Ir al contenido

El software para escuelas de danza que usas desde WhatsApp

Predanza el martes, clásico el jueves, urbano el sábado. Y en mayo ensayos extra, vestuario que encargar y el festival en el teatro. Ugo lleva horarios, ensayos, medidas del vestuario y avisos a las familias, así tú te quedas en la sala.

Prueba UgoCómo organizar una escuela de danza con Ugo

Un software para escuelas de danza tiene que aguantar dos cursos en uno: de septiembre a marzo clases normales y algún concurso, de abril a junio la carrera hacia el festival de fin de curso. Clásico, contemporáneo, moderno, urbano, flamenco, latinos: cada clase tiene sus niveles, sus coreografías y, en primavera, su vestuario. Y detrás de cada alumna o alumno hay una familia que pregunta por horarios, ensayos, entradas y medidas.

Ugo trabaja en WhatsApp con tu calendario, el correo y los documentos en Google Drive o OneDrive. Le preguntas cuándo es el ensayo general del grupo intermedio y te lo dice; le dictas las medidas tomadas en la sala y él las añade a la hoja del vestuario; le pides que avise a los padres de un cambio de horario y envía el mensaje desde tu WhatsApp Business, tras tu confirmación.

Con los concursos te ayuda a no perder bases y plazos de inscripción en el correo. Las fotos y los vídeos de las alumnas se quedan fuera de Ugo: son datos delicados, que se gestionan con el consentimiento de las familias y las normas de la escuela. Ugo se ocupa de todo lo demás: horarios de las clases, ensayos extra, medidas del vestuario, orden de actuación del festival y avisos a las familias.

Lo que complica la vida de una escuela de danza

Las coreografías se aprenden. La organización del festival parece nueva cada año.

El festival de fin de curso

Teatro que confirmar, orden de actuación, entradas y salidas, ensayos en la sala y en el teatro, entradas para las familias. Todo se concentra en pocas semanas, junto con las clases normales.

Vestuario y medidas

Tomar medidas a sesenta alumnas, encargar el vestuario, cobrar las señales, controlar las entregas. Con una hoja desordenada, alguna se queda sin traje para el ensayo general.

Ensayos extra que comunicar

Ensayos adicionales en domingo, cambios de sala, horarios distintos para cada grupo. Cada familia tiene que saber exactamente cuándo y dónde llevar a su hija o a su hijo.

Concursos y certámenes

Bases, categorías por edad, plazos de inscripción y músicas que enviar. Los emails de los organizadores se acumulan y la fecha límite siempre llega antes de lo previsto.

Cómo organizar una escuela de danza con Ugo

De la clase del martes a la noche del festival.

Las medidas del vestuario en una hoja

En la sala dictas las medidas, alumna por alumna. Ugo las añade a la hoja de Excel del vestuario del festival, con grupo y talla, y cuando haga falta te dice quién falta todavía y qué señales quedan por cobrar.

Skills que usa

Ugoen línea

  1. 🎤 Mensaje de voz (0:27)

  2. Añado a la hoja «Vestuario festival 2027», grupo Moderno 9-11: • Aurora B. – altura 138 cm – talla 10 años • Gala L. – altura 145 cm – talla 12 años • Noemí T. – altura 141 cm – talla 10 años Faltan todavía 4 alumnas del grupo. ¿Sigo?

Los ensayos extra en el calendario y a las familias

Fijas un ensayo adicional: Ugo lo crea en el calendario y envía el aviso a las familias del grupo desde tu WhatsApp Business, una a una, tras tu confirmación.

Skills que usa

Ugoen línea

  1. Domingo 16 de mayo ensayo extra para Clásico 2, de 10 a 12 en la sala grande. Avisa a las familias

  2. Creo «Ensayo extra – Clásico 2» el domingo 16 de mayo, 10:00–12:00, sala grande, y envío a las 11 familias del grupo: «Buenos días: el domingo 16 de mayo hay ensayo extra para el festival, de 10 a 12 en la sala grande. Moño, maillot y zapatillas de media punta. ¡Gracias!» ¿Sigo?

El orden de actuación del festival en Drive

Dictas el orden de los bailes y Ugo crea el documento con el orden de actuación, con grupo y duración, calculando la hora aproximada de cada entrada. Lo actualiza con cada cambio, así todas las profesoras trabajan sobre la misma versión.

Skills que usa

Ugoen línea

  1. Crea el orden de la primera parte: Predanza 4 min, Clásico 1 5 min, Urbano junior 4 min, Moderno 9-11 6 min, Clásico 2 7 min. Empezamos a las 20:30

  2. Creo el documento «Festival 2027 – Orden de actuación» en la carpeta Festival: 1. 20:30 – Predanza (4 min) 2. 20:35 – Clásico 1 (5 min) 3. 20:41 – Urbano junior (4 min) 4. 20:46 – Moderno 9-11 (6 min) 5. 20:53 – Clásico 2 (7 min) He dejado un minuto entre baile y baile para los cambios: la primera parte termina a las 21:00. ¿Sigo?

Los plazos de los concursos

Ugo busca en el correo convocatorias y bases de los concursos, te resume categorías, cuotas y plazos y prepara el email de inscripción o de petición de información, que envías después de leerlo.

