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Il gestionale per scuole di danza che usi da WhatsApp

Propedeutica il martedì, classica il giovedì, hip hop il sabato. E a maggio prove extra, costumi da ordinare e il saggio in teatro. Ugo tiene orari, prove, misure dei costumi e comunicazioni con le famiglie, così tu resti in sala.

Prova UgoCome organizzare una scuola di danza con Ugo

Un gestionale per scuole di danza deve reggere due anni in uno: da settembre a marzo corsi regolari e qualche concorso, da aprile a giugno la corsa verso il saggio di fine anno. Danza classica, moderna, contemporanea, hip hop, latino-americano: ogni corso ha i suoi livelli, le sue coreografie e, a primavera, i suoi costumi. E dietro ogni allieva o allievo c’è una famiglia che chiede orari, prove, biglietti e misure.

Ugo lavora su WhatsApp con il tuo calendario, la posta e i documenti su Google Drive o OneDrive. Gli chiedi quando c’è la prova generale del gruppo intermedio e te lo dice; gli detti le misure prese in sala e lui le aggiunge al foglio dei costumi; gli chiedi di avvisare i genitori di un cambio di orario e lui manda il messaggio dal tuo WhatsApp Business, dopo la tua conferma.

Per i concorsi ti aiuta a non perdere regolamenti e scadenze di iscrizione nella posta. Foto e video delle allieve restano fuori da Ugo: sono dati delicati, da gestire con il consenso delle famiglie e le regole della scuola. Ugo si occupa di tutto il resto: orari dei corsi, prove extra, misure dei costumi, scalette del saggio e avvisi alle famiglie.

Cosa complica la vita di una scuola di danza

Le coreografie si imparano. L’organizzazione del saggio, ogni anno, sembra nuova.

Il saggio di fine anno

Teatro da confermare, scaletta, entrate e uscite, prove in sala e in teatro, biglietti per le famiglie. Tutto si concentra in poche settimane, insieme alle lezioni normali.

Costumi e misure

Prendere le misure di sessanta allieve, ordinare i costumi, raccogliere gli acconti, controllare le consegne. Con un foglio disordinato qualcuna resta senza costume alla prova generale.

Prove extra da comunicare

Prove aggiuntive di domenica, cambi di sala, orari diversi per ogni gruppo. Ogni famiglia deve sapere esattamente quando e dove accompagnare la figlia o il figlio.

Concorsi e rassegne

Regolamenti, categorie per età, scadenze di iscrizione e brani da inviare. Le mail degli organizzatori si accumulano e la data limite arriva sempre prima del previsto.

Come organizzare una scuola di danza con Ugo

Dal corso del martedì alla sera del saggio.

Le misure dei costumi in un foglio

In sala detti le misure, allieva per allieva. Ugo le aggiunge al foglio Excel dei costumi del saggio, con gruppo e taglia, e quando serve ti dice chi manca ancora e quali acconti sono da incassare.

Skill usate

Ugoonline

  1. 🎤 Vocale (0:27)

  2. Aggiungo al foglio “Costumi saggio 2027”, gruppo Moderna 9-11: • Aurora B. – altezza 138 cm – taglia 10 anni • Gaia L. – altezza 145 cm – taglia 12 anni • Noemi T. – altezza 141 cm – taglia 10 anni Mancano ancora 4 allieve del gruppo. Procedo?

Le prove extra nel calendario e alle famiglie

Fissi una prova aggiuntiva: Ugo la crea nel calendario e manda l’avviso alle famiglie del gruppo dal tuo WhatsApp Business, una per una, dopo la tua conferma.

Skill usate

Ugoonline

  1. Domenica 16 maggio prova extra per Classica 2, 10–12 in sala grande. Avvisa le famiglie

  2. Creo “Prova extra – Classica 2” domenica 16 maggio, 10:00–12:00, sala grande, e mando alle 11 famiglie del gruppo: “Buongiorno, domenica 16 maggio prova extra per il saggio, dalle 10 alle 12 in sala grande. Chignon, body e scarpette da mezza punta. Grazie!” Procedo?

La scaletta del saggio su Drive

Detti l’ordine dei balletti e Ugo crea il documento della scaletta, con gruppo e durata, calcolando l’orario indicativo di ogni ingresso. Lo aggiorna a ogni cambio, così tutte le insegnanti lavorano sulla stessa versione.

Skill usate

Ugoonline

  1. Crea la scaletta del primo tempo: Propedeutica 4 min, Classica 1 5 min, Hip hop junior 4 min, Moderna 9-11 6 min, Classica 2 7 min. Inizio 20:30

  2. Creo il documento “Saggio 2027 – Scaletta” nella cartella Saggio: 1. 20:30 – Propedeutica (4 min) 2. 20:35 – Classica 1 (5 min) 3. 20:41 – Hip hop junior (4 min) 4. 20:46 – Moderna 9-11 (6 min) 5. 20:53 – Classica 2 (7 min) Ho lasciato un minuto tra un balletto e l’altro per i cambi: il primo tempo finisce alle 21:00. Procedo?

