Documenti dei clienti sempre in ritardo
Estratti conto, fatture mancanti, inventari di magazzino, verbali. Ogni chiusura richiede di rincorrere i clienti con mail e telefonate, e nessuno ricorda con certezza chi ha già mandato cosa.
L’assistente AI per commercialisti e per il tuo studio
Società clienti, bilanci, adempimenti, collaboratori da coordinare: lo studio non si ferma mai. Ugo ti dà accesso ad agenda, posta, PEC e cartelle dei clienti da WhatsApp, prepara lettere e solleciti e aspetta il tuo “Conferma” prima di ogni invio.
Un assistente AI per commercialisti deve reggere il ritmo di uno studio vero: decine di clienti tra società, ditte individuali e professionisti, collaboratori che seguono le contabilità, praticanti, una casella di posta e una PEC che non smettono di riempirsi. Ugo è un contatto su WhatsApp collegato alla tua agenda, alla posta dello studio e alle cartelle dei clienti su Google Drive o OneDrive. Ti dice cosa c’è oggi, chi aspetta una risposta, dove si trova un documento.
Il commercialista iscritto all’albo lavora su un fronte largo: bilanci e nota integrativa, assemblee di approvazione, dichiarazioni delle società, consulenza societaria, a volte incarichi di revisore o sindaco. I picchi sono noti: la chiusura dei bilanci in primavera, le dichiarazioni in autunno, gli acconti di novembre. In quei mesi ogni minuto passato a cercare un file o a riscrivere la stessa lettera è un minuto tolto ai clienti.
Ugo non tiene la contabilità, non redige bilanci, non fa consulenza e non trasmette niente all’Agenzia delle Entrate o al Registro Imprese. Organizza il lavoro intorno: agenda, mail, PEC, documenti, promemoria. Ogni collaboratore dello studio può avere il suo Ugo con i propri account, e nessuna mail parte senza conferma. Ugo risponde solo ai numeri verificati e tiene i dati su server a Francoforte.
Cosa rallenta uno studio di commercialisti
Non è la competenza a mancare. È il tempo, nei mesi sbagliati.
La posta dello studio che non dorme
Clienti, banche, enti, colleghi, collaboratori. La casella generale e la PEC dello studio raccolgono tutto, e smistare i messaggi alle persone giuste è un lavoro che nessuno vuole fare.
Lettere sempre uguali, riscritte ogni volta
Richiesta documenti per il bilancio, circolare sulle novità fiscali, lettera d’incarico, promemoria degli acconti. Testi simili che ogni anno vengono ricopiati e adattati a mano, cliente per cliente.
Collaboratori da coordinare nei picchi
Chi segue quale cliente, chi è in ritardo con una contabilità, chi ha in mano una pratica. Nei mesi caldi lo scambio di informazioni dentro lo studio diventa a sua volta un lavoro.
Come uno studio di commercialisti usa l’assistente AI
Richieste quotidiane del titolare e dei collaboratori.
La richiesta documenti per i bilanci, a tutte le società
A fine anno Ugo compila la lettera di richiesta documenti per la chiusura con nome della società e referente, crea un documento nella cartella di ogni cliente e prepara le mail con l’elenco dei documenti, che partono dopo la tua conferma.
Skill usate
Prepara la richiesta documenti per il bilancio 2026 alle società seguite da Laura
Nel foglio “Clienti studio” Laura Gatti segue 6 società. Ecco cosa farò: • Creo 6 lettere “Richiesta documenti bilancio 2026” dal modello, una nella cartella di ogni società • Preparo 6 mail ai referenti con l’elenco dei documenti e la consegna entro il 31 gennaio Confermi?
La PEC dello studio, smistata
La PEC dello studio raccoglie messaggi per tutti. Chiedi a Ugo un riassunto: ti dice chi scrive e per quale cliente, poi inoltra i messaggi al collaboratore che segue la pratica o li sposta nella cartella giusta.
Skill usate
Cosa è arrivato oggi sulla PEC dello studio?
