Bei Frischware hat alles seine Uhrzeit: den Bestellschluss, die Lieferung am Morgen, das Datum auf dem Etikett. Ugo hilft dir, keine Bestellung zu verpassen, eine Reklamation rechtzeitig zu klären und Ware unterzubringen, die nicht warten kann.
Handelsvertreter für Frischeprodukte arbeiten gegen die Uhr. Wurst, Fleisch, Obst, Gemüse und Feinkost sind kurz haltbar, fahren in Kühlfahrzeugen und müssen bis zu einer festen Uhrzeit bestellt werden, um am nächsten Tag anzukommen. Ugo ist ein KI-Assistent auf WhatsApp, der dir hilft, in diesem Takt zu bleiben: Er erinnert dich, wer noch nicht bestellt hat, fasst dringende Mails zusammen und bereitet Nachrichten an Kunden vor.
Deine Kunden sind Metzgereien, Feinkostläden, Bedientheken im LEH, Restaurants und Kantinen. Du siehst sie oft, manche jede Woche, und viele bestellen in letzter Minute am Telefon oder auf WhatsApp. Eine vergessene Bestellung reicht, und eine Theke bleibt leer. Eine Reklamation wegen der Temperatur bei Anlieferung muss sofort geklärt werden, bevor daraus ein verlorener Kunde wird. Und das alles, während du von Theke zu Theke fährst und das Handy klingelt.
Ugo kontrolliert keine Kühlräume und verfolgt keine Lkw. Er hält stattdessen Ordnung in dem, was über deinen Tisch geht: Bestellungen, Touren, Reklamationen, Angebote für kurz haltbare Ware. Er sagt dir, wer noch nicht bestellt hat, hilft dir, auf eine Reklamation mit geordneten Fakten zu antworten, und berechnet die schnellste Tour. Bevor er etwas an Kunden, Logistik oder Hersteller schickt, zeigt er dir den Text und wartet auf dein „Bestätigen“.
Bei Frischware wiegt eine Stunde Verspätung schwerer als anderswo.
Kommt die Bestellung nicht vor dem Bestellschluss des Herstellers, verschiebt sich die Lieferung um einen Tag. Und der Stammkunde, der jeden Dienstag fürs Wochenende bestellt, steht ohne Ware da, wenn du vergisst, dich zu melden.
Eine Charge Lyoner oder geschnittener Salate kurz vor dem Ablaufdatum muss sofort angeboten werden, den richtigen Kunden, mit dem richtigen Rabatt. Jeder verlorene Tag ist Ware, die zurückkommt oder entsorgt werden muss.
Temperatur nicht in Ordnung, fehlende Kolli, andere Stückgewichte als bestellt: Der Kunde schreibt dir um sieben Uhr morgens verärgert. Du musst verstehen, was los ist, die Logistik informieren und antworten, während du schon unterwegs bist.
Wöchentliche oder vierzehntägliche Besuche bei Dutzenden Kunden, oft nah beieinander, aber mit unterschiedlichen Öffnungszeiten. Eine schlecht geplante Route kostet dich die besten Stunden des Vormittags.
Vier Situationen, die du gut kennst.
Deine Dienstagstour steht in einer Excel-Datei auf OneDrive. Ugo vergleicht sie mit den Bestellungen, die heute per Mail gekommen sind, und sagt dir, wer fehlt. Du kannst das als geplante Aufgabe einrichten, jeden Dienstag um 14 Uhr.
Genutzte Skills
Wer aus der Dienstagstour hat noch nicht bestellt?
Im Vergleich der Tabelle „Tour Dienstag“ mit den Mails von heute fehlen: • Metzgerei Brandl, Zirndorf • Feinkost Am Markt, Schwabach • Metzgerei Hofmann, Roth Bestellschluss beim Hersteller ist um 16:00 Uhr.
Die Mail eines Kunden kommt: Schinken zu warm angeliefert. Ugo fasst sie dir zusammen, bereitet die Antwort an den Kunden und die Weiterleitung an die Logistik des Herstellers mit den Lieferscheindaten vor. Du liest gegen und bestätigst.
Genutzte Skills
Was Neues vom Gasthaus Zur Linde?
Mail von 7:12 Uhr von Thomas (Zur Linde): Zwei Kochschinken wurden heute Morgen seiner Meinung nach zu warm angeliefert, Lieferschein Nr. 3381. Er hat sie zur Seite gelegt und bittet um Ersatz.
Antworte ihm, dass wir das regeln, und leite es an die Logistik weiter
Das mache ich: • Antwort an Thomas: „Hallo Thomas, danke für den Hinweis. Ich habe die Logistik schon informiert und melde mich im Laufe des Vormittags wegen des Ersatzes.“ • Weiterleitung seiner Mail an logistik@fleischwaren-wagner.de: „Reklamation Temperatur zu Lieferschein 3381, Gasthaus Zur Linde. Bitte zwei Kochschinken ersetzen.“ Bestätigst du?
