con ejemplos sacados de tu mundo. Para todos vale un principio: de los menores se guarda solo lo necesario, y se comparte solo con sus padres. Ugo trabaja únicamente en la carpeta que eliges y solo responde a los números verificados.
Lo que pesa a quien organiza cursos para niños
Enseñar es el corazón del trabajo. Pero alrededor hay una pequeña oficina que sacar adelante.
Calendarios que cambian
Festivos, fiestas locales, aulas que no están disponibles, clases que recuperar. Cada cambio hay que comunicárselo a todos los padres afectados, sin olvidar a nadie y sin confundir los grupos.
Asistencia que llevar al día
La hoja de asistencia sirve para las recuperaciones, para las cuotas y a veces para el ayuntamiento, el AMPA o el colegio que acoge la actividad. Rellenarla al final del día, de memoria, casi siempre acaba con algún error.
Avisos a los padres
Cada familia tiene preguntas distintas: horarios, material, salidas, precios. Responder bien a todos, con el tono adecuado y sin compartir datos de otros niños, exige atención y tiempo.
Cómo ayuda Ugo a gestionar cursos y extraescolares
Ejemplos válidos para talleres, refuerzo escolar, idiomas, arte, música y deporte.
Las inscripciones, del email a la hoja
Las solicitudes de inscripción llegan por email. Ugo las busca, te hace el resumen y, si confirmas, añade a cada niño a la hoja de Excel del curso con nombre, edad y contacto del padre o la madre. Nada de copiar y pegar.
Skills que usa
¿Hay inscripciones nuevas para el taller de inglés del sábado?
Desde el lunes han llegado 3 emails: 1. Elena Ruiz para Tomás, 7 años 2. Pablo Gómez para Alicia, 8 años 3. Marta Vidal para Pedro, 6 años (pregunta si puede hacer una clase de prueba) ¿Añado a Tomás y Alicia a la hoja «Inglés sábados 2026-27» y a Pedro en la pestaña «Pruebas»?
Confirmar
Hecho. El grupo del sábado tiene ahora 11 inscritos de 12 plazas.
La asistencia al acabar la clase
Al terminar la clase basta un audio: quién ha faltado, quién se ha ido antes. Ugo actualiza la hoja de asistencia en Excel y te avisa de quién acumula ya varias faltas, así sabes a quién proponer una recuperación.
Skills que usa
🎤 Mensaje de voz (0:09)
Apunto en la asistencia de hoy, grupo Pintura 6-8 años: • Ausentes: Julia M., Leo B. • Presentes: los otros 9 Julia lleva su tercera falta de octubre. ¿Actualizo la hoja?
Un aviso a todos los padres de un grupo
¿El aula no está disponible por un evento? Ugo crea en el calendario la clase de recuperación y envía el aviso a los padres desde tu WhatsApp Business, tras tu confirmación. Cada uno recibe un mensaje individual, sin grupos donde circulan los números de todos.
Skills que usa
El jueves el colegio cierra por la fiesta local, recuperamos el sábado de 10 a 11. Avisa a los padres del grupo del jueves
Creo en el calendario «Recuperación taller – grupo jueves» el sábado 10:00–11:00 y envío a los 10 padres del grupo, desde tu WhatsApp Business: «Buenos días: el jueves el colegio está cerrado por la fiesta local. La clase se recupera el sábado de 10 a 11, en la misma aula. ¡Gracias!» ¿Sigo?
Las respuestas a las preguntas de siempre
Horarios, cuotas, material, normas: si están en la web de tu asociación o academia, Ugo los aprende con Webs de empresa y te prepara respuestas precisas a los emails de los padres, citando la página. Tú lo repasas y lo envías.
Skills que usa
La madre de Pedro pregunta cuánto cuesta el curso y qué tiene que traer
De la página «Cursos 2026-27» de vuestra web: • Cuota: 180 € al trimestre, más 20 € de cuota de socio • Material: babi, estuche con lápices de colores y una botella de agua ¿Te preparo la respuesta a su email con esta información?
El día de un educador con Ugo
Mañana de preparación, tarde de clases, noche de avisos.
- 8:00
Tarea programada: Ugo te manda las clases del día, con grupos, aulas y número de inscritos.
- 9:30
Pides los emails de inscripción que han llegado durante el fin de semana y los haces añadir a la hoja del curso.
- 13:00
Un padre pide probar una clase: Ugo encuentra un hueco libre en el calendario y crea la cita de prueba.
- 18:15
Fin de la clase: un audio con las faltas y la hoja de asistencia queda actualizada.
- 19:30
Haces preparar el aviso de la salida del sábado y lo mandas a los padres después de leerlo.
- 21:00
Los viernes, tarea programada: Ugo te enumera los emails de padres que siguen sin respuesta.
Las herramientas de tu academia o asociación
Ugo se apoya en lo que ya usas, sin migrar nada.
Inscripciones y asistencia en Excel
Un archivo en OneDrive por curso, con las pestañas Inscritos, Asistencia y Lista de espera. Ugo añade filas, actualiza celdas y te manda el resumen como imagen, legible también desde el móvil.
Formularios y autorizaciones en Google Drive
Plantillas de ficha de inscripción o de autorización para las salidas con marcadores como {{niño}} y {{padre}}: Ugo crea el documento rellenado para cada familia, listo para imprimir o enviar.
