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Die App für den Außendienst in Parfümerie und Beauty, direkt in WhatsApp

Vorbestellungen der Geschenksets, Tester zum Austauschen, Displays zum Aufbauen, Aktionstage im Geschäft. Ugo behält den Überblick: Du schreibst ihm oder schickst eine Sprachnachricht, er sucht, notiert und bereitet vor, und bevor er handelt, fragt er dich.

Ugo testenUgo im Einsatz im Beauty-Außendienst

Eine App für den Außendienst in Parfümerie und Beauty muss mit dem Takt der Launches mithalten. Dein Jahr wird von Neuheiten bestimmt: neue Düfte, Muttertag, der Sommer mit Sonnenschutz und vor allem Weihnachten, wenn die Vorbestellungen der Geschenksets schließen, während es draußen noch warm ist. Jeder Launch bringt Tester, Schaufenstermaterial und Konditionen, die du jedem Kunden erklären musst.

Deine Kunden sind sehr verschieden. Die inhabergeführte Parfümerie will Gebietsschutz und Aufmerksamkeit, die Kette entscheidet in der Zentrale, der Friseursalon kauft Colorationen und Pflege für Behandlung und Verkauf, das Kosmetikinstitut denkt an Kabinen und Behandlungsprotokolle, der Concept Store sucht Marken, die sonst niemand hat. Mit jedem sprichst du eine andere Sprache.

Ugo hilft dir, nichts zu verlieren. Er liest die Rundschreiben der Marken, die Tabelle mit Testern und Displays, deinen Kalender und das CRM. Du fragst „Was habe ich bei der Parfümerie Becker gelassen?“ oder „Plan mir den Aktionstag im Dezember ein“, und er antwortet oder bereitet die Aktion vor, die du mit einem Tippen bestätigst.

Typische Probleme im Vertrieb von Düften und Beauty-Produkten

Beauty lebt von Saisons und sichtbaren Details: Ein leerer Tester oder ein kahles Schaufenster fällt sofort auf.

Weihnachtsvorbestellungen, die früh schließen

Geschenksets werden Monate vorher reserviert, mit genauen Mengen und Fristen. Jedem Kunden zwischen zwei Besuchen wegen der Bestätigung hinterherzulaufen, ist eine Aufgabe für sich.

Tester und Displays ohne Übersicht

Wie viele Tester du in welchem Geschäft gelassen hast, wann sie ersetzt werden müssen, welches Display nach der Aktion zurückkommt: Wenn du es in Eile notierst, findest du es später nicht wieder.

Aktionstage und Schulungen, die irgendwo hineinpassen müssen

Die Beauty-Beraterin der Marke, der Make-up-Tag in der Parfümerie, die Color-Schulung im Salon: Termine, die mit mehreren Personen abgestimmt werden, oft auf den letzten Drücker.

Exklusivität und Gebiete beachten

Manche Marken gibt es nur bei einer Verkaufsstelle pro Gebiet. Bevor du einen neuen Kunden eröffnest, musst du wissen, wer schon in der Nähe ist und was du zugesagt hast.

Ugo im Einsatz im Beauty-Außendienst

Vier typische Momente, von der Parfümerie bis zum Salon.

Die Liste mit Testern und Displays

Du führst eine Tabelle auf Google Drive mit Geschäften, Testern und Material. Ugo liest sie sofort, sagt dir, was du bei einem Kunden gelassen hast, und trägt neue Lieferungen ein, wenn du ihn darum bittest.

Genutzte Skills

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  1. Was habe ich bei der Parfümerie Becker gelassen?

  2. Aus der Tabelle „Material Geschäfte“: • 4 Tester „Meeresbrise“ EdP, 12. September • Thekendisplay Gesichtspflege, 3. Oktober (Ende November abholen) • 50 Proben Foundation, 3. Oktober

Die Erinnerung an die Set-Vorbestellungen

In wenigen Tagen schließen die Vorbestellungen. Ugo schreibt den Kunden, die noch nicht bestätigt haben, von deinem WhatsApp Business aus, mit einem Text, den du freigibst.

Genutzte Skills

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  1. Schreib Sarah von Duft & Stil, dass die Set-Vorbestellungen am Freitag schließen

  2. Das ist die Nachricht von deinem WhatsApp Business an Sarah Krüger (Duft & Stil): „Hallo Sarah, kurze Erinnerung: Die Vorbestellungen der Weihnachtssets schließen am Freitag, 23. Wollen wir kurz über die Mengen sprechen?“ Bestätigst du den Versand?

Der Aktionstag im Geschäft

Die Beauty-Beraterin hat im Dezember zwei Tage frei. Ugo schaut in deinen Kalender, schlägt dir das passende Datum vor und legt den Termin mit dem Geschäft an.

Genutzte Skills

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  1. Bin ich am 4. oder 5. Dezember frei für den Make-up-Tag bei Beauty Lab?

  2. Am 4. hast du Besuche bis 13 Uhr. Am 5. Dezember bist du den ganzen Tag frei.

  3. Dann am 5. von 10 bis 18 Uhr

  4. Das mache ich: Ich lege „Make-up-Tag Beauty Lab“ am Samstag, 5. Dezember, 10:00–18:00 Uhr an. Bestätigst du?

Salons und Kosmetikinstitute in der Nähe

Du willst die Profi-Haarpflege anbieten? Frag Ugo nach den Friseursalons in einem Viertel: Sie kommen mit Adresse, Telefon, Website und Bewertungen, praktisch, um zu entscheiden, wo du vorbeischaust.

