Nudeln, Reis, Öl, Dosentomaten, Hülsenfrüchte, Gewürze: Produkte, die der Kunde jeden Monat nachbestellt und die von Preis und Aktionen leben. Ugo erinnert dich, was jeder genommen hat, wer bei der Handzettelaktion mitmacht und was im Regal fehlt.
Handelsvertreter für Grundnahrungsmittel verkaufen die Vorratskammer: Nudeln, Reis, Raps- und Olivenöl, Tomatenkonserven, Hülsenfrüchte, Mehl, Fertigsoßen, Essig und Gewürze. Ugo ist ein KI-Assistent auf WhatsApp, der dir hilft, Dutzende Kunden zu betreuen, die oft nachbestellen, mit knappen Margen, einzuhaltenden Mindestmengen und Aktionen, die sich jeden Monat ändern. Du schreibst ihm oder schickst eine Sprachnachricht, und er antwortet mit deinen Preislisten, deiner Post und deiner Bestellhistorie.
Deine Arbeit lebt von Beständigkeit. Selbstständige Kaufleute, inhabergeführte Lebensmittelläden, Dorfläden und kleine Supermärkte wollen pünktliche Nachorder und die richtige Aktion für den Handzettel. Großhandel und C+C rechnen in Paletten und Quartalskonditionen. Gastronomie und Kantinen wollen Großgebinde: 5-kg-Dosen, Öl im Kanister. Und währenddessen bewegt sich der Ölpreis, die Fristen für die Aktionen laufen ab, und Restposten wollen untergebracht werden.
Mit Ugo sind Bestellhistorie, Aktionskalender und Preislisten eine Nachricht entfernt. Er sagt dir, was ein Kunde letzten Monat genommen hat, erinnert dich an auslaufende Aktionen und bereitet die Nachrichten vor, um sie anzubieten. Bevor er etwas an einen Kunden oder den Hersteller schickt, zeigt er dir den Text und wartet auf dein „Bestätigen“. So kommt die Nachorder, bevor der Kunde beim Großhändler anruft.
Einfache Produkte, komplizierte Betreuung: viele Artikelnummern, viele Kunden, viele Nachorders.
Der Laden in der Bahnhofstraße nimmt alle drei Wochen geschälte Tomaten, der kleine Supermarkt jeden Monat Nudeln. Wenn du nicht im richtigen Moment vorbeikommst, bestellt der Kunde beim Großhändler, und dir entgeht der Umsatz.
Der Hersteller schickt den Aktionskalender, der Kunde muss bis zu einem Stichtag zusagen, um in den Handzettel zu kommen. Alle Zusagen rechtzeitig einzusammeln, zwischen Mails und Anrufen, ist ein Wettlauf.
Öl, Reis und Konserven ändern ihren Preis öfter, als dir lieb ist. Der Kunde erinnert sich an den alten Preis, du brauchst den neuen griffbereit, samt Datum, ab dem er gilt.
Der Einzelhandel denkt in Kartons, der Großhandel in Paletten, die Gastronomie in Großgebinden. Mindestmengen, Rechnungsrabatte und Jahresboni sind je Kanal und Hersteller anders.
Nachorder, Handzettel, Großhandel: Fälle aus dem Alltag.
Bevor du den Laden betrittst, fragst du Ugo nach der Historie des Kunden aus deiner Excel-Datei auf OneDrive. Er sagt dir, was er wann bestellt hat. So schlägst du die richtige Nachorder vor und merkst sofort, was er nicht mehr nimmt.
Genutzte Skills
Was hat Markt Brinkmann im September genommen?
Aus der Tabelle „Bestellhistorie 2026“, Markt Brinkmann im September: • Spaghetti 500 g: 8 Kartons • Langkornreis 1 kg: 3 Kartons • Rapsöl 1 l: 4 Kartons • Geschälte Tomaten 400 g: 5 Kartons Im Vergleich zu August fehlen die Kichererbsen, die er jeden Monat bestellt hat.
Der Hersteller hat die Novemberaktion geschickt. Ugo liest die Mail, fasst dir Produkte, Rabatte und Zusagefrist zusammen und bereitet die Nachricht an die Kunden über dein WhatsApp Business vor.
Genutzte Skills
Welche Aktion hat Teigwaren Albrecht für November geschickt?
Aus der gestrigen Mail von Teigwaren Albrecht: • Hartweizennudeln 500 g, alle Sorten: 20 % Rechnungsrabatt • Eierspätzle 500 g: 3 für 2 • Zusage bis 23. Oktober, Handzettel vom 6. bis 19. November
Biete sie Lebensmittel Kaiser an
Das mache ich: Ich schreibe Lebensmittel Kaiser über dein WhatsApp Business: „Guten Tag, im November gibt Albrecht 20 % auf alle Hartweizennudeln und 3 für 2 auf die Eierspätzle. Für den Handzettel brauche ich Ihre Zusage bis 23. Oktober. Soll ich Sie eintragen?“ Bestätigst du?
Der C+C-Markt fragt, ob sein Palettenauftrag bestätigt ist. Wenn der Hersteller Odoo nutzt, liest Ugo Verkaufsaufträge und Angebote und antwortet dir in Sekunden, ohne Anruf im Innendienst.
