Des cabinets aux horaires serrés
Beaucoup de médecins reçoivent les visiteurs certains jours et à certaines heures. Caser les visites avec les trajets, sans trous inutiles, c’est un petit casse-tête chaque semaine.
L’application pour visiteur médical et délégué pharmaceutique, sur WhatsApp
Horaires des cabinets, cycles de visites, comptes rendus, documents validés à retrouver, pharmacies et grossistes-répartiteurs à suivre. Ugo organise agenda, e-mails et documents depuis la messagerie que vous utilisez déjà. L’information promotionnelle reste la vôtre.
Une application pour visiteur médical doit respecter deux choses : le temps des médecins et les règles du secteur. Que vous soyez visiteur médical, délégué pharmaceutique qui travaille avec les officines sur les médicaments sans ordonnance ou key account manager qui suit les hôpitaux et les grossistes-répartiteurs, votre semaine est faite de cycles de visites, de cabinets aux horaires serrés, de réunions régionales et de comptes rendus à rendre.
Le secteur est réglementé. Les documents que vous présentez sont ceux validés par le laboratoire, les règles sur les visites, les échantillons et les avantages sont précises, et chaque échange compte. Il faut donc de l’ordre : savoir où se trouve la dernière version d’un support, quand vous avez vu un médecin pour la dernière fois, quelles pharmacies ont adhéré à l’opération sur les produits conseil.
Ugo ne fait pas d’information promotionnelle à votre place et ne donne pas de conseils médicaux. Il s’occupe de l’organisation : trouver les créneaux entre deux cabinets, calculer les trajets, chercher les fichiers dans le dossier que vous choisissez, résumer les e-mails du directeur régional, mettre à jour votre fichier de comptes rendus. Et avant toute action, il vous demande confirmation.
Ce qui complique le travail des visiteurs médicaux et délégués pharma
Beaucoup de temps part en attentes, trajets et comptes rendus. C’est là qu’un assistant aide.
Des supports et des versions à retrouver
Fiches, dépliants et présentations changent de version. Devant le médecin, il faut la bonne, et la chercher entre e-mails et dossiers fait perdre de précieuses minutes.
Des comptes rendus de visite à remplir
En fin de journée, chaque visite doit faire l’objet d’un compte rendu. Si vous le repoussez, les détails se perdent et le vendredi soir devient un marathon.
Pharmacies et grossistes-répartiteurs
Sur les produits conseil et les médicaments sans ordonnance, comptent les opérations, les commandes via le grossiste-répartiteur et les disponibilités. Les e-mails de confirmation arrivent de partout et sont à suivre un par un.
Ugo pour visiteurs médicaux et délégués OTC
Quatre exemples d’organisation au quotidien. Aucun ne remplace votre rôle.
Caser les visites de la semaine
Demandez à Ugo les créneaux libres de jeudi et le temps de trajet entre deux cabinets : il regarde l’agenda et la circulation, vous propose le meilleur ordre, puis crée les rendez-vous que vous confirmez.
Skills utilisées
Jeudi, je peux passer chez le Dr Lefebvre à Roubaix après la réunion de 11 h ?
La réunion se termine à 12:00 à Lille, rue Nationale. Jusqu’à Roubaix, il faut 28 minutes avec la circulation actuelle. Le Dr Lefebvre reçoit à partir de 15:00, vous avez donc aussi le temps de déjeuner. Je crée la visite à 15:00 ?
Oui
Voici ce que je vais faire : Créer « Visite Dr Lefebvre – Roubaix » jeudi 23 à 15:00. Vous confirmez ?
La bonne version du support
Ugo cherche dans le dossier que vous avez choisi sur Google Drive et vous indique le document le plus récent, avec son nom et sa date. Il n’écrit ni ne modifie aucun contenu scientifique : il vous aide seulement à le retrouver.
Skills utilisées
Quelle est la dernière version de la présentation du produit cardio ?
Dans le dossier « Supports validés », il y a : • « Présentation Cardio v4.pdf », déposée le 30 septembre Les versions v2 et v3 sont dans le sous-dossier « Archives ».
Le compte rendu de la journée à la voix
Dans la voiture, avant de repartir, vous dictez un vocal avec les visites du jour. Ugo ajoute les lignes à votre fichier de comptes rendus sur OneDrive, avec date, médecin et notes d’organisation, après votre « Confirmer ».
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:26)
Voici ce que j’ajoute au fichier « Comptes rendus octobre » : 1. 21/10 – Dr Gallet, Tourcoing – visite faite, à revoir en novembre 2. 21/10 – Dr Masson, Villeneuve-d’Ascq – absent, réessayer mardi Vous confirmez ?
Les e-mails du directeur régional, en bref
Le lundi arrivent objectifs, convocations et communications du laboratoire. Ugo les résume et crée la réunion régionale dans votre agenda, pour que rien ne vous échappe.
Skills utilisées
Qu’est-ce que le directeur régional m’a écrit cette semaine ?
Deux e-mails de Paul Rivière : • Réunion régionale mercredi 29 à 9:30, au siège à La Défense • Cycle de visites de novembre : priorité aux médecins généralistes du secteur sud Je mets la réunion dans votre agenda ?
