Documentos de los clientes siempre tarde
Extractos bancarios, facturas que faltan, inventarios de existencias, actas. Cada cierre obliga a perseguir a los clientes con emails y llamadas, y nadie recuerda con seguridad quién ha mandado ya qué.
El asistente IA para asesorías y para todo tu equipo
Empresas clientes, cuentas anuales, impuestos, un equipo que coordinar: la asesoría no para nunca. Ugo te da acceso a la agenda, el correo y las carpetas de los clientes desde WhatsApp, prepara cartas y recordatorios y espera tu «Confirmar» antes de cada envío.
Un asistente IA para asesorías tiene que aguantar el ritmo de una oficina de verdad: decenas de clientes entre sociedades, autónomos y profesionales, un equipo que lleva las contabilidades, becarios, un buzón general que no deja de llenarse. Ugo es un contacto de WhatsApp conectado a tu agenda, al correo de la asesoría y a las carpetas de los clientes en Google Drive u OneDrive. Te dice qué hay hoy, quién espera una respuesta, dónde está un documento.
Una asesoría contable o gestoría trabaja en un frente amplio: contabilidad, cuentas anuales y memoria, juntas de aprobación, depósito en el Registro Mercantil, Impuesto sobre Sociedades, asesoramiento mercantil, a veces auditoría a través de profesionales externos. Los picos son conocidos: el cierre y la formulación de cuentas en primavera, el Impuesto sobre Sociedades y el depósito de cuentas en julio, los trimestres de enero, abril y octubre. En esos meses cada minuto buscando un archivo o reescribiendo la misma carta es un minuto que se quita a los clientes.
Ugo no lleva la contabilidad, no formula cuentas, no asesora y no presenta nada ante la Agencia Tributaria ni el Registro Mercantil. Organiza el trabajo de alrededor: agenda, correo, documentos, recordatorios. Cada persona del equipo puede tener su Ugo con sus propias cuentas, y ningún email sale sin confirmación. Ugo solo responde a los números verificados y guarda los datos en servidores de Fráncfort.
Lo que frena a una asesoría contable
No falta conocimiento. Falta tiempo, en los meses equivocados.
El correo de la asesoría que no duerme
Clientes, bancos, administraciones, compañeros, el equipo. El buzón general lo recoge todo, y repartir los mensajes a la persona adecuada es un trabajo que nadie quiere hacer.
Cartas siempre iguales, reescritas cada vez
Petición de documentos para el cierre, circular con las novedades fiscales, hoja de encargo, recordatorio de los trimestres. Textos parecidos que cada año se copian y se adaptan a mano, cliente por cliente.
Un equipo que coordinar en los picos
Quién lleva qué cliente, quién va con retraso con una contabilidad, quién tiene un expediente entre manos. En los meses fuertes, pasarse información dentro de la oficina se convierte a su vez en un trabajo.
Cómo usa una asesoría contable su asistente IA
Peticiones diarias del titular y del equipo.
La petición de documentos para el cierre, a todas las sociedades
A final de año Ugo rellena la carta de petición de documentos para el cierre con el nombre de la sociedad y la persona de contacto, crea un documento en la carpeta de cada cliente y prepara los emails con la lista de documentos, que salen cuando los confirmas.
Skills que usa
Prepara la petición de documentos del cierre 2026 para las sociedades que lleva Laura
En la hoja «Clientes asesoría» Laura Gómez lleva 6 sociedades. Esto es lo que haré: • Creo 6 cartas «Petición documentos cierre 2026» a partir de la plantilla, una en la carpeta de cada sociedad • Preparo 6 emails a las personas de contacto con la lista de documentos y la entrega antes del 31 de enero ¿Confirmas?
El buzón general, repartido
El buzón general de la asesoría recibe mensajes para todos. Pides a Ugo un resumen: te dice quién escribe y sobre qué cliente, luego reenvía los mensajes a la persona del equipo que lleva el asunto o los mueve a la carpeta correcta.
Skills que usa
¿Qué ha llegado hoy al buzón general?
