Documenti che arrivano a pezzi
Una foto storta dello scontrino della farmacia, la CU per mail, la ricevuta dell’asilo in un PDF da dodici pagine. Rimettere insieme i documenti di ogni cliente richiede più tempo della dichiarazione stessa.
L’assistente AI per consulenti fiscali e tributaristi
Segui privati, pensionati, forfettari e piccole partite IVA, e ognuno ti manda i documenti a modo suo. Ugo tiene in ordine scadenze, richieste e cartelle dei clienti su WhatsApp. Prima di ogni mail o promemoria ti chiede conferma.
Un assistente AI per consulenti fiscali deve semplificare la parte più dispersiva del mestiere: raccogliere documenti, ricordare scadenze, rispondere alle stesse domande dei clienti. Ugo è un contatto su WhatsApp collegato alla tua agenda, alla casella di posta e alla PEC, e alle cartelle dei clienti su Google Drive o OneDrive. Gli chiedi chi non ha ancora mandato le spese mediche, e lui ti risponde guardando posta e cartelle.
Il consulente fiscale, o tributarista, lavora spesso da solo o con un piccolo ufficio, anche senza iscrizione a un albo. I clienti sono soprattutto persone fisiche e piccole attività: il dipendente con il 730, il pensionato con la casa in affitto, l’artigiano in regime forfettario, il giovane professionista che ha appena aperto la partita IVA. Il lavoro segue il calendario fiscale: la campagna dichiarativa tra primavera ed estate, gli acconti di novembre, l’IMU di giugno e dicembre.
Ugo non fa consulenza fiscale, non calcola imposte, non compila né trasmette dichiarazioni e non invia F24: quello resta il tuo lavoro, con i tuoi software e i canali dell’Agenzia delle Entrate. Ugo organizza agenda, mail, documenti e promemoria. Risponde solo al tuo numero verificato, tiene i dati su server a Francoforte e non invia niente senza il tuo “Conferma”.
Cosa complica il lavoro di un consulente fiscale
La parte tecnica la conosci. È la raccolta che ti consuma.
Solleciti infiniti nella campagna 730
A maggio scrivi a tutti, a giugno ricominci con chi non ha risposto, a settembre rincorri gli ultimi. Tenere traccia di chi ha mandato cosa, cliente per cliente, è un lavoro a parte.
Le stesse domande, ogni anno
“Posso detrarre gli occhiali?”, “Quando arriva il rimborso?”, “Serve la ricevuta del veterinario?”. Rispondere a tutti, uno per uno, tra mail e messaggi, si mangia le ore migliori della giornata.
PEC e comunicazioni da non perdere
Comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate, avvisi, clienti che ti girano lettere che non capiscono. Se una PEC resta sepolta nella casella, il problema emerge quando i termini per rispondere stanno per scadere.
Come un consulente fiscale usa il suo assistente AI
Esempi concreti, dalla raccolta documenti allo scadenzario della settimana.
Chi non ha ancora mandato i documenti
Chiedi a Ugo quali clienti hanno ancora la cartella vuota. Lui controlla le cartelle su Drive, ti fa l’elenco e prepara una mail di sollecito gentile per ciascuno, con l’elenco dei documenti, che parte dopo il tuo “Conferma”.
Skill usate
Chi dei clienti 730 ha ancora la cartella vuota?
Nella cartella “Clienti 730” sono ancora vuote: 1. Giuseppe Ferri 2. Anna Moretti 3. Luigi Sartori
Manda a tutti e tre il promemoria con l’elenco documenti
Ho preparato tre mail con il nome di ciascuno, che ricordano i documenti da mandare: CU, spese mediche, interessi del mutuo, spese per i figli. Le mando dalla tua casella?
La comunicazione dell’Agenzia, riassunta e in agenda
Una cliente ti inoltra una comunicazione dell’Agenzia delle Entrate. Ugo la legge, ti dice in poche righe di cosa parla e quali date cita, e crea in agenda l’appuntamento per lavorarla. Il merito lo valuti tu.