La journée d’un visiteur médical avec Ugo
Un mardi de cycle, entre cabinets, pharmacies et comptes rendus.
- 7:30
Ugo vous envoie les visites du jour avec les horaires de réception notés dans votre agenda.
- 9:00
Premier cabinet : avant d’entrer, vous demandez à Ugo la dernière version du support dans le dossier validé.
- 11:20
Un médecin vous demande de repasser : avec Ugo, vous trouvez un créneau la semaine prochaine et créez la visite.
- 13:30
Vous passez dans deux pharmacies pour l’opération sur les produits conseil ; Ugo vous résume l’e-mail du grossiste-répartiteur sur les disponibilités.
- 16:45
Vous dictez le compte rendu de la journée dans un vocal ; Ugo l’écrit dans le fichier après votre « Confirmer ».
- 18:00
Le vendredi, comme programmé, Ugo vous liste les e-mails du laboratoire encore sans réponse.
Connecter Ugo aux outils du visiteur médical
Seulement ce que vous décidez, avec le compte que vous utilisez déjà.
Microsoft 365 ou Google Workspace
E-mail, agenda et contacts du laboratoire ou les vôtres : Ugo lit les e-mails, trouve les créneaux libres, crée les visites et consulte les contacts. Il ne déplace pas et ne supprime pas de rendez-vous.
Le dossier des supports
Sur Google Drive ou OneDrive, vous choisissez un seul dossier : Ugo ne travaille que là, cherche les documents et vous indique le plus récent. Les autres fichiers restent hors de sa portée.
Le fichier des comptes rendus de visite
Un Excel sur OneDrive avec les colonnes qu’il vous faut : Ugo ajoute des lignes et met à jour les cellules quand vous le lui demandez. Pratique si vous reportez ensuite les données dans l’outil du laboratoire.
Le logiciel du laboratoire avec serveur MCP
Si le CRM ou le logiciel de votre laboratoire propose un serveur MCP, vous pouvez le connecter avec la skill applis MCP. Sinon, Ugo travaille avec l’e-mail, l’agenda et les fichiers, sans accéder aux systèmes internes.
Les skills à activer
Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.
Questions fréquentes des visiteurs médicaux et délégués pharmaceutiques
Ugo peut-il faire de l’information promotionnelle à ma place ?
Non. L’information promotionnelle sur le médicament est une activité réglementée et reste celle du visiteur médical, avec les supports validés par le laboratoire. Ugo n’écrit pas de contenu scientifique, ne répond pas aux questions cliniques et ne donne pas de conseils médicaux. Il vous aide pour tout ce qu’il y a autour : agenda, trajets, recherche de fichiers, e-mails et comptes rendus.
Comment organiser son cycle de visites médicales ?
Partez de la liste des médecins du cycle, notez dans l’agenda leurs jours et horaires de réception et regroupez les visites par secteur. Gardez de la place pour les médecins à revoir. Ugo vous trouve les créneaux libres, calcule les temps de trajet avec la circulation et crée les rendez-vous que vous confirmez.
Ugo convient-il aussi aux délégués pharmaceutiques en officine ?
Oui. Pour ceux qui vendent médicaments sans ordonnance et produits conseil, comptent les opérations, les adhésions des pharmacies et les commandes via les grossistes-répartiteurs. Ugo résume les e-mails de confirmation, vous aide à suivre les adhésions dans un fichier ou dans le CRM et à trouver les pharmacies d’un secteur avec Cartes.
Comment sont traitées les données des médecins et des pharmacies ?
Elles restent dans vos outils ; Ugo ne les lit que lorsque vous le lui demandez. Serveurs et base de données sont à Francfort, Ugo ne répond qu’aux numéros WhatsApp vérifiés et n’accède qu’au dossier de fichiers que vous choisissez. Chaque modification, d’un e-mail à une ligne de compte rendu, ne part qu’après votre confirmation. Respectez toujours aussi les règles de votre laboratoire.
Puis-je utiliser Ugo avec l’agenda Outlook du laboratoire ?
Oui. Avec les skills Microsoft 365, Ugo lit l’agenda Outlook, trouve les créneaux libres et crée de nouveaux rendez-vous, et travaille sur la messagerie professionnelle. La connexion se fait depuis le portail avec votre compte, si le laboratoire l’autorise.
Références utiles
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.
- ANSML’Agence nationale de sécurité du médicament, qui encadre notamment la publicité sur les médicaments.ansm.sante.fr
- LeemLes Entreprises du médicament, l’organisation professionnelle du secteur et de ses règles déontologiques.leem.org
- HAS – Haute Autorité de santéL’autorité qui définit le référentiel de certification de l’information promotionnelle.has-sante.fr
- NèreSL’association des laboratoires de produits de santé disponibles sans ordonnance.neres.fr
- Ordre national des pharmaciensL’Ordre des pharmaciens, référence pour le circuit officinal.ordre.pharmacien.fr
Plus de temps pour les médecins, moins pour l’agenda
Essayez Ugo sur votre prochain cycle de visites : il organise, l’information reste la vôtre.