Genutzte Skills

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  1. Friseursalons in Köln-Ehrenfeld mit guten Bewertungen

  2. Die ersten 4: 1. Haaratelier – Venloer Straße, 4,8 ★ 2. Studio Vanessa – Körnerstraße, 4,7 ★ 3. Hair Room – Subbelrather Straße, 4,6 ★ 4. Salon Gemma – Ehrenfeldgürtel, 4,5 ★ Möchtest du sehen, wie die Website vom Haaratelier auf dem Handy aussieht?

Ein Tag im Beauty-Außendienst mit Ugo

Ende Oktober, die Woche, in der die Vorbestellungen schließen.

  1. 8:00

    Die geplante Aufgabe vom Montag: Ugo listet dir die Kunden auf, die auf die Vorbestell-Mail nicht geantwortet haben.

  2. 9:30

    In der Parfümerie baust du das neue Display auf und notierst es per Sprachnachricht: Ugo ergänzt die Zeile in der Materialtabelle.

  3. 11:45

    Die Inhaberin fragt, was in den Sets steckt: Ugo findet es in der Präsentation der Marke auf Drive.

  4. 14:30

    Im Salon vereinbarst du die Color-Schulung für die Mitarbeiterinnen; Ugo legt den Termin nach deinem „Bestätigen“ an.

  5. 16:15

    Du schickst drei Kunden die Erinnerung an die Vorbestellung von deinem WhatsApp Business, mit einem Text, den du freigegeben hast.

  6. 19:00

    Ugo bereitet die Zusammenfassung der Vorbestellungen für den Hersteller vor, fertig zum Bestätigen.

Ugo mit den Tools im Beauty-Vertrieb verbinden

Praktische Ideen für alle, die mit Duft-, Make-up- und Profimarken arbeiten.

Die Tabelle für Tester und Displays

Eine Google-Tabelle oder eine Excel-Datei auf OneDrive mit Geschäft, Material, Datum und Abholtermin. Ugo liest sie, ergänzt Zeilen und aktualisiert Zellen, wenn du ihn darum bittest.

Die Launch-Präsentationen

PDFs und Folien der Marken mit den Neuheiten der Saison, im Ordner deiner Wahl. Ugo durchsucht sie und fasst Inhalt der Sets, unverbindliche Preisempfehlungen und Erscheinungstermine zusammen.

Dein WhatsApp Business

Viele Inhaberinnen von Parfümerien und Salons ziehen WhatsApp der E-Mail vor. Ugo verschickt Nachrichten von deiner Business-Nummer, erst nachdem du den Text freigegeben hast.

Die Websites der Marken und der Wettbewerber

Mit Firmenwebsites lernt Ugo die Online-Kataloge und antwortet zu Linien, Größen und angegebenen Duftnoten, mit Angabe der Seite, von der die Information stammt.

Die Skills zum Aktivieren

Die nützlichsten Ugo-Funktionen für diesen Beruf, angefangen mit der wichtigsten. Du aktivierst sie in wenigen Minuten im Portal.

Häufige Fragen zur App für den Parfümerie-Außendienst

Wie behalte ich Tester und Displays in den Geschäften im Blick?

Du brauchst eine einzige Liste, die sofort aktualisiert wird: Geschäft, Material, Lieferdatum und Abholdatum. Eine einfache Google- oder Excel-Tabelle reicht, wenn du sie wirklich pflegst. Mit Ugo aktualisierst du sie per Sprachnachricht, sobald du aus dem Geschäft kommst, und fragst sie mit einer Frage ab, auch vor der Inhaberin.

Wie organisiere ich die Weihnachtsvorbestellungen mit Parfümerien?

Geh von der Frist des Herstellers aus und plane rückwärts: Kundenliste, individuelles Angebot, Erinnerung eine Woche vorher, abschließende Übersicht. Ugo hilft dir, die Mails der Kunden zu finden, die schon geantwortet haben, Erinnerungen per E-Mail oder WhatsApp Business zu schreiben und die Übersicht für die Marke vorzubereiten.

Ist Ugo auch für den Vertrieb von Profiprodukten an Salons nützlich?

Ja. Bei Friseursalons und Kosmetikinstituten zählen Schulungen, Vorführungen und häufige Nachbestellungen. Ugo hilft dir, Schulungstage einzuplanen, Notizen dazu zu führen, was jeder Salon verwendet, und mit dem Skill Karten neue Salons in der Nähe zu finden.

Kann Ugo Kunden in meinem Namen auf WhatsApp schreiben?

Ja, wenn du deine WhatsApp-Business-Nummer verbindest. Ugo bereitet die Nachricht vor, zeigt sie dir und verschickt sie erst nach deinem „Bestätigen“. Hat dir der Kunde seit mehr als 24 Stunden nicht geschrieben, verlangt WhatsApp eine feste Vorlage, und Ugo nutzt sie: „Nachricht von Name (Firma): Text“.

Muss ich eine App auf dem Handy installieren?

Nein. Ugo ist ein WhatsApp-Kontakt: Du schreibst ihm oder schickst eine Sprachnachricht aus dem Chat, den du schon nutzt. Google, Microsoft 365 und CRM verbindest du einmal im Portal, danach arbeitest du nur noch in WhatsApp, auch im Geschäft.

Nützliche Anlaufstellen

Verbände, Institutionen und offizielle Quellen der Branche: externe Websites, die nicht zu Ugo gehören.

Der nächste Launch, ohne Hetze

Teste Ugo mit den Vorbestellungen und der Tour dieser Woche: Du brauchst nur WhatsApp.

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