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L’assistente AI per studi tecnici che lavora su WhatsApp

Tra sopralluoghi, riunioni di cantiere e pratiche da chiudere, il tempo per progettare si riduce sempre. Ugo tiene in ordine agenda, mail e documenti di commessa: gli scrivi o gli mandi un vocale, e prima di ogni azione ti chiede conferma.

Prova UgoCome uno studio tecnico usa il suo assistente AI

Un assistente AI per studi tecnici non deve progettare al posto tuo: deve toglierti di mezzo tutto quello che ti impedisce di farlo. Ugo è un contatto su WhatsApp. Gli scrivi o gli mandi un vocale dal cantiere, e lui usa gli strumenti che hai collegato: l’agenda, la casella di posta e la PEC, le cartelle di commessa su Google Drive o OneDrive. Ti dice cosa hai domani, ritrova l’ultima revisione di un elaborato, prepara la mail per il committente.

Ingegneri liberi professionisti, periti industriali, piccoli studi associati, uffici tecnici di società di progettazione: il mestiere cambia, la giornata si somiglia. Sopralluoghi da fissare, verbali da scrivere, capitolati da aggiornare, imprese e fornitori che mandano offerte, committenti che chiedono “a che punto siamo?”. E poi le scadenze: consegne di progetto, pratiche edilizie e impiantistiche, integrazioni richieste dagli enti. Tutto questo arriva mentre sei fuori studio, e di solito lo recuperi la sera.

Una cosa va detta chiara: Ugo non fa calcoli, non dimensiona impianti o strutture e non firma niente. Quello resta il tuo lavoro e la tua responsabilità. Ugo organizza: agenda, mail, documenti, promemoria. Ogni mail, appuntamento o file nuovo parte solo dopo il tuo “Conferma”. Più in basso trovi le pagine dedicate a termotecnici, progettisti elettrotecnici e progettisti meccanici, con esempi pensati per ogni disciplina.

Cosa toglie tempo alla progettazione in uno studio tecnico

Il progetto è la parte che ti piace. Il problema è tutto il resto.

Revisioni che si moltiplicano

Rev. 02, rev. 03, “definitiva”, “definitiva bis”. Tra la cartella condivisa, gli allegati delle mail e le versioni girate dal committente, ritrovare l’elaborato giusto richiede più tempo del dovuto.

Sopralluoghi incastrati male

Un sopralluogo a Bergamo, una riunione di cantiere a Brescia, il committente che chiede un incontro in più. Rifare l’agenda in macchina, con il telefono in mano, è scomodo e anche rischioso.

Mail e PEC da tutte le parti

Committenti, imprese, fornitori, enti, colleghi delle altre discipline. Le richieste di integrazione arrivano via PEC, le domande dal cantiere via mail. Basta una giornata fuori studio per perdere il filo.

Verbali e capitolati scritti la sera

Il verbale di sopralluogo, la bozza di capitolato, la lettera di trasmissione degli elaborati. Documenti ripetitivi che finiscono sempre dopo cena, quando lo studio è chiuso e la testa è stanca.

Come uno studio tecnico usa il suo assistente AI

Richieste brevi, scritte o dettate tra un sopralluogo e l’altro.

Il verbale di sopralluogo dettato in auto

Esci dal cantiere e mandi un vocale con quello che hai visto. Ugo compila il tuo modello di verbale su Google Drive con i dati della commessa e lo salva nella cartella giusta, pronto da rileggere e firmare in studio.

Skill usate

Ugoonline

  1. 🎤 Vocale (0:52)

  2. Ecco cosa farò su Google Drive: Creo “Verbale sopralluogo – Condominio Via Manzoni” dal tuo modello, nella cartella “2026-031 Condominio Manzoni”, con: • Presenti: tu, geom. Ferrari (impresa), amministratore Bassi • Stato: demolizioni completate al piano terra • Da fare: verifica quote della soletta entro venerdì Confermi?

