Ortstermine, die von anderen abhängen
Für den Heizungskeller braucht es die Hausverwaltung, für den Dachboden den Eigentümer, für den Kessel den Wartungsdienst. Alle auf eine Uhrzeit zu bringen heißt: Nachrichten, E-Mails und Kalender abgleichen.
Der KI-Assistent für TGA-Planer, zwischen Baustelle und Büro
Du planst Heizung, Lüftung, Klima und Sanitär und läufst nebenbei Installateuren, Hausverwaltungen und Bauherren hinterher. Ugo hält Ortstermine, Dokumente und E-Mails in Ordnung: Du schreibst ihm auf WhatsApp, er bereitet alles vor und wartet auf dein „Bestätigen“.
Ein KI-Assistent für TGA-Planer hilft dort, wo die Arbeit hakt: nicht in der Software für die Heizlastberechnung, sondern in allem drumherum. Der Ortstermin im Heizungskeller der Wohnanlage, die Typenschilder und Messwerte, die sauber zu erfassen sind, der Bericht, der raus muss, der Energieausweis fürs Archiv, der Installateur, der den aktuellen Strangschema-Plan will. Ugo lebt auf WhatsApp und arbeitet mit deinem Kalender, deinem Postfach und deinen Projektordnern.
TGA-Planer haben viele Ansprechpartner: Hausverwaltungen, die den Zeitplan einer Sanierung wissen wollen, Eigentümer, die die alte Gasheizung gegen eine Wärmepumpe tauschen, Firmen, die während der Bauphase Änderungen wünschen, Hersteller, die Datenblätter und Angebote schicken. Und der Beruf hat seine Saison: der Heizungsstart im Herbst, die Arbeiten, die sich ballen, wenn die Anlagen stillstehen, die Anträge für Förderprogramme wie die BEG mit ihren Fristen und die Vorgaben aus dem Gebäudeenergiegesetz.
Ugo berechnet keine Heizlast, legt keine Wärmeerzeuger aus und stellt keinen Energieausweis aus: Das sind Aufgaben von Fachleuten, unter ihrer Unterschrift. Ugo findet Dokumente, fasst E-Mails zusammen, plant Ortstermine und füllt deine Briefvorlagen aus. Jede Aktion, die etwas verändert, geht erst nach deiner Bestätigung raus. Er antwortet nur deiner verifizierten Nummer und speichert die Daten auf Servern in Frankfurt: Die Unterlagen deiner Kunden bleiben in Europa.
Die täglichen Stolpersteine eines TGA-Planers
Zwischen Heizungskeller, Büro und Baustelle geht die Zeit in den Übergängen verloren.
Energieausweise, Berichte und Protokolle verstreut
Energieausweise, Heizlastberechnungen, Wartungsprotokolle, Datenblätter der Wärmeerzeuger. Dokumente, die Jahre später gebraucht werden, wenn der Kunde verkauft oder die Anlage erneuert, und keiner weiß mehr, wo sie liegen.
Installateure, die alles sofort wollen
Der aktuelle Plan, der Durchmesser einer Leitung, das vereinbarte Ventilmodell. Die Fragen kommen per Nachricht und E-Mail, während du auf einer anderen Baustelle bist, und aus dem Gedächtnis zu antworten ist riskant.
Arbeitsspitzen rund um die Förderung
Wenn sich die Förderbedingungen ändern oder eine Frist näher rückt, kommen alle Anfragen auf einmal. Dann wird es schwer, Angebote, angeforderte Unterlagen und laufende Anträge im Blick zu behalten.
So nutzt ein TGA-Planer seinen KI-Assistenten
Vom Ortstermin im Heizungskeller bis zum Aushang für die Eigentümer.
Der Ortstermin in der Wohnanlage, mit der Hausverwaltung
Du fragst Ugo, wann du nächste Woche frei bist: Er liest den Kalender, schlägt dir zwei Zeitfenster vor und bereitet die E-Mail an die Hausverwaltung vor, um den Zugang zum Heizungskeller zu klären. Kommt die Antwort, legt er den Termin an.
Genutzte Skills
Ich muss mir den Heizungskeller der Wohnanlage Sonnenhof ansehen, wann bin ich nächste Woche frei?
Nächste Woche bist du frei: • Dienstag von 9:00 bis 12:00 Uhr • Donnerstag von 14:00 bis 17:30 Uhr Soll ich diese Zeiten der Hausverwaltung vorschlagen?
Ja, schreib Brandl
Diese E-Mail schicke ich an Peter Brandl (Brandl Hausverwaltung) aus deinem Postfach: „Guten Tag Herr Brandl, für die Begehung des Heizungskellers der Wohnanlage Sonnenhof hätte ich Dienstagvormittag oder Donnerstagnachmittag Zeit. Welcher Termin passt Ihnen besser?“ Bestätigst du?
