Udienze che si accavallano
Due udienze in fori diversi alla stessa ora, un rinvio da segnare, un sostituto da trovare. Se l’agenda non è aggiornata in tempo reale, l’errore arriva proprio nel giorno peggiore.
L’assistente AI per avvocati che ti segue anche in tribunale
Tra udienze, PEC, clienti e atti da preparare, la giornata di un avvocato è frammentata. Ugo tiene in ordine agenda, posta e documenti dello studio su WhatsApp, anche mentre aspetti la chiamata della causa. Prima di ogni azione ti chiede conferma.
Un assistente AI per avvocati deve essere utile proprio quando il PC non c’è: in cancelleria, nel corridoio del tribunale, in treno tra un foro e l’altro. Ugo è un contatto su WhatsApp collegato alla tua agenda, alla casella dello studio, alla PEC e alle cartelle dei fascicoli su Google Drive o OneDrive. Gli chiedi le udienze di domani, il riassunto delle PEC della mattina o il modello di diffida, e lui risponde.
L’avvocato che lavora da solo e il piccolo studio associato hanno gli stessi nodi: udienze da coordinare tra colleghi e sostituti, termini da annotare appena letti in un provvedimento, PEC di cancellerie e controparti, clienti che chiedono aggiornamenti, atti da impostare partendo da modelli già scritti. E agosto, con la sospensione feriale dei termini, che concentra il lavoro tra luglio e settembre.
Ugo non dà pareri legali, non calcola termini processuali, non redige atti al posto tuo e non deposita nulla nel processo telematico. I termini li valuti tu: Ugo li segna in agenda quando glieli detti e te li ricorda. Risponde solo al tuo numero verificato, usa server a Francoforte e non manda niente senza il tuo “Conferma”: la riservatezza dei clienti resta al centro.
Cosa appesantisce la giornata di un avvocato
Il diritto è il tuo mestiere. L’organizzazione intorno, spesso, no.
PEC da cancellerie e controparti
Comunicazioni di cancelleria, notifiche, PEC di colleghi e clienti nella stessa casella. Leggerle tutte con attenzione richiede tempo, e trascurarne una può costare caro.
Termini letti e non ancora annotati
Leggi un provvedimento in udienza, capisci che c’è un termine da rispettare, ma l’agenda è sul PC dello studio. Ogni passaggio rimandato a più tardi è un rischio in più.
Clienti che chiedono “novità?”
Mail e messaggi per sapere com’è andata l’udienza o quando arriva la sentenza. Rispondere a tutti in modo puntuale ruba il tempo che servirebbe per studiare i fascicoli.
Come un avvocato usa il suo assistente AI
Dal tribunale allo studio, con messaggi brevi.
Il rinvio segnato appena uscito dall’aula
Esci dall’udienza e detti un vocale con la data di rinvio e l’adempimento da fare. Ugo crea in agenda la nuova udienza e il promemoria con la data che indichi tu, dopo la tua conferma.
Skill usate
🎤 Vocale (0:17)
Ecco cosa farò sul tuo calendario Outlook: • Creo “Udienza Rossi c. Edilnord – Trib. Monza” il 21 gennaio alle 10:30 • Creo il promemoria “Rossi c. Edilnord: memoria da depositare” il 15 dicembre alle 9:00, come mi hai indicato Confermi?
Le PEC della mattina, in poche righe
Prima di entrare in udienza chiedi a Ugo di riassumere le PEC arrivate. Ti dice chi scrive, per quale pratica e cosa contiene ciascuna, così decidi cosa leggere subito e cosa dopo.
Skill usate
Riassumi le PEC di stamattina
Stamattina sono arrivate 4 PEC: 1. Cancelleria Tribunale di Monza: comunicazione di un’ordinanza nel procedimento Rossi c. Edilnord 2. Avv. Mauri: proposta di incontro per la transazione Colombo 3. Bianchi Srl: documenti richiesti, 3 allegati 4. Ordine degli Avvocati: comunicazione sulla formazione
Rispondi a Mauri che va bene giovedì pomeriggio
Ecco la PEC che mando all’avv. Mauri: “Gentile Collega, per l’incontro sulla posizione Colombo confermo la disponibilità per giovedì pomeriggio. Mi indichi l’orario che preferisce. Cordiali saluti.” Confermi?
Il modello dello studio, compilato per il cliente
Ti serve una lettera di diffida partendo dal modello dello studio. Ugo lo compila con i dati del cliente e del destinatario e crea il nuovo documento nella cartella del fascicolo. Lo rivedi tu, parola per parola, prima di usarlo.
Skill usate
Prepara la diffida dal modello per Bianchi Srl verso Logistica Po, fatture non pagate
Ecco cosa farò su Google Drive: Creo “Diffida – Bianchi Srl / Logistica Po” dal modello “Diffida pagamento”, nella cartella “Bianchi Srl – Logistica Po”, con: • Cliente: Bianchi Srl • Destinatario: Logistica Po Srl • Oggetto: fatture non pagate Importi e riferimenti delle fatture li inserisci tu. Confermi?
Le udienze di domani, ogni sera alle 19
Con un’attività programmata, ogni sera Ugo ti manda le udienze del giorno dopo con orario e ufficio giudiziario, più il tempo di percorrenza tra un tribunale e l’altro. Se un collega deve sostituirti, hai già tutto da girargli.
Skill usate
Domani hai: • 9:30 Tribunale di Milano – Colombo c. Verdi, prima udienza • 11:30 Giudice di pace di Monza – Sala c. Assicura Spa • 15:00 in studio, Bianchi Srl Adesso dal Palazzo di Giustizia di Milano al Giudice di pace di Monza ci vogliono circa 40 minuti in auto.