Genutzte Skills
Sind die Oktober-Aufträge vom C+C Großmarkt Nolte bestätigt?
In Odoo finde ich zwei Aufträge vom C+C Großmarkt Nolte im Oktober: • S04218 vom 2. Oktober: bestätigt, 4 Mischpaletten Nudeln und Reis • S04297 vom 9. Oktober: noch Angebot, 2 Paletten Rapsöl Das zweite wartet seit 3 Tagen auf Bestätigung.
Eine Betriebskantine will ein Angebot für Großgebinde. Ugo erstellt das Dokument aus deiner Vorlage auf Google Drive und setzt Kunde, Produkte und Konditionen anstelle der Platzhalter ein.
Genutzte Skills
🎤 Sprachnachricht (0:21)
Das mache ich: Ich erstelle das Dokument „Angebot Kantine Westtec“ aus der Vorlage „Angebot Gastronomie“, im Ordner Angebote 2026: • {{Kunde}}: Westtec GmbH, Betriebskantine • Produkte: Penne Rigate 5 kg, Parboiled-Reis 5 kg, Rapsöl 10 l, Tomatenstücke 2,5 kg • {{Gültigkeit}}: bis 31. Dezember Bestätigst du?
Viele Kunden, viele Nachorders: Ugo behält den Überblick.
Geplante Aufgabe am Montag: Ugo schickt dir die Aktionen, deren Frist diese Woche abläuft, aus den Mails der Hersteller.
Vor dem Besuch im Dorfladen fragst du nach der Bestellhistorie: Ugo sagt dir, dass seit zwei Monaten keine Hülsenfrüchte nachbestellt wurden.
Im kleinen Supermarkt sagt der Inhaber für den Handzettel zu. Eine Sprachnachricht, und Ugo bereitet die Zusage-Mail an den Hersteller vor.
Der C+C-Markt fragt nach dem Status eines Palettenauftrags: Ugo liest ihn in Odoo und antwortet dir sofort.
Ein Gasthaus will den neuen Preis für Rapsöl im Kanister wissen: Ugo findet ihn in der aktuellen Preisliste und sagt dir, ab wann er gilt.
Ugo erstellt das Angebot für die Betriebskantine aus deiner Vorlage auf Drive, bereit zum Gegenlesen am nächsten Morgen.
Historie, Preislisten, Aktionen: Wo sie schon liegen, liest Ugo sie.
Eine Tabelle auf OneDrive mit Datum, Kunde, Artikel und Menge. Ugo ergänzt nach jedem Besuch die Zeilen und fragt sie ab, um dir zu sagen, wer mit der Nachorder überfällig ist.
Verbinde das Postfach, in dem Aktionskalender und Preislisten ankommen, ob Gmail, GMX, WEB.DE oder Outlook. Ugo sucht sie, fasst sie zusammen und erinnert dich an die Zusagefristen.
Mit Zugang zu Odoo liest Ugo Kontakte, Angebote und Verkaufsaufträge und legt Notizen und Aktivitäten an. Die Aufträge bleiben schreibgeschützt: Die betreut der Innendienst.
Ein Angebot für die Gastronomie oder ein Zusageformular für den Handzettel mit dem Platzhalter {{Kunde}}: Ugo erstellt das ausgefüllte Dokument in Sekunden.
Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.
Führ eine einfache Historie, auch in Excel, mit Datum, Kunde und Artikeln. Das reicht, um zu sehen, wie oft jeder nachbestellt und wer ein Produkt nicht mehr nimmt. Ugo liest diese Tabelle auf OneDrive, antwortet dir vor dem Besuch und ergänzt die neuen Bestellungen nach deiner Bestätigung.
Geh von der Frist des Herstellers aus und setz dir eine eigene, ein paar Tage früher. Dann kontaktiere die Kunden mit einer kurzen Nachricht: Produkte, Rabatt, Zeitraum. Ugo fasst dir die Aktions-Mail zusammen, bereitet die Nachricht für WhatsApp Business oder per Mail vor und schickt sie erst, wenn du auf „Bestätigen“ tippst.
Ja. Beim Großhandel zählen Palettenkonditionen und Auftragsstatus. Wenn der Hersteller Odoo nutzt, liest Ugo Angebote und Verkaufsaufträge. Sonst arbeitet er mit den Excel-Preislisten und der Post, in der Bestätigungen und Anfragen ankommen, und hilft dir, Palettenangebote aus deiner Vorlage auf Google Drive zu erstellen.
Ja. Es gibt eigene Skills für Outlook-Kalender, -Mail und -Kontakte und OneDrive für Word und Excel. Du verbindest das Konto im Portal und fragst Ugo nach Terminen, Mails und Preislisten wie bei Google. Du kannst auch mischen: zum Beispiel Mail in Outlook und Preislisten auf Google Drive, wenn der Hersteller andere Tools nutzt als du.
Ugo kostet 50 € im Monat pro Person oder 550 € im Jahr, zzgl. MwSt. Alle Skills sind enthalten, auch CRM, Karten und Sprachnachrichten, ohne Zusatzmodule. Der Preis hängt nicht davon ab, wie viele Kunden oder Hersteller du betreust.
Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.
Verbinde die Bestellhistorie und die Post der Hersteller: Ugo sagt dir, bei wem du vorbeischauen solltest und was du anbieten kannst.
