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Le logiciel de gestion pour école de danse que vous utilisez depuis WhatsApp

Éveil le mardi, classique le jeudi, hip-hop le samedi. Et en mai, des répétitions en plus, des costumes à commander et le gala au théâtre. Ugo gère horaires, répétitions, mesures des costumes et messages aux familles, pour que vous restiez en studio.

Essayer UgoOrganiser une école de danse avec Ugo

Un logiciel de gestion pour école de danse doit tenir deux années en une : de septembre à mars, les cours réguliers et quelques concours ; d’avril à juin, la course vers le gala de fin d’année. Classique, jazz, contemporain, hip-hop, danses latines : chaque cours a ses niveaux, ses chorégraphies et, au printemps, ses costumes. Et derrière chaque élève, il y a une famille qui demande horaires, répétitions, places et mesures.

Ugo travaille dans WhatsApp avec votre agenda, votre boîte mail et vos documents sur Google Drive ou OneDrive. Vous lui demandez quand a lieu la générale du groupe intermédiaire et il vous le dit ; vous lui dictez les mesures prises en studio et il les ajoute au fichier des costumes ; vous lui demandez de prévenir les parents d’un changement d’horaire et il envoie le message depuis votre WhatsApp Business, après votre confirmation.

Pour les concours, il vous aide à ne pas perdre règlements et dates limites d’inscription dans vos e-mails. Les photos et vidéos des élèves restent en dehors d’Ugo : ce sont des données sensibles, à gérer avec l’accord des familles et selon les règles de l’école. Ugo s’occupe de tout le reste : horaires des cours, répétitions supplémentaires, mesures des costumes, conducteurs du gala et messages aux familles.

Ce qui complique la vie d’une école de danse

Les chorégraphies s’apprennent. L’organisation du gala, chaque année, semble nouvelle.

Le gala de fin d’année

Théâtre à confirmer, conducteur, entrées et sorties, répétitions en studio et au théâtre, billets pour les familles. Tout se concentre sur quelques semaines, en même temps que les cours habituels.

Costumes et mesures

Prendre les mesures de soixante élèves, commander les costumes, recueillir les acomptes, vérifier les livraisons. Avec un fichier en désordre, une élève se retrouve sans costume à la générale.

Des répétitions en plus à annoncer

Répétitions supplémentaires le dimanche, changements de studio, horaires différents pour chaque groupe. Chaque famille doit savoir exactement quand et où accompagner sa fille ou son fils.

Concours et rencontres

Règlements, catégories d’âge, dates limites d’inscription et musiques à envoyer. Les e-mails des organisateurs s’accumulent et la date limite arrive toujours plus tôt que prévu.

Organiser une école de danse avec Ugo

Du cours du mardi au soir du gala.

Les mesures des costumes dans un fichier

En studio, vous dictez les mesures, élève par élève. Ugo les ajoute au fichier Excel des costumes du gala, avec le groupe et la taille, et quand il le faut vous dit qui manque encore et quels acomptes restent à encaisser.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. 🎤 Message vocal (0:27)

  2. J’ajoute au fichier « Costumes gala 2027 », groupe Jazz 9-11 ans : • Lola B. – taille 138 cm – costume 10 ans • Rose L. – taille 145 cm – costume 12 ans • Mia T. – taille 141 cm – costume 10 ans Il manque encore 4 élèves du groupe. Je continue ?

Les répétitions en plus dans l’agenda et aux familles

Vous fixez une répétition supplémentaire : Ugo la crée dans l’agenda et envoie le message aux familles du groupe depuis votre WhatsApp Business, une par une, après votre confirmation.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Dimanche 16 mai répétition en plus pour Classique 2, 10 h–12 h au grand studio. Préviens les familles

  2. Je crée « Répétition – Classique 2 » dimanche 16 mai, 10:00–12:00, grand studio, et j’envoie aux 11 familles du groupe : « Bonjour, dimanche 16 mai, répétition supplémentaire pour le gala, de 10 h à 12 h au grand studio. Chignon, justaucorps et demi-pointes. Merci ! » Je continue ?

Le conducteur du gala sur Drive

Vous dictez l’ordre des ballets et Ugo crée le document du conducteur, avec le groupe et la durée, en calculant l’heure indicative de chaque entrée. Il le met à jour à chaque changement : tous les professeurs travaillent sur la même version.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Crée le conducteur de la première partie : Éveil 4 min, Classique 1 5 min, Hip-hop junior 4 min, Jazz 9-11 ans 6 min, Classique 2 7 min. Début 20 h 30

  2. Je crée le document « Gala 2027 – Conducteur » dans le dossier Gala : 1. 20:30 – Éveil (4 min) 2. 20:35 – Classique 1 (5 min) 3. 20:41 – Hip-hop junior (4 min) 4. 20:46 – Jazz 9-11 ans (6 min) 5. 20:53 – Classique 2 (7 min) J’ai laissé une minute entre chaque ballet pour les changements : la première partie se termine à 21:00. Je continue ?

Les dates limites des concours

Ugo cherche dans vos e-mails les appels à candidatures et règlements des concours, vous résume catégories, tarifs et dates limites et prépare l’e-mail d’inscription ou de demande d’informations, que vous envoyez après l’avoir relu.