Der Energieausweis von vor ein paar Jahren, sofort gefunden
Ein Kunde verkauft seine Wohnung und möchte eine Kopie des Energieausweises. Ugo sucht im Ordner mit den Energieausweisen nach Name, Adresse oder Jahr und sagt dir, was er gefunden hat: Dateiname, Datum, angegebene Effizienzklasse. Du antwortest dem Kunden in einer Minute.
Genutzte Skills
Such den Energieausweis Goethestraße 14, Kunde Hartmann
Im Ordner „Energieausweise“ habe ich gefunden: • „EA_Hartmann_Goethestr14.pdf“ vom 18.03.2021, im Unterordner „2021“ Im Dokument ist die Energieeffizienzklasse D angegeben.
Die Antwort an den Installateur, nicht aus dem Gedächtnis
Der Installateur fragt nach den vereinbarten Verteilern. Du schickst Ugo eine Sprachnachricht: Er liest die Materialliste in Excel im Baustellenordner und antwortet mit den richtigen Zeilen und dem Datum der Datei. Du gibst die Info weiter und weißt, dass sie aktuell ist.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:14)
In der Datei „Materialliste Index B.xlsx“ der Baustelle Villa Seeblick, Position Verteiler: • Fußbodenheizungsverteiler 1” mit 8 Heizkreisen, Menge 2 • Unterputz-Verteilerschrank 800 mm, Menge 2 Die Datei wurde am 2.10. aktualisiert.
Der Aushang für die Eigentümer, aus deiner Vorlage
Für den Tausch des Warmwasserspeichers müssen die Bewohner über die Unterbrechung informiert werden. Ugo füllt deine Briefvorlage mit Name der Wohnanlage, Terminen und Arbeiten aus und speichert sie als neues Dokument im Projektordner.
Genutzte Skills
Bereite den Aushang für den Sonnenhof vor: Tausch Warmwasserspeicher, kein Warmwasser am 27. und 28. Oktober
Das mache ich in Google Drive: Ich lege „Information Arbeiten – Wohnanlage Sonnenhof“ aus der Vorlage „Aushang Bewohner“ im Ordner „2026-044 Sonnenhof“ an, mit: • Arbeiten: Tausch des Warmwasserspeichers im Heizungskeller • Unterbrechung: kein Warmwasser am 27. und 28. Oktober Bestätigst du?
Der Tag eines TGA-Planers mit Ugo
Heizungskeller, Baustellen und Büro, mit einem einzigen Kontakt auf WhatsApp.
- 7:45
Ugo schreibt dir von sich aus: die Ortstermine des Tages, Adressen und Fahrzeit zur ersten Baustelle.
- 9:15
Im Heizungskeller diktierst du Typenschilder und Notizen: Ugo ergänzt sie im Aufnahmedokument des Projekts.
- 11:30
Ein Installateur will das aktuelle Schema: Ugo findet den letzten Index im Baustellenordner und nennt dir Dateiname und Datum.
- 14:00
Eine Eigentümerin fragt nach einem Angebot für die Planung einer Wärmepumpe: Ugo füllt deine Angebotsvorlage mit ihren Daten aus.
- 17:00
Du gehst die Post durch: Ugo fasst die E-Mails von Hausverwaltungen und Firmen zusammen und markiert, was noch unbeantwortet ist.
- 18:30
Du fragst, welche Energieausweise du diesen Monat archiviert hast: Ugo sucht im Ordner und listet sie dir auf.
Was du mit dem KI-Assistenten für TGA-Planer verbindest
Deine TGA-Berechnungssoftware bleibt deine. Ugo kümmert sich um Dokumente und Kommunikation.
Das Archiv mit Energieausweisen und Berichten
Ein Ordner in Google Drive oder OneDrive mit Energieausweisen und Berichten, sortiert nach Jahr oder Kunde. Ugo sucht nach Name, Adresse oder Datum und liest die PDFs, um dir zu antworten.
Materiallisten und Massen in Excel
In OneDrive liest Ugo die Excel-Dateien der Baustelle, fügt Zeilen hinzu und aktualisiert Zellen nach deiner Bestätigung: praktisch, um die mit dem Installateur vereinbarten Änderungen festzuhalten.
Die Websites der Wärmeerzeuger-Hersteller
Mit Firmenwebsites liest Ugo die Websites der Hersteller von Kesseln, Wärmepumpen und Heizflächen und fasst dir Sortiment und Herstellerangaben zusammen, mit Angabe der Seite. Maßgeblich bleiben die offiziellen Datenblätter.