Der Hersteller meldet dir eine Charge mit nahem Ablaufdatum. Du sagst Ugo, wem er sie anbieten soll, und er schreibt dem Kunden über dein WhatsApp Business, mit Preis und verfügbarer Menge.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:17)
Das mache ich: Ich schreibe Metzgerei Hofmann über dein WhatsApp Business: „Guten Tag, ich habe 6 Stangen Lyoner à 2,5 kg mit MHD 28. Oktober zum Sonderpreis von 6,90 €/kg. Soll ich Ihnen welche zurücklegen?“ Bestätigst du?
Vier Metzgereien und Feinkostläden vor dem Mittag. Ugo berechnet die beste Reihenfolge mit Echtzeitverkehr und sagt dir, wie lange du brauchst, damit du da bist, bevor sich die Theke mit Kunden füllt.
Genutzte Skills
Heute Vormittag Brandl, Hofmann, Feinkost Am Markt und Metzgerei Gruber. Beste Reihenfolge ab Zirndorf?
Beim aktuellen Verkehr: 1. Metzgerei Brandl, Zirndorf: Da bist du schon 2. Metzgerei Gruber, Oberasbach: 9 Min. 3. Feinkost Am Markt, Schwabach: 18 Min. 4. Metzgerei Hofmann, Roth: 15 Min. Insgesamt etwa 42 Minuten Fahrt. Um 12:30 Uhr hast du das Mittagessen mit dem Einkäufer, das passt.
Es fängt früh an und endet mit dem Bestellschluss.
Geplante Aufgabe: Ugo schickt dir die Mails der Nacht, ganz oben eine Reklamation zu einer Lieferung.
Ugo bereitet die Antwort an den Kunden und die Weiterleitung an die Logistik vor. Du bestätigst vom Parkplatz aus.
Die Tour beginnt: Ugo ordnet die Stopps zwischen Metzgereien und Feinkostläden nach dem Morgenverkehr.
Die kurz haltbare Charge ist da: eine Sprachnachricht, und Ugo bietet die Lyoner drei Metzgereien über dein WhatsApp Business an.
Geplante Aufgabe am Dienstag: Ugo sagt dir, wer aus der Tour noch nicht bestellt hat.
Die letzten diktierten Bestellungen werden zur Mail an den Auftragsinnendienst, vor dem Bestellschluss um 16 Uhr.
Einfache Tools, gut genutzt, sind mehr wert als komplizierte Software.
Ein Blatt pro Wochentag, mit Kunden, Öffnungszeiten und üblichen Produkten. Ugo liest es auf OneDrive, vergleicht es mit den Bestellungen und ergänzt Zeilen, wenn nötig.
Gmail, GMX, IONOS oder Outlook: Ugo sucht die Mails eines Kunden, fasst Reklamationen zusammen, antwortet und leitet an die Logistik weiter, immer nach deinem „Bestätigen“.
Metzger und Feinkosthändler bestellen auf WhatsApp. Mit dem Skill WhatsApp Business schickt Ugo deinen Kunden Nachrichten von deiner Nummer: Angebote, Bestätigungen, Lieferhinweise.
Wenn die Firma Zoho CRM, HubSpot oder Agile CRM nutzt, trägt Ugo Besuche und Notizen ein und legt Aufgaben für Rückrufe an: Auch Reklamationen bleiben nachvollziehbar.
Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.
Führ die Liste deiner Stammkunden pro Tag und vergleich sie ein paar Stunden vor Bestellschluss mit den eingegangenen Bestellungen. Mit Ugo kannst du diese Kontrolle planen: Jeden Tag zur gewünschten Uhrzeit schreibt er dir, wer fehlt, anhand der Tourtabelle und der Mails von heute. Du rufst nur noch diese Kunden an.
Sammle sofort die Fakten: Lieferschein, Produkt, Menge, Lieferzeit, Fotos, falls vorhanden. Informiere die Logistik und antworte dem Kunden mit klaren Zeiten. Ugo fasst dir die Mail des Kunden zusammen, bereitet Antwort und Weiterleitung vor und schickt sie nach deinem „Bestätigen“. Technische Prüfungen und Entscheidungen bleiben bei Hersteller und Logistik.
Nein, Ugo ist nicht mit dem Lager des Herstellers verbunden, außer die Warenwirtschaft bietet einen MCP-Server. Wenn du die Liste der kurz haltbaren Chargen per Mail oder als Excel bekommst, liest Ugo sie, sagt dir, welchen Kunden du sie schon angeboten hast, und bereitet die Nachrichten für die anderen vor.
Ja. Wenn du stehst, schickst du eine Sprachnachricht bis 90 Sekunden mit Kunde und Artikeln, Ugo transkribiert sie auf seinen Servern in Europa und bereitet die Bestell-Mail oder die Zeile in der Tabelle vor. Das Audio wird nicht gespeichert. Vor dem Versand zeigt er dir alles, damit du korrigieren kannst, falls er ein Gewicht falsch verstanden hat.
Server und Datenbank von Ugo stehen in Frankfurt. Ugo antwortet nur verifizierten WhatsApp-Nummern, nutzt nur die Konten, die du selbst verbindest, und liest deine privaten WhatsApp-Chats nicht. Über WhatsApp Business schreibt er deinen Kunden nur, wenn du bestätigst.
Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.
Plane die Bestellkontrolle und verbinde Post und WhatsApp Business: Kein Kunde bleibt ohne Ware.
