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Die Software für Tanzschulen, die du per WhatsApp nutzt

Kindertanz am Dienstag, Ballett am Donnerstag, Hip-Hop am Samstag. Und im Mai Extraproben, Kostüme zum Bestellen und die Aufführung im Theater. Ugo kümmert sich um Zeiten, Proben, Kostümmaße und die Kommunikation mit den Familien, damit du im Saal bleiben kannst.

Ugo testenSo organisierst du eine Tanzschule mit Ugo

Eine Software für Tanzschulen muss zwei Jahre in einem stemmen: von September bis März regelmäßige Kurse und ein paar Wettbewerbe, von April bis Juni der Endspurt zur Jahresaufführung. Ballett, Jazz Dance, Contemporary, Hip-Hop, Latein: Jeder Kurs hat seine Stufen, seine Choreografien und im Frühjahr seine Kostüme. Und hinter jeder Schülerin und jedem Schüler steht eine Familie, die nach Zeiten, Proben, Tickets und Maßen fragt.

Ugo arbeitet in WhatsApp mit deinem Kalender, deinem Postfach und den Dokumenten auf Google Drive oder OneDrive. Du fragst ihn, wann die Generalprobe der Mittelstufe ist, und er sagt es dir; du diktierst die im Saal genommenen Maße und er trägt sie in die Kostümtabelle ein; du bittest ihn, die Eltern über eine Zeitänderung zu informieren, und er schickt die Nachricht nach deiner Bestätigung von deinem WhatsApp Business.

Bei Wettbewerben hilft er dir, Ausschreibungen und Anmeldefristen im Postfach nicht zu übersehen. Fotos und Videos der Schülerinnen bleiben außerhalb von Ugo: Das sind sensible Daten, die mit der Einwilligung der Familien und nach den Regeln der Schule behandelt werden. Ugo kümmert sich um alles andere: Kurszeiten, Extraproben, Kostümmaße, Ablaufpläne der Aufführung und Infos an die Familien.

Was das Leben einer Tanzschule kompliziert macht

Choreografien lernt man. Die Organisation der Aufführung fühlt sich jedes Jahr neu an.

Die Jahresaufführung

Theater bestätigen, Ablauf, Auf- und Abgänge, Proben im Saal und im Theater, Tickets für die Familien. Alles ballt sich in wenigen Wochen, neben dem normalen Unterricht.

Kostüme und Maße

Bei sechzig Schülerinnen Maß nehmen, Kostüme bestellen, Anzahlungen einsammeln, Lieferungen prüfen. Mit einer unordentlichen Tabelle steht bei der Generalprobe jemand ohne Kostüm da.

Extraproben, die kommuniziert werden müssen

Zusätzliche Proben am Sonntag, Saalwechsel, unterschiedliche Zeiten für jede Gruppe. Jede Familie muss genau wissen, wann und wohin sie Tochter oder Sohn bringen soll.

Wettbewerbe und Tanzfestivals

Ausschreibungen, Altersgruppen, Anmeldefristen und Musik, die eingeschickt werden muss. Die Mails der Veranstalter stapeln sich, und die Frist kommt immer früher als gedacht.

So organisierst du eine Tanzschule mit Ugo

Vom Kurs am Dienstag bis zum Abend der Aufführung.

Die Kostümmaße in einer Tabelle

Im Saal diktierst du die Maße, Schülerin für Schülerin. Ugo trägt sie in die Excel-Tabelle der Aufführungskostüme ein, mit Gruppe und Größe, und sagt dir bei Bedarf, wer noch fehlt und welche Anzahlungen offen sind.

Genutzte Skills

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  1. 🎤 Sprachnachricht (0:27)

  2. Ich trage in die Tabelle „Kostüme Aufführung 2027“, Gruppe Jazz 9–11, ein: • Lara B. – Körpergröße 138 cm – Größe 134/140 • Mila L. – Körpergröße 145 cm – Größe 146/152 • Ella T. – Körpergröße 141 cm – Größe 140 Es fehlen noch 4 Schülerinnen der Gruppe. Soll ich?

