Dans le frais, tout a une heure : la clôture des commandes, la livraison du matin, la DLC sur l’étiquette. Ugo vous aide à ne perdre aucune commande, à traiter une réclamation à temps et à placer la marchandise qui ne peut pas attendre.
L’agent commercial en produits frais travaille contre la montre. Charcuterie, viandes, fruits et légumes et plats traiteur ont des DLC courtes, voyagent en camion frigorifique et doivent être commandés avant une heure précise pour arriver le lendemain. Ugo est un assistant IA sur WhatsApp qui vous aide à tenir ces délais : il vous rappelle qui n’a pas encore commandé, vous résume les e-mails urgents et vous prépare les messages aux clients.
Vos clients sont des boucheries, des charcuteries, des traiteurs, des rayons à la coupe de supermarchés, des restaurants et des cantines. Vous les voyez souvent, parfois chaque semaine, et beaucoup commandent au téléphone ou sur WhatsApp au dernier moment. Il suffit d’une commande oubliée pour laisser une vitrine vide, et une réclamation sur la température à la livraison doit être traitée tout de suite, avant de devenir un client perdu. Le tout pendant que vous roulez d’un magasin à l’autre, avec le téléphone qui sonne.
Ugo ne surveille pas les chambres froides et ne suit pas les camions. Il met en ordre ce qui passe par vous : commandes, tournées, réclamations, propositions sur les produits à DLC courte. Il vous dit qui n’a pas encore commandé, vous aide à répondre à une réclamation avec les faits bien posés et calcule la tournée la plus rapide. Avant d’envoyer quoi que ce soit au client, à la logistique ou au mandant, il vous montre le texte et attend votre « Confirmer ».
Dans le frais, une heure de retard pèse plus lourd qu’ailleurs.
Si la commande n’arrive pas avant l’heure fixée par le mandant, la livraison glisse d’un jour. Et le client habituel qui commande chaque mardi pour le week-end, si vous oubliez de l’appeler, se retrouve sans marchandise.
Un lot de pâtés en croûte ou de salades de quatrième gamme proche de la date limite doit être proposé tout de suite, aux bons clients, avec la bonne remise. Chaque jour perdu, c’est de la marchandise qui risque le retour ou la destruction.
Température non conforme, colis manquants, calibres différents de la commande : le client vous écrit, furieux, à sept heures du matin. Vous devez comprendre, prévenir la logistique et répondre, alors que vous êtes déjà sur la route.
Des visites hebdomadaires ou bimensuelles chez des dizaines de clients, souvent proches mais avec des horaires d’ouverture différents. Un itinéraire mal pensé vous fait perdre les meilleures heures de la matinée.
Quatre situations que vous connaissez bien.
Votre tournée du mardi est dans un fichier Excel sur OneDrive. Ugo la compare avec les commandes arrivées par e-mail aujourd’hui et vous dit qui manque. Vous pouvez en faire une tâche programmée, chaque mardi à 14 h.
Skills utilisées
Qui, dans la tournée du mardi, n’a pas encore envoyé sa commande ?
En comparant la feuille « Tournée mardi » avec les e-mails d’aujourd’hui, il manque : • Boucherie Faure, Bourg-en-Bresse • Traiteur Le Tranchoir, Montrevel-en-Bresse • Charcuterie Perrin, Viriat La clôture des commandes du mandant est à 16 h.
L’e-mail d’un client arrive : jambons livrés hors température. Ugo vous le résume, prépare la réponse au client et le transfert à la logistique du mandant avec les données du bon de livraison. Vous relisez et vous confirmez.
Skills utilisées
Du nouveau du Restaurant Le Cloître ?
E-mail de 7 h 12 de Paul (Le Cloître) : deux jambons blancs livrés ce matin à une température selon lui trop élevée, bon de livraison n° 3381. Il les a mis de côté et demande leur remplacement.
Réponds-lui qu’on s’en occupe et transfère à la logistique
Voici ce que je vais faire : • Répondre à Paul : « Bonjour Paul, merci pour le signalement. J’ai déjà prévenu la logistique, je vous tiens au courant dans la matinée pour le remplacement. » • Transférer son e-mail à logistique@salaisons-revermont.fr : « Réclamation température sur le BL 3381, Restaurant Le Cloître. Remplacement de deux jambons blancs à prévoir. » Vous confirmez ?
Le mandant vous signale un lot à date proche. Vous dites à Ugo à qui le proposer et il écrit au client depuis votre WhatsApp Business, avec le prix et la quantité disponible.