Le scadenze dei concorsi

Ugo cerca nella posta bandi e regolamenti dei concorsi, ti riassume categorie, quote e scadenze e prepara la mail di iscrizione o di richiesta informazioni, che invii dopo averla letta.

Skill usate

Ugoonline

  1. Quali concorsi hanno le iscrizioni aperte per la categoria juniores?

  2. Ne ho trovati 2 nella posta: 1. Rassegna Danza in Città – 14 marzo, sezioni classico e moderno, juniores 11-14 anni, iscrizioni entro il 15 febbraio, 25 € a coreografia 2. Concorso Passi d’Autore – 11 aprile, solo assoli e passi a due, iscrizioni entro il 20 marzo Vuoi che prepari la mail di iscrizione per la rassegna?

Una giornata in una scuola di danza con Ugo

Aprile, sei settimane al saggio.

  1. 9:00

    Attività programmata: Ugo ti manda i corsi e le prove del giorno, sala per sala.

  2. 11:30

    Chiedi chi deve ancora dare le misure per i costumi del gruppo Moderna.

  3. 14:00

    Arriva la conferma del teatro: Ugo riassume la mail e crea nel calendario prova generale e saggio.

  4. 17:00

    Tra un corso e l’altro detti le misure di cinque allieve e il foglio costumi è aggiornato.

  5. 20:30

    Finite le lezioni, fai mandare alle famiglie l’avviso per la prova extra di domenica, dopo averlo letto.

  6. 21:30

    Aggiorni la scaletta del saggio con un vocale: Classica 2 si sposta in chiusura del primo tempo.

Gli strumenti di una scuola di danza

Collega quello che usi già e gestisci tutto da WhatsApp.

Il foglio costumi e acconti in Excel

Un file su OneDrive per il saggio: allieva, gruppo, misure, taglia, costume, acconto. Ugo aggiunge righe, aggiorna le celle e ti manda la tabella come immagine.

Scalette e coreografie su Google Drive

Una cartella Saggio con scaletta, note sulle coreografie e programma delle prove. Ugo crea e modifica i documenti, lavorando solo nella cartella che scegli.

Il calendario di corsi e prove

Corsi regolari, prove extra, prova generale e saggio in Google Calendar o Outlook. Ugo legge tutto e crea i nuovi eventi quando glielo chiedi.

Il sito della scuola

Corsi, orari e quote pubblicati sul sito: Ugo li impara con Siti aziendali e ti aiuta a rispondere alle famiglie che a settembre chiedono informazioni.

Le skill da attivare

Le funzionalità di Ugo più utili per questo lavoro, dalla prima da accendere. Le attivi dal portale in pochi minuti.

Domande frequenti sul gestionale per scuole di danza

Qual è il miglior gestionale per una scuola di danza?

Per una scuola grande può servire un software con iscrizioni e pagamenti online. Per una scuola piccola o media spesso bastano calendario, fogli per iscrizioni e costumi e una comunicazione ordinata con le famiglie. Ugo li usa da WhatsApp: gestisci orari, prove, misure e avvisi con un messaggio o un vocale, senza cambiare strumenti.

Come organizzare il saggio di fine anno di una scuola di danza?

Parti dalla data del teatro e lavora a ritroso: scaletta, prove in sala, prova generale, costumi, biglietti e comunicazioni. Tieni tutto in pochi documenti condivisi. Con Ugo crei scaletta e calendario delle prove, aggiorni il foglio costumi con un vocale e mandi gli avvisi alle famiglie dopo la tua conferma.

Come gestire misure e ordini dei costumi?

Un foglio unico con allieva, gruppo, misure, taglia e acconto evita la maggior parte dei problemi. Prendi le misure non troppo presto, perché i bambini crescono, ma in tempo per i tempi di consegna, e fissa una data limite per gli acconti. Ugo aggiunge le misure che detti in sala e ti dice chi manca o deve ancora versare l’acconto.

Per il saggio di danza serve il permesso SIAE?

Se nel saggio si usano brani musicali tutelati in un evento aperto al pubblico, generalmente sì: conviene verificare con la SIAE con anticipo, in base al luogo e al tipo di evento. Ugo non gestisce pratiche, ma può tenere in un documento l’elenco dei brani con autori e durata e ricordarti la scadenza con un’attività programmata.

Come gestire foto e video delle allieve?

Con cautela: le immagini di minori richiedono il consenso dei genitori e regole chiare su chi le riprende e dove vengono pubblicate. Il Garante per la protezione dei dati personali offre indicazioni utili anche per recite e spettacoli. Ugo resta fuori da questa parte: lo usi per orari, prove, costumi e messaggi di testo alle famiglie.

Ugo funziona anche per le insegnanti che collaborano con la scuola?

Sì. La scuola crea un solo team e ogni insegnante che lo usa ha il proprio abbonamento da 50 € al mese o 550 € all’anno, IVA esclusa. Ognuna collega il proprio calendario e la propria posta, mentre skill come Siti aziendali sono condivise nel team.

Riferimenti utili

Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.

Arriva al saggio con tutto in ordine

Collega calendario, Drive e WhatsApp Business e prova Ugo con le prove di questa settimana.

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