Extraproben im Kalender und an die Familien

Du setzt eine zusätzliche Probe an: Ugo legt sie im Kalender an und schickt die Info nach deiner Bestätigung von deinem WhatsApp Business an die Familien der Gruppe, eine nach der anderen.

Genutzte Skills

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  1. Sonntag, 16. Mai, Extraprobe für Ballett 2, 10–12 Uhr im großen Saal. Gib den Familien Bescheid

  2. Ich lege „Extraprobe – Ballett 2“ am Sonntag, 16. Mai, 10:00–12:00, großer Saal, an und schicke den 11 Familien der Gruppe: „Guten Tag, am Sonntag, 16. Mai, gibt es eine Extraprobe für die Aufführung, von 10 bis 12 Uhr im großen Saal. Bitte mit Dutt, Body und Ballettschläppchen. Vielen Dank!“ Soll ich?

Der Ablaufplan der Aufführung auf Drive

Diktiere die Reihenfolge der Tänze, und Ugo erstellt das Dokument mit dem Ablaufplan, mit Gruppe und Dauer, und berechnet die ungefähre Uhrzeit jedes Auftritts. Bei jeder Änderung aktualisiert er es, damit alle Lehrkräfte mit derselben Fassung arbeiten.

Genutzte Skills

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  1. Erstell den Ablauf für den ersten Teil: Kindertanz 4 Min., Ballett 1 5 Min., Hip-Hop Kids 4 Min., Jazz 9–11 6 Min., Ballett 2 7 Min. Beginn 18:30

  2. Ich erstelle das Dokument „Aufführung 2027 – Ablauf“ im Ordner Aufführung: 1. 18:30 – Kindertanz (4 Min.) 2. 18:35 – Ballett 1 (5 Min.) 3. 18:41 – Hip-Hop Kids (4 Min.) 4. 18:46 – Jazz 9–11 (6 Min.) 5. 18:53 – Ballett 2 (7 Min.) Ich habe zwischen den Tänzen je eine Minute für Umbauten gelassen: Der erste Teil endet um 19:00. Soll ich?

Die Fristen der Wettbewerbe

Ugo sucht im Postfach nach Ausschreibungen und Regeln von Wettbewerben, fasst dir Kategorien, Startgelder und Fristen zusammen und bereitet die Anmeldung oder eine Anfrage per Mail vor, die du nach dem Lesen abschickst.

Genutzte Skills

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  1. Welche Wettbewerbe haben die Anmeldung für die Junioren offen?

  2. Ich habe 2 im Postfach gefunden: 1. Tanzfestival „Bühne frei“ – 14. März, Kategorien Ballett und Modern, Junioren 11–14 Jahre, Anmeldung bis 15. Februar, 25 € pro Choreografie 2. Wettbewerb „Solo & Duo“ – 11. April, nur Soli und Duos, Anmeldung bis 20. März Soll ich die Anmeldemail für das Festival vorbereiten?

Ein Tag in einer Tanzschule mit Ugo

April, sechs Wochen bis zur Aufführung.

  1. 9:00

    Geplante Aufgabe: Ugo schickt dir die Kurse und Proben des Tages, Saal für Saal.

  2. 11:30

    Du fragst, wer in der Jazz-Gruppe die Maße für die Kostüme noch nicht abgegeben hat.

  3. 14:00

    Die Bestätigung des Theaters kommt: Ugo fasst die Mail zusammen und legt Generalprobe und Aufführung im Kalender an.

  4. 17:00

    Zwischen zwei Kursen diktierst du die Maße von fünf Schülerinnen und die Kostümtabelle ist aktuell.

  5. 20:30

    Nach dem Unterricht lässt du den Familien die Info zur Extraprobe am Sonntag schicken, nachdem du sie gelesen hast.

  6. 21:30

    Du aktualisierst den Ablaufplan per Sprachnachricht: Ballett 2 rückt ans Ende des ersten Teils.

Die Tools einer Tanzschule

Verbinde, was du schon nutzt, und regle alles per WhatsApp.

Die Tabelle für Kostüme und Anzahlungen in Excel

Eine Datei auf OneDrive für die Aufführung: Schülerin, Gruppe, Maße, Größe, Kostüm, Anzahlung. Ugo fügt Zeilen hinzu, aktualisiert die Zellen und schickt dir die Tabelle als Bild.