WhatsApp Business mit Installateuren und Kunden
Wenn du für das Büro eine WhatsApp-Business-Nummer nutzt, kann Ugo Kunden und Installateuren die Bestätigung eines Ortstermins oder eine Erinnerung schicken, immer nach deinem „Bestätigen“.
Die Skills zum Aktivieren
Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.
Häufige Fragen von TGA-Planern
Gibt es eine App für TGA-Planer, die bei der Büroarbeit hilft?
Für die Planung selbst brauchst du deine Fachsoftware und die offiziellen Portale, die nichts ersetzt. Was oft fehlt, ist Hilfe bei allem anderen: an Termine denken, Dokumente finden, Kunden und Installateuren antworten. Ugo arbeitet auf WhatsApp und übernimmt genau diesen Teil, verbunden mit Kalender, Postfach und Projektordnern, die du schon nutzt.
Kann Ugo einen Energieausweis oder eine GEG-Berechnung erstellen?
Nein. Energieausweise dürfen nur berechtigte Aussteller erstellen, und Heizlast- oder GEG-Nachweise brauchen Aufnahme, Berechnung und die Unterschrift einer Fachperson: Das liegt in deiner Verantwortung. Ugo kann sie aber archivieren und wiederfinden, dir einen Wert aus dem PDF vorlesen, Begleitschreiben aus deinen Vorlagen ausfüllen und E-Mails an Kunden vorbereiten, die nach deiner Bestätigung rausgehen.
Wie organisiere ich das Archiv mit Energieausweisen und Wartungsprotokollen?
Eine Struktur, die funktioniert: ein Ordner pro Jahr und darin Dateien mit Kunde, Adresse und Datum im Namen. Für Wartungsprotokolle und Anlagendokumentation lohnt sich ein Ordner pro Gebäude, weil sie die Anlage über Jahre begleiten. Mit dieser Struktur in Drive oder OneDrive findet Ugo jedes Dokument mit einer Frage wie „der Energieausweis Goethestraße“.
Welche Regeln muss ein TGA-Planer kennen?
Das Gebäudeenergiegesetz (GEG), die DIN- und DIN-EN-Normen der Heizungs-, Lüftungs- und Sanitärtechnik und die VDI-Richtlinien der technischen Gebäudeausrüstung, dazu die Bedingungen der Förderprogramme. Die aktuellen Fassungen findest du bei DIN, beim VDI und auf den offiziellen Seiten. Ugo legt die Regeln nicht für dich aus, kann dir mit Firmenwebsites aber die öffentlichen Seiten dieser Stellen lesen und sagen, wo eine Information steht.
Kann ich Ugo im Heizungskeller nutzen, ohne zu tippen?
Ja, mit Sprachnachrichten. Halte in WhatsApp das Mikrofon gedrückt, diktiere Typenschilder, Messwerte oder Beobachtungen bis 90 Sekunden, und Ugo transkribiert alles auf seinen Servern, ohne die Aufnahme zu speichern. Dann ergänzt er den Text im Aufnahmedokument oder legt die Erinnerung an und fragt vorher nach deiner Bestätigung. Hast du im Keller kein Netz, geht die Nachricht raus, sobald du wieder oben bist.
Was kostet Ugo für ein TGA-Planungsbüro?
Ugo kostet 50 € im Monat pro Person oder 550 € im Jahr, zzgl. MwSt., mit allen Skills. Seid ihr zu dritt im Büro, hat jeder sein Abo und verbindet seine eigenen Konten, während Karten, Firmenwebsites und Website-Vorschauen im Team geteilt werden. Es gibt keine Kosten pro Baustelle oder pro Dokument.
Nützliche Anlaufstellen
Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.
- VDI – Verein Deutscher IngenieureMit der VDI-Gesellschaft Bauen und Gebäudetechnik und den VDI-Richtlinien für Heizung, Lüftung und Sanitär.vdi.de
- BTGADer Bundesindustrieverband Technische Gebäudeausrüstung, mit Fachinformationen und Regelwerken für die TGA.btga.de
- Gebäudeforum klimaneutralDas Informationsportal der dena zu GEG, Energieausweis und energieeffizientem Bauen und Sanieren.gebaeudeforum.de
- ISHDie Weltleitmesse in Frankfurt für Heizung, Klima, Lüftung, Sanitär und erneuerbare Energien.ish.messefrankfurt.com
- DIN – Deutsches Institut für NormungDie nationale Normungsorganisation, mit den DIN- und DIN-EN-Normen für die Planung der Haustechnik.din.de
Weniger hinterherlaufen, mehr Zeit zum Planen
Verbinde Kalender, Postfach und Energieausweis-Archiv in wenigen Minuten. Deine nächsten Ortstermine vereinbarst du mit einer Nachricht.