Skills utilisées
🎤 Message vocal (0:17)
Voici ce que je vais faire : Écrire à la Charcuterie Perrin depuis votre WhatsApp Business : « Bonjour, j’ai 6 pâtés en croûte de 1,5 kg avec DLC au 28 octobre à prix spécial, 9,90 €/kg. Je vous en mets de côté ? » Vous confirmez ?
Quatre boucheries et charcuteries à voir avant le déjeuner. Ugo calcule le meilleur ordre des étapes avec le trafic en temps réel et vous dit combien de temps il vous faut, pour arriver avant que la boutique ne se remplisse.
Skills utilisées
Ce matin Faure, Perrin, Le Tranchoir et Boucherie Giraud. Meilleur ordre en partant de Bourg-en-Bresse ?
Avec le trafic actuel : 1. Boucherie Faure, Bourg-en-Bresse : vous y êtes déjà 2. Boucherie Giraud, Péronnas : 8 min 3. Charcuterie Perrin, Viriat : 12 min 4. Traiteur Le Tranchoir, Montrevel-en-Bresse : 18 min En tout, environ 38 minutes de route. À 12 h 30, vous déjeunez avec l’acheteur : ça passe.
On commence tôt et on termine avec la clôture des commandes.
Tâche programmée : Ugo vous envoie les e-mails arrivés pendant la nuit, avec en tête une réclamation sur une livraison.
Ugo prépare la réponse au client et le transfert à la logistique. Vous confirmez depuis le parking.
Début de la tournée : Ugo ordonne les étapes entre boucheries et charcuteries avec le trafic du matin.
Le lot à DLC courte arrive : un vocal et Ugo propose les pâtés en croûte à trois charcuteries depuis votre WhatsApp Business.
Tâche programmée du mardi : Ugo vous dit qui, dans la tournée, n’a pas encore envoyé sa commande.
Les dernières commandes dictées à la voix deviennent un e-mail pour le service commandes, avant la clôture de 16 h.
Des outils simples, bien utilisés, valent mieux qu’un logiciel compliqué.
Une feuille par jour de la semaine, avec clients, horaires d’ouverture et produits habituels. Ugo la lit sur OneDrive, la compare avec les commandes et ajoute des lignes quand il le faut.
Gmail, Orange, OVH ou Outlook : Ugo cherche les e-mails d’un client, résume les réclamations, répond et transfère à la logistique, toujours après votre « Confirmer ».
Bouchers et charcutiers commandent sur WhatsApp. Avec la skill Votre WhatsApp Business, Ugo envoie des messages à vos clients depuis votre numéro : propositions, confirmations, avis de livraison.
Si le fabricant utilise Zoho CRM, HubSpot ou Agile CRM, Ugo enregistre visites et notes et crée les tâches de relance : les réclamations aussi restent tracées.
Les fonctionnalités d’Ugo les plus utiles pour ce métier, de la première à activer à la dernière. Vous les activez depuis le portail en quelques minutes.
Tenez la liste des clients habituels par jour et comparez-la avec les commandes reçues quelques heures avant la clôture. Avec Ugo, vous pouvez programmer ce contrôle : chaque jour, à l’heure que vous choisissez, il vous écrit qui manque, en lisant la feuille de la tournée et les e-mails du jour. Vous n’appelez que ceux-là.
Rassemblez tout de suite les faits : bon de livraison, produit, quantité, heure de livraison, photos s’il y en a. Prévenez la logistique et répondez au client avec des délais clairs. Ugo vous résume l’e-mail du client, prépare la réponse et le transfert, et les envoie après votre « Confirmer ». Les vérifications techniques et les décisions restent celles du mandant et de la logistique.
Non, Ugo n’est pas relié à l’entrepôt du mandant, sauf si son logiciel de gestion propose un serveur MCP. Si vous recevez la liste des lots à DLC courte par e-mail ou dans un fichier Excel, Ugo la lit, vous dit à quels clients vous l’avez déjà proposée et prépare les messages pour les autres.
Oui. Une fois garé, avant de repartir, vous envoyez un vocal de 90 secondes maximum avec le client et les articles ; Ugo le transcrit sur ses serveurs en Europe et prépare l’e-mail de commande ou la ligne dans le tableau. L’audio n’est pas conservé. Avant l’envoi, il vous montre tout, pour corriger s’il a mal compris un poids.
Les serveurs et la base de données d’Ugo sont à Francfort. Ugo ne répond qu’aux numéros WhatsApp vérifiés, n’utilise que les comptes que vous connectez et ne lit pas vos conversations WhatsApp personnelles. Avec WhatsApp Business, il n’écrit à vos clients que lorsque vous confirmez.
Associations, organismes et sources officielles du secteur : des sites externes, indépendants d’Ugo.
Programmez le contrôle des commandes et connectez messagerie et WhatsApp Business : aucun client ne reste sans marchandise.