Skill usate
Cosa dice la PEC che mi ha girato la signora Moretti?
È una comunicazione dell’Agenzia delle Entrate sulla dichiarazione dei redditi di Anna Moretti. Segnala una differenza sulle detrazioni per spese sanitarie e indica a pagina 2 i termini per inviare chiarimenti o documenti. La PEC è arrivata il 7 ottobre.
Mettimi un’ora giovedì alle 15 per guardarla
Ecco cosa farò: Creo l’appuntamento “Comunicazione AdE – Anna Moretti” giovedì 15 ottobre dalle 15:00 alle 16:00, con il riassunto della PEC nella descrizione. Confermi?
La tua risposta, mandata dal WhatsApp dello studio
Un cliente chiede se deve portarti le ricevute dell’asilo nido. Detti a Ugo la tua risposta con un vocale e lui la scrive in modo chiaro e la manda al cliente dal numero WhatsApp Business dello studio, dopo la tua conferma.
Skill usate
🎤 Vocale (0:19)
Ecco il messaggio che mando a Luigi Sartori dal numero WhatsApp Business dello studio: “Buongiorno Luigi, sì: mi porti le ricevute dell’asilo nido insieme alla prova del pagamento con bonifico o carta. Può anche caricarle nella sua cartella.” Confermi?
Le scadenze della settimana, ogni lunedì
Con un’attività programmata, ogni lunedì alle 8 Ugo ti scrive per primo con quello che hai segnato in agenda: versamenti da ricordare ai clienti, appuntamenti, consegne di documenti. Le date le decidi tu, Ugo te le ricorda.
Skill usate
Buongiorno. In agenda questa settimana: • Mar 13: Marco Rinaldi, apertura partita IVA • Gio 15: comunicazione AdE Moretti da lavorare • Ven 16: promemoria versamenti per i clienti con rateizzazione
Aggiungi venerdì alle 11 la chiamata con Sartori
Ecco cosa farò: Creo l’appuntamento “Chiamata Luigi Sartori” venerdì 16 ottobre dalle 11:00 alle 11:30. Confermi?
Una giornata del consulente fiscale con Ugo
Clienti, documenti e scadenze, senza perdere il filo.
- 8:00
Ugo ti manda gli appuntamenti del giorno e le scadenze della settimana che hai segnato in agenda.
- 9:30
Ti fai riassumere mail e PEC arrivate nella notte: due clienti hanno mandato documenti, uno ha ricevuto una comunicazione.
- 11:00
Tra un appuntamento e l’altro chiedi chi ha ancora la cartella vuota: Ugo prepara i solleciti.
- 13:30
Un cliente chiede cosa serve per aprire la partita IVA: Ugo compila la tua lettera modello con il suo nome.
- 16:00
Detti un vocale con le note dell’incontro con un nuovo forfettario: Ugo le aggiunge al documento del cliente.
- 18:30
Chiedi a Ugo le mail senza risposta della giornata e chiudi quelle rimaste aperte.
Cosa collegare all’assistente AI del consulente fiscale
Il software per le dichiarazioni e i canali telematici restano tuoi. Ugo lavora su posta, agenda e cartelle.
Una cartella per cliente su Drive o OneDrive
Organizza i documenti per anno e per cliente. Ugo cerca e legge PDF, Word e fogli di calcolo, ti dice cosa c’è e cosa manca e lavora solo nella cartella che scegli tu.
La PEC e la casella dello studio
Qualsiasi casella IMAP, compresa la PEC, oppure Outlook di Microsoft 365. Ugo cerca, riassume, risponde e sposta le mail nelle cartelle dei clienti, sempre dopo la tua conferma per ciò che invia o modifica.
Le lettere modello con {{cliente}}
Elenco documenti per il 730, lettera di benvenuto ai nuovi clienti, promemoria per gli acconti: prepari il modello con i segnaposto e Ugo crea il documento compilato per ciascuno.
