Schoko-Osterhasen, die im Winter vorbestellt werden, Adventskalender im Spätsommer, Fruchtgummi für Halloween, Kassendisplays für den Kiosk. Ugo hilft dir, Kampagnen, Kunden und das, was nach dem Fest übrig bleibt, im Blick zu behalten.
Handelsvertreter für Süßwaren erleben ein Jahr im Takt der Feiertage. Schokolade, Pralinen, Fruchtgummi, Kaugummi, Kekse und Snacks verkaufen sich das ganze Jahr, aber Weihnachten, Ostern, Valentinstag und Halloween sind eigene Kampagnen, mit Vorbestellungen, die Monate vorher stehen müssen. Lebkuchen liegen schon Ende August im Regal. Ugo ist ein KI-Assistent auf WhatsApp, der dir hilft, jede Kampagne Kunde für Kunde zu steuern, vom ersten Angebot bis zur letzten Lieferung.
Neben den großen Kunden hast du viele kleine. Kioske, Tankstellenshops, Zeitschriftenläden, Schreibwarengeschäfte und Automatenaufsteller kaufen kartonweise und wollen das Thekendisplay. LEH und Süßwarengroßhandel denken in Planogrammen und Mengen. Dann kommt die Hitze: Im Sommer reist Schokolade schlecht, und viele Geschäfte nehmen sie aus dem Regal. Und nach jedem Fest kommt die unangenehmste Frage: Was machen wir mit der Restware?
Mit Ugo verfolgst du die Saison-Vorbestellungen auf einem Board, findest neue Verkaufsstellen in der Gegend, erstellst Display-Angebote aus deiner Vorlage und findest Mails zu Retouren im Nu wieder. Du kannst ihn auch jeden Montagmorgen fragen, wer bei der nächsten Saison noch fehlt. Bevor er etwas ändert oder verschickt, zeigt er dir, was er vorhat, und wartet auf dein „Bestätigen“.
Jedes Fest ist eine Kampagne, und jede Kampagne hat ihre Fristen.
Osterartikel werden im tiefen Winter vorbestellt, Weihnachtsartikel im Spätsommer. Du musst Dutzende Kunden in wenigen Wochen sprechen und dir merken, wer zugesagt hat, wer noch überlegt und wen du nochmal anrufen musst.
Nach Ostern oder Halloween fragen die Kunden nach Retouren, Rabatten oder Warentausch. Jeder Hersteller hat seine eigenen Regeln, und die Anfragen kommen alle auf einmal, per Mail und mündlich.
Kioske, Tankstellen und Automatenaufsteller gibt es unzählige, und sie wechseln oft den Betreiber. Die neuen in einem Gebiet zu finden und zu wissen, was jeder ausstellt, braucht Ordnung.
Das Kassendisplay verkauft, aber es braucht klare Konditionen: Sortiment, Mindestmenge, Laufzeit. Dasselbe Angebot für jeden Kunden neu zu schreiben, ist verlorene Zeit.
Von der Osterkampagne bis zum Display für den Kiosk.
Jeder Kunde, den du sprechen musst, ist ein Element auf dem Board „Ostern“. Ugo sagt dir, wer noch zu kontaktieren ist, ändert den Status, wenn ein Kunde zusagt, und schreibt das Update mit den Mengen.
Genutzte Skills
Osterkampagne: Wen muss ich noch sprechen?
Auf dem Board „Ostern 2027“ hast du 7 Kunden im Status „Zu kontaktieren“, darunter: • Kiosk am Bahnhof, Lüneburg • Tabak & Presse Krüger, Buchholz • Schreibwaren Lange, Winsen Drei sind über dem geplanten Datum.
Kiosk am Bahnhof hat zugesagt: 2 Displays Schoko-Osterhasen 100 g und 1 Display Mini-Eier
Das mache ich auf monday: • „Kiosk am Bahnhof“: Status von „Zu kontaktieren“ auf „Zugesagt“ • Update: „2 Displays Schoko-Osterhasen 100 g, 1 Display Mini-Eier“ Bestätigst du?
Du willst ein neues Gebiet erschließen? Frag Ugo nach den Kiosken oder Tankstellen in einem Viertel: Er liefert bis zu zehn Ergebnisse pro Suche mit Adresse, Telefon und Bewertungen, für deine nächste Tour.
Genutzte Skills
Kioske in Lüneburg, Innenstadt
Diese Kioske habe ich in der Lüneburger Innenstadt gefunden: • Kiosk Am Sande, Am Sande: 4,5 ★ • Tabak & Presse am Markt, Am Markt: 4,3 ★ • Kiosk Rote Straße, Rote Straße: 4,6 ★ • Zeitschriften Stintmarkt, Am Stintmarkt: 4,2 ★ Alle weniger als 10 Minuten zu Fuß voneinander entfernt.
Deine Vorlage für das Kassendisplay-Angebot liegt auf Google Drive. Ugo erstellt das Dokument für den Kunden mit ausgefüllten Platzhaltern im Ordner für Angebote, bereit zum Verschicken oder Ausdrucken.