L’ultima revisione, trovata in un minuto

Il committente chiede cosa è cambiato nell’ultima revisione e tu sei fuori studio. Ugo legge l’elenco elaborati nella cartella di commessa, ti dice qual è la revisione corrente e cosa cambia, poi prepara la risposta.

Skill usate

Ugoonline

  1. Qual è l’ultima revisione del progetto Galli Logistica?

  2. Nella cartella “2026-018 Galli Logistica” il file più recente è “Elenco elaborati rev03.xlsx”, aggiornato il 9/10. Rispetto alla rev02 cambiano: • Tavola IM-03: nuovo percorso della dorsale • Relazione tecnica: paragrafo 4 aggiornato

  3. Rispondi a Galli che la rev03 è nella cartella condivisa e cosa cambia

  4. Ecco la risposta che mando a Marco Galli dalla tua casella Outlook: “Buongiorno Marco, la revisione 03 è nella cartella condivisa. Rispetto alla precedente cambiano il percorso della dorsale (tav. IM-03) e il paragrafo 4 della relazione.” Confermi?

Il sopralluogo nel buco libero

Ti chiedono di passare da un cantiere in settimana. Ugo guarda l’agenda, ti indica le fasce libere e il tempo di percorrenza con il traffico, poi crea l’appuntamento dopo la tua conferma.

Skill usate

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  1. Giovedì riesco a passare dal cantiere di Seriate?

  2. Giovedì hai: • 9:00 riunione in studio • 14:30 committente a Bergamo centro Tra le 11:00 e le 13:30 sei libero. Adesso dallo studio a Seriate ci vogliono circa 25 minuti con il traffico.

  3. Mettilo alle 11:30

  4. Ecco cosa farò: Creo l’appuntamento “Sopralluogo cantiere Seriate” giovedì dalle 11:30 alle 12:30. Confermi?

Le PEC della settimana, ogni lunedì

Con un’attività programmata, ogni lunedì alle 8 Ugo ti scrive per primo con il riassunto delle PEC della settimana precedente: enti, imprese, Ordine. Per le richieste con una data, crea il promemoria in agenda.

Skill usate

Ugoonline

  1. Buongiorno. Nella PEC della scorsa settimana: 1. Comune di Treviglio: richiesta di integrazione per la pratica 2026-022 2. Impresa Locatelli: SAL n. 3 da verificare 3. Ordine: comunicazione sui crediti formativi

  2. Fissami un promemoria per la 1 fra due settimane

  3. Ecco cosa farò: Creo l’appuntamento “Integrazione pratica 2026-022 Treviglio” lunedì 26 ottobre alle 9:00, con il testo della richiesta nella descrizione. Confermi?

Una giornata in studio tecnico con Ugo

Dal primo cantiere alla chiusura dello studio, senza aprire il portatile in macchina.

  1. 7:50

    Attività programmata: Ugo ti manda sopralluoghi e riunioni del giorno, con il tempo per arrivare al primo cantiere.

  2. 9:30

    In cantiere detti un vocale con le osservazioni: Ugo prepara la bozza di verbale nella cartella della commessa.

  3. 11:45

    Un’impresa chiede chiarimenti sul capitolato. Ugo ritrova il paragrafo nel documento su Drive e ti prepara la risposta.

  4. 13:15

    In pausa ti fai riassumere mail e PEC della mattina e decidi a cosa rispondere subito.

  5. 16:00

    Un committente chiede un incontro la settimana prossima: Ugo ti propone i buchi liberi e crea l’appuntamento dopo la tua conferma.

  6. 18:30

    Prima di chiudere chiedi cosa resta aperto per domani: consegne, risposte in sospeso, sopralluoghi da fissare.

Cosa collegare all’assistente AI del tuo studio tecnico

Il CAD e i software di calcolo restano dove sono. Ugo lavora su tutto quello che sta intorno.

Le cartelle di commessa su Drive o OneDrive

Scegli la cartella dei lavori e Ugo cerca e legge relazioni, capitolati, elenchi elaborati in Excel e PDF. Lavora solo lì dentro: il resto del tuo spazio non lo vede.