WhatsApp Business dello studio
Se i clienti ti scrivono sul numero WhatsApp Business, Ugo può mandare le risposte e i promemoria che detti tu. Se il cliente non scrive da più di 24 ore, usa un modello fisso con il tuo nome e lo studio.
Il gestionale con server MCP
Se il tuo software gestionale offre un server MCP, Ugo può collegarsi e leggere i dati che espone. Altrimenti resta separato e lavori come sempre.
Le skill da attivare
Le funzionalità di Ugo più utili per questo lavoro, dalla prima da accendere. Le attivi dal portale in pochi minuti.
Domande frequenti dei consulenti fiscali
Che differenza c’è tra consulente fiscale e commercialista?
Il commercialista è iscritto all’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili dopo laurea, tirocinio ed esame di Stato. Il consulente fiscale o tributarista può non essere iscritto a un albo e lavora soprattutto su dichiarazioni, adempimenti e contabilità di privati e piccole partite IVA, spesso aderendo ad associazioni professionali come l’Istituto Nazionale Tributaristi. Ugo si adatta a entrambi.
Ugo può compilare o inviare le dichiarazioni dei redditi?
No. Ugo non compila modelli, non calcola imposte, non trasmette dichiarazioni e non invia F24: per questo usi il tuo software e i canali telematici dell’Agenzia delle Entrate, sotto la tua responsabilità. Ugo ti aiuta prima e dopo: raccoglie e ritrova i documenti, sollecita i clienti, ti ricorda gli appuntamenti e prepara le comunicazioni che decidi tu.
Come organizzare la raccolta documenti per la campagna 730?
Manda a ogni cliente un elenco chiaro dei documenti con una data entro cui consegnarli, indica una cartella dove caricarli e fissa l’appuntamento solo quando la documentazione è completa. Poi sollecita a intervalli regolari. Con Ugo controlli quali cartelle sono vuote, prepari i solleciti con il nome di ciascuno e li mandi tutti dopo una sola conferma.
Come tenere uno scadenzario fiscale per i clienti?
Il modo più semplice è un calendario con le scadenze generali e, per ogni cliente, i suoi adempimenti specifici: rate, versamenti periodici, termini di una comunicazione ricevuta. Le date ufficiali si controllano sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Ugo crea gli appuntamenti in Google Calendar o Outlook quando glieli detti e te li ricorda ogni mattina o a inizio settimana.
Come vengono trattati i dati dei miei clienti?
Ugo risponde solo ai numeri WhatsApp verificati e usa server e database a Francoforte. Su Drive e OneDrive vede solo la cartella che scegli e non manda mail, messaggi o documenti senza mostrarti prima cosa farà. I vocali vengono trascritti sui server di Ugo e l’audio non viene conservato. Gli obblighi di riservatezza e privacy verso i clienti restano tuoi.
Quanto costa Ugo per un consulente fiscale?
Ugo costa 50 € al mese o 550 € all’anno, IVA esclusa, con tutte le skill incluse. Non c’è un costo per cliente o per pratica, quindi il prezzo non cambia nei mesi della campagna dichiarativa. Se hai un collaboratore, anche lui ha il suo abbonamento e collega i propri account.
Riferimenti utili
Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.
- Agenzia delle EntrateScadenze, modelli, istruzioni e servizi telematici: il riferimento ufficiale per ogni adempimento.agenziaentrate.gov.it
- Istituto Nazionale TributaristiL’associazione professionale dei tributaristi, con formazione e aggiornamento.tributaristi-int.it
- INPSContributi e prestazioni di dipendenti, pensionati e partite IVA, temi frequenti per i tuoi clienti.inps.it
- Garante per la protezione dei dati personaliLe regole sul trattamento dei dati personali, utili a chi conserva documenti fiscali dei clienti.garanteprivacy.it
Meno solleciti, più consulenza
Collega posta, PEC, agenda e cartelle dei clienti in pochi minuti. La prossima campagna dichiarativa la organizzi da WhatsApp.