Hoy en el buzón general: 1. Banco Levante: comunicación para Construcciones Ferrer SL 2. Aviso de notificación de la Agencia Tributaria para Estudio Lab Diseño SL 3. Registro Mercantil: justificante de depósito de cuentas de Textil Bascuñana SA
Reenvía la 2 a Marcos y mueve la 3 a la carpeta Textil Bascuñana
Esto es lo que haré: • Reenvío el aviso de la Agencia Tributaria para Estudio Lab Diseño SL a Marcos Vidal • Muevo el justificante del Registro Mercantil a la carpeta «Textil Bascuñana» ¿Confirmas?
El cliente que llega, con los asuntos abiertos
Antes de una reunión preguntas a Ugo a quién ves y qué hay abierto. Lee la cita en la agenda y la hoja de trabajo del cliente en OneDrive, y te resume los trámites en curso y las notas de la última reunión.
Skills que usa
¿A quién veo a las 15 y qué tiene abierto?
A las 15 tienes a Jorge Ferrer, Construcciones Ferrer SL. De la hoja «Construcciones Ferrer – asuntos abiertos.xlsx»: • Cuentas anuales 2025 aprobadas y depositadas • Aplazamiento en curso: cuota de noviembre por recordar • Nota del 12/09: estudiar la entrada de un nuevo socio
Los asuntos de la asesoría en monday.com
Si la asesoría organiza los asuntos en monday.com, Ugo te dice qué va con retraso, crea elementos nuevos en el tablero, cambia estados y fechas y escribe actualizaciones visibles para el equipo. También por voz, entre un cliente y otro.
Skills que usa
🎤 Mensaje de voz (0:15)
Esto es lo que haré en el tablero «Asuntos asesoría»: • Creo el elemento «Construcciones Ferrer – entrada nuevo socio» en el grupo «Mercantil», con fecha límite el 30 de octubre • Escribo la actualización: «Pedir nota simple del Registro Mercantil y borrador del pacto de socios» ¿Confirmas?
Un día en la asesoría con el asistente IA
Clientes, equipo y correo, con menos tiempo perdido buscando.
- 8:00
Ugo te manda las citas del día y los asuntos con retraso del tablero de la asesoría.
- 9:15
Le pides el resumen del buzón general y repartes los mensajes al equipo.
- 11:00
Antes de la reunión con un cliente, Ugo te resume qué tiene abierto leyendo su hoja de trabajo.
- 13:30
En la pausa preguntas qué sociedades no han mandado todavía los documentos del cierre: Ugo prepara los recordatorios.
- 16:00
Después de una reunión dictas las notas por voz: Ugo las añade al documento del cliente en su carpeta.
- 18:30
Los viernes, una tarea programada te enumera los emails de clientes que se han quedado sin respuesta en la semana.
Qué conectar al asistente IA de la asesoría
El programa de contabilidad y el de impuestos se quedan en su sitio. Ugo se ocupa de todo lo que pasa por el correo, la agenda y las carpetas.
Las carpetas de los clientes en Drive u OneDrive
Una carpeta por cliente, con subcarpetas por año. Ugo busca y lee documentos, actas y hojas de trabajo; en OneDrive añade filas a los Excel y crea documentos Word a partir de las plantillas de la asesoría.
Cartas y circulares con {{cliente}}
Peticiones de documentos, hojas de encargo, circulares a los clientes: preparas la plantilla con los marcadores una vez y Ugo crea las versiones rellenadas para cada sociedad.
Buzón general y buzones personales
Cada persona de la asesoría conecta sus propios buzones, IMAP u Outlook de Microsoft 365. Ugo resume, reparte, reenvía y responde cuando lo confirma quien lo está usando.
monday.com o Notion para los asuntos
Si la asesoría lleva los asuntos en monday.com, Ugo lee los tableros y actualiza los elementos. Con las apps MCP también puede trabajar en Notion.
El programa de gestión con servidor MCP
Si el software de la asesoría ofrece un servidor MCP, Ugo puede conectarse y leer los datos que expone. Si no lo ofrece, Ugo trabaja al lado, sin tocarlo.
Las skills que conviene activar
Las funciones de Ugo más útiles para este trabajo, empezando por la primera que conviene encender. Las activas desde el portal en pocos minutos.