I modelli di studio con {{committente}}

Verbali, lettere di trasmissione, offerte di parcella: prepari il modello una volta con i segnaposto e Ugo lo compila con i dati della commessa, creando un nuovo documento da rileggere.

La PEC e la casella dello studio

Qualsiasi casella IMAP, dalla PEC del tuo provider a Gmail o Aruba, oppure Outlook con Microsoft 365. Ugo cerca, riassume e risponde, e ciò che invia parte solo dopo la tua conferma.

I siti dei produttori

Con Siti aziendali Ugo legge i siti dei produttori dei componenti che prescrivi e ti risponde su gamme e caratteristiche dichiarate, citando la pagina. Utile per una prima scrematura: le schede tecniche restano il riferimento.

Notion o il gestionale con server MCP

Se tieni le commesse su Notion, o se il tuo gestionale di studio offre un server MCP, Ugo può collegarsi e leggere lo stato dei lavori senza che tu debba aprirlo.

Le skill da attivare

Le funzionalità di Ugo più utili per questo lavoro, dalla prima da accendere. Le attivi dal portale in pochi minuti.

Ugo per ogni specializzazione

Ogni settore ha clienti, prodotti e ritmi diversi: scegli il tuo.

Domande frequenti sull’assistente AI per studi tecnici

Qual è il miglior software per organizzare uno studio tecnico?

Non esiste un unico software. Di solito servono il CAD, i programmi di calcolo, un gestionale per commesse e parcelle e un posto dove tenere agenda, mail e documenti. Il punto debole è proprio quest’ultimo, perché è sparso tra telefono, PC e cantiere. Ugo copre quella parte da WhatsApp, collegandosi a Drive, OneDrive, agenda e posta che già usi, senza sostituire i software tecnici.

Ugo può fare calcoli o verifiche di progetto?

No. Ugo non dimensiona impianti, non verifica strutture e non interpreta le norme al posto tuo: firma e responsabilità restano del progettista. Può però ritrovare in un attimo un documento, leggerti un paragrafo della relazione o del capitolato che hai scritto e preparare le comunicazioni che accompagnano il progetto. Le scelte tecniche le fai tu.

Come gestire le revisioni di progetto senza perdere versioni?

Funziona una regola semplice: una cartella per commessa, un elenco elaborati con numero e data di revisione e nomi dei file coerenti, con codice della tavola, revisione e data. Così chiunque trova l’ultima versione. Ugo legge quell’elenco su Drive o OneDrive e ti dice in un messaggio qual è la revisione corrente e cosa è cambiato, anche quando sei in cantiere.

Funziona anche per un ingegnere che lavora da solo?

Sì, anzi è il caso più comune: il libero professionista è progettista, segreteria e amministrazione insieme. Ugo costa 50 € al mese o 550 € all’anno, IVA esclusa, con tutte le skill incluse. In uno studio con più persone ognuno ha il proprio abbonamento e collega i propri account, mentre skill come Mappe sono condivise nel team.

I documenti dei committenti sono al sicuro?

Ugo risponde solo ai numeri WhatsApp verificati, server e database sono a Francoforte e su Drive o OneDrive lavora solo nella cartella che scegli tu. Non invia niente e non crea file senza mostrarti prima cosa sta per fare. Per progetti riservati puoi collegare solo la cartella delle commesse che vuoi, lasciando fuori tutto il resto.

Posso dettare i verbali mentre sono in cantiere?

Sì. Mandi un vocale fino a 90 secondi, Ugo lo trascrive sui suoi server senza conservare l’audio e lo usa come se lo avessi scritto. Se hai un modello di verbale su Google Drive o in Word con i segnaposto, lo compila e salva il documento nella cartella della commessa. Rileggerlo prima di firmarlo resta compito tuo.

Riferimenti utili

Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.

Progetta tu, al resto pensa Ugo

Collega agenda, posta e cartelle di commessa in pochi minuti. Da domani i verbali li detti dal cantiere.

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