Ablaufpläne und Choreografien auf Google Drive

Ein Ordner Aufführung mit Ablaufplan, Notizen zu den Choreografien und Probenplan. Ugo erstellt und bearbeitet die Dokumente, nur in dem Ordner, den du auswählst.

Der Kalender für Kurse und Proben

Regelmäßige Kurse, Extraproben, Generalprobe und Aufführung in Google Calendar oder Outlook. Ugo liest alles und legt neue Termine an, wenn du ihn darum bittest.

Die Website der Schule

Kurse, Zeiten und Preise auf der Website: Ugo lernt sie mit Firmenwebsites und hilft dir, den Familien zu antworten, die im September nach Infos fragen.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Häufige Fragen zur Software für Tanzschulen

Welche Software ist die beste für eine Tanzschule?

Eine große Tanzschule braucht vielleicht eine Software mit Online-Anmeldung und Zahlungen. Für eine kleine oder mittlere Schule reichen oft Kalender, Tabellen für Anmeldungen und Kostüme und eine geordnete Kommunikation mit den Familien. Ugo nutzt sie aus WhatsApp heraus: Du regelst Zeiten, Proben, Maße und Infos mit einer Nachricht oder einer Sprachnachricht, ohne die Tools zu wechseln.

Wie organisiere ich die Jahresaufführung einer Tanzschule?

Geh vom Termin im Theater aus und plane rückwärts: Ablauf, Proben im Saal, Generalprobe, Kostüme, Tickets und Kommunikation. Halte alles in wenigen geteilten Dokumenten fest. Mit Ugo erstellst du Ablaufplan und Probenkalender, aktualisierst die Kostümtabelle per Sprachnachricht und schickst die Infos nach deiner Bestätigung an die Familien.

Wie verwalte ich Maße und Bestellungen der Kostüme?

Eine einzige Tabelle mit Schülerin, Gruppe, Maßen, Größe und Anzahlung verhindert die meisten Probleme. Nimm die Maße nicht zu früh, denn Kinder wachsen, aber rechtzeitig für die Lieferzeiten, und setz eine Frist für die Anzahlungen. Ugo trägt die Maße ein, die du im Saal diktierst, und sagt dir, wer noch fehlt oder die Anzahlung noch zahlen muss.

Muss die Aufführung der Tanzschule bei der GEMA angemeldet werden?

Wird bei einer öffentlichen Aufführung geschützte Musik verwendet, ist in der Regel eine Anmeldung bei der GEMA nötig. Kläre rechtzeitig mit der GEMA und dem Theater, was in deinem Fall gilt; manche Verbände wie der ADTV bieten ihren Mitgliedern Rahmenverträge. Ugo erledigt keine Anmeldungen, kann aber die Liste der Musikstücke mit Komponisten und Dauer in einem Dokument führen und dich mit einer geplanten Aufgabe an die Frist erinnern.

Wie gehe ich mit Fotos und Videos der Schülerinnen um?

Mit Vorsicht: Bilder von Minderjährigen brauchen nach der DSGVO die Einwilligung der Eltern und klare Regeln, wer filmt und wo veröffentlicht wird. Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) und die Datenschutzbehörden der Länder geben dazu Hinweise, auch für Aufführungen. Ugo bleibt bei diesem Teil außen vor: Du nutzt ihn für Zeiten, Proben, Kostüme und Textnachrichten an die Familien.

Funktioniert Ugo auch für freie Lehrkräfte, die mit der Schule zusammenarbeiten?

Ja. Die Schule legt ein einziges Team an, und jede Lehrkraft, die Ugo nutzt, hat ihr eigenes Abo für 50 € im Monat oder 550 € im Jahr, zzgl. MwSt. Jede verbindet ihren eigenen Kalender und ihr eigenes Postfach, während Skills wie Firmenwebsites im Team geteilt werden.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Mit allem in Ordnung zur Aufführung

Verbinde Kalender, Drive und WhatsApp Business und teste Ugo mit den Proben dieser Woche.

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