Email (IMAP y SMTP)
Descubre Email (IMAP y SMTP)
Google Drive
Descubre Google Drive
Outlook Calendar
Descubre Outlook Calendar
OneDrive, Word y Excel
Descubre OneDrive, Word y ExcelOutlook Mail
Descubre Outlook Mail
monday.com
Descubre monday.comMensajes de voz
Descubre Mensajes de voz
Notion, Linear y apps con servidor MCP
Descubre Notion, Linear y apps con servidor MCP
Preguntas frecuentes de las asesorías contables
¿Cuál es el mejor software para una asesoría o gestoría?
Una asesoría necesita un programa de contabilidad e impuestos, la facturación electrónica, el correo y una forma de coordinar al equipo. La parte que suele quedar descubierta es la comunicación diaria con clientes y compañeros. Ugo se ocupa de esa, desde WhatsApp, conectado al correo, la agenda y las carpetas que la asesoría ya usa.
¿Cómo organizar la recogida de documentos de los clientes para el cierre?
Manda a cada cliente, con mucha antelación, una lista personalizada de documentos y una fecha de entrega, indícale dónde subirlos y asigna cada cliente a una persona responsable del equipo. Luego recuérdaselo a intervalos regulares. Con Ugo rellenas las peticiones con las plantillas de la asesoría para cada sociedad, revisas las carpetas vacías y preparas los recordatorios en pocos mensajes.
¿Ugo lleva la contabilidad o prepara las cuentas anuales?
No. La contabilidad, las cuentas anuales, las declaraciones y las presentaciones telemáticas siguen en el programa de la asesoría y bajo la responsabilidad del profesional. Ugo no asesora y no presenta nada ante la administración ni el Registro Mercantil. Se ocupa de la organización: encuentra documentos, resume el correo, prepara cartas y recordatorios, recuerda las citas y los plazos que has apuntado.
¿Lo puede usar también el equipo de la asesoría?
Sí. Cada persona tiene su propia suscripción, su número de WhatsApp verificado y sus cuentas conectadas, así ve solo su correo y su agenda. La asesoría es un único equipo y las skills del equipo, como Webs de empresa, se comparten. El coste es de 50 € al mes o 550 € al año por persona, IVA no incluido.
¿Los datos de los clientes de la asesoría están seguros?
Ugo solo responde a los números de WhatsApp verificados, los servidores y la base de datos están en Fráncfort y con los archivos trabaja solo en la carpeta que elige cada persona. Cada envío o cambio necesita el «Confirmar» de quien lo usa, y los audios se transcriben sin guardar el audio. Las obligaciones de confidencialidad y de prevención del blanqueo de capitales siguen siendo del profesional.
¿Cómo gestionar los picos de trabajo en una asesoría?
Planifica los plazos del año, reparte los clientes en el equipo, pide los documentos mucho antes de lo necesario y reduce el trabajo repetitivo con plantillas estándar. En los meses fuertes Ugo te ayuda a no perder tiempo: cada mañana te manda las citas y los asuntos con retraso y prepara por ti las cartas que siempre son iguales.
Referencias útiles
Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, que no dependen de Ugo.
- Consejo General de EconomistasEl órgano de los colegios de economistas: deontología, formación y servicios para la profesión, con registros especializados en asesoría fiscal y contable.economistas.es
- Consejo General de Gestores AdministrativosEl órgano de los colegios de gestores administrativos, con formación y servicios para las gestorías.consejogestores.org
- Agencia TributariaCalendario del contribuyente, modelos y trámites para las obligaciones de sociedades y personas físicas.sede.agenciatributaria.gob.es
- Registradores de EspañaEl portal de los registros mercantiles y de la propiedad: notas simples, depósito de cuentas e información de sociedades.registradores.org
- AEPDLa Agencia Española de Protección de Datos, con guías sobre el tratamiento de los datos personales de los clientes.aepd.es
Una asesoría más ordenada, también en los picos
Conecta el correo, la agenda y las carpetas de los clientes en pocos minutos. La próxima ronda de peticiones de documentos la haces desde WhatsApp.