Oggi sulla PEC: 1. Banca del Territorio: comunicazione per Ferri Costruzioni Srl 2. Agenzia delle Entrate: comunicazione per Lab Design Snc 3. Camera di Commercio: ricevuta di deposito per Tessitura Bassi Spa
Inoltra la 2 a Marco e sposta la 3 nella cartella Tessitura Bassi
Ecco cosa farò: • Inoltro la PEC dell’Agenzia per Lab Design Snc a Marco Villa • Sposto la ricevuta della Camera di Commercio nella cartella “Tessitura Bassi” Confermi?
Il cliente in arrivo, con le pratiche aperte
Prima di un incontro chiedi a Ugo chi vedi e cosa c’è di aperto. Legge l’appuntamento in agenda e il foglio di lavoro del cliente su OneDrive, e ti riassume adempimenti in corso e note dell’ultima riunione.
Skill usate
Chi vedo alle 15 e cosa c’è di aperto?
Alle 15 hai Giorgio Ferri, Ferri Costruzioni Srl. Dal foglio “Ferri Costruzioni – lavori aperti.xlsx”: • Bilancio 2025 approvato e depositato • Rateizzazione in corso: rata di novembre da ricordare • Nota del 12/09: valutare l’ingresso di un nuovo socio
Le pratiche dello studio su monday.com
Se lo studio organizza le pratiche su monday.com, Ugo ti dice cosa è in ritardo, crea nuovi elementi sulla board, cambia stati e scadenze e scrive aggiornamenti visibili ai colleghi. Anche a voce, tra un cliente e l’altro.
Skill usate
🎤 Vocale (0:15)
Ecco cosa farò sulla board “Pratiche studio”: • Creo l’elemento “Ferri Costruzioni – ingresso nuovo socio” nel gruppo “Consulenza societaria”, con scadenza 30 ottobre • Scrivo l’aggiornamento: “Raccogliere visura e bozza dei patti parasociali” Confermi?
Una giornata in studio con l’assistente AI per commercialisti
Clienti, collaboratori e posta, con meno tempo perso a cercare.
- 8:00
Ugo ti manda gli appuntamenti del giorno e le pratiche in ritardo sulla board dello studio.
- 9:15
Ti fai riassumere PEC e mail della casella generale e smisti i messaggi ai collaboratori.
- 11:00
Prima dell’incontro con un cliente, Ugo ti riassume cosa c’è di aperto leggendo il suo foglio di lavoro.
- 13:30
In pausa chiedi quali società non hanno ancora mandato i documenti per la chiusura: Ugo prepara i solleciti.
- 16:00
Dopo una riunione detti le note a voce: Ugo le aggiunge al documento del cliente nella sua cartella.
- 18:30
Il venerdì, un’attività programmata ti elenca le mail dei clienti rimaste senza risposta nella settimana.
Cosa collegare all’assistente AI dello studio
Il software di contabilità e quello per le dichiarazioni restano al loro posto. Ugo si occupa di tutto quello che passa da posta, agenda e cartelle.
Le cartelle dei clienti su Drive o OneDrive
Una cartella per cliente, con sottocartelle per anno. Ugo cerca e legge documenti, verbali e fogli di lavoro; su OneDrive aggiunge righe ai file Excel e crea documenti Word dai modelli dello studio.
Lettere e circolari con {{cliente}}
Richieste documenti, lettere d’incarico, circolari ai clienti: prepari il modello con i segnaposto una volta e Ugo crea le versioni compilate per ogni società.
PEC, casella generale e caselle personali
Ogni persona dello studio collega le proprie caselle, IMAP o Outlook di Microsoft 365. Ugo riassume, smista, inoltra e risponde dopo la conferma di chi lo sta usando.
monday.com o Notion per le pratiche
Se lo studio segue le pratiche su monday.com, Ugo legge le board e aggiorna gli elementi. Con le app MCP può lavorare anche su Notion.
Il gestionale con server MCP
Se il software dello studio offre un server MCP, Ugo può collegarsi e leggere i dati che espone. Se non lo offre, Ugo lavora accanto, senza toccarlo.