Skills utilisées

Ugoen ligne

  1. Quels concours ont les inscriptions ouvertes pour la catégorie juniors ?

  2. J’en ai trouvé 2 dans vos e-mails : 1. Rencontres Danse en Ville – 14 mars, classique et jazz, juniors 11-14 ans, inscriptions avant le 15 février, 25 € par chorégraphie 2. Concours Pas de Deux – 11 avril, solos et duos uniquement, inscriptions avant le 20 mars Voulez-vous que je prépare l’e-mail d’inscription pour les Rencontres ?

Une journée dans une école de danse avec Ugo

Avril, six semaines avant le gala.

  1. 9:00

    Tâche programmée : Ugo vous envoie les cours et les répétitions du jour, studio par studio.

  2. 11:30

    Vous demandez qui doit encore donner ses mesures pour les costumes du groupe Jazz.

  3. 14:00

    La confirmation du théâtre arrive : Ugo résume l’e-mail et crée dans l’agenda la générale et le gala.

  4. 17:00

    Entre deux cours, vous dictez les mesures de cinq élèves et le fichier des costumes est à jour.

  5. 20:30

    Les cours terminés, vous faites envoyer aux familles le message pour la répétition de dimanche, après l’avoir lu.

  6. 21:30

    Vous mettez à jour le conducteur du gala avec un vocal : Classique 2 passe en clôture de la première partie.

Les outils d’une école de danse

Connectez ce que vous utilisez déjà et gérez tout depuis WhatsApp.

Le fichier costumes et acomptes dans Excel

Un fichier sur OneDrive pour le gala : élève, groupe, mesures, taille, costume, acompte. Ugo ajoute des lignes, met à jour les cellules et vous envoie le tableau en image.

Conducteurs et chorégraphies sur Google Drive

Un dossier Gala avec le conducteur, les notes sur les chorégraphies et le programme des répétitions. Ugo crée et modifie les documents, uniquement dans le dossier que vous choisissez.

L’agenda des cours et des répétitions

Cours réguliers, répétitions supplémentaires, générale et gala dans Google Calendar ou Outlook. Ugo lit tout et crée les nouveaux événements quand vous le lui demandez.

Le site de l’école

Cours, horaires et tarifs publiés sur le site : Ugo les apprend avec Sites d’entreprise et vous aide à répondre aux familles qui demandent des informations en septembre.

Les skills à activer

Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.

Questions fréquentes sur le logiciel de gestion pour école de danse

Quel est le meilleur logiciel de gestion pour une école de danse ?

Pour une grande école, un logiciel avec inscriptions et paiements en ligne peut être utile. Pour une petite ou moyenne école, un agenda, des fichiers pour les inscriptions et les costumes et des échanges bien organisés avec les familles suffisent souvent. Ugo les utilise depuis WhatsApp : vous gérez horaires, répétitions, mesures et messages avec un texto ou un vocal, sans changer d’outils.

Comment organiser le gala de fin d’année d’une école de danse ?

Partez de la date du théâtre et remontez le temps : conducteur, répétitions en studio, générale, costumes, billets et messages. Gardez tout dans quelques documents partagés. Avec Ugo, vous créez le conducteur et le planning des répétitions, mettez à jour le fichier des costumes avec un vocal et envoyez les messages aux familles après votre confirmation.

Comment gérer les mesures et les commandes de costumes ?

Un fichier unique avec élève, groupe, mesures, taille et acompte évite la plupart des problèmes. Prenez les mesures pas trop tôt, car les enfants grandissent, mais assez tôt pour les délais de livraison, et fixez une date limite pour les acomptes. Ugo ajoute les mesures que vous dictez en studio et vous dit qui manque ou doit encore verser son acompte.

Faut-il déclarer le gala de danse à la Sacem ?

Si le gala utilise des musiques protégées lors d’un événement ouvert au public, c’est en général le cas : mieux vaut vérifier à l’avance auprès de la Sacem, selon le lieu et le type d’événement. Ugo ne fait pas de démarches, mais il peut tenir dans un document la liste des musiques avec auteurs et durées et vous rappeler l’échéance avec une tâche programmée.

Comment gérer les photos et vidéos des élèves ?

Avec prudence : l’image des mineurs demande l’accord des parents et des règles claires sur qui filme et où les images sont publiées. La CNIL propose des recommandations utiles, y compris pour les spectacles. Ugo reste en dehors de cette partie : vous l’utilisez pour les horaires, les répétitions, les costumes et les messages écrits aux familles.

Ugo fonctionne-t-il aussi pour les professeurs qui collaborent avec l’école ?

Oui. L’école crée une seule équipe et chaque professeur qui l’utilise a son propre abonnement à 50 € par mois ou 550 € par an, HT. Chacun connecte son agenda et sa boîte mail, tandis que des skills comme Sites d’entreprise sont partagées dans l’équipe.

Références utiles

Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.

Arrivez au gala avec tout en ordre

Connectez agenda, Drive et WhatsApp Business et essayez Ugo avec les répétitions de cette semaine.

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