Vous concevez des installations de chauffage, de ventilation, de climatisation et de plomberie, et pendant ce temps vous courez après installateurs, syndics et maîtres d’ouvrage. Ugo met en ordre visites, documents et e-mails : vous lui écrivez sur WhatsApp, il prépare tout et attend votre « Confirmer ».
Un assistant IA pour thermicien sert là où le travail coince : pas dans le logiciel de calcul thermique, mais dans tout ce qui l’entoure. La visite de la chaufferie de la copropriété, les relevés et les plaques signalétiques à remettre au propre, la note à rendre, l’étude RE2020 ou le DPE à archiver, l’installateur qui réclame le plan de distribution à jour. Ugo vit sur WhatsApp et travaille avec votre agenda, votre messagerie et les dossiers de vos affaires.
Le thermicien a beaucoup d’interlocuteurs : syndics de copropriété qui veulent connaître les délais d’une rénovation, particuliers qui remplacent leur chaudière par une pompe à chaleur, entreprises qui demandent des modifications en cours de chantier, fournisseurs d’équipements qui envoient fiches et devis. Et le métier a ses saisons : la remise en route du chauffage à l’automne, les travaux concentrés quand les installations sont à l’arrêt, les dossiers liés aux aides comme MaPrimeRénov’ ou les certificats d’économies d’énergie, avec leurs dates à respecter.
Ugo ne calcule pas de déperditions, ne dimensionne pas de générateurs et ne réalise ni étude thermique ni DPE : ce sont des missions de professionnels qualifiés, sous leur signature. Ugo retrouve les documents, résume les e-mails, cale les visites et remplit vos modèles de courrier. Toute action qui modifie quelque chose ne part qu’après votre confirmation. Il ne répond qu’à votre numéro vérifié et garde les données sur des serveurs à Francfort : les documents de vos clients restent en Europe.
Entre chaufferie, bureau et chantier, le temps se perd dans les transitions.
Pour entrer en chaufferie, il faut le syndic ; pour les combles, le copropriétaire ; pour la chaudière, le chauffagiste. Mettre tout le monde d’accord sur un horaire, ce sont des messages, des e-mails et des agendas à croiser.
Diagnostics de performance énergétique, études thermiques, attestations RE2020, attestations d’entretien, fiches des générateurs. Des documents qui servent des années plus tard, quand le client vend ou refait son installation, et personne ne sait plus où ils sont.
Le plan à jour, le diamètre d’une canalisation, le modèle de vanne convenu. Les questions arrivent par message et par e-mail pendant que vous êtes sur un autre chantier, et répondre de mémoire est risqué.
Quand les règles de MaPrimeRénov’ changent ou qu’une échéance approche, les demandes arrivent toutes en même temps. Difficile alors de suivre les devis, les documents demandés aux clients et les dossiers en cours.
De la visite en chaufferie au courrier aux copropriétaires.
Vous demandez à Ugo quand vous êtes libre la semaine prochaine : il lit l’agenda, vous propose deux créneaux et prépare l’e-mail au syndic pour organiser l’accès à la chaufferie. Quand la réponse arrive, il crée le rendez-vous.
Skills utilisées
Je dois voir la chaufferie de la Résidence Aurore, je suis libre quand la semaine prochaine ?
La semaine prochaine, vous êtes libre : • mardi de 9 h 00 à 12 h 00 • jeudi de 14 h 00 à 17 h 30 Voulez-vous que je propose ces créneaux au syndic ?
Oui, écris à Bassot
Voici l’e-mail que j’envoie à Paul Bassot (Cabinet Bassot Immobilier) depuis votre boîte : « Bonjour Monsieur Bassot, pour la visite de la chaufferie de la Résidence Aurore, je suis disponible mardi matin ou jeudi après-midi. Pourriez-vous m’indiquer le créneau qui vous convient le mieux ? » Vous confirmez ?
Un client vend son appartement et demande une copie du diagnostic. Ugo cherche dans le dossier des DPE par nom, adresse ou année et vous dit ce qu’il a trouvé : nom du fichier, date, étiquette indiquée. Vous répondez au client en une minute.
Skills utilisées
Trouve le DPE du 14 rue Garibaldi, client Marchand
Dans le dossier « DPE », j’ai trouvé : • « DPE_Marchand_14rueGaribaldi.pdf », du 18/03/2021, dans le sous-dossier « 2021 » Dans le document, l’étiquette énergie indiquée est D.
L’installateur vous demande les collecteurs convenus. Vous envoyez un vocal à Ugo : il lit la liste de matériel en Excel dans le dossier du chantier et vous répond avec les bonnes lignes et la date du fichier. Vous transmettez l’information en sachant que c’est la bonne.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:14)
Dans le fichier « Liste matériel ind B.xlsx » du chantier Villa Rivière, à la rubrique collecteurs : • Collecteur plancher chauffant 1” 8 départs, quantité 2 • Coffret à encastrer 800 mm, quantité 2 Le fichier a été mis à jour le 2 octobre.