Skills que usa

Ugoen línea

  1. ¿Qué concursos tienen la inscripción abierta para la categoría juvenil?

  2. He encontrado 2 en el correo: 1. Certamen Danza en la Ciudad – 14 de marzo, secciones clásico y moderno, juvenil 11-14 años, inscripción hasta el 15 de febrero, 25 € por coreografía 2. Concurso Pasos de Autor – 11 de abril, solo solos y pasos a dos, inscripción hasta el 20 de marzo ¿Quieres que prepare el email de inscripción para el certamen?

Un día en una escuela de danza con Ugo

Abril, a seis semanas del festival.

  1. 9:00

    Tarea programada: Ugo te manda las clases y los ensayos del día, sala por sala.

  2. 11:30

    Preguntas a quién le faltan todavía las medidas del vestuario del grupo de Moderno.

  3. 14:00

    Llega la confirmación del teatro: Ugo resume el email y crea en el calendario el ensayo general y el festival.

  4. 17:30

    Entre una clase y otra dictas las medidas de cinco alumnas y la hoja del vestuario queda actualizada.

  5. 21:00

    Terminadas las clases, haces salir a las familias el aviso del ensayo extra del domingo, después de leerlo.

  6. 21:45

    Actualizas el orden de actuación con un audio: Clásico 2 pasa a cerrar la primera parte.

Las herramientas de una escuela de danza

Conecta lo que ya usas y gestiónalo todo desde WhatsApp.

La hoja de vestuario y señales en Excel

Un archivo en OneDrive para el festival: alumna, grupo, medidas, talla, traje, señal. Ugo añade filas, actualiza las celdas y te manda la tabla como imagen.

Orden de actuación y coreografías en Google Drive

Una carpeta Festival con el orden de actuación, notas sobre las coreografías y el plan de ensayos. Ugo crea y modifica los documentos, trabajando solo en la carpeta que eliges.

El calendario de clases y ensayos

Clases normales, ensayos extra, ensayo general y festival en Google Calendar u Outlook. Ugo lo lee todo y crea los eventos nuevos cuando se lo pides.

La web de la escuela

Clases, horarios y cuotas publicados en la web: Ugo los aprende con Webs de empresa y te ayuda a responder a las familias que piden información en septiembre.

Las skills que conviene activar

Las funciones de Ugo más útiles para este trabajo, empezando por la primera que conviene encender. Las activas desde el portal en pocos minutos.

Preguntas frecuentes sobre el software para escuelas de danza

¿Cuál es el mejor software para una escuela de danza?

Para una escuela grande puede hacer falta un programa con inscripciones y pagos online. Para una escuela pequeña o mediana a menudo bastan un calendario, hojas para inscripciones y vestuario y una comunicación ordenada con las familias. Ugo los usa desde WhatsApp: gestionas horarios, ensayos, medidas y avisos con un mensaje o un audio, sin cambiar de herramientas.

¿Cómo organizar el festival de fin de curso de una escuela de danza?

Parte de la fecha del teatro y trabaja hacia atrás: orden de actuación, ensayos en la sala, ensayo general, vestuario, entradas y avisos. Tenlo todo en pocos documentos compartidos. Con Ugo creas el orden de actuación y el calendario de ensayos, actualizas la hoja del vestuario con un audio y mandas los avisos a las familias tras tu confirmación.

¿Cómo gestionar las medidas y los encargos del vestuario?

Una hoja única con alumna, grupo, medidas, talla y señal evita la mayoría de los problemas. No tomes las medidas demasiado pronto, porque los niños crecen, pero sí a tiempo para los plazos de entrega, y fija una fecha límite para las señales. Ugo añade las medidas que dictas en la sala y te dice quién falta o tiene que pagar todavía la señal.

¿Hace falta licencia de la SGAE para el festival de danza?

Si en el festival se usan obras musicales protegidas en un acto abierto al público, por lo general sí: conviene consultar con la SGAE con antelación, según el lugar y el tipo de acto. Ugo no hace trámites, pero puede llevar en un documento la lista de músicas con autores y duración y recordarte el plazo con una tarea programada.

¿Cómo gestionar las fotos y los vídeos de las alumnas?

Con cuidado: las imágenes de menores requieren el consentimiento de los padres y normas claras sobre quién graba y dónde se publica. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ofrece orientaciones útiles también para festivales y actuaciones escolares. Ugo se queda fuera de esta parte: lo usas para horarios, ensayos, vestuario y mensajes de texto a las familias.

¿Sirve Ugo también para las profesoras que colaboran con la escuela?

Sí. La escuela crea un solo equipo y cada profesora que lo usa tiene su propia suscripción de 50 € al mes o 550 € al año, IVA no incluido. Cada una conecta su propio calendario y su propio correo, mientras que skills como Webs de empresa se comparten en el equipo.

Referencias útiles

Asociaciones, organismos y fuentes oficiales del sector: webs externas, que no dependen de Ugo.

Llega al festival con todo en orden

Conecta calendario, Drive y WhatsApp Business y prueba Ugo con los ensayos de esta semana.

Prueba UgoHabla con nosotros

Integrado con