Genutzte Skills
Mach das Angebot Fruchtgummi-Display für Kiosk Am Sande fertig, gemischtes Sortiment mit 120 Stück
Das mache ich: Ich erstelle das Dokument „Angebot Display, Kiosk Am Sande“ aus der Vorlage „Angebot Kassendisplay“, im Ordner Angebote: • {{Kunde}}: Kiosk Am Sande, Lüneburg • {{Sortiment}}: Fruchtgummi und Kaugummi gemischt, 120 Stück • {{Nachlieferung}}: alle 3 Wochen Bestätigst du?
Anfang November kommen die Mails zur Restware. Ugo sucht sie in deinem Outlook-Postfach, fasst sie dir Kunde für Kunde zusammen und sagt dir, auf welche du noch nicht geantwortet hast.
Genutzte Skills
Welche Kunden haben mir wegen Halloween-Retouren geschrieben?
Seit Anfang November 4 Mails zu Halloween-Retouren: • Dorfmarkt Peters: 3 Kartons Kürbis-Fruchtgummi, bittet um Retoure (beantwortet) • Café Aurora: 1 fast volles Display, bittet um Warentausch (nicht beantwortet) • Nordvending Automaten: 6 Kartons Lutscher (nicht beantwortet) • Schreibwaren Lange: bittet um Rabatt für den Abverkauf (nicht beantwortet)
Zwischen Kiosken, Tankstellen und einem Einkäufer aus dem LEH behält Ugo den Überblick.
Geplante Aufgabe: Ugo schickt dir die Kunden vom Board „Weihnachten“, die noch zu kontaktieren oder überfällig sind.
Im Kiosk sagt der Inhaber für die Adventskalender zu: eine Sprachnachricht, und Ugo aktualisiert Status und Mengen auf monday.
Termin mit dem Einkäufer eines Supermarkts: Ugo hat den Termin schon angelegt und erinnert dich an die Konditionen vom Vorjahr, aus der Mail.
Neues Gebiet: Ugo findet dir die Kioske im Viertel und die Route, um sie zu besuchen.
Eine Tankstelle möchte das Kassendisplay: Ugo erstellt das Angebot aus der Vorlage auf Drive.
Ugo fasst dir die Mails des Tages zusammen und weist dich auf einen Automatenaufsteller hin, der seit gestern auf Antwort wartet.
Kampagnen, Angebote und Mails: die Tools, die am besten mit Ugo zusammenarbeiten.
Weihnachten, Ostern, Halloween: ein Element pro Kunde, mit Status und geplantem Datum. Ugo sagt dir, wer überfällig ist, ändert den Status und schreibt die Updates nach jedem Besuch.
Display-Angebote, Vorbestellformulare, Kampagnenkonditionen mit dem Platzhalter {{Kunde}}. Ugo erstellt das ausgefüllte Dokument in dem Ordner, den du gewählt hast.
Wenn die Firmen ihre Saisonneuheiten online veröffentlichen, lernt Ugo die Seiten mit Firmenwebsites: Formate, Gewichte und Display-Sortimente, mit Verweis auf die Seite.
Microsoft 365 oder jedes IMAP-Postfach: Ugo sucht die Mails zu Retouren und Vorbestellungen, antwortet und sortiert die Ordner nach Kampagne.
Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.
Bereite die Kundenliste vor dem Start der Kampagne vor, ausgehend von den Käufern des Vorjahres, und gib jedem ein Datum, bis zu dem du ihn sprichst. Dann markiere den Status: zu kontaktieren, wartet, zugesagt. Ugo arbeitet mit einem monday-Board: Er sagt dir, wer überfällig ist, und aktualisiert Status und Mengen nach jedem Besuch.
Kenne vorher die Regeln des Herstellers zu Retouren, Warentausch und Rabatten und teile sie dem Kunden bei der Bestellung mit, nicht danach. Wenn die Anfragen kommen, sammle sie an einem Ort. Ugo sucht die Mails zu Retouren, fasst sie pro Kunde zusammen und zeigt dir die, auf die du noch nicht geantwortet hast.
Fang in den Gebieten an, in denen du schon Kunden hast, und erweitere Viertel für Viertel. Mit dem Skill Karten sucht Ugo Betriebe einer Kategorie in einem Gebiet und liefert bis zu zehn Ergebnisse pro Suche, mit Adresse, Telefon und Bewertungen. Ugo betreibt kein Scraping: Er nutzt die öffentlichen Informationen der Karten.
Ja, bei der Organisation: Termine mit Einkäufern im Kalender, Mails zu Aktionen und Preislisten, Notizen im CRM, wenn der Hersteller eins nutzt. Er ist nicht mit den Systemen der Handelsketten verbunden, Planogramme und Abverkaufsdaten bleiben also, wo sie sind. Wenn du sie als Excel bekommst, liest Ugo sie.
Jede Person hat ihr eigenes Konto, mit ihren persönlichen Skills, verbunden mit ihren eigenen Tools, in einem gemeinsamen Firmenteam. Ugo antwortet nur verifizierten WhatsApp-Nummern. Er kostet 50 € im Monat pro Person oder 550 € im Jahr, zzgl. MwSt., mit allen Skills.
Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.
Verbinde monday, Drive und Post: Ugo sagt dir, wer bei der nächsten Saison fehlt, und bereitet die Angebote vor.