Le skill da attivare
Le funzionalità di Ugo più utili per questo lavoro, dalla prima da accendere. Le attivi dal portale in pochi minuti.
Email (IMAP e SMTP)
Scopri Email (IMAP e SMTP)
Google Drive
Scopri Google Drive
Outlook Calendar
Scopri Outlook Calendar
OneDrive, Word ed Excel
Scopri OneDrive, Word ed ExcelOutlook Mail
Scopri Outlook Mail
monday.com
Scopri monday.comMessaggi vocali
Scopri Messaggi vocali
Notion, Linear e app con server MCP
Scopri Notion, Linear e app con server MCP
Domande frequenti dei commercialisti
Qual è il miglior software per lo studio del commercialista?
Lo studio ha bisogno di un software per contabilità e dichiarativi, della conservazione digitale a norma, della PEC e di un modo per coordinare le persone. La parte che resta spesso scoperta è la comunicazione quotidiana con clienti e collaboratori. Ugo si occupa di quella, da WhatsApp, collegato a posta, agenda e cartelle che lo studio usa già.
Come organizzare la raccolta documenti dei clienti per i bilanci?
Manda a ogni cliente, con largo anticipo, un elenco personalizzato dei documenti e una data di consegna, indica dove caricarli e assegna ogni cliente a un collaboratore responsabile. Poi sollecita a intervalli regolari. Con Ugo compili le richieste dai modelli dello studio per ogni società, controlli le cartelle vuote e prepari i solleciti in pochi messaggi.
Ugo tiene la contabilità o prepara i bilanci?
No. Contabilità, bilanci, dichiarazioni e invii telematici restano nel software dello studio e sotto la responsabilità del professionista. Ugo non fa consulenza e non trasmette niente a enti o al Registro Imprese. Si occupa dell’organizzazione: ritrova documenti, riassume posta e PEC, prepara lettere e solleciti, ricorda appuntamenti e scadenze che hai inserito.
Possono usarlo anche i collaboratori dello studio?
Sì. Ogni persona ha il proprio abbonamento, il proprio numero WhatsApp verificato e i propri account collegati, così vede solo la sua posta e la sua agenda. Lo studio è un unico team e le skill del team, come Siti aziendali, sono condivise. Il costo è 50 € al mese o 550 € all’anno per persona, IVA esclusa.
I dati dei clienti dello studio sono al sicuro?
Ugo risponde solo ai numeri WhatsApp verificati, server e database sono a Francoforte e sui file lavora solo nella cartella scelta da ciascuno. Ogni invio o modifica richiede il “Conferma” di chi lo usa, e i vocali vengono trascritti senza conservare l’audio. Gli obblighi di riservatezza e antiriciclaggio dello studio restano in capo al professionista.
Come gestire i picchi di lavoro in uno studio di commercialisti?
Pianifica le scadenze dell’anno, distribuisci i clienti tra i collaboratori, chiedi i documenti molto prima del necessario e riduci il lavoro ripetitivo con modelli standard. Nei mesi caldi Ugo ti aiuta a non perdere tempo: ogni mattina ti manda appuntamenti e pratiche in ritardo e prepara le lettere sempre uguali al posto tuo.
Riferimenti utili
Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.
- CNDCECIl Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili: deontologia, formazione e documenti per la professione.commercialisti.it
- Cassa Dottori CommercialistiLa cassa di previdenza e assistenza dei dottori commercialisti.cnpadc.it
- Agenzia delle EntrateScadenzario, modelli e servizi telematici per gli adempimenti di società e persone fisiche.agenziaentrate.gov.it
- Registro ImpreseIl portale delle Camere di Commercio per visure, bilanci depositati e pratiche societarie.registroimprese.it
- Garante per la protezione dei dati personaliLe regole sul trattamento dei dati personali dei clienti dello studio.garanteprivacy.it
Uno studio più ordinato, anche nei picchi
Collega posta, PEC, agenda e cartelle dei clienti in pochi minuti. Il prossimo giro di richieste documenti lo fai da WhatsApp.