Pour le remplacement du ballon d’eau chaude, il faut prévenir les copropriétaires de la coupure. Ugo remplit votre modèle de courrier avec le nom de la résidence, les dates et les travaux, et l’enregistre comme nouveau document dans le dossier de l’affaire.
Skills utilisées
Prépare le courrier aux copropriétaires de l’Aurore : remplacement du ballon, pas d’eau chaude les 27 et 28 octobre
Voici ce que je vais faire sur Google Drive : Créer « Avis de travaux – Résidence Aurore » à partir du modèle « Courrier copropriétaires », dans le dossier « 2026-044 Aurore », avec : • Travaux : remplacement du ballon d’eau chaude en chaufferie • Coupure : eau chaude sanitaire interrompue les 27 et 28 octobre Vous confirmez ?
Chaufferies, chantiers et bureau, avec un seul contact sur WhatsApp.
Ugo vous écrit le premier : visites du jour, adresses et temps de trajet jusqu’au premier chantier.
En chaufferie, vous dictez les plaques des générateurs et vos notes : Ugo les ajoute au document de relevé de l’affaire.
Un installateur demande le schéma à jour : Ugo trouve le dernier indice dans le dossier du chantier et vous donne son nom et sa date.
Un particulier demande un devis pour l’étude d’une pompe à chaleur : Ugo remplit votre modèle de proposition avec ses coordonnées.
Vous faites le point sur la messagerie : Ugo résume les e-mails des syndics et des entreprises et signale ceux qui attendent encore une réponse.
Vous demandez quels DPE vous avez archivés ce mois-ci : Ugo cherche dans le dossier et vous en donne la liste.
Votre logiciel de calcul thermique reste le vôtre. Ugo s’occupe des documents et de la communication.
Un dossier sur Google Drive ou OneDrive avec diagnostics, études et attestations classés par année ou par client. Ugo cherche par nom, adresse ou date et lit les PDF pour vous répondre.
Sur OneDrive, Ugo lit les fichiers Excel du chantier, ajoute des lignes et met à jour des cellules après votre confirmation : pratique pour tenir la liste des modifications convenues avec l’installateur.
Avec Sites d’entreprise, Ugo lit les sites des fabricants de chaudières, de pompes à chaleur et d’émetteurs et vous résume gammes et données annoncées, en citant la page. Les fiches techniques officielles restent la référence.
Si vous utilisez un numéro WhatsApp Business pour le bureau, Ugo peut envoyer aux clients et aux installateurs la confirmation d’une visite ou un rappel, toujours après votre « Confirmer ».
Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.
Pour les dossiers eux-mêmes, il faut vos logiciels techniques et les plateformes officielles, que rien ne remplace. Ce qui manque souvent, c’est une aide pour tout le reste : se souvenir des rendez-vous, retrouver des documents, répondre aux clients et aux installateurs. Ugo travaille sur WhatsApp et s’occupe de cette partie, connecté à l’agenda, à la messagerie et aux dossiers que vous utilisez déjà.
Non. Le diagnostic de performance énergétique est réalisé par un diagnostiqueur certifié, et une étude thermique demande des relevés, des calculs et la signature d’un professionnel : c’est votre responsabilité. Ugo peut en revanche les archiver et les retrouver, vous lire une donnée du PDF, remplir les courriers d’accompagnement avec vos modèles et préparer les e-mails aux clients, qui partent après votre confirmation.
Une structure qui fonctionne : un dossier par année et, dedans, des fichiers nommés avec le client, l’adresse et la date. Pour les attestations d’entretien et les notices des équipements, mieux vaut un dossier par bâtiment, car elles suivent l’installation dans le temps. Avec cette structure sur Drive ou OneDrive, Ugo trouve n’importe quel document avec une question comme « le DPE de la rue Garibaldi ».
La réglementation environnementale RE2020 pour le neuf, les règles sur la rénovation énergétique et le DPE, les DTU et les normes NF EN du génie climatique, ainsi que les guides techniques de la profession, comme ceux du COSTIC ou de l’AICVF. Les versions à jour se trouvent sur les sites officiels et chez l’AFNOR. Ugo n’interprète pas les règles pour vous, mais avec Sites d’entreprise il peut lire les pages publiques de ces organismes et vous dire où trouver une information.
Oui, avec les vocaux. Maintenez le micro de WhatsApp, dictez plaques, mesures ou observations pendant 90 secondes maximum, et Ugo transcrit tout sur ses serveurs, sans conserver l’audio. Ensuite il ajoute le texte au document de relevé ou crée le rappel, en vous demandant d’abord confirmation. S’il n’y a pas de réseau en sous-sol, le vocal part dès que vous remontez.
Ugo coûte 50 € par mois et par personne ou 550 € par an, HT, avec toutes les skills incluses. Si vous êtes trois au bureau, chacun a son abonnement et connecte ses propres comptes, tandis que Cartes, Sites d’entreprise et Aperçus de sites web sont partagés dans l’équipe. Il n’y a aucun coût par chantier ou par document.
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.
Connectez agenda, messagerie et archive des DPE en quelques minutes. Vos prochaines visites se calent en un message.