La web con horarios y cuotas
Con Webs de empresa, Ugo lee las páginas de la web de tu academia o asociación y responde sobre cursos, horarios y precios citando la fuente, así las respuestas a los padres siempre cuadran.
El programa de gestión con servidor MCP
Si el programa que usas para las inscripciones ofrece un servidor MCP, Ugo también puede conectarse a él como app MCP. Notion, que muchas asociaciones usan para programaciones y actas, está entre las apps compatibles.
Las skills que conviene activar
Las funciones de Ugo más útiles para este trabajo, empezando por la primera que conviene encender. Las activas desde el portal en pocos minutos.
Google Calendar
Descubre Google CalendarEmail (IMAP y SMTP)
Descubre Email (IMAP y SMTP)
OneDrive, Word y Excel
Descubre OneDrive, Word y Excel
Tu WhatsApp Business
Descubre Tu WhatsApp BusinessMensajes de voz
Descubre Mensajes de voz
Google Drive
Descubre Google DriveWebs de empresa (conocimiento)
Descubre Webs de empresa (conocimiento)
Notion, Linear y apps con servidor MCP
Descubre Notion, Linear y apps con servidor MCP
Ugo para cada especialidad
Cada sector tiene clientes, productos y ritmos distintos: elige el tuyo.
Profesores de música
Para escuelas de música y profesores particulares: clases individuales y en grupo, recuperaciones, audiciones y partituras en Drive, organizadas desde WhatsApp.
Descubre Ugo para profesores de músicaEntrenadores de deporte infantil
Para entrenadores, monitores y clubes de deporte base: entrenamientos, partidos y competiciones, desplazamientos, caducidad de los reconocimientos médicos y avisos a los padres en WhatsApp.
Entrenadores de fútbol base · Entrenadores de baloncesto base · Entrenadores de voleibol base · Entrenadores de atletismo · Profesores de danza
Descubre Ugo para entrenadores de deporte infantil
Preguntas frecuentes sobre el software para extraescolares
¿Cuál es el mejor software para gestionar extraescolares y cursos infantiles?
Para una academia grande con secretaría puede hacer falta un programa específico. Para un profesor, una asociación o un centro pequeño a menudo bastan un calendario, una hoja de Excel y una buena organización de los avisos. Ugo reúne estas herramientas dentro de WhatsApp: lee y escribe en el calendario, el correo y las hojas, y te quita el trabajo repetitivo sin cambiar tus costumbres.
¿Cómo gestionar las inscripciones a un curso para niños?
Lleva una sola lista oficial, con fecha de la solicitud, padre o madre de referencia, cuota pagada y consentimientos recogidos, más una lista de espera aparte. Las solicitudes que llegan por otras vías se pasan enseguida a esa lista. Con Ugo, las inscripciones que llegan por email acaban en esa lista con un mensaje: él las lee, te las resume y añade las filas tras tu confirmación.
¿Cómo comunicarse con los padres sin usar grupos de WhatsApp?
Los grupos son cómodos pero exponen los números de todos y mezclan las conversaciones. Una alternativa es enviar mensajes individuales desde un número de WhatsApp Business dedicado al curso. Ugo prepara el aviso una vez y se lo envía a cada padre por separado, tras tu confirmación, así nadie ve los contactos de los demás.
¿Cómo tratar los datos personales de los niños inscritos?
Recoge solo los datos necesarios, con el consentimiento de los padres, y guárdalos en un sitio protegido con acceso limitado. Las orientaciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) son la referencia. Ugo solo trabaja en la carpeta que eliges, solo responde a los números verificados, guarda los datos en servidores de Fráncfort y no actúa sin tu confirmación.
¿Sirve Ugo también para clases de música y deporte?
Sí. La base es la misma: calendario, inscripciones, asistencia y padres. Además hay aspectos propios, como audiciones, recuperaciones y partituras en música, o convocatorias, desplazamientos y caducidad de los reconocimientos médicos en el deporte. Los encontrarás en las páginas dedicadas a profesores de música y entrenadores.
¿Cuánto cuesta para una asociación con varios profesores?
Ugo cuesta 50 € al mes o 550 € al año por persona, IVA no incluido, con todas las skills incluidas. Una asociación crea un solo equipo: cada profesor conecta su propio calendario y su propio correo, mientras que las skills del equipo, como Webs de empresa y Mapas, se comparten entre todos.
Referencias útiles
Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, que no dependen de Ugo.
- AEPD – Agencia Española de Protección de DatosNormas y orientaciones para tratar correctamente los datos personales de los menores.aepd.es
- Ministerio de Educación, Formación Profesional y DeportesCalendarios escolares e información útil para quien organiza actividades con los centros educativos.educacionfpydeportes.gob.es
- Ministerio de JusticiaEl certificado de delitos de naturaleza sexual, obligatorio para trabajar de forma habitual con menores.mjusticia.gob.es
- Plataforma de InfanciaLa red de organizaciones por los derechos de la infancia y la adolescencia en España.plataformadeinfancia.org
- UNICEF EspañaDerechos de la infancia y buenas prácticas para quien trabaja con niños y jóvenes.unicef.es
Menos secretaría, más tiempo para enseñar
Conecta calendario, correo y tu hoja de inscripciones: Ugo está listo para las clases de esta semana.