Mettimi un’ora domani alle 17 per studiare il fascicolo Colombo
Ecco cosa farò: Creo l’appuntamento “Studio fascicolo Colombo c. Verdi” domani dalle 17:00 alle 18:00. Confermi?
Una giornata in studio legale con Ugo
Dal tribunale allo studio, con agenda e PEC sempre sotto controllo.
- 7:45
Ugo ti ricorda le udienze del giorno con orari e uffici giudiziari, più gli appuntamenti in studio del pomeriggio.
- 9:00
In attesa della chiamata della causa, ti fai riassumere le PEC della notte e rispondi al collega di controparte.
- 11:15
Uscito dall’aula, detti un vocale con il rinvio e il termine assegnato: Ugo li segna in agenda dopo la tua conferma.
- 14:00
Serve una lettera dal modello dello studio: Ugo la compila con i dati del cliente nella cartella del fascicolo.
- 16:30
Un cliente chiede un incontro: Ugo trova un buco libero in agenda e crea l’appuntamento.
- 19:00
Attività programmata: le udienze di domani, già in ordine, con i tempi di spostamento.
Cosa collegare all’assistente AI per lo studio legale
Il gestionale dello studio e il redattore per i depositi telematici restano dove sono. Ugo lavora su agenda, posta e documenti.
La PEC e la casella dello studio
Qualsiasi casella IMAP, compresa la PEC del tuo provider, oppure Outlook con Microsoft 365. Ugo riassume, cerca per pratica o controparte e risponde, sempre dopo la tua conferma.
I fascicoli su Drive o OneDrive
Scegli la cartella dei fascicoli: Ugo cerca e legge atti, provvedimenti e corrispondenza in PDF e Word solo lì dentro, e ti ritrova un documento con un messaggio.
I modelli dello studio con {{cliente}}
Diffide, lettere di incarico, informative privacy, richieste di documenti: prepari i modelli con i segnaposto e Ugo crea il documento compilato, da rivedere prima dell’uso.
L’agenda di ogni avvocato dello studio
Con Google Calendar o Outlook, ogni avvocato collega il proprio account e consulta le sue udienze. Ugo crea nuovi appuntamenti dopo la conferma; spostamenti e cancellazioni li fai tu.
Il gestionale con server MCP
Se il gestionale dello studio offre un server MCP, Ugo può collegarsi e leggere le informazioni che espone, come pratiche e attività.
Le skill da attivare
Le funzionalità di Ugo più utili per questo lavoro, dalla prima da accendere. Le attivi dal portale in pochi minuti.
Domande frequenti sull’assistente AI per avvocati
Qual è il miglior software per studi legali?
Uno studio legale usa di solito un gestionale per pratiche e parcelle, un redattore per i depositi telematici, la PEC e un’agenda. Il punto è farli dialogare con una giornata che si svolge in buona parte fuori dallo studio. Ugo non sostituisce il gestionale né il redattore: ti dà accesso ad agenda, PEC e fascicoli da WhatsApp, anche in tribunale.
Un assistente AI può dare pareri legali o scrivere atti?
Ugo no. Non dà pareri, non interpreta norme o giurisprudenza e non redige atti al posto tuo: la consulenza e la responsabilità professionale restano dell’avvocato. Ugo compila i modelli che hai scritto tu con i dati del cliente, ritrova documenti nei fascicoli e prepara comunicazioni organizzative, che leggi e approvi prima dell’invio.
Come gestire le scadenze processuali senza dimenticarle?
Annota ogni termine appena ne vieni a conoscenza, con un promemoria qualche giorno prima della scadenza, e tieni conto della sospensione feriale di agosto. Il calcolo lo fai tu, verificandolo sul codice. Con Ugo detti il termine a voce appena esci dall’aula e lui crea l’appuntamento con la data che indichi, dopo la tua conferma.
Ugo rispetta il segreto professionale e la privacy dei clienti?
Ugo risponde solo ai numeri WhatsApp verificati, server e database sono a Francoforte e sui documenti lavora solo nella cartella che scegli. Non invia mail o PEC e non crea documenti senza mostrarti prima cosa farà, e i vocali vengono trascritti senza conservare l’audio. Quali fascicoli collegare lo decidi tu, secondo i tuoi obblighi deontologici e il GDPR.
Posso usare Ugo con la PEC?
Sì. La PEC è una casella IMAP e SMTP come le altre: dal portale inserisci i dati del provider e Ugo può cercare, leggere, riassumere e rispondere ai messaggi. Non effettua depositi telematici né notifiche in proprio: per quelli usi il redattore e le procedure previste. Ogni PEC che Ugo invia parte solo dopo il tuo “Conferma”.
Quanto costa Ugo per uno studio legale?
Ugo costa 50 € al mese per persona o 550 € all’anno, IVA esclusa, con tutte le skill incluse. In uno studio associato ogni avvocato o collaboratore ha il proprio abbonamento e collega i propri account, così ognuno vede solo la sua agenda e la sua posta.
Riferimenti utili
Associazioni, enti e fonti ufficiali del settore: siti esterni, che non dipendono da Ugo.
- Consiglio Nazionale ForenseCodice deontologico, formazione continua e notizie per l’avvocatura.consiglionazionaleforense.it
- Cassa ForenseL’ente di previdenza e assistenza degli avvocati.cassaforense.it
- Portale dei Servizi TelematiciIl portale del Ministero della Giustizia per il processo telematico e i servizi online.pst.giustizia.it
- Garante per la protezione dei dati personaliLe regole sul trattamento dei dati personali, centrali per chi custodisce informazioni dei clienti.garanteprivacy.it
Il fascicolo in tasca, anche in tribunale
Collega agenda, PEC e cartelle dei fascicoli in pochi minuti. Il prossimo rinvio lo segni con un vocale.
